淺談電子檔案管理

張宇峰

摘 要：現(xiàn)今是信息時(shí)代，辦公標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化也逐漸完善。在先進(jìn)的技術(shù)及管理方式下，電子文件大量涌現(xiàn)。本文從電子文件檔案化管理的含義、特點(diǎn)入手，重點(diǎn)分析電子文件檔案化管理的要點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：電子文件；檔案管理；要點(diǎn)

隨著辦公自動(dòng)化和“無(wú)紙化辦公”的普及，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件將逐漸被電子文件所替代，電子文件大量涌現(xiàn)。然而電子文件有別于傳統(tǒng)的檔案文件，它必須通過(guò)復(fù)雜的編碼和解碼過(guò)程，才能提供利用，與載體沒(méi)有必然的聯(lián)系，它可以復(fù)制并存儲(chǔ)于不同介質(zhì)之中，利用者只要獲得允許，就可以隨時(shí)隨地調(diào)出查閱所需的檔案信息。面對(duì)全新的電子文件管理形式，傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)，因此，適應(yīng)現(xiàn)代管理制度和信息社會(huì)的發(fā)展，加強(qiáng)電子文件歸檔工作，對(duì)電子文件實(shí)行檔案化管理成為一個(gè)可供選擇的出路。

一、電子檔案管理的含義

所謂的電子檔案管理，指的是在傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗(yàn)和形式基礎(chǔ)上，結(jié)合電子文件自身的特點(diǎn)，采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)電子檔案實(shí)行文件級(jí)的管理，從而實(shí)現(xiàn)高效、快捷的電子檔案信息管理模式，并相應(yīng)的成立相應(yīng)的電子文件檔案庫(kù)，本著服務(wù)社會(huì)，回報(bào)社會(huì)的原則，發(fā)揮檔案部門的管理和技術(shù)優(yōu)勢(shì)，相對(duì)集中地保存和管理電子文件，為電子文件形成部門提供優(yōu)質(zhì)、穩(wěn)定、安全的存儲(chǔ)環(huán)境和空間，為社會(huì)提供真實(shí)、準(zhǔn)確、快捷的檔案信息服務(wù)。

二、電子檔案的特點(diǎn)

（1）依賴性和不可識(shí)別性。電子檔案要依賴于計(jì)算機(jī)軟、硬件和數(shù)據(jù)庫(kù)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，和傳統(tǒng)的檔案在載體質(zhì)量上是根本不同的。紙質(zhì)檔案都是采用人工可識(shí)讀的記錄符號(hào)，人可以直接讀出；而使用磁介質(zhì)和光介質(zhì)的電子檔案采用的是數(shù)字代碼，只有借助計(jì)算機(jī)解碼，才能轉(zhuǎn)換成人可識(shí)讀記錄。

（2）信息存儲(chǔ)的高密度性。無(wú)論是磁盤、磁帶還是光盤，其存儲(chǔ)量大大高于過(guò)去的各種信息介質(zhì)，特別是光盤，有“海量存儲(chǔ)”之稱，這種信息存儲(chǔ)的高密度性可減少檔案的存儲(chǔ)空間，便于存放。

（3）載體的多樣性。傳統(tǒng)的檔案，記錄信息的載體是紙，變化的是紙張規(guī)格的大小，但電子檔案載體有磁盤、磁帶、光盤等，呈現(xiàn)多樣性。

（4）信息共享性。傳統(tǒng)檔案由于受原件的約束，在同一時(shí)間只能有一個(gè)用戶利用一卷檔案，且要身到現(xiàn)場(chǎng)；但電子檔案可以人在異地，在同一時(shí)間，多人不受空間的限制，同時(shí)共享同一信息，在實(shí)現(xiàn)了局域網(wǎng)和上了因特網(wǎng)后，人們?cè)谵k公室、家中就可以利用檔案信息了。

（5）信息與載體之間的可分離性。電子檔案的信息不具有固定的物理位置，可以以非實(shí)體進(jìn)行加工和管理，這種可分離性造成了電子檔案信息易于更改，不留痕跡，易于復(fù)制、傳輸、便于異地調(diào)閱或形成文件。

從電子檔案的特性可以看出，電子檔案的利用雖然快捷方便，并且可以登上“信息高速公路”，實(shí)現(xiàn)異地遠(yuǎn)程調(diào)閱，給人類、經(jīng)濟(jì)、科技、文化教育等方面帶來(lái)巨大的好處，然而它也帶來(lái)了一些新問(wèn)題，如：①數(shù)據(jù)的易消失性；②信息的不安全性；③信息的易改動(dòng)性；④信息的易出錯(cuò)性；由于這些特性，給原有的檔案工作的基本理論和原則提出了新的挑戰(zhàn)，決定了電子檔案在收集、鑒定、編目、檢索等方面與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有本質(zhì)的不同。

三、加強(qiáng)電子檔案管理制度

（1）電子檔案的形成制度要進(jìn)一步完善。在形成電子檔案的過(guò)程中，必須遵照國(guó)家規(guī)定的統(tǒng)一格式標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于不同媒體電子檔案的接收、存儲(chǔ)、參數(shù)指標(biāo)和載體形式加以規(guī)范。同時(shí)，對(duì)于電子檔案的背景信息和元數(shù)據(jù)也應(yīng)一同加以保存，以保證形成的電子檔案具有完整性。

（2）電子檔案要執(zhí)行更為科學(xué)的歸檔制度。要進(jìn)一步完善電子檔案的管理制度，歸檔制度的完善是必不可少的環(huán)節(jié)。歸檔是整個(gè)文檔管理工作中十分重要的環(huán)節(jié)，但是不同于紙質(zhì)檔案的是電子檔案的歸檔還有許多工作要做。需要檢測(cè)檔案文件在相應(yīng)軟硬件環(huán)境下的有效性；檢查同電子檔案有關(guān)聯(lián)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件，以保證內(nèi)容和相關(guān)說(shuō)明與描述的一致性；電子檔案機(jī)讀目錄及相關(guān)軟件、說(shuō)明等也應(yīng)同時(shí)歸檔；電子檔案所使用的存儲(chǔ)載體是否符合要求。同時(shí)，檔案管理部門還要對(duì)電子檔案的歸檔時(shí)間、范圍及歸檔方式做出明確、細(xì)致的規(guī)定，以維護(hù)電子檔案在程序上的合法性與真實(shí)性。在歸檔制度制定的過(guò)程中，應(yīng)以國(guó)家有關(guān)規(guī)定為參照進(jìn)行，目前，我國(guó)已通過(guò)先后頒布實(shí)施的《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等規(guī)章制度，對(duì)電子文件歸檔工作提出了較為明確的規(guī)定與要求，這些規(guī)章制度的出臺(tái)，確保了電子檔案在歸檔過(guò)程中的科學(xué)性和規(guī)范性。

（3）建立嚴(yán)格的保管制度。電子檔案歸檔后就需要一套嚴(yán)格的保管制度以確保其安全。首先，要把住存儲(chǔ)載體的質(zhì)量關(guān)；其次，要規(guī)范存儲(chǔ)載體的保管條件，電子檔案的保管應(yīng)遠(yuǎn)離有害氣體與強(qiáng)磁場(chǎng)環(huán)境，并建立一個(gè)適合磁、光介質(zhì)保存的物理保管環(huán)境，同時(shí)保持良好的溫度、濕度環(huán)境；再次，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的病毒檢測(cè)，確保保存電子文件的載體不帶病毒，并將載體置于保護(hù)狀態(tài)，同時(shí)，注意對(duì)加密電子檔案的管理最后，為了確保記錄信息內(nèi)容的完整性、可讀性，以及載體無(wú)損傷，應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行安全性檢查，一旦發(fā)現(xiàn)信息或載體產(chǎn)生損壞時(shí)，及時(shí)采取有效的維護(hù)措施，進(jìn)行拷貝或修復(fù)工作。

（4）規(guī)范電子檔案的利用制度。在電子檔案利用階段，相關(guān)的管理工作主要包括對(duì)提供利用過(guò)程的管理和對(duì)人員的管理兩方面。要制定完善的電子檔案利用制度與規(guī)則就必須對(duì)上述兩個(gè)要素加以明確。在利用制度中對(duì)利用過(guò)程和人都應(yīng)做出較為明確的要求。一是對(duì)利用過(guò)程的制度管理。二是對(duì)人員的制度管理。

四、結(jié)束語(yǔ)

電子文件檔案化管理對(duì)檔案部門、對(duì)電子文件形成部門都具有現(xiàn)實(shí)意義。檔案部門在積極參與電子文件檔案化管理的同時(shí)，應(yīng)和技術(shù)部門、法律界和文件形成部門等各行各業(yè)人士密切配合，增強(qiáng)他們的檔案管理、檔案法制意識(shí)，共同推進(jìn)電子文件的社會(huì)化、標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，加強(qiáng)電子文件的檔案管理工作，以確保電子文件檔案化管理工作順利開展，為電子文件檔案信息資源共享做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

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[2]王威.談檔案信息電子化的發(fā)展前景[J].世紀(jì)橋，2010（15）

（作者單位：黑龍江省哈爾濱市花園街道辦事處勞動(dòng)保障事務(wù)所）