淺談高職院校教務(wù)處教學(xué)檔案管理

譚曉鵬

摘 要： 在高職院校的發(fā)展中檔案管理工作對(duì)其發(fā)展具有重要的意義，在檔案管理工作中主要是對(duì)學(xué)校的教學(xué)、教務(wù)以及學(xué)生的各種情況進(jìn)行管理，對(duì)促進(jìn)高職院校的發(fā)展具有重要的作用。本文先闡述了高職院校教務(wù)處教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀，接著提出了高職院校教務(wù)處教學(xué)檔案管理策略，以便促進(jìn)高職院校的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案 管理工作 高職

隨著我國(guó)高等職業(yè)教育的發(fā)展，學(xué)校發(fā)展的數(shù)量也在不斷的增加，教師的教學(xué)活動(dòng)，以及學(xué)生的學(xué)習(xí)、實(shí)踐活動(dòng)都豐富多彩，但是檔案管理工作就顯得略微單薄。在教育教學(xué)中的檔案管理工作是對(duì)教學(xué)活動(dòng)中比較有價(jià)值的內(nèi)容進(jìn)行保存可以是圖紙、照片、視頻等的形式，是高職院校在管理工作中重要的管理內(nèi)容。在高職院校工作中不僅包括教育教學(xué)工作還包括教學(xué)檔案管理工作，只有將工作做好以此促進(jìn)高職院校工作的長(zhǎng)足發(fā)展。

一、高職院校教務(wù)處教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀

1.硬件設(shè)施有待完善。在高職院校發(fā)展中雖然已經(jīng)發(fā)展成了一定的規(guī)模，但是很多高職院校建校實(shí)踐比較短，在硬件設(shè)施的配置上都比較弱，不管是在人力還是在財(cái)力方面的投入的都比較少。特別是一些原本是中職院校剛升級(jí)為高職院校的學(xué)校，基本上在教務(wù)處管理上沒(méi)有建立相應(yīng)的檔案，有的學(xué)校即使建立了檔案室，但是也對(duì)相應(yīng)的檔案管理設(shè)施比較缺乏，一些在檔案管理中所必備的設(shè)施：庫(kù)房、柜子、箱等都比較缺乏。

2.理念有待完善。在高職院校的發(fā)展中，很多院校只是注重學(xué)校的物質(zhì)建設(shè)，例如硬件設(shè)施的配套、學(xué)生數(shù)量的增加，學(xué)校名譽(yù)的提升。但是作為學(xué)校文化發(fā)展的代表檔案管理工作在學(xué)校建設(shè)中卻沒(méi)有得到一定的重視。在很多學(xué)校的發(fā)展中沒(méi)有比較完善的檔案管理?xiàng)l例，更不用說(shuō)針對(duì)檔案管理的完善制度，這樣就使得高職院校不能很好的整理相關(guān)的檔案，也就在一定程度上給高職院校的工作帶了不便。

3.檔案管理工作人員素質(zhì)有待提升。在高職院校教務(wù)處的檔案管理不僅包括教學(xué)檔案還包括學(xué)生的檔案，其中對(duì)教師檔案管理要比學(xué)生檔案管理重要的多。學(xué)生從入學(xué)開(kāi)始，在教學(xué)活動(dòng)中的一些資料，例如所學(xué)專業(yè)、修的學(xué)分，學(xué)習(xí)的教學(xué)內(nèi)容，每周的課程表等等都會(huì)放在檔案里。在檔案管理中所涉及的內(nèi)容比較多，整理起來(lái)比較復(fù)雜而枯燥，這就對(duì)檔案整理人員的素質(zhì)提出了較高的要求，但事實(shí)上在高職院校中當(dāng)檔案管理人員并不是專業(yè)的檔案管理畢業(yè)，也沒(méi)有經(jīng)歷過(guò)專業(yè)的知識(shí)培訓(xùn)，也就不能很好的對(duì)檔案進(jìn)行整理。

二、高職院校教務(wù)處教學(xué)檔案管理策略

1.提升重視程度。在高職院校發(fā)展中要意識(shí)到檔案管理的重要性，要能夠發(fā)現(xiàn)檔案管理對(duì)學(xué)校長(zhǎng)足發(fā)展的重要作用。要將對(duì)檔案的管理放在和教學(xué)工作一樣的比較重要的地位。在高職院校發(fā)展中如果沒(méi)有對(duì)檔案的管理就不能很好的反應(yīng)高職院校的發(fā)展，也就不能有針對(duì)性的對(duì)高職院校的發(fā)展做出相應(yīng)的改善。在高職院校發(fā)展中要具有全面發(fā)展的理念，加大對(duì)學(xué)校的管理工作，促進(jìn)高職院校的長(zhǎng)足發(fā)展。

2.完善相應(yīng)的管理體系。在高職院校的檔案管理工作中學(xué)?？梢愿鶕?jù)自身的發(fā)展情況建立自身的管理體系。例如在學(xué)院的檔案管理中主要對(duì)全院相應(yīng)的規(guī)章制度、教學(xué)效果、專業(yè)的發(fā)展等進(jìn)行管理，各個(gè)專業(yè)系對(duì)自身專業(yè)的教學(xué)、實(shí)踐環(huán)節(jié)等進(jìn)行檔案管理，教務(wù)處的檔案管理主要是將這兩者之間的檔案管理進(jìn)行銜接，從而更好的做好高職院校檔案管理工作。

3.提升檔案管理人員素質(zhì)。在高職院校檔案管理中檔案管理人員要認(rèn)識(shí)到自己工作的重要性，意識(shí)到自己的檔案管理工作在院校發(fā)展中的重要作用，與各個(gè)教學(xué)部門(mén)加強(qiáng)自身的溝通，要明確自身在檔案管理中的工作范圍，要定期了解檔案管理情況，在檔案管理工作中積極主動(dòng)，為教育教學(xué)工作進(jìn)行服務(wù)。如果在高職院校發(fā)展中沒(méi)有比較專業(yè)的檔案管理工作人員，可以以教學(xué)組為單位對(duì)檔案進(jìn)行管理，明確每個(gè)教學(xué)組應(yīng)該進(jìn)行的檔案管理工作，每個(gè)檔案管理組都要配備專門(mén)的負(fù)責(zé)人。對(duì)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)。此外，還要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，通過(guò)定期或不定期對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提升檔案管理人員的素質(zhì)，促進(jìn)檔案管理工作的順利實(shí)施。

4.提升檔案管理水平。隨著信息化的發(fā)展，在各行各業(yè)中不斷的將信息化應(yīng)用其中，這也對(duì)高職院校的檔案管理工作提出了較高的要求。在高職院校檔案管理中可以建立數(shù)字、信息化的檔案管理方式，以便提升檔案管理工作的效率。信息化的檔案管理方式相比于傳統(tǒng)的檔案管理方式，信息化的管理方式表現(xiàn)出的優(yōu)勢(shì)更多，通過(guò)利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行管理對(duì)檔案資料進(jìn)行收集、存儲(chǔ)，使得檔案管理的可靠性有了很大的提升。信息化的檔案管理也可以實(shí)現(xiàn)檔案資料之間的交流、共享等，能夠快速的搜尋到自己想要的檔案管理。此外，信息化的檔案管理在時(shí)間上的保存上也比傳統(tǒng)的紙質(zhì)的要長(zhǎng)久一些，促進(jìn)了檔案管理工作的順利實(shí)施。

5.扎實(shí)做好各項(xiàng)工作。檔案管理本身管理的內(nèi)容比較多，這就需要檔案管理工作人員在對(duì)資料進(jìn)行歸檔之前要做好準(zhǔn)備工作，能夠?qū)Ω鞣N資料做好歸檔工作。如果在平時(shí)的檔案管理中不能清晰的進(jìn)行歸檔，在學(xué)生畢業(yè)時(shí)采集中進(jìn)行整理，就有可能導(dǎo)致一些資料丟失。在檔案管理中對(duì)學(xué)生在學(xué)習(xí)中的一些實(shí)踐、視頻資料等進(jìn)行管理。檔案管理工作在平時(shí)的管理中是整個(gè)檔案管理工作中重要的組成部分，只有保證檔案管理中每個(gè)環(huán)節(jié)的扎實(shí)推進(jìn)，才能保證最后檔案管理工作的順利實(shí)施。高職院校的檔案管理工作起最終的目的就是為了保證高職院校的長(zhǎng)足發(fā)展，這就要求在檔案管理中的資料對(duì)學(xué)校的發(fā)展有一定的價(jià)值。在檔案管理中管理的一些資料是教師進(jìn)行教學(xué)的記錄，為此，要做好對(duì)檔案管理資料的保護(hù)，并能夠充分利用檔案管理的資料來(lái)促進(jìn)高職院校的長(zhǎng)足發(fā)展，提升高職院校的教育教學(xué)質(zhì)量。

三、結(jié)語(yǔ)

在高職院校發(fā)展中檔案管理工作是其重要的組成部分，在高職院校工作中不僅包括教育教學(xué)工作還包括教學(xué)檔案管理工作，只有將工作做好以此促進(jìn)高職院校工作的長(zhǎng)足發(fā)展。在高職院校發(fā)展中雖然已經(jīng)發(fā)展成了一定的規(guī)模，但是很多高職院校建校實(shí)踐比較短，在硬件設(shè)施的配置上都比較弱，不管是在人力還是在財(cái)力方面的投入的都比較少。作為學(xué)校文化發(fā)展的代表檔案管理工作在學(xué)校建設(shè)中卻沒(méi)有得到一定的重視。在高職院校中當(dāng)檔案管理人員并不是專業(yè)的檔案管理畢業(yè)，也沒(méi)有經(jīng)歷過(guò)專業(yè)的知識(shí)培訓(xùn)，也就不能很好的對(duì)檔案進(jìn)行整理。為此，在高職院校發(fā)展中要意識(shí)到檔案管理的重要性，要能夠發(fā)現(xiàn)檔案管理對(duì)學(xué)校長(zhǎng)足發(fā)展的重要作用。學(xué)?？梢愿鶕?jù)自身的發(fā)展情況建立自身的管理體系，提升檔案管理人員素質(zhì)，提升檔案管理水平，以便促進(jìn)高職院校的長(zhǎng)足發(fā)展。

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