行政辦公室檔案收集整理工作的注意事項(xiàng)探討

王雪玲

摘 要：檔案收集與整理工作作為檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)，也是豐富檔案內(nèi)容的重中之重。原始資料收集是否齊全、完整都會影響檔案管理水平。隨著時代的變遷，人類社會已經(jīng)正式進(jìn)入到信息時代，充分利用檔案資源成為促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的關(guān)鍵。但是，我們在看到檔案收集整理工作發(fā)展的同時，也要明確其存在的問題，相比較國外發(fā)達(dá)國家來看，我國檔案管理工作起步較晚，缺少專業(yè)人才及技術(shù)等支持，尤其是收集整理環(huán)節(jié)，受到主客觀因素的影響，導(dǎo)致整理、編研等環(huán)節(jié)困難重重，加大對整理工作注意事項(xiàng)的研究十分必要。本文將結(jié)合行政辦公室檔案收集整理工作的內(nèi)容及特點(diǎn)，分析和研究其對于整個檔案管理及行政工作的重要性，最后在此基礎(chǔ)上闡述需要我們注意的事項(xiàng)。

關(guān)鍵詞：行政辦公室；檔案；收集整理工作；注意事項(xiàng)

近年來，我國行政事業(yè)取得了較大的進(jìn)步，特別是檔案管理工作，國家提出了《檔案法》等多部法律，為檔案管理、使用等提供了制度支持。相比較從前，已經(jīng)取得了很大進(jìn)步。然而在現(xiàn)實(shí)生活中，仍然會受到環(huán)境、人為等因素的影響，使得檔案的收集整理工作水平?jīng)]有有效提升，影響了檔案社會效益的有效發(fā)揮。檔案作為行政辦公室工作的基本內(nèi)容，社會發(fā)展新形勢賦予了該項(xiàng)工作新的內(nèi)涵及意義。由于基礎(chǔ)環(huán)節(jié)并未得到有效落實(shí)，直接影響整個行政服務(wù)中心公共服務(wù)水平的有效提升。對此我們要重視對該項(xiàng)工作注意事項(xiàng)的研究，以此來減少和規(guī)避不良問題，為后續(xù)檔案價值的提升、利用等做好充分的準(zhǔn)備。

1 行政辦公室檔案收集整理概述

針對行政工作來說，檔案收集整理工作主要由多個環(huán)節(jié)構(gòu)成，掌握具體環(huán)節(jié)對于我們更好地開展工作具有一定幫助。具體來說：第一，收集，是該項(xiàng)工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，也是后續(xù)工作順利開展的前提保障。第二，整理，需要檔案人員按照相關(guān)規(guī)章制度對檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)化整理，并對資料進(jìn)行鑒定，針對資料的重要性確定保存期限，分清主次[1]。第三，保管，完成上述步驟后，對檔案進(jìn)行安全保管，為使用者查閱提供支持。

相比較企業(yè)檔案來看，行政辦公室的檔案工作具有特殊性，在多年發(fā)展過程中形成了自身別具一格的特點(diǎn)。如綜合性，由于辦公室本身是一個綜合性部門，檔案資料來源具有廣泛性特點(diǎn)，涉獵科研、管理等多項(xiàng)內(nèi)容，不僅如此，文件形式也具有多樣性。科學(xué)性，檔案科學(xué)之所以能夠得到長足發(fā)展，是由于其建立在統(tǒng)計(jì)學(xué)、管理學(xué)等學(xué)科基礎(chǔ)之上，能夠?yàn)槠渌块T工作決策及業(yè)務(wù)的開展提供科學(xué)依據(jù)和參考，減少不良問題的出現(xiàn)，為政府樹立良好的公眾形象具有較大的幫助。系統(tǒng)性，檔案的收集整理并非完全按照主觀意愿開展，而是遵循嚴(yán)格的規(guī)章制度進(jìn)行，在制度與程序的共同約束下，形成了規(guī)范化管理及發(fā)展模式，在長期歷史發(fā)展中，已經(jīng)具有自身獨(dú)特的邏輯形式[2]。創(chuàng)新性，人類社會始終處于不斷發(fā)展進(jìn)程當(dāng)中。由于時代發(fā)生了變化，人們生產(chǎn)和生活方式也會隨之做出相應(yīng)的調(diào)整，逐漸由人工化朝著數(shù)字化、縮微化等方向發(fā)展，將原本復(fù)雜的工作變得更加簡單和方便，對此收集整理工作只有不斷推陳出新、才能夠滿足社會發(fā)展需求。

2 收集整理工作的重要意義

檔案的收集整理占據(jù)檔案工作的主要部分，在檔案管理全過程中，收集是起點(diǎn)，檔案的利用是目標(biāo)，而整理則是連接起點(diǎn)與終點(diǎn)的銜接環(huán)節(jié)，上至收集工作，能夠了解檔案資料，下接利用，促使檔案工作發(fā)揮社會效益。因此該項(xiàng)工作的落實(shí)與實(shí)施是確保檔案科學(xué)化管理的核心，只有加大對檔案的管理力度，才能夠?yàn)榻M織工作提供更多支持。重視收集和整理工作，不僅有利于檔案的查找和利用，且能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案的安全保護(hù)[3]。另外，如果檔案整理工作開展的好，將會在一定程度上提高檔案的檢索功能，繼而提高檔案資源利用率。

3 檔案收集整理現(xiàn)狀分析

不可否認(rèn)，我們針對檔案管理工作方面已經(jīng)做出了巨大的努力，但還是存在很多應(yīng)付了事的情況，使得檔案管理水平并未得到質(zhì)的飛躍。如收集文件不完善，具體表現(xiàn)為有正文無稿件、有附件無正文等現(xiàn)象比比皆是，無法真實(shí)地反應(yīng)出行政工作全過程，直接影響了檔案的利用價值。另外，還有一些工作人員并未給予收集和整理工作更多關(guān)注和重視，認(rèn)識不到檔案工作的重要意義，如科研檔案僅關(guān)注成果，忽視了歸檔工作。正因如此，科研項(xiàng)目的組織、審核等資料都得不到及時、有效的收集，甚至是失散、遺失[4]。長此以往，行政人員在工作中不能夠及時反思自身存在的不足及問題，直接影響未來行政服務(wù)水平的有效提升。在《檔案法》等制度出臺后，行政部門開始逐步建立檔案收集整理制度，制定相應(yīng)的工作職責(zé)，但是制度實(shí)施過程中，由于缺少配套的考核機(jī)制，影響了管理制度有效性的發(fā)揮，導(dǎo)致該項(xiàng)工作流于形式。除此之外，檔案人員專業(yè)素質(zhì)、收集范圍較小等諸多因素都在很大程度上影響檔案管理水平的提升。

4 收集整理工作注意事項(xiàng)

作為一項(xiàng)系統(tǒng)性、復(fù)雜性工作，收集整理工作需要注意的事項(xiàng)很多，而我們的目標(biāo)已經(jīng)明確，即廣泛收集具有價值的檔案資料，并對其進(jìn)行整理和保存，為日后行政工作水平提升、服務(wù)型政府建設(shè)提供支持。因此注意事項(xiàng)主要從分類、存放、人員及制度等多個角度入手：

4.1 編制分類大綱，充實(shí)內(nèi)容

辦公室的檔案資料來源非常廣泛，面寬、量多是最為突出特點(diǎn)，在收集整理過程中，為了能夠提高整理有效性，可以編制分類大綱。具體來說，第一，公文。公文是行政服務(wù)中心日常處理的檔案之一，主要有指導(dǎo)性資料和單位材料文件，在實(shí)踐工作中，我們將上級資料整理到一起，然后整理平級部門的資料，按照文件的重要程度逐一進(jìn)行整理，不僅能夠避免檔案的遺漏，且在此過程中能夠?qū)τ诜结?、政策的落?shí)進(jìn)行檢查[5]。第二，針對有必要保存的重要資料，如服務(wù)中心各個部門的活動影像資料及照片等。第三，多種參考資料，通常來說，主要包括先進(jìn)事跡、內(nèi)部編印等資料，確保各項(xiàng)資料都能夠在各個不同的類別當(dāng)中。

4.2 分類存放處理，確保準(zhǔn)確

存放與處理是檔案收集整理的基礎(chǔ)，落實(shí)好該項(xiàng)工作，能夠?yàn)橘Y料的查閱及利用提供更多幫助和支持。因此在具體工作中，我們應(yīng)結(jié)合上文提到的分類大綱準(zhǔn)備資料盒，并在封面處進(jìn)行明確的標(biāo)記，如協(xié)議合同、行政收文等。資料盒當(dāng)中有收文簿和發(fā)文簿，并對此做好等級及編號處理[6]。檔案管理人員是該項(xiàng)工作的核心，應(yīng)充分掌握文件的等級及編號標(biāo)準(zhǔn)，且要在日常工作中養(yǎng)成認(rèn)真登記、合理存放的好習(xí)慣，由上級至下級都形成有序的工作格局。最后檔案管理人員要對資料的收集、整理進(jìn)行指導(dǎo)，發(fā)揮自身積累的理論知識及實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，在編制好的大綱下對檔案資料進(jìn)行定期整理，及時轉(zhuǎn)移或者銷毀不必要的檔案資料，從而確保該項(xiàng)工作有條不紊的開展。

4.3 協(xié)調(diào)部門關(guān)系，提高質(zhì)量

檔案管理工作并非某一個部門的責(zé)任，且僅依靠辦公室遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還需要其他部門的支持與配合，尤其是針對收集及整理工作來說，沒有其他部門的支持，那么檔案管理工作無從談起。服務(wù)中心領(lǐng)導(dǎo)要結(jié)合各個部門的特點(diǎn)，明確職責(zé)，重視檔案管理工作在各個部門中的開展，對財(cái)務(wù)、工程等部門檔案要明確職責(zé)，做好檔案立卷及收集工作，以此來提高檔案收集整理有效性[7]。另外，隨著信息技術(shù)在檔案工作中的利用，檔案管理工作將朝著網(wǎng)絡(luò)化、信息化等方向發(fā)展，對此檔案管理工作要求等也隨之發(fā)生了變化。所以針對檔案的收集及整理工作來說，我們應(yīng)不斷處理好部門及人員之間的關(guān)系，加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，不斷提升人員交際能力，與部門建立和諧的關(guān)鍵，避免檔案信息孤島問題的產(chǎn)生。

4.4 改善收集整理方法，提高利用率

目前，深入調(diào)查檔案收集整理工作中能夠發(fā)現(xiàn)，傳統(tǒng)收集范圍、要求及制度尚能夠滿足社會管理工作需求，但是收集重點(diǎn)及方法還有待進(jìn)一步調(diào)整和完善。如將業(yè)務(wù)考核納入到檔案管理體系當(dāng)中，促使其能夠在檔案管理工作中發(fā)揮有效性，充分調(diào)動管理人員積極性和熱情，從制度層面上給予一定的約束，以此來避免檔案收集整理不完善等問題[8]。我們正處于信息時代下，檔案管理在網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持下由時態(tài)過渡到了虛擬狀態(tài)當(dāng)中，有效突破了檔案管理工作時空因素的限制，為邏輯收集整理工作提供了極大的支持。如我們在查閱和借閱檔案過程中，可以充分利用網(wǎng)絡(luò)開展查看、下載等工作，且在防火墻、訪問權(quán)限等技術(shù)的支持下，能夠從根本上為檔案資料構(gòu)建一道防護(hù)屏障，當(dāng)職工發(fā)生流動后，便失去了查閱檔案的權(quán)限，而在職的職工仍然享有該項(xiàng)權(quán)利，減少了對檔案資料安全性的影響，同時對于提高工作有效性具有十分積極的促進(jìn)作用。

4.5 創(chuàng)新應(yīng)用措施，挖掘檔案資源

檔案管理工作的重要目標(biāo)為了提高檔案資源利用率，但是傳統(tǒng)應(yīng)用方式并不能夠給使用者帶來更多的幫助，且降低了資源利用率，從本質(zhì)上來說，并不利于行政事業(yè)的改革及發(fā)展。因此創(chuàng)新應(yīng)用措施勢在必行。在實(shí)踐中，筆者認(rèn)為可以從收集整理意識樹立、提高檔案規(guī)劃化水平方面著手。當(dāng)今社會，電子檔案、信息技術(shù)已經(jīng)成為檔案管理工作常見的工具，為深度挖掘檔案資源提供了很大支持。在此形勢帶動下，檔案管理人員要加強(qiáng)對各方面知識的學(xué)習(xí)，并逐漸掌握先進(jìn)操作技術(shù)等，將創(chuàng)新與服務(wù)有機(jī)整合，提高檔案資源應(yīng)用有效性。任何事物的發(fā)展都有其獨(dú)有的規(guī)律，檔案管理工作同樣如此，管理人員只有掌握先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，才能夠探索其中的規(guī)律，結(jié)合檔案工作特點(diǎn)，對其進(jìn)行優(yōu)化和完善，更好地解決市場經(jīng)濟(jì)體制下我們遇到的各類問題及困難[9]。不僅如此，解決問題的過程就是我們積累經(jīng)驗(yàn)的過程，所以在檔案資源利用的同時，我們也要及時收集和整理檔案資料，做好預(yù)測工作，防范同類問題的再次發(fā)生。

4.6 重視人員培訓(xùn)，提高管理水平

辦公室在開展收集整理工作，值得我們注意不僅僅體現(xiàn)在具體的工作當(dāng)中，人員、制度等都是影響收集及整理工作的重要因素，我們不能夠忽視?；诖?，對于檔案人員的培訓(xùn)是構(gòu)建高素質(zhì)、專業(yè)化人才隊(duì)伍的重中之重。具體而言，針對干部來說，應(yīng)從思想層面上對管理層進(jìn)行教育，促使他們能夠嚴(yán)于律己，為其他職工做好榜樣，切實(shí)認(rèn)識到檔案收集整理工作的重要性。同時適當(dāng)增加資金投入，支持培訓(xùn)工作，并調(diào)整和優(yōu)化培訓(xùn)內(nèi)容，不但提高檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)性。培訓(xùn)不能夠一概而論，針對一些專業(yè)知識了解較多的人員，應(yīng)盡可能將其送至專業(yè)院校交流和學(xué)習(xí)，同時將專業(yè)素質(zhì)較為扎實(shí)的人員選調(diào)至管理層中，帶動整個隊(duì)伍綜合素質(zhì)的提升[10]。培訓(xùn)完成后，還需要對培訓(xùn)人員進(jìn)行考核，考核通過后頒發(fā)證件，確保檔案人員持證上崗。

除了上述需要注意的事項(xiàng)外，我們在處理該方面工作中，還需要認(rèn)真宣傳現(xiàn)行的《檔案法》，引導(dǎo)職工依法辦事，促使全社會都能夠關(guān)注該項(xiàng)工作，提高全民，尤其是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，在領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下逐漸創(chuàng)建良好的工作氛圍。另外，要抓住時機(jī)，發(fā)揮檔案的宣傳教育功能，實(shí)現(xiàn)對各類檔案資源的收集。

5 結(jié)論

根據(jù)上文所述，辦公室作為服務(wù)中心的重要組成部分，不僅要完成自身的工作，還需要承擔(dān)著協(xié)調(diào)管理、信息傳達(dá)等職責(zé)。特別是在市場經(jīng)濟(jì)體制下，業(yè)務(wù)量與日俱增，且公眾對于行政服務(wù)中心提出的要求越來越高，無形中增加了檔案管理工作量及工作難度。收集整理工作作為辦公室檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)，對于檔案管理及利用等方面具有十分重要的影響。因此在檔案管理工作中，我們要重新審視收集及整理工作，并加強(qiáng)對檔案人員的培訓(xùn)及考核，建立一支高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍，同時需要注意管理制度的制定與完善，促進(jìn)工作效率的有效提升。

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