人才交流中心文書檔案管理存在的問題和對(duì)策

姜楠

【摘要】目前我國的人才交流中心文書檔案管理工作在總體良好的環(huán)境下也存在著許多的問題，本文將對(duì)這些現(xiàn)象進(jìn)行分析并總結(jié)出相應(yīng)的解決措施。

【關(guān)鍵詞】人才交流中心；文書檔案管理；常見問題；解決措施

文書檔案管理是整個(gè)檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，其規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是檔案資料的完整性和高質(zhì)量的重要保證，因此結(jié)合這實(shí)際工作中出現(xiàn)的種種現(xiàn)象對(duì)出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析研究、追根溯源找出問題產(chǎn)生的原因，并制定出相應(yīng)的解決措施是保障人才交流中心正常運(yùn)作的步驟。

1、文書檔案管理中存在的問題

1.1檔案管理人員總體素養(yǎng)不高。目前的檔案管理人員都缺乏專業(yè)的管理培訓(xùn)，很多都是直接從其他崗位上調(diào)配過來的，對(duì)與檔案管理工作并不熟悉，尤其是對(duì)于文書檔案工作應(yīng)該遵守的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范并不清楚。這導(dǎo)致檔案管理人員在對(duì)檔案進(jìn)行收集、管理和調(diào)用的過程中沒有一個(gè)科學(xué)的合理的管理方法。

1.2對(duì)檔案管理工作不重視。目前的人才交流中心對(duì)文書檔案管理工作缺乏足夠的認(rèn)識(shí)和重視，在工作中往往不能夠按照科學(xué)的、先進(jìn)的管理方式進(jìn)行管理，而是將檔案簡單的進(jìn)行歸類、存放，并沒有使得檔案管理工作發(fā)揮應(yīng)有的作用。

1.3對(duì)文書檔案管理的保密性認(rèn)識(shí)不足。檔案分為很多級(jí)別，對(duì)于保密度要求比較高的檔案進(jìn)行管理過程中有時(shí)會(huì)存在著各種漏洞，導(dǎo)致很多單位內(nèi)部信息流出，給相關(guān)的單位和個(gè)人帶來極大的損失。尤其是在當(dāng)今信息時(shí)代的背景下，檔案往往分為紙質(zhì)和電子形式兩種，網(wǎng)絡(luò)的不確定因素更多，這給文書檔案的管理帶來了不小的沖擊。

1.4檔案管理利用深度仍然不高。文書檔案管理的意義在于兩個(gè)方面：一是記錄功能，主要記錄單位和個(gè)人活動(dòng)等的信息材料；二是利用功能指要利用記錄保存的資料信息進(jìn)行必要的分類和整理，使得檔案所保存的信息，能夠?qū)挝唤窈蟮墓ぷ靼l(fā)揮相應(yīng)的作用。但是，目前我國人才交流中心的文書檔案管理工作大多只停留在記錄的功能.所記錄保存的信息材料只是單純的記錄單位過去的工作信息，難以對(duì)今后的工作提供決策服務(wù)，導(dǎo)致人才交流中心的很多檔案材料利用率不高。

2、文書檔案管理工作的對(duì)策和措施

2.1提高文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

生活在社會(huì)不斷進(jìn)步、科技飛速發(fā)展的時(shí)代中，各行各業(yè)的學(xué)科技術(shù)都在不斷的更新發(fā)展，檔案管理工作的技術(shù)和理論也具有這一發(fā)展趨勢，因此相關(guān)的管理人員必須不斷的加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)以適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。人才交流中心要鼓勵(lì)管理人員學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念、理論，不斷的提升管理工作的技術(shù)含量，同時(shí)要為管理人員的學(xué)習(xí)提供機(jī)會(huì)，使得文書檔案管理工作能高效。

2.2加強(qiáng)單位對(duì)文書檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)

單位要運(yùn)用發(fā)展的眼光，轉(zhuǎn)變思維方式，積極學(xué)習(xí)認(rèn)識(shí)文書檔案管理對(duì)于人才交流中心的意義。從思想態(tài)度上根本轉(zhuǎn)變對(duì)于文書檔案管理工作的傳統(tǒng)認(rèn)識(shí)。運(yùn)用實(shí)事求是的科學(xué)發(fā)展思維，加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作的了解，給予足夠的重視，只有這樣才能夠保證人才交流中，合更加有效的展開工作。單位檔案工作者一定要發(fā)揮自身對(duì)于檔案工作了解的優(yōu)勢，做好宣傳工作，使得單位所有工作人員尤其是單位的管理者重視文書檔案的管理。從而對(duì)檔案管理投入更多的人力物力支持，在物質(zhì)上能夠保證文書管理工作在單位日常工作中發(fā)揮更大的價(jià)值。

2.3加強(qiáng)文書檔案的保密性

現(xiàn)階段，我國人才交流中心的檔案主要包括紙質(zhì)和電子兩種形式，應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案兩種存在形式的特點(diǎn)，進(jìn)行區(qū)分管理。人才交流中心應(yīng)當(dāng)首先區(qū)別出保密檔案和分保密檔案，對(duì)于保密檔案給予充分的重視，加強(qiáng)保密檔案的日常管理，對(duì)于保密檔案的處理應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章制度辦理。對(duì)于紙質(zhì)保密檔案應(yīng)該注重其原始性。紙質(zhì)文件的原始性不像電子文件那樣不易判斷，文件一旦形成原件的內(nèi)容和形式就很難再發(fā)生不被察覺的變化。所以對(duì)于紙質(zhì)的文書檔案，應(yīng)當(dāng)注重其原始性。電子檔案文件的檔案內(nèi)容不是整體不變的，它的格式容易轉(zhuǎn)變，內(nèi)容也更容易被迫修改和復(fù)制，如果沒有相關(guān)的相關(guān)技術(shù)的檢測，人們很難發(fā)現(xiàn)其是否發(fā)生變化。因此對(duì)于電子文檔的保密應(yīng)當(dāng)注重其加密性。對(duì)于電子保密檔案的保存和利用，應(yīng)當(dāng)采用加密處理技術(shù)，不定期地修改密鑰、加強(qiáng)跟蹤監(jiān)控等方面的技術(shù)處理。

2.4充分增強(qiáng)文書檔案的利用率

文書檔案管理其實(shí)包括兩個(gè)方面的內(nèi)容，一個(gè)是“管”，另一個(gè)是“理”?！肮堋敝饕傅氖菍?duì)人才交流中心各類信息材料進(jìn)行規(guī)范的保管、記錄；“理”則指對(duì)保管、記錄的信息材料進(jìn)行整理、分類，讓文書檔案所記錄的信息材料能夠?qū)挝坏慕窈蟮墓ぷ魈峁┙梃b。所以文書檔案工作者不僅要對(duì)檔案進(jìn)行有效的保管、記錄，也要對(duì)所保存的信息材料進(jìn)行有效的利用，提高其在日常生活中的利用率，避免文書檔案的實(shí)用價(jià)值大打折扣。

2.5加強(qiáng)計(jì)算機(jī)在文書檔案包管理中的應(yīng)用

如果還要延用紙張?jiān)谌瞬沤涣髦行臋n案中的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)作用，那么與當(dāng)下信息化的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代發(fā)展腳步是相違背的。檔案管理的工作人員在陳舊的工作方式下，長時(shí)間接觸統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)就會(huì)在工作中發(fā)生失誤，導(dǎo)致計(jì)算結(jié)果出錯(cuò)。這樣是很難提高檔案管理的工作質(zhì)量與效率的。傳統(tǒng)的工作方式中會(huì)產(chǎn)生很多額外的費(fèi)用，比如說數(shù)據(jù)傳送產(chǎn)生的人工費(fèi)或者是郵寄費(fèi)。為了更加方便快捷的進(jìn)行檔案管理工作，可以編制一個(gè)符合人才交流中心實(shí)際實(shí)際情況的檔案管理軟件，在基層單位、下級(jí)單位中逐一下發(fā)使用，這樣使用統(tǒng)一的格式、模版進(jìn)行檔案信息管理工作數(shù)據(jù)的填寫，經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)將累積的數(shù)據(jù)上傳到所屬單位，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化檔案信息管理。

3、結(jié)束語

人才交流中心的文書檔案管理工作是一項(xiàng)十分重要的工作，是判斷單位檔案管理水平的重要參考，其管理水平的高低對(duì)檔案的影響重大。文書檔案的管理涉及到多個(gè)部門、多個(gè)領(lǐng)域，需要彼此之間相互配合，才能夠做好文書檔案的管理工作。在以后的文書檔案管理工作中我們要及時(shí)的發(fā)現(xiàn)文書檔案管理中出現(xiàn)的問題，不斷創(chuàng)新發(fā)展新的管理理論和管理技術(shù)，為做好人才交流中心的文書檔案管理工作提供保障。

參考文獻(xiàn)

[1]張靜.目前檔案管理中存在的問題及對(duì)策[J].中國新技術(shù)新產(chǎn)品，2011（02）.

[2]耿永莉.淺談工程檔案管理的重要性[J].建材與裝飾（中旬刊），2007（12）.