分析圖書館檔案管理及其數(shù)字化建設(shè)

范金怡

摘 要：圖書館是論文精華的匯集區(qū)，有它使用的實(shí)質(zhì)涵義。在科技突飛猛進(jìn)的推動(dòng)下，圖書館的事務(wù)組織逐漸朝著智能化目標(biāo)推進(jìn)。該文是對(duì)記錄管治作業(yè)的數(shù)子化建修難題實(shí)行剖析概括，目的是想出一類做了就有成效的好的政策對(duì)其數(shù)量化修筑供給文獻(xiàn)。首先探討實(shí)施圖書館檔案數(shù)字化管理建設(shè)的實(shí)際意義，表明它能夠提升工作人員的辦事效率及辦事能力，并且保證了圖書館的檔案其長(zhǎng)久完備性，進(jìn)而分析當(dāng)下圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的不足，包括電子檔案安全性得不到保障，檔案管理數(shù)字化建設(shè)有待改進(jìn)；未能正確處理紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)系，然后立足于圖書館檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)工作，對(duì)其數(shù)字化建設(shè)工作的優(yōu)化策略進(jìn)行了一定的總結(jié)，具體表現(xiàn)為：兼顧數(shù)字化建設(shè)與原文資料的發(fā)展、落實(shí)圖書館檔案資源的共享工作、致力于圖書館檔案管理數(shù)字化的軟硬件配套建設(shè)，旨在通過(guò)一系列行之有效的措施對(duì)其工作的完善提供一定的借鑒。

關(guān)鍵詞：圖書館 檔案管理 數(shù)字化建設(shè)

中圖分類號(hào)：G250 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2016）02（a）-0099-02

圖書館檔案管理工作是圖書館中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性、服務(wù)性工作，在圖書館中有著重要的作用，隨著科技的不斷進(jìn)步，圖書館的管理檔案工作也慢慢發(fā)展成數(shù)字化管理，這就讓圖書館在管理上更加方面快捷，但是它的進(jìn)步也受到一些影響。因此，必須對(duì)圖書館資料儲(chǔ)存電子化建設(shè)有足夠的認(rèn)識(shí)，要做好調(diào)研與運(yùn)用，達(dá)到使這些問(wèn)題完美的解決，使圖書館資料儲(chǔ)存電子化建設(shè)日趨完善。

1 落實(shí)圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)意義

1.1 提高管理人員的工作效率和工作水平

隨著時(shí)代的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化辦公已經(jīng)成為符合時(shí)代發(fā)展的辦公方式，“紙上辦公”時(shí)代已經(jīng)逐漸被取代，網(wǎng)絡(luò)辦公能夠保存大量的電子文檔，節(jié)約資源。圖書館正在利用很多種網(wǎng)絡(luò)方法、掃描方法、OCR方法、數(shù)據(jù)處理方法這些高端方法和裝置，利用這些裝置和科技縮短了管理員步行傳輸過(guò)程，使管理員的工作量減少并且提高了工作速度和效率。他們可以通過(guò)數(shù)字化設(shè)備進(jìn)行各類檔案的信息，只要輸入關(guān)鍵字，就可以很快地找出文檔，節(jié)省了大量的時(shí)間，很大程度提高工作人員的工作效率和水平。

1.2 提高圖書館檔案的完整性與永久性

通過(guò)數(shù)字化的檢索，可以用很短時(shí)間發(fā)現(xiàn)并核對(duì)缺失的檔案及缺失的內(nèi)容，利用網(wǎng)上信息查找方式對(duì)缺失點(diǎn)進(jìn)行補(bǔ)充完善，保證信息的完整性；很多工作需要利用計(jì)算機(jī)對(duì)陳舊的照片、殘缺模糊的字跡進(jìn)行修補(bǔ)，利用的也是數(shù)字化的原理；此外，兩個(gè)相隔很遠(yuǎn)的人需要進(jìn)行文件傳輸，就可以利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行網(wǎng)上辦公，與傳統(tǒng)辦公相比，網(wǎng)上辦公具有隨時(shí)性、高效性，也保證了傳輸文檔的完整性。

2 當(dāng)下圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)存在的不足

2.1 電子檔案安全性得不到保障，檔案管理數(shù)字化建設(shè)有待改進(jìn)

目前，我國(guó)圖書館的檔案管理工作在數(shù)字化建設(shè)方面有許多需要亟待改進(jìn)的地方，其一，我國(guó)缺乏一個(gè)完善的圖書館檔案工作查詢和管理系統(tǒng)，不同的單位之間無(wú)法有效的進(jìn)行信息查詢對(duì)接；其二，在當(dāng)前的時(shí)代發(fā)展的大環(huán)境下，我國(guó)很多圖書館的計(jì)算機(jī)設(shè)備都仍然是“大頭電腦”，上網(wǎng)速度很慢，信息儲(chǔ)存能力很低，無(wú)法有效及時(shí)地更新事物信息，很大程度影響檔案的完整性；其三，電子檔案的安全性低，電子檔案不需要利用密碼查看，所有很多有不良想法的人登錄別人的電腦，隨意對(duì)他人的電子文檔進(jìn)行篡改，導(dǎo)致文檔信息的偏差，有很大安全和利益隱患。

2.2 未能正確處理紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)系

紙質(zhì)信息是文化傳承的重要方式，也是世界文明沿用幾千年的信息交流方式，因此，對(duì)圖書館檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)并不是遺棄傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，而是將檔案儲(chǔ)存和查閱變得更加方便快捷，賦予紙質(zhì)檔案和電子檔案以相互印證和相互備份性。但當(dāng)前很多圖書館檔案管理人員未能正確處理紙質(zhì)檔案和電子檔案的關(guān)系，側(cè)重偏向電子檔案的建設(shè)，忘卻了紙質(zhì)檔案存在的珍貴價(jià)值和意義。電子檔案的儲(chǔ)存力要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于紙質(zhì)檔案，也能夠隨時(shí)發(fā)送和修改，但它具備的文化歷史意義卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)不如紙質(zhì)檔案，它的存在只是促使我們的辦公、信息收集更加方便，不能完全替代紙質(zhì)檔案，所以我們的側(cè)重點(diǎn)不能有偏差，需要清晰電子檔案與紙質(zhì)檔案的印證關(guān)系。

3 采取有效措施，優(yōu)化圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作

3.1 兼顧數(shù)字化建設(shè)與原文資料的發(fā)展

原文資料是對(duì)事物信息了解收集的重要資料來(lái)源，可以通過(guò)查詢紙質(zhì)資料、聲音資料、影像資料等原文資料來(lái)進(jìn)行信息的收集。原文資料具有很高的準(zhǔn)確性和考量性，因此，在進(jìn)行圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)時(shí)，創(chuàng)造數(shù)字化管理環(huán)境時(shí)還要保證人們的原文資料閱讀需求，盡力將兩者都融入到建設(shè)中，保證閱讀的全面性和可考量性，將閱讀環(huán)境做到最好優(yōu)化。

3.2 落實(shí)圖書館檔案資源的共享工作

檔案電子化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)工程，包括整體設(shè)計(jì)、設(shè)備選型、軟件開(kāi)發(fā)、檔案整理、掃描輸入、系統(tǒng)管理、磁盤備份、查詢管理和安全防范措施等，比如一組硬件和軟件系統(tǒng)。由于大型企業(yè)機(jī)關(guān)在日常的工作中幾乎每天都會(huì)產(chǎn)生大量的文本文件需要及時(shí)輸入和存儲(chǔ)，因此數(shù)字化系統(tǒng)就應(yīng)使用雙服務(wù)器雙機(jī)備份、磁盤陣列存儲(chǔ)、集中掃描、高速掃描儀、CD-ROM和磁帶等手段加以解決。同時(shí)，為了提高利用率，應(yīng)設(shè)置適當(dāng)?shù)臋n案查詢系統(tǒng)，上傳觸摸屏查詢及文檔網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)資源共享的目的。

3.3 完善檔案信息服務(wù)體系。

及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案信息服務(wù)是開(kāi)展檔案管理的一個(gè)重要目的，因而要著力完善檔案信息服務(wù)體系。以信息化標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，從圖書館自身情況出發(fā)進(jìn)行信息資源的補(bǔ)充，為跨庫(kù)檢索提供便利。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境之下，使檔案的目錄、內(nèi)容及編碼呈現(xiàn)一體化。積極推進(jìn)檔案制度的建設(shè)，促使檔案管理數(shù)字化更加科學(xué)規(guī)范，投入力度進(jìn)行數(shù)字系統(tǒng)的維護(hù)與管理，并發(fā)揮監(jiān)控的功效，使數(shù)字系統(tǒng)的運(yùn)行更加可靠。為了滿足公眾對(duì)信息質(zhì)量的高要求，需要改變資源開(kāi)發(fā)的手段，提升知識(shí)含量，使檔案信息形成一個(gè)全面的體系，從而提升信息服務(wù)水平。另外，在主管部門對(duì)檔案管理的要求之下，將檔案系統(tǒng)的維護(hù)工作進(jìn)行外包，使其運(yùn)行更加規(guī)范，公眾在使用檔案信息時(shí)也更加便利。

總而言之，圖書館內(nèi)檔案管理數(shù)字化是社會(huì)信息化的重要發(fā)展方向，也是優(yōu)化信息技術(shù)和傳統(tǒng)辦公文化的重要途徑。但當(dāng)前的圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)和發(fā)展都不太成熟，不斷地出現(xiàn)問(wèn)題，需要我們進(jìn)行仔細(xì)的研究和探討，對(duì)圖書館檔案管理數(shù)字化的缺陷進(jìn)行修補(bǔ)和改進(jìn)，使圖書館檔案管理數(shù)字化能夠更加方便地服務(wù)于人民。與此同時(shí)，努力培養(yǎng)專業(yè)人才也是相當(dāng)關(guān)鍵的，憑借著人員能力的上升進(jìn)而幫助管理水平的提升，最終幫助國(guó)內(nèi)圖書館檔案管理數(shù)字化不斷地進(jìn)步。

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