談檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實(shí)現(xiàn)

蘇丹丹

摘要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機(jī)水平的不斷進(jìn)步，檔案管理工作也逐漸走入電子化、網(wǎng)絡(luò)化。在建筑行業(yè)中，檔案管理通常涉及的內(nèi)容較多，而且檔案管理在整個工程中都有著非常重要的作用，因此，需要對其進(jìn)行妥善完整的保管，要對檔案管理系統(tǒng)所涉及到的內(nèi)容及其功能進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)劃和設(shè)計，以提高檔案的利用率和管理質(zhì)量。此篇文章就以建筑行業(yè)為例，主要對其檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實(shí)現(xiàn)進(jìn)行了分析和探討，希望可以在日后檔案管理上更進(jìn)一步，促進(jìn)建筑業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：建筑行業(yè)；檔案管理；系統(tǒng)；設(shè)計

中圖分類號：C924.2文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2016）08 （b）-0000-00

在建筑業(yè)中任何一項工程、項目的施工都會產(chǎn)生大量的資料，而這些資料會隨著工程的開展和完工而結(jié)束，最后形成檔案被保存起來。但是在當(dāng)前計算機(jī)、科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展的時代中，以往檔案管理系統(tǒng)將被網(wǎng)絡(luò)化、電子化所替代，因此，對于怎樣保管好檔案以及提高檔案的利用率，是現(xiàn)階段的首要問題。要想使檔案得到更加整潔、有序的保管，便于人們查詢，就首先要對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計，全面了解檔案管理所需的功能和檔案管理的內(nèi)容，只有這樣才可以進(jìn)一步的對檔案管理進(jìn)行完善和優(yōu)化，從而為工程提供可靠的保證。本文主要對其管理系統(tǒng)的設(shè)計和實(shí)現(xiàn)進(jìn)行了全面的概述。

一、檔案系統(tǒng)內(nèi)容的分析

對檔案所涉及到的內(nèi)容進(jìn)行具體全面地分析是系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計的首要環(huán)節(jié)，目的是為了明確系統(tǒng)設(shè)計的方向，也就是要清楚用戶的需求，應(yīng)具備怎樣的功能，以及設(shè)計過程中所要用到的工具及技術(shù)等。這一環(huán)節(jié)可以說是系統(tǒng)設(shè)計的開端，它是否全面具體不僅直接影響到系統(tǒng)內(nèi)部具體的設(shè)計，還關(guān)乎到與用戶需求的相符程度，所以，此環(huán)節(jié)的工作是極為重要且困難的。在此過程中，首先要及時地與用戶進(jìn)行溝通，了解用戶所需，針對用戶所提出的要求進(jìn)行科學(xué)全面的分析，并將其整理好作為重要需求文檔進(jìn)行保存，以便于為下一步工作提供依據(jù)。對于建筑業(yè)的檔案管理系統(tǒng)來說，主要分為資料采集、整理、歸檔、檢驗、編號以及存儲、查閱等內(nèi)容。資料的采集就是對建筑中各項工程從施工到完工整個過程中相關(guān)文件和各項資料的收集和積聚。歸檔是在資料采集和積聚以后對其進(jìn)行有序的整理，并將其交由檔案室進(jìn)行歸檔，在歸檔之前要對資料的完整性和真實(shí)性進(jìn)行審查，然后按照不同類別的資料進(jìn)行分類整理、登記，最后將其列入檔案室保管。在保管后還要對檔案后期的查詢奠定基礎(chǔ)，要對檔案進(jìn)行編號、編排目錄、設(shè)置查找工具等等，便于為日后查詢提供便利。

二、檔案系統(tǒng)內(nèi)部具體的設(shè)計與實(shí)現(xiàn)

1.檔案采集系統(tǒng)的設(shè)計與實(shí)現(xiàn)

檔案的采集就是對建筑業(yè)中所產(chǎn)生的資料進(jìn)行收集和分析，并利用數(shù)據(jù)將其表示出來。通過數(shù)據(jù)可以對所收集到的資料進(jìn)行展現(xiàn)，對數(shù)據(jù)的走向和存儲位置進(jìn)行了全面的體現(xiàn)。檔案的采集系統(tǒng)所應(yīng)具備的內(nèi)容主要包括資料的存儲、目錄的設(shè)置以及檔案的整理，因此就要對其相關(guān)數(shù)據(jù)和文件表進(jìn)行設(shè)計。1）有關(guān)電子表的設(shè)計。首先，要對目錄表進(jìn)行設(shè)計，將各個資料的屬性進(jìn)行充分的展現(xiàn)；其次，是對實(shí)體檔案信息表進(jìn)行設(shè)計，目的是為了對檔案相關(guān)信息進(jìn)行了解，展現(xiàn)出電子記錄與實(shí)體資料的關(guān)聯(lián)；最后是檔案的附件表，是對檔案中信息的補(bǔ)充和備份，以確保檔案與附件的對應(yīng)。2）數(shù)據(jù)的形成走向。在檔案系統(tǒng)設(shè)計的過程中對資料進(jìn)行編制和整理、目錄的產(chǎn)生以及增刪操作等產(chǎn)生的數(shù)據(jù)都要儲存在SQL Server當(dāng)中，對檔案所產(chǎn)生的附件系統(tǒng)會自動辨別其大小，并將較大的文件存儲在SQL Server中，較小的存儲在MOSS中，以便于節(jié)省空間，便于查找。

2. 檔案歸檔系統(tǒng)（建筑業(yè)績的歸檔）的設(shè)計與實(shí)現(xiàn)

在建筑業(yè)雖然涵蓋的檔案內(nèi)容和類別較多，但是每一文件、資料都有著非常重要的作用，要引起人們的重視。尤其是建筑業(yè)績檔案，它不僅可以增強(qiáng)每項工程或項目的施工品質(zhì)，還有助于提高施工水平和工程項目責(zé)任人員的工作能力，可以說建筑業(yè)績也是考核相關(guān)人員和工程質(zhì)量的依據(jù)。因此對檔案歸檔系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計是非常有必要的。檔案歸檔系統(tǒng)的最主要性能包括以下幾點(diǎn)：數(shù)據(jù)的采集、傳輸、查詢、離線數(shù)據(jù)的管理等。在工程完工后對所產(chǎn)生的建筑業(yè)績相關(guān)文件要進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入，確保紙質(zhì)版文件與電子版文件相一致，然后要對其進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸，也就是通過網(wǎng)絡(luò)或是計算機(jī)等相關(guān)技術(shù)傳輸?shù)狡渌?wù)器，并且要具有自動重傳和斷點(diǎn)式傳輸?shù)墓δ?，最后將電子檔案進(jìn)行有序的歸整，并進(jìn)行儲存和保管。對建筑業(yè)績的歸檔，選用的是J2EE的技術(shù)活結(jié)構(gòu)，目的是為了可以實(shí)現(xiàn)多平臺的應(yīng)用，便于各個模塊間的協(xié)作；程序的編制采用的是JAVA，設(shè)置兩個外接口，Java和C++，以便于提高利用率，擴(kuò)展系統(tǒng)的應(yīng)用范圍，使其更加廣泛，不被局限所阻礙。

3. 檔案查詢系統(tǒng)設(shè)計與實(shí)現(xiàn)

為了滿足不同用戶對檔案查詢的使用，在系統(tǒng)中主要采用了三種方法，包括：按資料的類別查找、按成立的時間查找和按資料單位的來源查找等。而實(shí)現(xiàn)檔案查詢這一性能主要還是要依賴于ASP網(wǎng)頁來支持的，也就是Active Server Page動態(tài)網(wǎng)頁。對于系統(tǒng)的設(shè)計主要是包括兩方面內(nèi)容，一方面是系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的設(shè)計，另一方面則是查詢代碼的設(shè)計。1）數(shù)據(jù)庫的設(shè)計。在數(shù)據(jù)庫中主要包括了單位、用戶以及文件等三個表，單位表是對檔案中所涉及到單位的記錄，用戶表是對相關(guān)檔案人員信息的記錄，而文件表則是對文件所成立的時間、類別、涉及單位以及責(zé)任者的記錄。這些內(nèi)容主要都是存在磁盤內(nèi)部的文件中，便于數(shù)據(jù)庫的選擇。由于Access對數(shù)據(jù)庫的要求較少，且系統(tǒng)資源便于滿足文件的需求，因此作為數(shù)據(jù)庫的首選。對于數(shù)據(jù)庫地址不是應(yīng)用的本身實(shí)際地址，而是采用Server的MapPath方法把地址進(jìn)行虛擬化，以便于應(yīng)對網(wǎng)頁地址的變動。2）查詢代碼的設(shè)計。上述對查詢方法進(jìn)行了簡要的概述和分析，針對此三種方法，分別對其對應(yīng)的代碼和應(yīng)用進(jìn)行了設(shè)計。在檔案查詢的主頁面會顯示出查詢的方式，對其進(jìn)行處理所應(yīng)用到的程序主要是departlist.asp、typelist.asp和timelist.asp，也就是依照單位、類別和時間進(jìn)行查詢。方式選擇按單位查詢后就會顯示出相關(guān)的代碼，進(jìn)而顯示出所查詢的文件和資料的位置，另外兩種方法也是如此。不同方法所對應(yīng)的代碼互不相同，卻又相互聯(lián)系，從而為查詢者提供方便。

4 結(jié)束語

要想更好的保證建筑業(yè)檔案的有序性、真實(shí)性和完整性，就需要對其所涉及的內(nèi)容進(jìn)行全面的考慮，以更好的設(shè)計系統(tǒng)中的性能和要點(diǎn)。因為建筑業(yè)檔案有較強(qiáng)的專業(yè)性和適應(yīng)性，采集和積聚都較為靈活，擴(kuò)展性強(qiáng)且資料繁多，所以就要求其數(shù)據(jù)庫的處理性能強(qiáng)，以便于可以及時的對檔案所形成的數(shù)據(jù)進(jìn)行分辨。在現(xiàn)如今這個數(shù)字化時代中，利用網(wǎng)絡(luò)和計算機(jī)技術(shù)對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計以成為主流管理檔案的一種方式，而以往的檔案管理則作為輔助性工具，以對電子檔案進(jìn)行補(bǔ)充和完善，以提高檔案的資源的利用率和管理水平。

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