淺談中職學(xué)校檔案管理的依法治檔工作

葉志平

【摘 要】中等職業(yè)學(xué)校（以下簡(jiǎn)稱“學(xué)校”）檔案是國(guó)家檔案的組成部分，是學(xué)校從事黨政管理、教學(xué)、科研等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的有查考和利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案工作是學(xué)校管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，學(xué)校應(yīng)重視檔案工作，把檔案工作納入學(xué)校發(fā)展的總體規(guī)劃。筆者結(jié)合學(xué)校檔案工作實(shí)際，就如何貫徹落實(shí)《檔案法》等檔案法律法規(guī)，加快學(xué)校依法治檔步伐，提高學(xué)校檔案工作整體水平，談一些個(gè)人拙見(jiàn)，僅供檔案界同仁參考。

【關(guān)鍵詞】中職學(xué)校；檔案工作；依法治檔

董必武在《題贈(zèng)檔案工作》一詞中寫(xiě)道：“典謨訓(xùn)誥，寶之無(wú)佚”；“只字片言，亦所珍惜”?！皠?chuàng)業(yè)擴(kuò)基，前軌可跡”；“察往知來(lái)，視茲故帙”①。郭沫若先生《題贈(zèng)檔案館》一詩(shī)中也寫(xiě)道：“前事不忘后事師，自來(lái)墳典萃先知”；“國(guó)步何由探軌跡，民情從以識(shí)端倪”②。建國(guó)以后，周總理曾一再?gòu)?qiáng)調(diào)：檔案和檔案工作要“為今天，也為未來(lái)服務(wù)”③。這些題詞寓意深長(zhǎng)，無(wú)時(shí)無(wú)刻不在提醒著我們：檔案價(jià)值的獨(dú)特性和檔案工作的重要性。

1 學(xué)校檔案工作中遇到的瓶頸問(wèn)題分析

長(zhǎng)期以來(lái)，社會(huì)檔案意識(shí)淡薄。學(xué)校也是一樣，相當(dāng)一部分教職工包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在這樣的誤區(qū)：認(rèn)為檔案工作就是把學(xué)校的一些材料集中在學(xué)校檔案室保管，檔案員就是“倉(cāng)庫(kù)保管員”從事著“你查我找”的簡(jiǎn)單事務(wù)性勞動(dòng)。

現(xiàn)階段，很多學(xué)校對(duì)檔案工作不夠重視，不能把檔案工作建設(shè)納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃中，列入重要議事日程，對(duì)檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置、專(zhuān)業(yè)人員配備、經(jīng)費(fèi)投入等不夠重視，從而導(dǎo)致學(xué)校檔案工作發(fā)展滯后。突出表現(xiàn)在以下幾方面：

1.1 學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，思想認(rèn)識(shí)不到位

1.1.1 對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足

《福建省中、小學(xué)學(xué)校檔案管理暫行辦法》（以下簡(jiǎn)稱《管理辦法》）第6條：“中、小學(xué)校要加強(qiáng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，確定一名學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)分管，并列入分管領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)范圍”。

事實(shí)上，很多學(xué)校存在“重教學(xué)、輕檔案”的思想認(rèn)識(shí)。他們認(rèn)識(shí)不到檔案工作在學(xué)校建設(shè)中的重要性和必要性，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)分管檔案工作的校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)較為膚淺，總認(rèn)為學(xué)校檔案管理沒(méi)必要要求那么嚴(yán)格；更有甚者，認(rèn)為檔案工作可有可無(wú)，對(duì)檔案工作不理不睬、不聞不問(wèn)。

這也許是檔案工作效益的隱蔽性使然，檔案工作不直接創(chuàng)造價(jià)值。學(xué)校檔案工作不能產(chǎn)生直接的教改成績(jī)或效果，檔案往往只有等到學(xué)校檢查評(píng)估利用的時(shí)候才顯出它的價(jià)值。

1.1.2 對(duì)依法歸檔的重要性認(rèn)識(shí)不足

《管理辦法》第10條：“凡是在中、小學(xué)各項(xiàng)工作、活動(dòng)中形成的具有查考利用價(jià)值的各種文件材料均屬歸檔范圍”。第13條：“各類(lèi)檔案的歸檔時(shí)間：文書(shū)檔案于次年6月底前歸檔；教學(xué)檔案于本學(xué)年度結(jié)束后歸檔；科技檔案于項(xiàng)目（成果）完成（鑒定）后3個(gè)月內(nèi)歸檔；會(huì)計(jì)檔案立卷后暫由財(cái)務(wù)部門(mén)保管1年后歸檔；聲像檔案于制作后3個(gè)月內(nèi)歸檔”。

實(shí)際工作中，由于某些原因，文件歸檔制度沒(méi)有得到認(rèn)真執(zhí)行，有些文件散存而不歸檔。教職工對(duì)文件歸檔制度的重要性認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為文件歸檔后不如放在自己手中使用方便，不愿意將文件歸檔。

究其原因之一，很多學(xué)校并沒(méi)有把依法歸檔納入教職工的年度考核，造成檔案收集工作困難重重。檔案收集方式大多依靠檔案管理人員主動(dòng)索取，而依靠有關(guān)人員主動(dòng)移交的可操作性不大?？剖夜ぷ魅藛T常常把檔案資料的收集、移交看成是一種負(fù)擔(dān)，甚至不當(dāng)一回事，每到學(xué)期或?qū)W年結(jié)束，即便檔案管理人員多番催促，該移交的檔案資料還是沒(méi)有整理移交。

1.2 檔案管理人員缺乏，專(zhuān)業(yè)水平不高

《管理辦法》第8條：“根據(jù)中、小學(xué)檔案工作的需要，學(xué)校應(yīng)當(dāng)配備專(zhuān)職（兼職）檔案人員。檔案人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備高中或中專(zhuān)以上學(xué)歷，有—定的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，并保持相對(duì)穩(wěn)定?！?/p>

其實(shí)，很多學(xué)校都存在檔案管理人員缺乏、業(yè)務(wù)水平低下的問(wèn)題。由于領(lǐng)導(dǎo)不重視，一般學(xué)校沒(méi)有設(shè)定專(zhuān)職檔案管理崗位，或有的學(xué)校的檔案管理人員是教師兼職或是臨時(shí)配備的。他們不是檔案專(zhuān)業(yè)出身或者不經(jīng)過(guò)培訓(xùn)就上崗，不具備最基本的檔案管理業(yè)務(wù)素質(zhì)，缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)水平不高。理論知識(shí)與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)兼?zhèn)涞臋n案專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員實(shí)在是鳳毛麟角，加上檔案工作人員流動(dòng)性大嚴(yán)重制約著學(xué)校檔案工作的健康發(fā)展。

1.3 檔案行政部門(mén)對(duì)學(xué)校檔案工作監(jiān)管不足

《管理辦法》第9條：“中、小學(xué)檔案工作，業(yè)務(wù)上接受同級(jí)或者上級(jí)的檔案行政管理部門(mén)和教育主管部門(mén)檔案機(jī)構(gòu)的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查”。

盡管檔案行政部門(mén)履行監(jiān)督檢查職責(zé)，開(kāi)展了執(zhí)法檢查活動(dòng)。不過(guò)在執(zhí)法檢查過(guò)程中也暴露出一些問(wèn)題，一些檔案行政部門(mén)對(duì)于學(xué)校存在的檔案違法行為，往往只進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)糾正，久而久之，執(zhí)法檢查變成了上門(mén)服務(wù)，上門(mén)幫助組卷、立卷，以指導(dǎo)替代執(zhí)法、替代執(zhí)罰。而對(duì)于法定破損檔案、不及時(shí)歸檔、歸檔不全、利用不還、檔案面臨危險(xiǎn)等檔案違法行為不作重點(diǎn)深入檢查和追究。

2 加快學(xué)校依法治檔步伐，提高檔案工作整體水平

2.1 大力宣傳檔案法律法規(guī)，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)

檔案意識(shí)是指對(duì)檔案和檔案工作認(rèn)識(shí)、了解、熟悉和掌握的思維，是開(kāi)展依法治檔的一項(xiàng)重要內(nèi)容?！稒n案法》（1988年1月1日施行）、《檔案法實(shí)施辦法》（1990年11月19日發(fā)布施行）、《檔案行政處罰程序暫行規(guī)定》（2000年5月10日發(fā)布布施行）、《福建省檔案條例》（2002年12月18日公布，2003年2月1日施行）、《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》（2013年3月1日起施行）、《福建省中、小學(xué)學(xué)校檔案管理暫行辦法》（閩檔監(jiān)（1999）67號(hào)文件，1999年12月2日印發(fā)），這些檔案法律法規(guī)和文件雖已頒布多年，除檔案管理部門(mén)認(rèn)識(shí)外，多數(shù)教職工包括學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)并不了解、不認(rèn)識(shí)檔案法律責(zé)任，也不重視統(tǒng)一管理檔案的意義，依法自覺(jué)保護(hù)、收集、移交檔案材料的意識(shí)還沒(méi)有真正樹(shù)立起來(lái)。

因此，我們?cè)谝婪ㄖ螜n工作中，要爭(zhēng)取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視，“為貫徹落實(shí)《國(guó)家中長(zhǎng)期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010-2020年）》和《中華人民共和國(guó)檔案法》的要求，探索建立充分利用社會(huì)資源開(kāi)展中小學(xué)社會(huì)實(shí)踐的機(jī)制，教育部、國(guó)家檔案局決定依托各級(jí)國(guó)家綜合檔案館聯(lián)合建立中小學(xué)檔案教育社會(huì)實(shí)踐基地，普遍開(kāi)展檔案教育活動(dòng)”④，把檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí)納入學(xué)校普法教育的整體規(guī)劃，著力提高廣大教職工的檔案法制觀念。除利用學(xué)校廣播室、校園網(wǎng)、辦公平臺(tái)、電子屏幕等載體宣傳外，也可通過(guò)舉辦圖片展覽、知識(shí)竟猜等形式，使廣大教職工真正了解檔案，自覺(jué)遵守檔案法律法規(guī)。還可通過(guò)對(duì)檔案違法案件的處理結(jié)果，以案說(shuō)法，以警世后人，促使廣大教職工特別是領(lǐng)導(dǎo)干部認(rèn)識(shí)到依法治檔的重要性和必要性，不斷增強(qiáng)全員檔案意識(shí)，形成人人關(guān)心、支持檔案工作的氛圍，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案事業(yè)建設(shè)列入重要議事日程。

2.2 加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員素質(zhì)

依法治檔的關(guān)鍵是嚴(yán)格檔案行政執(zhí)法，法律是依靠人來(lái)貫徹執(zhí)行的，法律秩序必須通過(guò)良好的執(zhí)法來(lái)維護(hù)。再好的法律和制度，如果得不到嚴(yán)格的執(zhí)行和遵守，也將形同虛設(shè)。

因此，建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍，成為依法治檔的重要因素。培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員離不開(kāi)經(jīng)常性的教育培訓(xùn)和業(yè)務(wù)交流：一是，要加強(qiáng)檔案人員職業(yè)道德教育，培養(yǎng)吃苦耐勞、愛(ài)崗敬業(yè)精神；二是，要定期選派檔案人員參加各級(jí)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、檔案法制學(xué)習(xí)，掌握科學(xué)的管理方法和較高的業(yè)務(wù)本領(lǐng)，真正做到依法治檔；三是，要加強(qiáng)與兄弟院校的檔案業(yè)務(wù)交流，借鑒經(jīng)驗(yàn)，取長(zhǎng)補(bǔ)短。

2.3 嚴(yán)格檔案執(zhí)法，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)學(xué)校檔案工作的監(jiān)管

依法對(duì)學(xué)校檔案工作進(jìn)行監(jiān)督管理，是《檔案法》賦予檔案行政部門(mén)的職責(zé)，也是實(shí)現(xiàn)中職學(xué)校依法治檔的重中之重。嚴(yán)格檔案執(zhí)法已勢(shì)在必行：

首先，強(qiáng)化檔案執(zhí)法檢查手段。在執(zhí)法監(jiān)督檢查中要改變過(guò)去那種只聽(tīng)聽(tīng)匯報(bào)、看看材料、提提建議、發(fā)個(gè)通報(bào)等做法，真正嚴(yán)格按照《檔案法》及有關(guān)規(guī)定的要求認(rèn)真監(jiān)督檢查，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違法行為和現(xiàn)象，按照規(guī)定程序及時(shí)糾正處理，決不姑息遷就。

其次，建立檔案法制監(jiān)督機(jī)制。注重檔案執(zhí)法的公正，依法對(duì)檔案違法案件進(jìn)行查處，保證執(zhí)法檢查的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性和科學(xué)性。

綜上所述，貫徹落實(shí)《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》、《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》、《福建省檔案條例》、《福建省中、小學(xué)學(xué)校檔案管理暫行辦法》，加快學(xué)校檔案工作依法治檔的步伐，不斷提高學(xué)校檔案工作的整體水平，勢(shì)必將成為中職學(xué)?？沙掷m(xù)發(fā)展的一項(xiàng)重要任務(wù)。

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[6]葉祖華.論高校檔案管理工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].福建檔案，2014（3）.

注釋?zhuān)?/p>

①董必武.題贈(zèng)檔案工作[J].檔案工作，1959（8）.

②郭沫若.題贈(zèng)檔案館[J].檔案工作，1960（3）.

③馮惠玲，張輯哲，主編.檔案學(xué)概論[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2001.

④原載于《中國(guó)檔案報(bào)》.總第2167期第一版[Z].2011.6.16.

[責(zé)任編輯：王楠]