五力模型在物資采購內部控制中的應用

覃宏倩

摘要：物資采購是地方高校運行中非常重要的環(huán)節(jié)，該工作要求采購物資既能夠滿足學校運行和發(fā)展建設的需要，又要物美價廉，充分體現(xiàn)公開、公平、公正的原則。文章以“五力模型”為基礎，結合地方高校物資采購內部控制的相關標準和要求，對現(xiàn)階段我國地方高校物資采購內部控制的具體情況進行分析和探討，提出改進地方高校物資采購內部控制的有效對策，以期推動我國地方高校物資采購工作的進步和發(fā)展。

關鍵詞：五力模型；地方高校物資采購；內部控制

中圖分類號：F253.2 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）007-0000-02

隨著高等教育大眾化時代的來臨，地方高校的辦學規(guī)模也越來越大，采購活動越來越頻繁，所涉資金越來越多。若缺少完善的采購方式、透明的采購程序和有效的監(jiān)督機制，可能出現(xiàn)各方面風險。要規(guī)避各種風險，地方高校就必須對物資采購工作中存在的問題形成清晰的認識和判斷，以“五力模型”理念為指導，努力做好內部控制工作。

一、地方高校物資采購工作中存在的問題

（一）崗位不明確 權責不清晰

當前，多數(shù)地方高校都以2011年《中華人民共和國政府采購法實施條例（征求意見稿）》、2002年《中華人民共和國政府采購法》及1999年《中華人民共和國招標投標法》作為物資采購工作的制度依據(jù)。實際上，上述法規(guī)都只是一種宏觀上的指導和規(guī)范。在具體采購實踐中，由于部分地方高校沒有厘清各個崗位的職責界限，也沒有科學合理的組織牽制，從而導致了一系列問題：有的采購由教學單位進行，有的采購由后勤處進行，有的采購由國資管理部門進行，甚至還存在由個人將采購價格、供應商、采購種類和采購數(shù)量等獨自確定下來，自行辦理采購業(yè)務全過程的不良現(xiàn)象。

（二）預算不充分 采購不合理

在物資采購環(huán)節(jié)，部分地方高校缺少統(tǒng)一的采購標準與管理約束機制，加之地方高校物資采購活動本就名目繁多，從而造成采購計劃編制困難，采購預算大幅偏差，出現(xiàn)多頭采購、過量采購、重復采購、超前采購等一系列問題，嚴重降低了地方高校物資采購的效率 [1]。

（三）程序不完善 方式不謹慎

部分地方高校對政府采購的定義把握得不準，或者故意鉆空子，為了“省”時間而跳過層級審核的過程。在操作過程中，部分采購活動一味考慮小集體、本部門的利益而忽略全局利益，沒有認真做好詳細的市場調研工作，就擅自采用自主采購的方式，選擇供應商也過于隨意，往往導致采購到的商品無法滿足實際需求，學校正常的教學、科研活動受到極大的負面影響。

（四）審核不專業(yè) 合同不周全

物資采購中，一些地方高校雖然按規(guī)定走了程序，但審核環(huán)節(jié)很不專業(yè)，尤其是在最終簽約時，缺乏必要的采購合同簽訂環(huán)節(jié)監(jiān)管。就我們觀察到的情況看，存在的問題主要有：沒有充分考察供應商即簽訂合同；未經(jīng)學校法人的有效授權就擅自簽訂合同；簽訂合同時未經(jīng)審計監(jiān)察部門的批準和咨詢法律顧問意見；合同條款過于簡單、雙方職責及權利義務不明確等。上述各種不周全現(xiàn)象，為地方高校的物資采購埋下了諸多隱患。

（五）結算不規(guī)范 風險不防范

在物資采購工作中，一些地方高校存在大額資金未定期核查、與供貨商債權債務混亂、預付款項管理混亂、應付款項管理混亂、重復付款、單據(jù)不齊等各種支付結算審核不嚴格的問題，規(guī)范意識非常薄弱，也在無形中增加了很多不必要的財務風險。

（六）溝通不順暢 監(jiān)督不完善

部分地方高校的物資采購存在招標時與供貨商溝通不暢，導致錯失最優(yōu)選擇，或者采購部門與審批部門溝通不暢，導致決策缺陷等問題。部分地方高校內控監(jiān)管機制不完善，內部監(jiān)察、審計部門沒有真正參與到采購活動中來，無法充分發(fā)揮監(jiān)督引領作用。

（七）驗收不認真 控制不生效

部分地方高校的物資采購由于存在各方信息溝通不暢等問題，驗收環(huán)節(jié)往往出現(xiàn)驗收人目標不明確、驗收時走馬觀花、不具備驗收資質的人員進行驗收等情況，從而無法嚴格執(zhí)行商品驗收程序，嚴把采購物資質量關。具體的驗收工作中還存在人情驗收現(xiàn)象，使得對物資采購的監(jiān)管控制和努力流于形式，成了無用功[2]。

二、“五力模型”在地方高校物資采購內部控制中的應用

（一）“五力模型”概述

20世紀80年代，波特提出“五力模型”這一理念。他認為，有五種力量決定某一行業(yè)的競爭規(guī)模和程度，它們具有相互促進、相互制約的作用，共同影響著行業(yè)的發(fā)展。這五種力量分別是：同業(yè)競爭者的競爭強度、購買商的議價能力、供應商的議價能力、替代品的威脅、行業(yè)新進入者的威脅。后來，波特的“五力模型”理念成為企業(yè)制定競爭戰(zhàn)略時常用的戰(zhàn)略分析工具。通過對五種力量進行此消彼長的態(tài)勢分析，企業(yè)就能對自身的內在競爭力和外部環(huán)境進行客觀評價和分析，制定出有利于自己發(fā)展的市場策略[3]。

（二） 地方高校物資采購內部控制中的“五力模型”

在實踐中，波特的“五力模型”理念在各行各業(yè)都得到了傳播和推廣。受此啟發(fā)，我們從內部控制的角度，梳理出了影響高校物資采購的五種力量，它們是：學校后勤采購部、招投標管理中心等采購部門，對應物資采購部門的執(zhí)行能力；國有企業(yè)、私營企業(yè)、個體戶等供應食堂物資、實驗設備、教學設備等相關物資和設備的同業(yè)競爭供貨商，對應同業(yè)供貨商的競爭水平和供貨商的議價能力[4]；食堂、科研、實驗、教學等物資使用部門，對應物資使用部門的評價能力；財務、審計、監(jiān)察、學校行政等監(jiān)管部門，對應監(jiān)管部門的監(jiān)督能力。這五種力量相互作用、相互影響，決定了地方高校物資采購內部控制能夠發(fā)揮多大作用。

（三）“五力模型”對地方高校物資采購內部控制的啟示

在地方高校物資采購內部控制中，存在內部監(jiān)督、信息與溝通、控制活動、風險評估、內部環(huán)境等五大要素。其中，內部環(huán)境是地方高校實施內部控制的基礎，風險評估是進行內部控制的關鍵環(huán)節(jié)，程序嚴格的控制活動是開展內部控制的具體方式，信息與溝通是進行內部控制的重要條件，內部監(jiān)督是內部控制得到真正落實的保障因素。顯然，地方高校的內部控制要素和“五力”之間具有高度的相似性和適切性，共同組成了一種近乎完美的結合，能有效促進地方高校物資采購內部控制工作形成良性發(fā)展。

1.高校物資采購部門。在地方高校物資采購工作中，后勤采購部、實驗與設備處、招投標管理中心等屬于主要參與者，財務、審計、監(jiān)察等屬于內部監(jiān)督者。物資采購部門必須科學編制采購計劃和預算，對各部門提交的采購申請進行嚴格把關，完善物資采購的規(guī)章制度，對內部環(huán)境進行最大優(yōu)化。另外，地方高校要自覺接受廣大師生員工的監(jiān)督，不斷提升自身勤政廉政建設水平。在物資采購過程中，學校財務、審計、監(jiān)察部門必須全程參與監(jiān)督，嚴格按照程序進行專業(yè)的審核，認真做好風險評估工作，消除工作隱患，防范財務風險[5]。

2.同業(yè)競爭供貨商。為了在地方高校物資采購中實現(xiàn)成功競標，各種同業(yè)競爭供貨商都會以服務質量、價格優(yōu)勢、產(chǎn)品特色等為切入點，在采購部門面前充分展現(xiàn)自身的競爭力，甚至可能會采用一些非正當?shù)母偁幨侄?。地方高校物資采購部門必須按照“貨比三家”的原則，進行充分的市場調研，加強與供貨商的信息溝通，做好風險評估工作，識破各種花招，抵擋住各種“糖衣炮彈”，嚴格挑選物美價廉的供貨商。

3.物資供貨商。地方高校物資采購成功的關鍵在于對供貨商進行準確科學的選擇。選擇供貨商，必須利用公開招投標的方式，充分了解供貨商的內部環(huán)境，嚴格審核、評估供應商的資質、財務狀況、產(chǎn)品質檢等方面情況。審核、評估物資供應商，其目的在于降低物資采購價格風險、質量風險、合同風險和責任風險，審核驗收單的價格和數(shù)量是否與采購單一致、審核付款手續(xù)是否健全等都是降低上述風險的有效手段。

4.物資使用部門。只有地方高校的物資使用部門才能客觀評價采購回來的設備和物資。物資使用部門對物資價格、質量和性能等的評論，能夠充分體現(xiàn)某次物資采購活動是否成功。為實現(xiàn)對物資采購的有效管理，采購部門與使用部門之間的信息流動應保持通暢。只有這樣，才能完善采購工作的基礎數(shù)據(jù)，明確采購工作的目標，發(fā)現(xiàn)采購工作的問題，正確評價采購的成效，促使地方高校物資采購工作日臻完善。

5.上級監(jiān)管部門。主管地方高校的財政、教育、審計、監(jiān)察等政府行政職能部門，必須充分發(fā)揮監(jiān)管職能，從政策引導、制度建設、預算控制、風險評估、流程跟蹤、信息溝通等方面對地方高校物資采購活動進行全覆蓋式的控制，營造合法、透明、廉潔的內部環(huán)境，促進信息的充分流動，確保整個采購活動規(guī)范有序進行。

三、基于“五力模型”完善地方高校物資采購內部控制的對策

（一）以制度化建設培育良好的內部環(huán)境

良好的內部環(huán)境可以促進地方高校物資采購活動的規(guī)范化。地方高校的內部環(huán)境，歸根結底是各種制度在運行過程中相互作用的結果。我們認為，地方高校物資采購活動必須有人員配備制度、崗位職責制度、行政審批制度、財務管理制度、招投標制度、審計制度、采購管理辦法等制度的支撐。上述制度的建立和完善，既要以國家相關法律法規(guī)為基準，做到有法可依，有章可循，又要密切結合地方高校的實際情況，做到因地制宜、因時制宜。只有這樣，才能培育出有利于地方高校物資采購內部控制的整體環(huán)境。

（二）以專業(yè)化評估降低采購風險

物資供貨商的多元競爭給地方高校物資采購活動帶來了極大的不確定性，隨之而來的則是各種潛在的采購風險。如果地方高校對自身需求、市場信息、行業(yè)趨勢、供貨商詳情等缺乏深入的了解和科學的分析，潛在的風險就可能更大。降低采購風險，必須借助專業(yè)性的人員和專業(yè)化的審核評估。為避免不必要的損失，地方高校物資采購人員必須依托專業(yè)知識，科學合理地設定相關采購物資的目標，做好對物資采購的風險識別和分析工作，制定完善的風險應對策略。

（三）以規(guī)范化程序加強采購過程控制

地方高校物資采購過程涉及物資使用部門申請，監(jiān)管部門審批，采購部門招標、談判、采購等多項內容。如果這些內容在執(zhí)行過程中程序不規(guī)范，必將造成內容的混亂、風險的提升乃至整個采購活動的失控。加強對采購過程的控制，必須從采購計劃編制、采購活動審批、采購價格申報、采購合同簽訂、采購計劃執(zhí)行、采購物資驗收、采購經(jīng)費管理等各個環(huán)節(jié)出發(fā)，嚴格按照風險應對策略進行規(guī)范的程序化操作，將采購過程控制的主動權牢牢掌握在監(jiān)管者手中。

（四）以開放和公平促進信息流動與溝通

作為購買方，地方高校物資采購部門必須具備一定的議價能力，全面掌握市場供需狀況、競爭狀況、產(chǎn)品質量、供貨商信譽等相關信息。要做到這一點，地方高校物資采購部門必須要保持開放的狀態(tài)，聆聽相關部門和專業(yè)人士對各種觀點的公平討論，分析市場上同類產(chǎn)品的公平競爭，通過信息的充分流動和溝通，過濾掉對采購活動無益的內容。這種開放狀態(tài)既需要充分利用互聯(lián)網(wǎng)的信息功能，更要積極開展線下的部門溝通、市場調研、供需談判等活動，從廣度和深度上保證信息的質量，更好地服務于物資采購工作。

（五）以督查和問責強化內部監(jiān)督

保障地方高校物資采購活動的規(guī)范有序，建立完備的制度只是第一步。要將建立好的制度真正落到實處，必須開展強有力的內部監(jiān)督，而督查和問責則是這種監(jiān)督的有效形式。督查者要獨立于物資采購活動之外，督查內容要指向采購活動的各個環(huán)節(jié)、所有相關人員。督查時，一旦發(fā)現(xiàn)問題，就應立即啟動問責機制追究相關人員責任。督查和問責結果要在全校范圍內公布，接受師生員工的質詢與監(jiān)督。只有這樣，地方高校物資采購的內部控制才能真正產(chǎn)生實效。

四、結語

波特“五力模型”為我們審視地方高校物資采購工作提供了全新的視角，幫助我們確定了影響地方高校物資采購工作成效的五種因素。從這些因素出發(fā)，我們找到了促進地方高校物資采購工作良性發(fā)展的框架思路，按照這一思路來完善地方高校物資采購活動的制度建設，可以完成物盡其用、廉潔高效的采購活動。這既能最大化規(guī)避財務風險，又能滿足學校發(fā)展需求，適應高校廉政文化建設的潮流，是地方高校發(fā)展進程中管理者寶貴的文化財富。

參考文獻：

[1]李生賀.基于內部控制五要素分析的ST研究所內部控制現(xiàn)狀及對策[J].中國鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會計，2015（12）.

[2]羅桂蘭.關于加強行政事業(yè)單位會計內部控制的探討[J].科技經(jīng)濟市場，2015（12）.

[3]鄔學敏.事業(yè)單位內部控制存在的主要問題、成因及建議分析[J].會計師，2015（24）.

[4]楊荻.高等學校資產(chǎn)內部控制體系建立的必要性和著力點[J].中國鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會計，2015（12）.

[5]張曉莉.關于高校財務建立內控制度的思考[J].科技信息，2012（09）.

[6]袁路明.關于高校內控制度建設的思考[J].經(jīng)濟師，2001（10）.

[7]何麗紅，劉曉光.淺議高校內控制度的問題及對策[J].河南職工醫(yī)學院學報，2014（05）.

[8]馬四海，王英輝，郭躍顯.基于COSO框架的我國高校內部控制分析[J].石家莊鐵道大學學報（社會科學版），2010（02）.