關(guān)于新時期人事檔案管理工作的幾點(diǎn)思考及建議

尹昱

摘 要： 人事檔案管理作為管理建設(shè)中的一個非常重要的環(huán)節(jié)，與發(fā)展進(jìn)程中的各個環(huán)節(jié)息息相關(guān)，如果檔案管理環(huán)節(jié)出現(xiàn)失誤，那么學(xué)校的整體發(fā)展必將受到影響。檔案管理人員需要不斷進(jìn)行規(guī)范，逐步提升管理水平，能夠?qū)n案進(jìn)行安全存放、合理歸檔。文章從保存、定期檢查、分門別類歸檔、安全存放、備份等方面對如何有效提高人事檔案管理效率進(jìn)行研究與討論，不斷促進(jìn)檔案管理向標(biāo)準(zhǔn)化、健康化、合理性發(fā)展。

關(guān)鍵詞： 人事檔案 管理工作 思考與建議

一、引言

隨著社會水平、科學(xué)技術(shù)、信息技術(shù)等方面的快速發(fā)展，學(xué)校的管理水平也在發(fā)生非常大的變化，而人事檔案管理作為其中的重要一員，當(dāng)然也不能落后，制約學(xué)校的管理建設(shè)水平，不能保障學(xué)校的權(quán)益不被損害。為了實現(xiàn)學(xué)校管理建設(shè)的快速增長，我們需要逐步實現(xiàn)人事檔案管理的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化與自動化等，讓檔案管理進(jìn)行一體化發(fā)展，同時實現(xiàn)檔案材料的歸檔、存放、保存、備份等，不能把人事檔案管理分開討論。為此，我們需要構(gòu)建完善的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，對檔案進(jìn)行安全存放、合理歸檔。

二、新時期人事檔案管理的簡單敘述

人事管理是學(xué)校教職工信息的重要載體，全面記載教職工的基本情況，反映他們的個人經(jīng)歷、能力和德才綜合表現(xiàn)，是學(xué)校全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據(jù)。隨著社會各方面的快速發(fā)展，人事檔案管理不斷向信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、自動化發(fā)展。

三、新時期人事檔案管理的重要作用

隨著社會水平、科學(xué)技術(shù)、信息技術(shù)、管理建設(shè)、人才資源等方面的快速發(fā)展，企業(yè)的管理水平也在發(fā)生非常大的變化，以期適應(yīng)逐步發(fā)展的社會的腳步，為企業(yè)的發(fā)展注入信息化的資源，為企業(yè)的人力資源保存提供最原始的記錄。企業(yè)檔案管理在企業(yè)管理建設(shè)中占據(jù)非常重要的地位，為了加快企業(yè)管理的發(fā)展腳步，我們需要漸漸地加強(qiáng)對企業(yè)的人力資源檔案管理，促進(jìn)其不斷壯大，從而共同為企業(yè)的發(fā)展壯大而保駕護(hù)航。

四、研究與分析人事檔案管理的優(yōu)化方法

1.把人事檔案進(jìn)行收集和歸檔，便于統(tǒng)一管理。

學(xué)校檔案管理人員對檔案進(jìn)行保存的時候，需要對學(xué)校的人事檔案材料進(jìn)行收集和歸檔，對于不同類別、不同性質(zhì)、不同價值、不同意義的檔案材料，需要采取不同的歸檔、存放方式，使用不同的檔案管理箱對他們進(jìn)行分類管理，為以后的檔案利用、安全的人力資源作保障，便于統(tǒng)一管理，進(jìn)而保障學(xué)校的權(quán)益。

2.對人事檔案需要采取備份管理，以備不時之需。

對人事檔案需要采取備份管理，針對紙質(zhì)檔案材料容易老化、破損、潮濕、變質(zhì)等特點(diǎn)及電子信息檔案的易丟失、易被人竊取、一時的疏忽大意可能使得信息材料全無等特征，需要隨時準(zhǔn)備兩手歸檔管理，一份做保存，一份供平時使用，以這樣的方式進(jìn)行檔案管理，可以有效減少資源的損耗、丟失。

3.對人事檔案需要進(jìn)行不定時檢查，對人力資源循環(huán)了解。

對于歸檔、存放的人事檔案資源，需要檔案管理人員對學(xué)校的人事檔案進(jìn)行不定時檢查，以確保檔案資源的安全儲存，人力資源信息的完好無損，沒有出現(xiàn)破損、老化、文字的腐化缺失、霉變，確保電子信息檔案文件的存根、備份、原始材料安然無恙，沒有丟失一些有價值的人力資源材料等，做到對人力資源的循環(huán)了解、調(diào)查，保證檔案管理的安全，盡量保護(hù)學(xué)校的人力檔案資源完整而沒有外泄，以免引發(fā)一些損害學(xué)校利益的事情。

4.對人事檔案進(jìn)行定期地修復(fù)完善，以期構(gòu)建一個完善的人力資源體系。

對人事檔案需要進(jìn)行定期修復(fù)完善，為其正常的工作進(jìn)行做準(zhǔn)備，特別需要注意的是：對于紙質(zhì)檔案材料的管理需要注意其腐爛、潮濕等，因此對于這類型的檔案保存，需要檔案管理人員不定期地對其進(jìn)行檢查、查看；對電子信息技術(shù)的檔案材料，需要及時地保留、存根、備份、信息檢查，確保檔案的健康、安全存放，盡量把檔案信息資源的損失降低到最小，以期構(gòu)建一個完善的人力資源檔案管理體系。

5.對于不同類別的人事檔案，需要分門別類進(jìn)行安全存放。

學(xué)校在發(fā)展過程中，需要分門別類，將不同載體的、不同類別的、不同材質(zhì)的檔案材料進(jìn)行不同的歸檔、安全存放。需要特別注意其中有特別意義的、特別珍貴的、對學(xué)校有重大價值的檔案，進(jìn)行特別保護(hù)。一定要嚴(yán)格地保存完整，并保證時間的持續(xù)性，否則一旦資料丟失，處理起來就會相當(dāng)麻煩。在此過程中，還需要逐步地建立較完善的檔案資料庫，從而對檔案信息資源進(jìn)行分別存放，以期對各行各業(yè)的信息資源進(jìn)行分類管理，便于工作需要資源的時候順手拿出來，使得學(xué)校的資料管理方面更加健全、完善、穩(wěn)定。

6.對于一些特別珍貴的人事檔案，需要進(jìn)行特別的保護(hù)與儲存。

學(xué)校在對檔案進(jìn)行管理的時候，需要特別注意其中有特別意義的、特別珍貴的、對學(xué)校有重大價值和意義的檔案，并對這些特別的檔案材料，需要進(jìn)行特別保護(hù)，專門設(shè)置一個特別的檔案管理中心，對他們實行重點(diǎn)保護(hù)與儲存，以防在需要資料的時候，翻遍所有資料庫都找不到需要的資料。那樣的話，既浪費(fèi)了不必要的時間，又浪費(fèi)了人力資源，更不能達(dá)到預(yù)期效果，得不償失。

五、結(jié)語

在學(xué)校的發(fā)展過程中，人力資源的發(fā)展對其起著非常重要的作用，為了保護(hù)人力資源安全、不外泄，我們需要對人事檔案進(jìn)行管理，對檔案實行歸檔、存根、備份等，運(yùn)用多形式的檔案管理安全保存方法，以此對人力資源檔案資源進(jìn)行保護(hù)，為學(xué)校的發(fā)展提供完整的、準(zhǔn)確的第一手人力材料資源，從而確保學(xué)校的正常開展而不被影響。

參考文獻(xiàn)：

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