ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)控制點(diǎn)分析

馬艷潔

【摘要】ERP系統(tǒng)的有效實(shí)施大大提高了企業(yè)的生產(chǎn)效率。但也帶來了業(yè)務(wù)流程操作風(fēng)險(xiǎn)、數(shù)據(jù)質(zhì)量不便統(tǒng)一控制等問題。本文從ERP環(huán)境下，研究企業(yè)供應(yīng)鏈上各種業(yè)務(wù)控制節(jié)點(diǎn)，分析了會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制問題。

【關(guān)鍵詞】ERP 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng) 業(yè)務(wù)控制點(diǎn)

一、引言

ERP（Enterprise Resource Planning）是企業(yè)資源計(jì)劃的簡稱，它不僅將企業(yè)內(nèi)部資源優(yōu)化組合在一起，并且與外部市場要素有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)的物資資源（物流）、人力資源（人流）、財(cái)務(wù)資源（現(xiàn)金流）和信息資源（信息流）等資源進(jìn)行一體化管理（即“四流一體化”或“四流合一”）。

ERP的核心在于通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)企業(yè)供應(yīng)鏈的有效管理，提高企業(yè)的配置和資源的使用效率，形成共享體系。ERP系統(tǒng)的有效實(shí)施給企業(yè)內(nèi)部帶來了新的業(yè)務(wù)流程處理，將企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)流程深入整合，降低生產(chǎn)成本，并大大提高了生產(chǎn)效率。但也應(yīng)當(dāng)注意到，ERP的應(yīng)用和實(shí)施也帶來了業(yè)務(wù)流程操作風(fēng)險(xiǎn)、數(shù)據(jù)質(zhì)量不便統(tǒng)一控制的風(fēng)險(xiǎn)等問題。以前的研究者大多研究的是ERP的實(shí)施對(duì)內(nèi)控環(huán)境、內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)、控制活動(dòng)、內(nèi)部信息溝通和內(nèi)部監(jiān)督的影響等問題。本文從ERP環(huán)境下，企業(yè)供應(yīng)鏈條上各種業(yè)務(wù)控制節(jié)點(diǎn)出發(fā)，分析會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制問題。

二、會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)控制點(diǎn)分析

在ERP環(huán)境下，與企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)緊密相關(guān)的其他子系統(tǒng)的控制點(diǎn)主要包括以下方面：

（一）供應(yīng)鏈環(huán)節(jié)控制

在對(duì)供應(yīng)鏈環(huán)節(jié)的控制上，是以企業(yè)的物流環(huán)節(jié)相關(guān)業(yè)務(wù)作為主要干線，包括如下方面：

1.采購業(yè)務(wù)：控制從采購貨物到付出款項(xiàng)等一系列關(guān)鍵環(huán)節(jié)。如各種材料的預(yù)算編制、采購運(yùn)輸、收貨入庫、付款等業(yè)務(wù)。

2.銷售業(yè)務(wù)：在銷售貨物訂單處理中，控制的重點(diǎn)應(yīng)當(dāng)是對(duì)客戶信息的詳細(xì)記錄，包括客戶信用等級(jí)有無變化，壞賬率的情況等；銷售訂單的詳細(xì)信息和開具發(fā)票環(huán)節(jié)的基本信息在錄入會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)時(shí)，要重點(diǎn)關(guān)注數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。加強(qiáng)相關(guān)工作人員的權(quán)限和監(jiān)督控制，防止舞弊。

3.存貨環(huán)節(jié)控制分為：存貨保管控制和存貨盤點(diǎn)控制兩部分。存貨保管控制主要是對(duì)出、入庫存貨的數(shù)量及時(shí)登記入會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，并對(duì)存貨的分類等信息嚴(yán)格進(jìn)行編碼管理。存貨的盤點(diǎn)控制主要是要定期對(duì)庫存物資進(jìn)行盤點(diǎn)，檢查存貨毀損報(bào)廢情況，并及時(shí)記錄在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)。

（二）生產(chǎn)環(huán)節(jié)控制

生產(chǎn)管理是制造業(yè)的主體業(yè)務(wù)，也是供應(yīng)鏈鏈條上至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。生產(chǎn)環(huán)節(jié)控制點(diǎn)主要有：生產(chǎn)過程中相關(guān)工作人員的權(quán)限要嚴(yán)格控制，做到相互制約；產(chǎn)品生產(chǎn)的實(shí)施計(jì)劃、進(jìn)度安排、質(zhì)量監(jiān)控、機(jī)器設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)間等信息要做到數(shù)據(jù)登記的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。

（三）往來業(yè)務(wù)款項(xiàng)控制

企業(yè)往來業(yè)務(wù)是指銷售業(yè)務(wù)與客戶和采購業(yè)務(wù)與供應(yīng)商之間發(fā)生的貨款支付與回收。往來業(yè)務(wù)款項(xiàng)控制主要是收付款流程的控制，如企業(yè)業(yè)務(wù)復(fù)雜，金額龐大，應(yīng)設(shè)置多級(jí)管理，利用不同崗位的權(quán)限控制收、付款環(huán)節(jié)，確保數(shù)據(jù)正確。并且做到相關(guān)信息完全錄入系統(tǒng)的統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫。

（四）成本核算控制

成本核算系統(tǒng)主要是核算產(chǎn)品成本中歸集、分配的直接費(fèi)用和間接費(fèi)用。對(duì)企業(yè)成本核算控制的主要是直接費(fèi)用和間接費(fèi)用的劃分標(biāo)準(zhǔn)，直接費(fèi)用又通過直接材料、直接人工、制造費(fèi)用歸集和分配，相關(guān)成本數(shù)據(jù)是從其他系統(tǒng)中獲取的數(shù)據(jù)。在進(jìn)行分配時(shí)，應(yīng)按照企業(yè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，不得隨意更改。

（五）總賬業(yè)務(wù)的控制

總賬業(yè)務(wù)是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的核心模塊，是各業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的主要入口，也是對(duì)外報(bào)告信息的出口，企業(yè)發(fā)生的所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)均匯總在這個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行。因此，對(duì)總賬業(yè)務(wù)的控制需從數(shù)據(jù)的輸入、處理和輸出三方面進(jìn)行。

1.數(shù)據(jù)輸入環(huán)節(jié)的控制：（1）所有由原始憑證人工填制的記賬憑證，需對(duì)重要的數(shù)據(jù)項(xiàng)目做進(jìn)一步核實(shí)，做到憑證編號(hào)連續(xù)且不能修改。會(huì)計(jì)科目正確，且存在于系統(tǒng)內(nèi)，記賬憑證的借貸雙方平衡、相關(guān)金額計(jì)算無邏輯錯(cuò)誤等，并要求會(huì)計(jì)主管審核簽章。

（2）系統(tǒng)內(nèi)其他業(yè)務(wù)處理轉(zhuǎn)入的憑證在轉(zhuǎn)入時(shí)要自動(dòng)標(biāo)注出處，并有第一責(zé)任人的簽章署名。

2.數(shù)據(jù)處理環(huán)節(jié)的控制：（1）數(shù)據(jù)修改控制：為避免數(shù)據(jù)被隨意篡改，在數(shù)據(jù)修正時(shí)做到，第一責(zé)任人進(jìn)行修改，即該數(shù)據(jù)誰填寫的誰負(fù)責(zé)。

（2）記賬、結(jié)賬控制：總賬憑證的記賬、結(jié)賬功能應(yīng)按照系統(tǒng)預(yù)先設(shè)定好的流程操作。數(shù)據(jù)的處理環(huán)節(jié)主要由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成，人員只發(fā)出指令，因此記賬前應(yīng)著重控制憑證的審核，確保數(shù)據(jù)的正確。記賬、結(jié)賬完畢后，嚴(yán)格控制逆向操作，不得隨意恢復(fù)至記賬、結(jié)賬前狀態(tài)，防止數(shù)據(jù)的隨意篡改。

3.數(shù)據(jù)輸出環(huán)節(jié)的控制：（1）對(duì)輸出的會(huì)計(jì)報(bào)表進(jìn)行分析檢驗(yàn)，確保報(bào)表數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。

（2）對(duì)于報(bào)送的信息要由會(huì)計(jì)主管核準(zhǔn)簽章，并登記在冊(cè)，確保數(shù)據(jù)流向明確。

（3）對(duì)于會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，應(yīng)采用軟備份和硬備份兩種方式同時(shí)進(jìn)行，軟備份的電子數(shù)據(jù)分年度分期妥善保存。硬備份的打印檔案也應(yīng)該嚴(yán)格按照檔案管理要求保存。

三、ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)控制點(diǎn)的優(yōu)化

一是重組原有的業(yè)務(wù)流程。通過對(duì)原有業(yè)務(wù)流程、職能部門進(jìn)行進(jìn)一步細(xì)分，可將企業(yè)業(yè)務(wù)流程做標(biāo)準(zhǔn)化處理，操作更加規(guī)范。

二是各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的功能模塊可細(xì)分，根據(jù)相應(yīng)的業(yè)務(wù)設(shè)置崗位，將崗位權(quán)限和崗位職責(zé)預(yù)先分配設(shè)定完善，以程序的方式編入到會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中，即可以制度管理和權(quán)限管理加強(qiáng)控制。

三是在數(shù)據(jù)處理的各環(huán)節(jié)中添加內(nèi)部控制體系的自動(dòng)校正功能、執(zhí)行并完成數(shù)據(jù)傳輸?shù)姆答伖ぷ鳌?/p>

四、總結(jié)

ERP環(huán)境下影響會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的因素有很多，本文僅從ERP系統(tǒng)的供應(yīng)鏈上涉及會(huì)計(jì)核算的業(yè)務(wù)角度出發(fā)，探討了各種業(yè)務(wù)在操作時(shí)應(yīng)重點(diǎn)控制的內(nèi)容。并且提出了企業(yè)可進(jìn)一步優(yōu)化控制的策略，這對(duì)實(shí)際工作中ERP系統(tǒng)的操作有極大幫助。

參考文獻(xiàn)

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基金項(xiàng)目：2015年度校級(jí)科研項(xiàng)目《基于ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制研究》，項(xiàng)目編號(hào)：2015006。