保密問題在檔案保管程序中的重要意義及對策探析

紀(jì)寶輝

【摘要】隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案事業(yè)也在緩慢發(fā)展中，檔案是用語言文字，圖片影像聲音等記錄事情的發(fā)展過程以及變化規(guī)律，檔案的服務(wù)范圍也滲透到各個(gè)領(lǐng)域，隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，加強(qiáng)檔案管理，如何保護(hù)檔案中的秘密是檔案工作者需要重視的問題，本篇文章從檔案利用和檔案監(jiān)督的角度出發(fā)，淺析檔案利用過程中的保密工作。

【關(guān)鍵詞】檔案；保密；利用和監(jiān)督

檔案在社會(huì)主義政治、經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中的作用不可或缺。人類有文字記載的歷史就是檔案發(fā)展的歷史，其融合了政治，經(jīng)濟(jì)、文化等人類社會(huì)元素與一身，其獨(dú)有的記錄功能也使它成為了人類社會(huì)發(fā)展的縮影。對檔案的管保工作中，一項(xiàng)重要的內(nèi)容就是做好保密工作，這是確保檔案在使用過程中安全、完整的前提。檔案保密工作在檔案工作中的重要性要得到充分重視，加強(qiáng)對檔案工作的保密工作，對于檔案管理人員做好保密工作具有一定幫助，本篇文章主要探討了檔案保管過程中的保密問題所涉及到的相關(guān)問題，在對檔案管保方面提出一些建議認(rèn)識(shí)。

一、切實(shí)做好檔案保管過程中的保密工作

1、檔案庫房管理中的保密工作。檔案具有現(xiàn)實(shí)價(jià)值，檔案是一種記錄，記載社會(huì)的發(fā)展過程，人們根據(jù)檔案中記載的內(nèi)容，歸納歷史的發(fā)展規(guī)律，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。檔案是社會(huì)財(cái)富，是國家歷史文化的積累，我們一定要正確保管好檔案，保存檔案的完整性，使檔案發(fā)揮更大的價(jià)值，而最合適保管檔案的場所就是檔案庫房，檔案庫房是根據(jù)檔案的而建設(shè)起來的，具有保存價(jià)值，也是按照機(jī)關(guān)單位的檔案管理實(shí)際要求而設(shè)立的，具有現(xiàn)實(shí)作用。在保管檔案的時(shí)候，首先，一定要清楚檔案的內(nèi)容、價(jià)值、和保存期限，我國現(xiàn)在存在的一些檔案館并不符合國家檔案館的標(biāo)準(zhǔn)，部分單位在保管檔案的時(shí)候，隨意的把檔案庫房設(shè)立在單位樓內(nèi)，辦公樓里的最底層就不應(yīng)該設(shè)立檔案館，底層氣候潮濕不利于保護(hù)檔案；其次，還要注意檔案庫房合理規(guī)劃，要與閱覽室、辦公室等非存放檔案的地方分開，檔案館的建設(shè)要符合國家相關(guān)法律規(guī)定；然后，要設(shè)立防盜系統(tǒng)和報(bào)警機(jī)制，以防止檔案被盜；最后，檔案庫房管理者制度要嚴(yán)格，各個(gè)崗位的管理人員要有一定的經(jīng)驗(yàn)和相關(guān)知識(shí)，最好是經(jīng)過具體的培訓(xùn)，在培訓(xùn)合格后才能上崗，檔案管理人員更要清楚自己的工作性質(zhì)以及工作的重要性，工作態(tài)度要嚴(yán)肅，管理檔案庫房的時(shí)候要科學(xué)合理，做好檔案保密工作，維護(hù)檔案的安全。

2、正確區(qū)分檔案保密期限和檔案保管期限。根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定，檔案保密和檔案保管是兩個(gè)不同的概念，在檔案工作中，經(jīng)常會(huì)遇到保管期限和保密期限相矛盾的情況，在兩者相矛盾的情況下要明確區(qū)分檔案保密期限和檔案管理期限的原則，保密期限和保管期限的原則不同。保管期限的原則是區(qū)別檔案內(nèi)容的作用，檔案內(nèi)容是具有現(xiàn)實(shí)作用還是歷史作用，檔案是記載歷史的發(fā)展進(jìn)程，是國家的文化財(cái)富，具有歷史作用，檔案保存工作也是是本單位的實(shí)際需要，具有現(xiàn)實(shí)意義，因此，要根據(jù)檔案的內(nèi)容確定檔案的保存價(jià)值和保管期限。檔案保密原則是國家秘密的重點(diǎn)，國家秘密在確定的期限內(nèi)，是受國家法律保護(hù)，是具有法律效力的，國家有關(guān)規(guī)定，檔案館要按照相關(guān)規(guī)定來制定，有相應(yīng)的保護(hù)技術(shù)以及保密標(biāo)準(zhǔn)，但是，在我國，在當(dāng)前環(huán)境下，我國現(xiàn)有的法律法規(guī)有時(shí)限，產(chǎn)生的法律效力也有限，因此，我國會(huì)遇到檔案保密日期和檔案館建設(shè)不符合的情況，所以，針對這種情況，同時(shí)具備檔案文件保管與文件保密期的資質(zhì)的相關(guān)單位，要對檔案館規(guī)劃設(shè)計(jì)。

3、絕密檔案的保管與分類。檔案要有分類，根據(jù)檔案的保密程度可以分為，不重要，中等重要，重要。絕密檔案是黨和國家的秘密，是國家的核心檔案，關(guān)系到整個(gè)國家的利益，影響著國家的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，甚至影響著國家的政治軍事行動(dòng)，因此，對于絕密文件要慎重管理。1、高素質(zhì)人員。絕密檔案是特殊的檔案，涉及范圍廣，內(nèi)容機(jī)密，因此，保管絕密檔案的工作人員要有很高的職業(yè)道德素質(zhì)，要有很強(qiáng)的責(zé)任心，工作態(tài)度認(rèn)真，工作作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)。2、確保檔案安全。絕密檔案關(guān)系到國家的政治、經(jīng)濟(jì)、軍事活動(dòng)，因此，要保證絕密檔案的安全，絕密檔案要和一般檔案分開保管，在保管絕密檔案時(shí)要設(shè)立保險(xiǎn)柜，保險(xiǎn)鎖，防盜設(shè)備等，在外在條件上確保絕密檔案安全。3、做好日常管理。絕密檔案在查閱、移出、銷毀等程序中，要嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定，要由具體的制定人審核簽字后才能進(jìn)行相關(guān)的辦理工作，在沒有批準(zhǔn)的情況下任何人不得擅自查閱，確保絕密檔案的安全。

二、加強(qiáng)檔案保密管理

檔案的保管是為了利用，保管而不利用會(huì)使保護(hù)失去意義，也使檔案失去價(jià)值，保管為了檔案利用提供了人力物力，利用保管的目的和延伸，加強(qiáng)利用保密監(jiān)督工作為檔案保管提供了便捷的途徑，更好的維護(hù)了保密的目的。如何做好利用保密監(jiān)督工作要有以下幾個(gè)措施：1、檔案規(guī)章制度建設(shè)。檔案利用規(guī)章制度一般與偶閱覽制度、外界制度、復(fù)制制度，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，對不同的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的手續(xù)。2、管理人員的隊(duì)伍建設(shè)。從事檔案工作的管理人員，不僅是利用檔案的直接貫徹者，更是對檔案的安全負(fù)有責(zé)任，要提高檔案管理人員的素質(zhì)。

三、充分做好檔案保密監(jiān)督

檔案在借閱利用中，管理人員要根據(jù)不同的利用對象的不同目的，善于推測其心理和思想動(dòng)機(jī)，加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。對于某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止偷、撕或管理、涂改檔案；對一些平時(shí)養(yǎng)成看書劃線、翻書沾口水、折疊書等不良習(xí)慣的利用者，要及時(shí)提醒，建立法制的新秩序。對于涉密檔案的變化調(diào)整。

四、總結(jié)

綜上所述，檔案工作是利國利民的一個(gè)重要工作，也是一項(xiàng)繁瑣的工作，保密是檔案工作的重頭戲，做好保管和利用監(jiān)督工作，也是為了更好保密，檔案保管，利用監(jiān)督和保密工作相輔相成的，檔案管理人員必須以認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，做好每一項(xiàng)工作，為檔案事業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)自己的一份力量。

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