檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展途徑分析

蘇秀梅

【摘要】在當(dāng)前信息知識時(shí)代，檔案作為信息的載體，人們對檔案信息的需求不斷增長，在這種情況下，檔案管理工作也取得了較快的發(fā)展。但與當(dāng)前社會和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展速度相比，我國檔案管理現(xiàn)代化的步伐還比較滯后，沒有實(shí)現(xiàn)完全普及，還存在許多不足之處，制約了我國檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。文中對檔案管理現(xiàn)代化的意義進(jìn)行了分析，并對檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展途徑及實(shí)施進(jìn)行了具體闡述。

【關(guān)鍵詞】檔案管理現(xiàn)代化；意義；發(fā)展途徑

在信息技術(shù)快速發(fā)展的當(dāng)今形勢下，我國檔案管理現(xiàn)代化也取得了較快發(fā)展，這也對檔案管理效率及檔案管理質(zhì)量的提升具有十分積極的意義。在檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展過程中，基層檔案管理人員的勞動強(qiáng)度也會隨之降低，使其有更多的時(shí)間來鉆研專業(yè)知識。當(dāng)前我國檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展時(shí)間較短，技術(shù)含量還達(dá)不到較高水平，在實(shí)際工作中還存在一些不足之處，對工作效率和檔案管理質(zhì)量造成一定的影響，因此需要尋求科學(xué)的發(fā)展途徑，更好地推動我國檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展進(jìn)程。

一、檔案管理現(xiàn)代化的意義

（一）有利于檔案管理效率的提升

在現(xiàn)代化檔案管理工作中要充分的利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，檔案管理人員可以從繁重的勞動強(qiáng)度中解脫出來，不僅檔案管理效率得到較大程度提升，而且實(shí)現(xiàn)了檔案信息查詢、檢索的便捷性，為檔案信息的開發(fā)利用奠定了較好的基礎(chǔ)。

（二）有利于企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的實(shí)現(xiàn)

在檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展過程中，檔案數(shù)據(jù)和技術(shù)資料能夠集中進(jìn)行儲備，這些重要資料的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性都能夠得到有效保障，這不僅為檔案資料的查詢帶來較大便利，而且能夠在實(shí)踐中加以利用。特別是通過現(xiàn)代化的檔案管理工作能夠?yàn)槠髽I(yè)發(fā)展過程中所需要的各種信息及時(shí)提供，信息的準(zhǔn)確性和完整性能夠得到有效的保障，這對于企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)具有極其重要的意義。

（三）加快了檔案資源共享的推進(jìn)步伐

在現(xiàn)代化檔案管理工作中，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得以廣泛應(yīng)用，檔案不僅實(shí)現(xiàn)了存儲和管理的數(shù)據(jù)化，而且檔案信息能夠及時(shí)進(jìn)行傳輸，檔案的查找和使用不會受到時(shí)間和地點(diǎn)的限制，有利于提升檔案管理工作效率，確保了檔案資源共享。

（四）節(jié)約了存儲空間

在現(xiàn)代化檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案被轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)資源，將其在硬盤和光盤中進(jìn)行存儲，有效解決了紙質(zhì)檔案存儲占用空間大及不易查找和管理的傳統(tǒng)問題，利用較小的硬盤就可以完成整個(gè)檔案室內(nèi)信息資源的存儲，不僅節(jié)約了空間，還節(jié)約了人力，在攜帶和傳輸上更為便捷。

二、檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展途徑

（一）定期對基層的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化不僅需要設(shè)備上的支持，還需要做好基層檔案管理人員的培訓(xùn)工作。通過對檔案的管理人員進(jìn)行一系列專業(yè)的培訓(xùn)，使其更好的掌握相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，確保其在工作中熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行管理，更好的體現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的意義，同時(shí)，檔案管理人員自身的專業(yè)技能也能夠得到一定提升。在對檔案管理人員培訓(xùn)過程中，也需要基層檔案管理人員要與實(shí)踐活動有效結(jié)合，通過實(shí)踐活動使其明確管理過程中需要完成的工作，在實(shí)踐中能夠?qū)τ?jì)算機(jī)使用情況有一個(gè)初步了解，以便能夠在實(shí)際工作中應(yīng)用現(xiàn)代化設(shè)備來提高檔案管理的水平。通過定期培訓(xùn)，基層檔案管理人員工作效率能夠得到大幅度提高，基層檔案管理人員了解到較常出現(xiàn)的問題，可在實(shí)際工作中對其加以注意和避免。

（二）做好檔案管理現(xiàn)代化的準(zhǔn)備工作

基層的檔案管理人員經(jīng)一定的培訓(xùn)后具有了一定的檔案管理現(xiàn)代化的專業(yè)知識。在這之后就需要做好檔案管理現(xiàn)代化的準(zhǔn)備工作。在這一過程中，要較好地完成檔案的著錄以及標(biāo)注工作，主要是對檔案信息進(jìn)行更深層次的加工，這也是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的過程中必不可少的環(huán)節(jié)。雖然在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的工作中會顯得十分繁瑣困難，但是如果要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，那么準(zhǔn)備工作也就必然不可或缺。在進(jìn)行現(xiàn)代化準(zhǔn)備的工作中，當(dāng)?shù)卣梢詾闄n案館提供一些現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)施，比如新型電腦等管理設(shè)備。也可以采購一些檔案現(xiàn)代化管理方面的書籍，以便基層檔案管理人員在遇到問題時(shí)及時(shí)地進(jìn)行查閱，盡早地解答問題，避免出現(xiàn)較為嚴(yán)重的后果。在另一方面，針對基層檔案管理人員在短時(shí)間內(nèi)無法較好的學(xué)習(xí)掌握高級檔案管理等情況，檔案部門可以聘請一些具有豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)并且理論知識也過硬的檔案管理人員來對基層檔案管理人員進(jìn)行幫教，在幫教的過程中，基層檔案管理人員可以學(xué)習(xí)到豐富實(shí)用的管理知識和經(jīng)驗(yàn)，能夠?qū)⑦@些理論和實(shí)踐知識應(yīng)用到自己的日常工作之中。檔案部門也需要注意，對基層檔案管理人員考核工作需要達(dá)到要求，避免幫教工作無法起到應(yīng)有效果情況。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理

由于標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一，在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的過程中會出現(xiàn)各種問題，例如文中提到采購的檔案管理單位使用的計(jì)算機(jī)往往型號和質(zhì)量參差不齊。因此為了更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，進(jìn)行設(shè)備的統(tǒng)一管理是必不可少的。在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化工作之前，應(yīng)該對各檔案管理單位的電腦等設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一采購工作，并且在進(jìn)行采購工作完成后將操作系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)統(tǒng)一，以利于檔案管理單位能夠較好地使用檔案管理設(shè)備進(jìn)行檔案管理工作。另一項(xiàng)相當(dāng)重要的工作是將各種數(shù)據(jù)進(jìn)行共享，以保證各檔案館之間能夠在工作過程中及時(shí)了解到第一手信息。但是在進(jìn)行數(shù)據(jù)共享和統(tǒng)一的過程中，務(wù)必要注意的是檔案館數(shù)據(jù)的安全，避免在進(jìn)行資源共享和統(tǒng)一的過程中出現(xiàn)不法分子竊取檔案館信息等情況的發(fā)生。在檔案管理現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)過程中，作為具體的操作人員，要對計(jì)算機(jī)使用情況較為熟悉，具有豐富的計(jì)算機(jī)使用經(jīng)驗(yàn)，此外對檔案現(xiàn)代化管理設(shè)備管的使用情況也要十分了解，這樣才能確?，F(xiàn)代化檔案管理的工作質(zhì)量。

三、結(jié)束語

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，我國檔案管理工作發(fā)生了較大變化，在當(dāng)前檔案管理工作中一些新技術(shù)和新方法得以引進(jìn)，這對檔案管理現(xiàn)代化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)起到了積極的推動作用，對我國檔案事業(yè)的健康發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。

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