會(huì)計(jì)電算化教學(xué)中常見問題解析

摘要：會(huì)計(jì)電算化教學(xué)的主要目的是培養(yǎng)學(xué)生利用會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行會(huì)計(jì)處理的實(shí)際操作能力，主要內(nèi)容包括：利用財(cái)務(wù)軟件完成建賬、系統(tǒng)初始化、日常賬務(wù)和報(bào)表的處理。本文針對(duì)會(huì)計(jì)電算化（金蝶KIS標(biāo)準(zhǔn)版財(cái)務(wù)軟件）教學(xué)中的常見問題進(jìn)行解析，希望能夠提高學(xué)習(xí)者的動(dòng)手操作能力，解決操作過程中容易出現(xiàn)的問題。

關(guān)鍵詞：金蝶KIS 會(huì)計(jì)電算化 問題解析

一、文件的保存與備份常見問題解析

（一）文件保存與備份方式。在金蝶KIS標(biāo)準(zhǔn)版財(cái)務(wù)軟件中，賬套文件有兩種保存方式，一種是在新建賬套時(shí)，自動(dòng)保存在C盤默認(rèn)目錄下的賬套文件，其擴(kuò)展名為“AIS”，例如，新建的賬套文件名為“技能測(cè)試”，則其全名自動(dòng)默認(rèn)為“技能測(cè)試.AIS”，這種類型的文件在金蝶軟件中只要點(diǎn)擊：文件＼打開賬套，找到“技能測(cè)試.AIS”文件即可打開。另一種文件是備份生成的文件，其擴(kuò)展名是“AIB”。在金蝶軟件主界面，點(diǎn)擊：文件＼賬套備份即可生成，例如“技能測(cè)試.AIB”，此種類型的文件需要在金蝶軟件中恢復(fù)才可以打開，首先點(diǎn)擊：文件＼賬套恢復(fù)，找到“技能測(cè)試.AIB”，點(diǎn)擊打開，再點(diǎn)保存，這一過程其實(shí)是將AIB文件恢復(fù)成了AIS文件，之后只要在文件＼打開賬套中找到已恢復(fù)成AIS的文件即可直接打開。

（二）文件保存與備份路徑。在整個(gè)金蝶KIS標(biāo)準(zhǔn)版財(cái)務(wù)軟件的操作中，會(huì)有三處提示保存文件（假設(shè)我們將這三份文件都保存在D盤中以“技能測(cè)試”命名的文件夾中），分別是：（1）新建賬套時(shí)，輸入文件名后，會(huì)生成一個(gè)“技能測(cè)試.AIS”文件，將其保存在D：＼“技能測(cè)試”文件夾中，假如不改變保存路徑，其默認(rèn)保存路徑是C：＼program files＼Kingdee＼KIS＼BZB。（2）初始化完成啟用賬套時(shí)，會(huì)生成第一個(gè)“技能測(cè)試.AIB”備份文件，將其保存在D：＼“技能測(cè)試”文件夾中，其默認(rèn)路徑同AIS路徑相同。（3）金蝶軟件全部內(nèi)容操作完成，點(diǎn)擊文件＼賬套備份，會(huì)生成第二個(gè)“技能測(cè)試.AIB”備份文件，仍然保存在D：＼“技能測(cè)試”文件夾中，因?yàn)榇宋募A中有同名文件，系統(tǒng)會(huì)提示“文件D：＼“技能測(cè)試.AIB”已經(jīng)存在，是否重命名備份文件為*2016-01-23.AIB？”，對(duì)以上提示點(diǎn)擊“是”，此時(shí)系統(tǒng)會(huì)在同一目錄下以當(dāng)天的日期重命名備份文件，如果不改變路徑，其備份的默認(rèn)路徑同上。需要特別注意的是：這兩個(gè)AIB文件不僅名字不同，其內(nèi)容在恢復(fù)打開之后也是不同的。第一個(gè)AIB文件只包含啟用賬套前的所有數(shù)據(jù)，因?yàn)橘~套一旦啟用，很多數(shù)據(jù)無法修改，因此備份這份數(shù)據(jù)以備將來出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)使用。第二份AIB文件則包含了賬套中的全部內(nèi)容，包括憑證、賬簿、報(bào)表。這是一份完整的備份文件，并且它和新建賬套時(shí)生成的AIS內(nèi)容完全一致。此時(shí)我們檢查D：＼“技能測(cè)試”文件夾，發(fā)現(xiàn)里面包含三個(gè)文件，一個(gè)AIS，兩個(gè)AIB，假如少了任何一個(gè)文件，則說明在新建賬套時(shí)或兩次備份時(shí)都忘記修改文件保存路徑，此時(shí)只要到其默認(rèn)路徑C：＼program files＼Kingdee＼Kis＼Bzb中找到即可。

二、增加用戶及權(quán)限設(shè)置常見問題解析

金蝶KIS標(biāo)準(zhǔn)版系統(tǒng)默認(rèn)有“系統(tǒng)管理員組”和系統(tǒng)管理員組的成員“manager”，系統(tǒng)管理員組和該組的用戶不用授權(quán)，默認(rèn)擁有所有權(quán)限，但其默認(rèn)的是“當(dāng)前用戶”。在這里“所有用戶”指能處理所有用戶錄入的業(yè)務(wù)單據(jù)，“本組用戶”只能處理本組用戶錄入的業(yè)務(wù)單據(jù)，“當(dāng)前用戶”只能處理本人錄入的業(yè)務(wù)單據(jù)。因此要授予系統(tǒng)管理員權(quán)限的話，必須注意授予所有權(quán)限的同時(shí)，點(diǎn)選“所有用戶”選項(xiàng)，這樣即使是其他人做的憑證，本人也可以看到。如果我們?cè)谝訫anager作為用戶時(shí)無法查詢記賬憑證，說明錄入記賬憑證時(shí)用戶不是Manager，而是其他用戶。且對(duì)Manager進(jìn)行相應(yīng)的授權(quán)時(shí)授權(quán)范圍沒有選擇“所有用戶”，因此查看不到憑證，此時(shí)只需對(duì)Manager授權(quán)為“所有用戶”即可。如果以Manager作為用戶時(shí)無法查詢自定義報(bào)表，則有兩點(diǎn)可能：一是系統(tǒng)默認(rèn)Manager權(quán)限時(shí)我們還沒有新建自定義報(bào)表，二是沒有授權(quán)Manager為“所有用戶”。此時(shí)也要對(duì)Manager重新授予所有權(quán)限，選擇所有用戶即可。作為系統(tǒng)管理員除了有各種業(yè)務(wù)操作權(quán)限外，最主要的還有增刪用戶，為用戶授權(quán)等。除此之外，當(dāng)我們啟用賬套后，系統(tǒng)維護(hù)中有些內(nèi)容的修改，例如會(huì)計(jì)科目、核算項(xiàng)目、賬套選項(xiàng)等都只有Manager才可以完成。反結(jié)賬、反過賬也只有Manager才可以完成。因此，在用戶管理時(shí)要特別注意以下三點(diǎn)：（1）身份（管理員還是操作員）；（2）權(quán)限范圍（所有用戶還是當(dāng)前用戶）；（3）授權(quán)對(duì)象（授權(quán)哪些模塊的操作權(quán)限）。

三、建賬過程中常見問題解析

建賬是指在電腦中建立一個(gè)企業(yè)或單位保存財(cái)務(wù)資料的文件，稱之為“賬套”。在建賬過程中一些賬套參數(shù)在建賬完成后是不可以修改的，例如行業(yè)性質(zhì)、啟用日期等。建賬過程中的常見問題有：

（一）行業(yè)性質(zhì)選錯(cuò)。如在前面選擇了某個(gè)行業(yè)的預(yù)設(shè)會(huì)計(jì)科目，則一級(jí)科目代碼長度由系統(tǒng)給出，用戶無法修改。例如選擇工業(yè)企業(yè)，系統(tǒng)會(huì)默認(rèn)一級(jí)代碼長度為3，選擇企業(yè)會(huì)計(jì)制度或新會(huì)計(jì)準(zhǔn)則，系統(tǒng)則默認(rèn)一級(jí)代碼長度為4。會(huì)計(jì)科目的級(jí)別以及各級(jí)長度的確定，應(yīng)綜合考慮各方面的因素，既要便于操作，又要為今后的發(fā)展留有余地。因?yàn)橐坏┬陆ㄙ~套完成，所設(shè)定項(xiàng)目均無法再做任何修改。

（二）賬套啟用日期錯(cuò)誤。賬套啟用日期是指用戶開始使用金蝶KIS處理賬務(wù)數(shù)據(jù)的那一個(gè)期間，即用戶開始輸入數(shù)據(jù)的那一個(gè)年月時(shí)間。此日期一旦錯(cuò)誤，在完成建賬工作后將無法再做修改，只能重新建賬。

四、系統(tǒng)初始化過程中常見問題解析

（一）賬套選項(xiàng)。賬套選項(xiàng)-憑證設(shè)置時(shí)一定要勾選“憑證保存后立即新增”，否則在錄入記賬憑證后點(diǎn)保存按鈕后，還需要操作調(diào)出一張新的空白憑證。賬套選項(xiàng)-高級(jí)選項(xiàng)設(shè)置時(shí)一定要勾選“允許核算項(xiàng)目分級(jí)顯示”，否則在設(shè)置核算項(xiàng)目-部門時(shí)，如果有上下級(jí)關(guān)系的部門，則要輸入此部門的上級(jí)部門代碼，系統(tǒng)會(huì)顯示“根據(jù)系統(tǒng)在賬套高級(jí)選項(xiàng)中的設(shè)置，不允許分級(jí)設(shè)置核算項(xiàng)目”。例如，在輸入核算項(xiàng)目-部門-0201財(cái)務(wù)科時(shí)，由于存在上級(jí)部門02行政部，因?yàn)槲垂催x“允許核算項(xiàng)目分級(jí)顯示”，就會(huì)出現(xiàn)提示。

（二）會(huì)計(jì)科目設(shè)置。當(dāng)核算單位需要的會(huì)計(jì)科目與會(huì)計(jì)科目表不一致時(shí)，選擇修改會(huì)計(jì)科目。例如：核算單位需要的是銷售費(fèi)用，而會(huì)計(jì)科目表中是營業(yè)費(fèi)用，此時(shí)，我們可以選擇修改會(huì)計(jì)科目。再例如：核算單位對(duì)主營業(yè)務(wù)收入科目需要設(shè)置多核算項(xiàng)目，分別是往來單位、職員、庫存商品，此時(shí)也要將科目表中的單一核算項(xiàng)目或無核算項(xiàng)目進(jìn)行修改。如果在錄入期初數(shù)據(jù)后發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)科目設(shè)置有誤，必須將該科目的期初數(shù)據(jù)刪除，才可以修改會(huì)計(jì)科目屬性。如果在啟用賬套后，對(duì)已經(jīng)發(fā)生業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)科目再要求修改核算項(xiàng)目屬性時(shí)，可參照以下方法：一是刪除相關(guān)業(yè)務(wù)資料，反過賬或反結(jié)賬，再修改會(huì)計(jì)科目屬性。二是將該科目余額調(diào)整為0。需要注意的是，對(duì)關(guān)系到該科目以前的業(yè)務(wù)資料不可刪除，否則系統(tǒng)將出現(xiàn)不可預(yù)料的錯(cuò)誤。

（三）試算平衡表不平衡。初始數(shù)據(jù)錄入結(jié)束后，點(diǎn)擊試算平衡表，系統(tǒng)提示“試算平衡表不平衡”。此時(shí)原因有以下幾點(diǎn)：一是在錄入數(shù)據(jù)過程中將相關(guān)數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤；二是數(shù)據(jù)錄入正確，但相關(guān)科目借貸方向錯(cuò)誤，例如誤將壞賬準(zhǔn)備余額方向記為借方。如果初始數(shù)據(jù)錄入過程中，系統(tǒng)提示“科目5101下設(shè)的核算項(xiàng)目數(shù)據(jù)不平衡”，那么表示5101主營業(yè)務(wù)收入賬戶錄入數(shù)據(jù)時(shí)出現(xiàn)了問題，原因在于科目設(shè)置時(shí)，主營業(yè)務(wù)收入設(shè)置為多核算項(xiàng)目，例如多核算項(xiàng)目分別為：往來單位、部門、職員。在賬套初始化數(shù)據(jù)處理時(shí)，對(duì)多核算項(xiàng)目科目錄入的目的是從不同的核算角度來查看打印賬務(wù)數(shù)據(jù)，所以，5101主營業(yè)務(wù)收入與其多核算項(xiàng)目（往來單位、部門、職員）的科目余額、累計(jì)借方、累計(jì)貸方必須存在以下恒等關(guān)系式：[5101]=[5101-往來單位]=[5101-部門]=[5101-職員]。如果不存在上述關(guān)系，系統(tǒng)將提示：“科目5101下設(shè)的核算項(xiàng)目數(shù)據(jù)不平衡！”因此，要保證初始數(shù)據(jù)試算平衡，一定要檢查是否將所有的本位幣、外幣、輔助賬、數(shù)量金額賬、固定資產(chǎn)等全部數(shù)據(jù)錄入完畢并保證數(shù)據(jù)的正確性，才能進(jìn)行總賬數(shù)據(jù)的試算平衡。

五、日常業(yè)務(wù)處理中常見問題解析

（一）憑證處理。會(huì)計(jì)憑證處理包括憑證的錄入、換人審核及記賬處理，在會(huì)計(jì)憑證處理的過程中常見的問題有：（1）憑證錄入后無法保存。檢查憑證的錄入日期，如果制單日期在當(dāng)前的會(huì)計(jì)期間之前，則系統(tǒng)不允許輸入并保存。或者是由于憑證字選錯(cuò)導(dǎo)致無法保存，例如銀行提現(xiàn)應(yīng)設(shè)置為付款憑證卻誤記做收款憑證，則系統(tǒng)無法保存，只有修改為正確的憑證號(hào)后才可以保存。（2）錄入記賬憑證時(shí)憑證字為灰色，無法選擇憑證字。原因在于在賬套選項(xiàng)-憑證標(biāo)簽頁中未選定“憑證需要憑證字”選項(xiàng)，則此處的“憑證字”輸入欄將被隱藏，不會(huì)顯示出來。我們可以通過點(diǎn)擊系統(tǒng)維護(hù)-賬套選項(xiàng)-憑證功能，勾選憑證字的相關(guān)設(shè)定完成憑證字新增或者修改操作。（3）憑證無法審核。如果憑證錄入與憑證審核由同一人擔(dān)任，系統(tǒng)會(huì)拒絕審核簽章，并給出“制單與審核不能是同一個(gè)人”的提示信息。（4）憑證不能過賬。一是因?yàn)樵谙到y(tǒng)維護(hù)-賬套選項(xiàng)-憑證標(biāo)簽頁中選定“憑證過賬前必須經(jīng)過審核”的選項(xiàng)，而此憑證卻并未審核，此時(shí)只要將憑證審核或者不勾選“憑證過賬前必須經(jīng)過審核”即可過賬。二是因?yàn)樯掀谖唇Y(jié)賬，本期不能過賬。

（二）報(bào)表處理。在報(bào)表處理系統(tǒng)中，報(bào)表公式錄入完成后無法取數(shù)。一是因?yàn)楣皆O(shè)置錯(cuò)誤，無法取數(shù)，此時(shí)重新設(shè)定公式即可。二是因?yàn)橘~務(wù)處理系統(tǒng)中憑證沒有記賬，賬簿中沒有數(shù)據(jù)。應(yīng)先返回到總賬系統(tǒng)中進(jìn)行憑證的記賬操作（如果沒有審核的話，要先進(jìn)行審核），然后再次打開報(bào)表文件，執(zhí)行“重算”命令進(jìn)行取數(shù)，點(diǎn)擊“格式”按鈕，公式就變?yōu)閿?shù)字，再點(diǎn)“格式”又顯示公式。

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