城建檔案工作存在的問題及對策芻議

陳志珊

摘 要：城建檔案作為城鎮(zhèn)建設(shè)的最佳載體，真實地記錄著城鎮(zhèn)的發(fā)展，在城鎮(zhèn)建設(shè)、管理過程中起著舉足輕重的作用。近年來隨著我國經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，城鎮(zhèn)建設(shè)也飛速發(fā)展，同時隨著信息時代的到來，群眾對信息的需求也日益增長，城建檔案工作面臨著諸多難題與新的挑戰(zhàn)。本文結(jié)合目前城建檔案工作實際，分析當前管理工作存在的問題，并提出具體的解決措施。

關(guān)鍵詞：城建管理；檔案工作；問題措施

1 城建檔案概況

城建檔案歸屬科技檔案，是在行政轄區(qū)范圍內(nèi)進行建設(shè)的施工、管理等活動中形成的應(yīng)歸檔保存的圖紙、文字材料、照片等技術(shù)文件材料的總稱。具體包含工程交易登記、項目立項、招投標、工程及用地規(guī)劃審批、消防設(shè)計、圖紙審查、防空地下室核準、安全質(zhì)量監(jiān)督資料；土地使用證；工資保障金存款證明；企業(yè)、人員資質(zhì)；施工、監(jiān)理、勘察、設(shè)計等合同；市政、園林綠化、環(huán)衛(wèi)驗收資料；工業(yè)、民用建筑驗收備案等。城建檔案是城鎮(zhèn)建設(shè)的真實反映，包含城鎮(zhèn)建設(shè)的許多方面，具有綜合性強、涉及面廣、內(nèi)容龐雜、整體性強等特點，具有提供利用，服務(wù)群眾；對建設(shè)工程實行同步管理監(jiān)督，服務(wù)于城鎮(zhèn)建設(shè)等社會功能。

2 當前城建檔案工作存在的問題

2.1 重視程度不夠 許多城建單位領(lǐng)導認為檔案工作不在業(yè)績考核范圍內(nèi)，非重要工作，干好干壞都無所謂，因此在人力、物力、財力都未給予足夠支持；很多檔案員認為只要保管好檔案，保證不丟失、能基本滿足內(nèi)部調(diào)閱，應(yīng)付上級檢查就算做好檔案工作，因此檔案管理常常變成直接裝袋上柜堆放了事。

2.2 管理水平偏低，管理制度不健全 許多城建單位未設(shè)置專門檔案管理部門，各科室各自管檔，檔案得不到集中統(tǒng)一管理，有的檔案甚至直接由業(yè)務(wù)人員兼職管理。檔案人員隊伍參差不齊，大部分非檔案專業(yè)，甚至未曾經(jīng)過培訓即上崗，由于缺乏系統(tǒng)學習，對檔案的管理業(yè)務(wù)不專業(yè)，以至于檔案歸檔不科學、不規(guī)范，甚至不達標。

檔案的收集、保管、利用等制度不健全。城建單位大多并未設(shè)立完善的檔案管理制度，交檔即歸，未交不交均不管不顧，歸檔檔案參差不齊。檔案的銷毀甚至保密都由領(lǐng)導說了算，什么該借閱什么不該借閱，未形成統(tǒng)一意見等這些都是依靠經(jīng)驗而非制度管檔的表現(xiàn)。有的盡管有制度但由于缺乏監(jiān)督，管理松散、落實不到位或得不到有力的保障。

2.3 設(shè)施配套不到位，信息化建設(shè)滯后 許多單位未設(shè)定專門檔案室，庫房、閱覽室與辦公室常同為一個房間，且未備有吸塵器、溫濕度計、防潮劑等，不具備保管檔案防潮、防霉等最基本要求，容易造成檔案蟲蛀或霉變等情況；

硬件配置差、信息化滯后。有很多城建單位由于經(jīng)費緊張，現(xiàn)代化設(shè)備采購有限，信息無法處理，檔案工作仍處在傳統(tǒng)紙質(zhì)管理方式上，未形成有效的電子化檔案。同時，城建管理網(wǎng)絡(luò)化過程中，人員投入有限，缺乏綜合素質(zhì)較高的工作人員，數(shù)據(jù)庫的建設(shè)無法滿足利用需求。檔案管理難以實現(xiàn)信息化操作、資源共享等。

由此可見很多城建單位的檔案工作仍處于停滯階段，檔案得不到很好的開發(fā)利用，檔案的價值難以展現(xiàn)。

3 解決當前城建檔案工作中存在問題的對策

3.1 爭取領(lǐng)導的重視與支持，建立健全管理制度 爭取領(lǐng)導支持，加大投入。城鎮(zhèn)檔案記錄著工程建設(shè)基本情況及行政審批流程，也為行政決策提供有利的參考依據(jù)，各級領(lǐng)導應(yīng)給予高度的重視與支持，要將檔案工作納入單位規(guī)劃、年度計劃、工作日程，列入考核內(nèi)容。同時，加大資金投入，引進先進技術(shù)和設(shè)施，設(shè)立專門機構(gòu)集中管理檔案，努力爭取工作人員編制，配備熱愛檔案工作、具有扎實檔案專業(yè)知識人員任專職管理人員，科學研發(fā)電子檔案管理系統(tǒng)。

建立健全各項管理制度，完善監(jiān)督與激勵機制。根據(jù)單位發(fā)展特點與工作實際，建立科學規(guī)范、全面完善、有約束力的規(guī)章制度，確保檔案工作朝法制化、制度化、規(guī)范化方向前進。同時，完善安全監(jiān)督機制，正確處理利用與保密關(guān)系。在確保信息安全前提下合理利用檔案。建立靈活有效激勵機制，強化內(nèi)部管理，充分調(diào)動工作人員的積極性，全面推進建設(shè)管理檔案事業(yè)的創(chuàng)新和發(fā)展。

3.2 增強綜合素質(zhì)，強化歸檔意識，提高服務(wù)水平 檔案員要定期或不定期通過專業(yè)知識繼續(xù)教育、學術(shù)講座、技術(shù)交流、自學等學習檔案管理、工程建設(shè)、計算機網(wǎng)絡(luò)等知識，不斷增強自身的綜合素質(zhì)，提高工作效率，從而更好地為人們提供滿意服務(wù)；同時，檔案員要轉(zhuǎn)變工作思維，變被動等待為主動了解、引導。如積極與檔案形成單位溝通聯(lián)系，虛心學習了解有關(guān)工程施工步驟、工序和審批流程，深入基層，服務(wù)一線，向工程報送資料員宣傳檔案政策，指導窗口業(yè)務(wù)人員嚴格按照相關(guān)規(guī)定審核接收資料，從根源強化歸檔意識，把握好建設(shè)檔案質(zhì)量關(guān)，確保檔案的完整性和準確性。

城建部門要不斷挖掘城建檔案的價值，讓死檔案變成活檔案，運用新技術(shù)新手段不斷拓寬檔案服務(wù)利用渠道，讓群眾苦于查檔變?yōu)榭鞓酚脵n，如此從根本上提高全民檔案意識，促使人們主動利用檔案。

3.3 完善軟硬件配備，加快信息化建設(shè) 配置完備的軟硬件設(shè)施，為信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)保障。實行庫房、辦公用房、閱覽室三分開，配備電腦及檔案管理系統(tǒng)軟件、掃描機、除濕器、溫濕度計等。保持檔案庫房清潔、明亮、通風，達到防塵、防潮、防蟲、防腐、防高溫等。

提高信息化管理水平，加快現(xiàn)代化進程。檔案員要著力加強檔案信息化意識，提高檔案管理的效率，積極開展信息化的各項工作，促使檔案信息化建設(shè)快速有效地開展。具體做到：轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，逐步實現(xiàn)電子檔案的接收、管理、利用等；利用現(xiàn)有各辦公系統(tǒng)，完善檔案管理信息化，逐步實現(xiàn)各系統(tǒng)間數(shù)據(jù)的有效對接，促進資源共享；以現(xiàn)代信息技術(shù)為依托，創(chuàng)新服務(wù)形式，借助微博、微信等平臺，將檔案數(shù)字化，通過網(wǎng)絡(luò)傳遞形式提供給人們?nèi)罕姡瑥亩鴮崿F(xiàn)信息及時提供，資源共享。

4 結(jié)束語

城鎮(zhèn)建設(shè)的飛速發(fā)展，帶動了城建檔案的發(fā)展，但城鎮(zhèn)建設(shè)的綜合性、復(fù)雜性決定了城建檔案工作涉及面廣，工作量大，同時隨著人們對信息需求的增長，檔案工作面臨著新舊挑戰(zhàn)。當前我們的主要任務(wù)是針對其存在的問題提出有效的措施，并在實踐中不斷完善，以便更好地服務(wù)人民群眾。

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