新時(shí)期醫(yī)院文書檔案信息化管理探析

田嬌

【摘要】隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展并在檔案管理工作中進(jìn)行廣泛應(yīng)用，有誑的規(guī)范了檔案管理和利用工作。采用信息化管理方式對醫(yī)院文書檔案進(jìn)行管理，不僅有效的提高了醫(yī)院文書檔案的管理水平，而且給文書檔案管理帶來了更多的便捷，這對醫(yī)院檔案管理水平的提升具有積極的促進(jìn)作用。因此需要重視新時(shí)期醫(yī)院文書檔案信息化管理工作，深入挖掘檔案的利用價(jià)值，確保檔案資源能夠更好的醫(yī)院的發(fā)展服務(wù)。文中分析了醫(yī)院文書檔案信息化管理的意義，并進(jìn)一步對提升醫(yī)院文書檔案信息化管理的途徑進(jìn)行了具體的闡述。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；文書檔案；信息化管理；意義；途徑

1、醫(yī)院文書檔案信息化管理的意義

1.1有利于辦公效率的提升 長期以來我國醫(yī)院文書檔案多采用純手工管理方法，雖然對工作人員具有較高的要求，但也極易在手工操作中出現(xiàn)錯(cuò)誤。通過計(jì)算機(jī)來對文書檔案進(jìn)行管理，以其強(qiáng)大的信息處理能力，能夠有效的提高文書檔案收集、儲(chǔ)存的有序性和便捷性，而且文書的起草和傳遞也更加方便，有利于辦公效率的提高。

1.2加快了檔案資源的共享 利用信息化手段來對文書檔案進(jìn)行管理，使檔案目錄和內(nèi)容實(shí)現(xiàn)了合并，而且檔案信息能夠與載體實(shí)現(xiàn)分離，加快了各醫(yī)療機(jī)構(gòu)之間檔案信息的互聯(lián)共通，有利于檔案的有效利用。信息調(diào)閱速度較快，有效的保證了檔案信息調(diào)閱時(shí)的查準(zhǔn)率及查全率。

1.3保證了信息傳遞的安全性和及時(shí)性 在傳統(tǒng)醫(yī)院文書檔案管理工作中，在檔案傳遞過程中會(huì)受到人為、距離和方式等的影響，極易發(fā)生丟失問題。但在信息化管理下，醫(yī)院文書檔案只需要借助于網(wǎng)絡(luò)就能夠?qū)崿F(xiàn)傳遞，有效的提高了文書檔案傳遞過程中的安全性和及時(shí)性。

1.4檔案信息資源保存更具穩(wěn)定性 相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案載體，電子文件載體壽命較長，而且環(huán)境對其影響因素較小。同時(shí)在電子技術(shù)不斷發(fā)展的新形勢下，電子技術(shù)為醫(yī)院文書檔案的儲(chǔ)存帶來了更多的便捷性，不僅可以選擇的載體較多，而且存儲(chǔ)信息更加方便和便捷，外界環(huán)境對其影響較小，檔案信息保存具有較好的穩(wěn)定性。

1.5充分發(fā)揮多學(xué)科檔案資源互補(bǔ)的作用 不同學(xué)科之間，由于各自學(xué)科的自身特色是不同的，造成在檔案管理上存在一些不同。且由于學(xué)科上的跨度，信息資源的調(diào)度存在不少的難度，檔案管理人員很難做到對每個(gè)學(xué)科的檔案信息都了如指掌。而采取信息化手段，檔案管理人員通過操作電腦，進(jìn)行簡單的平臺(tái)操作，就可以迅速調(diào)閱出不同學(xué)科的信息，發(fā)揮了多學(xué)科檔案資源的互補(bǔ)功效，管理效能大大提升。

2、提升醫(yī)院文書檔案信息化管理的途徑

2.1進(jìn)一步對醫(yī)院文書檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范 在醫(yī)院對檔案管理軟件進(jìn)行選擇時(shí)，需要符合文書檔案信息化管理工作中各項(xiàng)功能的實(shí)現(xiàn)，這樣才能實(shí)現(xiàn)文書檔案的互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)對醫(yī)院文書檔案的科學(xué)和規(guī)范管理，同時(shí)也能夠?yàn)闄n案管理體系的構(gòu)建奠定良好的基礎(chǔ)。

2.2提高各部門對文書檔案管理工作的認(rèn)知 醫(yī)院文書檔案管理者必須清醒的認(rèn)識(shí)到，文書檔案管理工作不僅僅是管理者的責(zé)任，也不是醫(yī)院哪個(gè)部門、哪個(gè)科室的責(zé)任，所有人員和部門，如黨辦、護(hù)理部、醫(yī)務(wù)處、總務(wù)處、藥劑科、門診部、設(shè)備科、財(cái)務(wù)處等都是檔案資源來源和管理中的重要一環(huán)，哪一環(huán)出了問題，檔案信息資源發(fā)生了疏漏，都可能會(huì)對檔案資源的整體利用效率產(chǎn)生較大影響。為此，必須提高對檔案集合體的認(rèn)知意識(shí)，共同為實(shí)現(xiàn)文書檔案的現(xiàn)代化管理而貢獻(xiàn)力量。

2.3加強(qiáng)信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化布局建設(shè) 在醫(yī)院文書信息化管理模式建設(shè)過程中，需要以醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)作為重要的技術(shù)支撐，構(gòu)建專門的檔案信息網(wǎng)站，為信息使用者提供聯(lián)機(jī)、查詢和檢索等服務(wù)。同時(shí)還需要提供檔案信息咨詢服務(wù)，為員工提供交互式的信息查詢服務(wù)，使其能夠及時(shí)對文檔檔案及職能科室歸檔信息進(jìn)行了解。另外，還需要充分的利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，來進(jìn)一步對檔案信息進(jìn)行深層次提煉及加工，有效的拓展醫(yī)院文書檔案的服務(wù)范圍，為醫(yī)院文書檔案管理水平的提升起到重要推動(dòng)作用。

2.4創(chuàng)新醫(yī)院文書檔案的信息化管理模式 因?yàn)槟壳搬t(yī)院現(xiàn)有的文書檔案管理模式的信息化水平較低，已經(jīng)不能滿足信息化時(shí)代發(fā)展的需求了，所以對這種管理模式進(jìn)行創(chuàng)新已經(jīng)勢在必行，積極引進(jìn)先進(jìn)的管理模式，將文書檔案的管理工作和最先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)結(jié)合起來。在創(chuàng)新文書檔案信息化管理模式的過程中，我們可以參考國際標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)對文書檔案信息技術(shù)的自主研發(fā)，使之更符合醫(yī)院文書檔案信息化管理的實(shí)際情況，提高工作的質(zhì)量和效率。

2.5注重檔案資源的挖掘與持續(xù)性發(fā)展 在醫(yī)院發(fā)展過程中，文書檔案資源作為重要的戰(zhàn)略性資源，在對檔案資源價(jià)值進(jìn)行深入挖掘過程中，需要加快對醫(yī)院管理、重大事件、重點(diǎn)項(xiàng)目、科研技術(shù)等方面檔案資源進(jìn)行重點(diǎn)整理和利用。同時(shí)檔案管理人員還需要及時(shí)對檔案信息進(jìn)行更新，利用現(xiàn)代化技術(shù)和手段來有效的提高檔案信息的管理質(zhì)量，確保檔案信息的實(shí)時(shí)性，推動(dòng)醫(yī)院文書檔案的健康、可持續(xù)發(fā)展。

2.6樹立檔案資源為醫(yī)院工作和員工服務(wù)的理念 文書檔案的信息化管理利用，有利于實(shí)現(xiàn)檔案的一次性輸出記錄，擴(kuò)展了檔案檢索方法，提高了電子檔案查閱的快捷性和方便性。利用計(jì)算機(jī)對醫(yī)院各種載體和門類的檔案進(jìn)行儲(chǔ)存，既利于醫(yī)務(wù)工作者的閱讀查找，同時(shí)也節(jié)省了傳統(tǒng)檔案管理方式下的造成了人力物力財(cái)力方面的浪費(fèi)，確保了醫(yī)院工作效率，也為醫(yī)院創(chuàng)造出更高的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益，這也反過來推進(jìn)了醫(yī)院文書檔案現(xiàn)代化管理的不斷發(fā)展。

3、結(jié)束語

在當(dāng)前醫(yī)院文書檔案信息化管理工作中，需要檔案管理部門要加強(qiáng)與職能科室的橫向聯(lián)系及對接，更重視檔案資源的開發(fā)利用，使其與醫(yī)院各項(xiàng)工作保持協(xié)調(diào)性和一致性，確保文書檔案能夠?yàn)獒t(yī)院的可持續(xù)發(fā)展提供高效、高質(zhì)量的服務(wù)，為我國醫(yī)院文書檔案信息化建設(shè)利用水平邁上一個(gè)嶄新的臺(tái)階起到重要的促進(jìn)作用，確保我國醫(yī)療衛(wèi)生建設(shè)事業(yè)的健康、有序發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]楊慧安.醫(yī)院檔案信息化建設(shè)面臨的問題與對策芻議[J].計(jì)算機(jī)光盤軟件與應(yīng)用，2012.04（11）.

[2]楊慧安.醫(yī)院檔案信息化建設(shè)面臨的問題與對策芻議[J].計(jì)算機(jī)光盤軟件與應(yīng)用，2012（4）.