中職學校物資采購內(nèi)部控制淺析

張元芬

摘要：隨著國家對職業(yè)教育的重視和政府投入的增加，中職學校物資采購活動日益頻繁。完善物資采購的內(nèi)部控制制度，對保障資金安全、提高投資效益，防止采購活動出現(xiàn)腐敗現(xiàn)象，促進中職學校健康發(fā)展具有重要意義。

關鍵詞：物資；采購；控制

中圖分類號：G637 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）006-0000-01

一、中職學校物資采購內(nèi)部控制中存在的問題

（一）采購機構職責不明確

中職學校受傳統(tǒng)觀念影響，學校領導對采購工作普遍不重視。中職學校受辦學規(guī)模和學校機構編制的限制，一般未設置獨立的物資采購機構，采購工作職責不明。在實際操作中，往往是資產(chǎn)管理或后勤管理部門，甚至資產(chǎn)使用的處室負責采購工作[1]。物資采購缺乏統(tǒng)一調(diào)控，容易出現(xiàn)重復采購現(xiàn)象，浪費了有限的資源。

（二）采購預算編制不科學

不少中職學校物資采購工作隨意性較大，不重視物資采購預算編制，有些中職學校根本沒有編制采購預算。編制了采購預算的中職學校，其采購預算一般按學校年度招生規(guī)模和實訓項目需求確定，在實際執(zhí)行過程中，經(jīng)常因教學、培訓立項等因素變化而調(diào)整。因中職學校物資采購管理權限分散，采購資金渠道不一，供貨期限較短，設備技術含量較高且品種較多，采購人員難以及時提供技術參數(shù)完整準確的采購計劃，物資采購實際發(fā)生額往往與年初預算大相徑庭，超預算采購、突擊采購情形屢見不鮮，采購預算形同虛設。

（三）采購風險管理不到位

中職學校物資采購涉及的范圍較廣，專業(yè)化設備較多，采購物資的質(zhì)量、規(guī)格型號等是否符合需要、價格是否合理，關系到中職學校教學培訓工作能否正常開展。由于缺乏具有采購和設備管理知識的人員，加之管理者缺乏風險意識和風險識別能力，中職學校物資采購蘊含較大風險[2]。近年來，部分中職學校加大了對物資采購的監(jiān)督力度，但物資采購風險識別、分析和應對能力仍然有待提高。由于采購人員業(yè)務素質(zhì)不高，缺乏采購經(jīng)驗，采購程序不完善、價格核定不科學、合同條款不準確、違約責任不明確，采購物資在質(zhì)量、價格和售后服務等環(huán)節(jié)均存在潛在風險。

（四）采購監(jiān)督審計不深入

隨著國家資金投入的加大，中職學校辦學規(guī)模不斷擴張，教學、培訓等基礎設施急需改善，物資采購的規(guī)模和范圍也不斷拓展，采購金額不斷增加。物資采購涉及部門較多，如物資使用單位、職能部門、財務部門。大多數(shù)中職學校的紀檢監(jiān)察和財務部門對學校物資采購活動參與較多，但監(jiān)督較少，監(jiān)督過程往往流于形式，沒有實現(xiàn)全過程有效監(jiān)督，容易造成物資采購活動的失控，甚至滋生內(nèi)定中標人、串通投標、天價采購等腐敗問題。

二、強化中職學校物資采購內(nèi)部控制的對策

（一）明確工作職責，實行集中采購

中職學校物資采購工作是一個系統(tǒng)工程，采購面廣量大、品種多、專業(yè)強，需要有效的內(nèi)部控制制度進行全程監(jiān)督管理。為有效發(fā)揮采購資金的效益，杜絕采購過程中的腐敗現(xiàn)象，物資采購內(nèi)部控制制度建設必不可少。中職學校應根據(jù)政府采購法及相關法律法規(guī)，因地制宜建立和完善物資采購內(nèi)部控制制度，明確采購機構及崗位工作職責，不斷規(guī)范物資采購工作流程。建立相對獨立的物資采購工作機構，對學校的物資實行集中統(tǒng)一采購，降低采購成本，提高資金效益[3]。

（二）強化預算約束，確保支出可控

編制采購預算是實施物資采購的依據(jù)，是物資采購的核心環(huán)節(jié)。中職學校物資采購應嚴格按照《預算法》、《政府采購法》等法律法規(guī)規(guī)定，根據(jù)學校經(jīng)費實際，科學編制物資采購預算，做到量入為出，避免超預算采購。達到集中采購標準的采購項目應全部納入預算實行集中采購，防止部門化整為零故意不列入采購預算，規(guī)避集中采購。

考慮到中職學校的招生規(guī)模、專業(yè)設置和科研培訓項目建設存在一定的不確定性，在編制物資集中采購預算時，應根據(jù)學校的發(fā)展情況預留一定的資金空間。物資采購預算應盡可能細化到使用部門，列明科目、項目、金額、數(shù)量、技術參數(shù)等內(nèi)容，確保預算執(zhí)行的針對性和有效性。

（三）細化過程控制，規(guī)避采購風險

物資采購風險涵蓋采購過程的所有環(huán)節(jié)。采購風險按來源分內(nèi)部采購風險和外部采購風險。內(nèi)部采購風險包括計劃風險、合同風險、驗收風險、違約風險。外部采購風險包括政治風險、供應鏈風險等。中職學校應對采購過程進行細化，建立相互制約的工作機制。在識別風險的基礎上，建立物資采購風險評估和控制機制，保證風險管理機制的有效實施。風險規(guī)避手段包括采購流程監(jiān)控（如合同簽訂、供應商資質(zhì)審核、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗等），審核采購計劃和付款手續(xù)，加強物資驗收等。

（四）完善工作機制，增強監(jiān)督實效

1.完善工作機制。完善采購工作機制，創(chuàng)新中職學校物資采購方式，推進物資采購信息化平臺建設，促進物資采購工作的標準化和規(guī)范化。優(yōu)化采購流程，提高采購效率。完善物資采購評審制度，建立分工合作、相互制衡的采購監(jiān)管體系。

2.實行“管采分離”。健全以財務部門業(yè)務監(jiān)督為主導，紀檢監(jiān)察部門專門監(jiān)督為補充的協(xié)同監(jiān)管機制。物資采購相關部門應相互配合、各司其職、互相制衡，保證采購計劃編制與采購實施分離、采購實施與采購監(jiān)督、物資驗收、貨款支付分離。建立信息公開制度，做到采購需求公開、 采購過程透明、采購程序公正、采購預算明確、合同條款完備。

3.強化審計監(jiān)督。審計人員對內(nèi)控制度的有效性進行評價，對設備請購、采購實施、合同簽訂、貨物驗收和付款等活動進行全面、深入、有效監(jiān)督。學校應結合實際，完善審計工作制度，對采購活動全程進行審計。通過現(xiàn)場觀察、詢問、檔案審閱、款項支付審查等審計手段，保證內(nèi)控制度的有效實施。對采購活動進行前置審計、跟蹤審計和事后審計，同時充分揮公眾監(jiān)督的作用，促進內(nèi)控制度的有效運行，提高物資采購工作的質(zhì)量和效率。

參考文獻：

[1]李揚.職業(yè)學校物資采購管理內(nèi)部控制探析[J].財會通訊，2012（03）.

[2]楊雅蘭.中職學校內(nèi)部控制新探討[J].財務與金融，2011（05）.

[3]朱彥.職業(yè)學校政府采購對財務管理影響研究[J].會計之友，2008，7：23-24.