淺談如何加強(qiáng)物資供應(yīng)全過程控制工作

王志紅　閆慶　王菊鋒

摘 要：物資采購作為工程項(xiàng)目管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，貫穿整個(gè)工程項(xiàng)目的全過程，物資供應(yīng)部門能否實(shí)現(xiàn)安全、及時(shí)、經(jīng)濟(jì)供應(yīng)，對(duì)工程建設(shè)、生產(chǎn)運(yùn)行起到至關(guān)重要的作用。

關(guān)鍵詞：物資采購；全過程控制；措施

物資采購是工程建設(shè)中一個(gè)至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，不僅影響工程建設(shè)進(jìn)度，還影響到工程建設(shè)的成本控制。為更好保障物資供應(yīng)，控制采購成本，就要求在物資供應(yīng)中每個(gè)環(huán)節(jié)都加強(qiáng)過程控制。

1 物資采購過程控制

物資供應(yīng)過程包含計(jì)劃編制、物資采購、供應(yīng)商選擇、合同簽訂、催交催運(yùn)、檢驗(yàn)入庫、發(fā)料結(jié)算等環(huán)節(jié)。物資供應(yīng)全過程控制就是為做到安全、及時(shí)、經(jīng)濟(jì)供應(yīng)，對(duì)各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行的組織、協(xié)調(diào)活動(dòng)，是物資管理的重要工作。過程控制不僅僅是進(jìn)度控制，而是

對(duì)物資供應(yīng)工作的統(tǒng)籌管理，是對(duì)供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別、防范、控制

和化解的工作。過程控制工作不力，很多計(jì)劃要落空，就會(huì)延遲交貨現(xiàn)象，到貨物資質(zhì)量得不到保證，進(jìn)而影響到工程項(xiàng)目的順利施工。

2 全過程控制的原則

對(duì)物資供應(yīng)的計(jì)劃、采購、執(zhí)行三個(gè)階段，包括需求計(jì)劃提出、供應(yīng)商選擇、合同簽訂、質(zhì)量控制、進(jìn)度控制、物流控制等環(huán)節(jié)實(shí)行全過程控制。

3 建立物資供應(yīng)過程控制體系

制定物資采購業(yè)務(wù)流程時(shí)間節(jié)點(diǎn)控制規(guī)章制度。根據(jù)有關(guān)物資管理要求、相關(guān)業(yè)務(wù)管理規(guī)定，結(jié)合工作實(shí)際，對(duì)物資采購業(yè)務(wù)流程時(shí)間節(jié)點(diǎn)做進(jìn)一步規(guī)范，對(duì)編碼管理、價(jià)格管理、詢比價(jià)業(yè)務(wù)、急用料采購、招標(biāo)采購、框架協(xié)議采購、物資催交、催運(yùn)、入庫、結(jié)算等環(huán)節(jié)一一進(jìn)行節(jié)點(diǎn)時(shí)間控制。

在物資供應(yīng)計(jì)劃、采購、進(jìn)度控制階段，實(shí)現(xiàn)對(duì)主要風(fēng)險(xiǎn)提前識(shí)別、提前采取預(yù)防措施。對(duì)問題提前預(yù)警、及時(shí)發(fā)現(xiàn)、迅速解決。

建立責(zé)任追究機(jī)制。對(duì)于過程控制工作中發(fā)生的問題，要分析原因，對(duì)違規(guī)行為追究單位及個(gè)人的責(zé)任。

4 如何對(duì)工程項(xiàng)目的物資采購進(jìn)行過程控制

4.1 項(xiàng)目管理

按照項(xiàng)目管理模式，對(duì)各物資專業(yè)管理部門進(jìn)行一體化管理和監(jiān)督檢查，對(duì)整個(gè)供應(yīng)過程進(jìn)行全過程管理控制，解決了物資業(yè)務(wù)流程中的部門界線、管理缺位問題，強(qiáng)化了專業(yè)協(xié)作和責(zé)任落實(shí)，提高了過程控制的整體管理效率。

崗位職責(zé)方面重點(diǎn)工程項(xiàng)目指派專人負(fù)責(zé)，實(shí)行現(xiàn)場(chǎng)跟蹤服務(wù)制度，協(xié)調(diào)施工現(xiàn)場(chǎng)物資需求和供應(yīng)物資質(zhì)量異議的處理，按照項(xiàng)目交貨計(jì)劃進(jìn)行物資催交催運(yùn)，及時(shí)向工程管理部門、建設(shè)單位、施工單位反饋物資制造進(jìn)度和到貨情況。

對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目建立全過程控制臺(tái)賬，對(duì)各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)信息進(jìn)行管理，通過臺(tái)賬信息，掌握各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的進(jìn)度和動(dòng)態(tài)，對(duì)每一項(xiàng)物資全過程追蹤管理，定期將進(jìn)度信息通報(bào)到各崗位，執(zhí)行崗建立催交催運(yùn)臺(tái)賬，明確到貨期限。通過這些措施，對(duì)項(xiàng)目所有物資需求做到心中有數(shù)，變被動(dòng)為主動(dòng)。

4.2 計(jì)劃環(huán)節(jié)控制

計(jì)劃部門要牢固樹立“提前介入、協(xié)作保供、掌握主動(dòng)、控制風(fēng)險(xiǎn)”的供應(yīng)服務(wù)理念，通過定期與生產(chǎn)技術(shù)管理部門協(xié)調(diào)物資采購業(yè)務(wù)信息、與主要生產(chǎn)單位溝通物資供應(yīng)業(yè)務(wù)信息、與主力供應(yīng)商交流重點(diǎn)物資供需信息，提升物資供應(yīng)工作效能和保障能力。

強(qiáng)化需求計(jì)劃的執(zhí)行跟蹤和過程監(jiān)控。定期從提報(bào)、采購、供應(yīng)三個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)需求計(jì)劃執(zhí)行進(jìn)度、工作時(shí)效、完成情況進(jìn)行檢查考核通報(bào)，提高需求計(jì)劃的執(zhí)行率。通過ERP系統(tǒng)集成應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)物資需求計(jì)劃執(zhí)行的實(shí)時(shí)監(jiān)控。

4.3 采購環(huán)節(jié)控制

做好招標(biāo)采購前期準(zhǔn)備工作，需要技術(shù)交流的，由物資供應(yīng)部門牽頭組織，用戶單位、相關(guān)專業(yè)處室參與并對(duì)技術(shù)要求、技術(shù)協(xié)議等技術(shù)文件進(jìn)行審核和簽字確認(rèn)。對(duì)于常見物料，不僅要在網(wǎng)內(nèi)往外詢價(jià)，還應(yīng)該到市場(chǎng)上去了解其價(jià)格，多方面詢價(jià)，掌握真實(shí)的市場(chǎng)價(jià)格。這樣能更直觀地掌握第一手資料，為下一步的談判占得先機(jī)。

對(duì)供應(yīng)商確定，物資供應(yīng)部門牽頭組織使用單位與短名單內(nèi)供應(yīng)商簽訂技術(shù)協(xié)議，組織實(shí)施商務(wù)招標(biāo)，并對(duì)合同履約過程和物資現(xiàn)場(chǎng)使用情況進(jìn)行評(píng)價(jià)。對(duì)框架協(xié)議和重要合同擬選供應(yīng)商進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)高的供應(yīng)商須進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審查?，F(xiàn)場(chǎng)審查不合格的，不得與之簽訂框架協(xié)議或合同。

4.4 到貨環(huán)節(jié)控制

執(zhí)行崗接到合同（采購訂單）后，做好催交催運(yùn)記錄，確保所采購的物資質(zhì)量與進(jìn)度在可控范圍之內(nèi)。所有采購物資在超交貨期后要在24小時(shí)內(nèi)，以書面形式通知供應(yīng)商，并告知供應(yīng)商合同條款中“違約責(zé)任”，督促供應(yīng)商及時(shí)交貨。超交貨期5個(gè)工作日，應(yīng)依據(jù)“違約責(zé)任”以書面的形式向供應(yīng)商發(fā)出延期交貨索賠通知。所有采購合同在執(zhí)行過程中若出現(xiàn)質(zhì)量與進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)立即向采購科室提交預(yù)警報(bào)告，并跟蹤處理，以便及時(shí)防范供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)。

加強(qiáng)采購物資驗(yàn)收環(huán)節(jié)控制。建立物資供應(yīng)質(zhì)量保證體系，明確驗(yàn)收人員相關(guān)責(zé)任。加強(qiáng)物資供應(yīng)質(zhì)量跟蹤和考核。制定采購物資質(zhì)量考核指標(biāo)，細(xì)化質(zhì)量監(jiān)督與檢查、質(zhì)量指標(biāo)與考核、質(zhì)量信息與反饋等管理，落實(shí)各項(xiàng)質(zhì)量考核工作。

加強(qiáng)計(jì)量、標(biāo)準(zhǔn)化管理工作。物資供應(yīng)部門要加強(qiáng)對(duì)采購物資的質(zhì)量檢驗(yàn)，配備必要的質(zhì)量檢驗(yàn)設(shè)備，制定必檢物資目錄和檢驗(yàn)大綱，對(duì)重要設(shè)備和關(guān)鍵材料實(shí)施質(zhì)量監(jiān)造，控制質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。強(qiáng)化質(zhì)量監(jiān)督，形成質(zhì)量問題處理閉循環(huán)。認(rèn)真執(zhí)行質(zhì)量事故定期統(tǒng)計(jì)報(bào)告制度，加強(qiáng)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測(cè)和分析評(píng)估，深入開展質(zhì)量隱患排查活動(dòng)，杜絕重、特大質(zhì)量事故的發(fā)生。

4.5 建立責(zé)任追究機(jī)制

對(duì)于過程控制工作中發(fā)生的問題，要分析原因，對(duì)違規(guī)行為追究單位及個(gè)人的責(zé)任。加大違約合同索賠力度。對(duì)出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量、延遲交貨等問題的違約供應(yīng)商，嚴(yán)格按照合同條款進(jìn)行索賠或扣減貨款，維護(hù)合同執(zhí)行的嚴(yán)肅性。

隨著東西部采購逐步一體化，供應(yīng)商之間的競(jìng)爭(zhēng)愈演愈烈，供應(yīng)商為中標(biāo)違背價(jià)格規(guī)律或生產(chǎn)周期而造成的劣質(zhì)現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，延遲交貨問題、物資質(zhì)量問題呈不斷上升勢(shì)頭，物資供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)控制工作面臨的形勢(shì)越來越嚴(yán)峻。面對(duì)保供、降本的雙重壓力，供應(yīng)部門要進(jìn)一步提高過程控制能力，發(fā)揮供應(yīng)保障作用，緊跟工程項(xiàng)目施工運(yùn)行節(jié)奏，認(rèn)真落實(shí)供應(yīng)過程控制措施，才能更好地完成物資保供各項(xiàng)任務(wù)。