淺談如何做好電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作

姜福 林耿紅

摘 要：會(huì)計(jì)電算化是通過電子計(jì)算機(jī)對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行系統(tǒng)的計(jì)算處理，它大大提高了會(huì)計(jì)信息的處理速度和準(zhǔn)確性，有助于加強(qiáng)管理提高競(jìng)爭(zhēng)能力，并有效的減輕會(huì)計(jì)工作人員的負(fù)擔(dān)，使他們從繁重而重復(fù)的記賬算賬中解放出來，以更多的精力從事財(cái)務(wù)管理和決策工作。會(huì)計(jì)電算化的普及和應(yīng)用是會(huì)計(jì)發(fā)展的一個(gè)歷史性飛躍，它能更好的促進(jìn)會(huì)計(jì)工作朝標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化的方向發(fā)展。電算化后加強(qiáng)會(huì)計(jì)的基礎(chǔ)管理工作更有其重要的意義。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化 檔案管理 信息化 系統(tǒng)

電算化會(huì)計(jì)檔案，是指存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來的書面等形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)包含了記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等，以及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔以及其他會(huì)計(jì)資料。加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理信息化是會(huì)計(jì)電算化改革和發(fā)展的客觀需要，也是財(cái)會(huì)工作向高水平發(fā)展的重要前提。

一、電算化檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)

1.電算化檔案的內(nèi)容。采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，不僅要保存電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，而且要保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，這便確立了電算化會(huì)計(jì)檔案是雙重的會(huì)計(jì)檔案載體，即傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案與包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤、光盤以及其他磁性介質(zhì)內(nèi)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)等形式的電子會(huì)計(jì)檔案。

2.電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專用材料，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。電算化后的會(huì)計(jì)檔案還包括了存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。也就是說，傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案具有直觀可視性，而存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可以使用，也才具有生命力。另外，會(huì)計(jì)電算化檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的紙張，更主要的是磁性介質(zhì)或光盤。

二、乳山市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局電算化會(huì)計(jì)檔案工作的現(xiàn)狀

乳山市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局自2010年起應(yīng)用用友T3電算化軟件（2015年1月升級(jí)為ERP-U8行政版），對(duì)乳山市35家市直行政事業(yè)單位代賬管理，共有紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案100余宗，包括會(huì)計(jì)憑證、往來款項(xiàng)明細(xì)賬、經(jīng)費(fèi)支出明細(xì)賬、總賬及會(huì)計(jì)報(bào)表等。另外，有電子存儲(chǔ)介質(zhì)3種30余件，包括軟盤15件、光盤7件、可移動(dòng)硬盤8件。

三、如何做好電算化會(huì)計(jì)檔案工作

加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)檔案管理是電算化會(huì)計(jì)工作連續(xù)進(jìn)行的保證，是電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全完整的保證，是電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)正常運(yùn)行的保證。

1.完善各項(xiàng)會(huì)計(jì)檔案管理制度，制定了《乳山市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局代帳行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定》，明確了紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和電算化會(huì)計(jì)檔案的實(shí)施范圍及管理細(xì)則。（1）建立完善歸檔制度：會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管；會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出，并按照有關(guān)部門的要求，及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表。（2）建立完善保管制度：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤與儲(chǔ)存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤等電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編號(hào)，標(biāo)明時(shí)間和文件內(nèi)容，制作檔案管理文件卡片。（3）建立完善借閱制度：查閱會(huì)計(jì)檔案，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)；外單位查閱本部門會(huì)計(jì)檔案，要有單位介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

2.提高會(huì)計(jì)部門工作人員素質(zhì)，完善人員配置結(jié)構(gòu)。由于電算化會(huì)計(jì)，不僅僅是要實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)的功能，更有其他利用計(jì)算機(jī)高速度計(jì)算、分析能力的功能，所以必須相應(yīng)增加專業(yè)人才，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理，為提供更有效的會(huì)計(jì)信息打好基礎(chǔ)；同時(shí)電算化軟件維護(hù)及系統(tǒng)安全的要求較高，這也需要會(huì)計(jì)部門相應(yīng)增加一定數(shù)量的電腦高級(jí)人才，維護(hù)日常運(yùn)作。要努力提高會(huì)計(jì)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化培訓(xùn)，使會(huì)計(jì)人員能夠熟練地操作計(jì)算機(jī)，掌握會(huì)計(jì)軟件的各種自定義功能（包括定義各種轉(zhuǎn)賬公式、數(shù)據(jù)來源公式、費(fèi)用分配公式等）和各種管理功能，充分發(fā)揮財(cái)務(wù)軟件的管理功能，為單位的經(jīng)營(yíng)管理和決策服好務(wù)。

3.采取必要措施，確保會(huì)計(jì)電算化檔案的安全性和完整性。針對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案受質(zhì)量、溫度濕度、磁場(chǎng)等因素的影響較大，易受破壞的特點(diǎn)。在管理時(shí)應(yīng)注意如下問題：（1）在選用保存會(huì)計(jì)檔案的存貯介質(zhì)時(shí)，應(yīng)特別注意選用質(zhì)量較好、可靠性較高的介質(zhì)；（2）對(duì)存放在存貯介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)寫好保護(hù)字樣，存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場(chǎng)所：（3）對(duì)存放往年會(huì)計(jì)檔案的介質(zhì)應(yīng)定期復(fù)制，如每半年復(fù)制一次且最好復(fù)制雙份存放在不同的地點(diǎn)；（4）對(duì)使用時(shí)間較長(zhǎng)的存貯介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行替換；（5）對(duì)硬盤上的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期備份到移動(dòng)硬盤或光盤上。

四、電算化會(huì)計(jì)檔案應(yīng)注意的問題

1.做好會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全隱患防范工作。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確、高效主要依賴于財(cái)務(wù)軟件的質(zhì)量和性能。一旦軟件質(zhì)量出現(xiàn)問題將會(huì)影響到數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確和速度。如果程序中出現(xiàn)嚴(yán)重的病毒，將會(huì)危害系統(tǒng)安全，若不能及時(shí)排除病毒很有可能擴(kuò)大損失。所以我們應(yīng)對(duì)整個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性做一定的工作，如計(jì)算機(jī)病毒的防范。

2.提高電算化會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的主體誠信。無論軟件質(zhì)量如何優(yōu)良，規(guī)章制度如何完善，作為電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)實(shí)施主體的“人”不能發(fā)揮作用，有制度而不去執(zhí)行，一切都將是徒勞無功的。因此，單位管理者應(yīng)當(dāng)重視對(duì)檔案工作人員的選用與培養(yǎng)，增強(qiáng)檔案工作人員的職業(yè)道德水準(zhǔn)和業(yè)務(wù)水平，達(dá)到電算會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的主體誠信。

3.加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的管理與維護(hù)。網(wǎng)絡(luò)安全性的指標(biāo)主要包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識(shí)別等。采用密碼管理和登陸制度控制網(wǎng)上財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的讀??；起用防火墻，隔離會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)與外部訪問區(qū)之間的聯(lián)系，限制外界透過防火墻對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行非法訪問；采用數(shù)據(jù)加密、回響檢查等技術(shù)手段進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理以防止由于遮蔭問題、設(shè)備故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失以及不法分子非法攔截盜用財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息等安全隱患，保障會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全運(yùn)行。

五、結(jié)語

隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，電算化會(huì)計(jì)檔案管理代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工工作是必然趨勢(shì)。加強(qiáng)和完善電算化會(huì)計(jì)檔案管理，將成為各個(gè)行業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作中必須考慮的問題，財(cái)務(wù)檔案管理的好壞將直接影響到單位的管理和效益。我們有理由相信隨著會(huì)計(jì)電算化事業(yè)的蒸蒸日上，會(huì)計(jì)電算化檔案的管理工作也一定會(huì)更出色，我們的工作也將會(huì)有條不紊地進(jìn)行下去。

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作者簡(jiǎn)介：姜福林（1966.10—），男，籍貫：山東省威海市乳山市 學(xué)歷：本科 職務(wù)：乳山市財(cái)政局采購辦副主任；耿紅（1967.11—），女，籍貫：山東省威海市乳山市 學(xué)歷：大專 職務(wù)：乳山市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局財(cái)務(wù)科科長(zhǎng)。