職業(yè)技術(shù)學(xué)校合并過(guò)程中檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

林建華

摘 要：?jiǎn)挝缓喜?huì)對(duì)檔案管理工作造成不利影響。本文以福州第一技師學(xué)院為例，探討了職業(yè)技術(shù)學(xué)校合并過(guò)程中的檔案管理，指出了學(xué)校合并初期檔案管理存在的不足，并介紹了改善和提高檔案管理水平的方法。

關(guān)鍵詞：職業(yè)學(xué)校 合并 檔案管理

檔案管理的目的是要讓它再現(xiàn)真實(shí)歷史面貌，并能對(duì)檔案進(jìn)行有效開(kāi)發(fā)利用，從而為社會(huì)提供服務(wù)。隨著我國(guó)職業(yè)教育的發(fā)展，職業(yè)學(xué)校的檔案管理工作變得十分重要，特別是整合合并的職業(yè)學(xué)校，其檔案管理工作更有待加強(qiáng)。根據(jù)職業(yè)教育發(fā)展的需要，福州第一技師學(xué)院由福州市第一技工學(xué)校、福建省機(jī)械工業(yè)技術(shù)學(xué)校和福州市輕工業(yè)學(xué)校調(diào)整合并而成。本文分析了學(xué)院整合后檔案管理工作的現(xiàn)狀與不足，并對(duì)解決對(duì)策進(jìn)行了探究。

一、學(xué)校調(diào)整合并后，檔案管理的現(xiàn)狀與不足

1.學(xué)校合并初期，基礎(chǔ)設(shè)施不健全

學(xué)校合并初期，新的學(xué)校行政辦公樓尚未完工，辦公用房緊張，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案室，原來(lái)三所學(xué)校的文書(shū)、人事、會(huì)計(jì)、基建等檔案，仍由原來(lái)檔案兼職人員保管，分散在各相關(guān)辦公室。

2.學(xué)校合并后，新的機(jī)構(gòu)編制尚未核定

學(xué)校合并后，人員的工作狀態(tài)還不穩(wěn)定，人心思動(dòng)，處室人員還等待重新調(diào)配。再加上沒(méi)有專(zhuān)職的管理人員，人員素質(zhì)參差不齊，對(duì)檔案管理工作非常不利。

3.檔案意識(shí)淡薄，收集工作不能按常規(guī)辦理

在學(xué)校合并搬遷過(guò)程中，大量的文件材料滯留在經(jīng)辦人手中，檔案材料要多次催促，才能移交，造成歸檔時(shí)間的拖延，給檔案查找?guī)?lái)不便。

檔案管理工作有基礎(chǔ)設(shè)施不健全的問(wèn)題，有機(jī)構(gòu)編制不夠健全的問(wèn)題，有檔案意識(shí)淡薄的問(wèn)題，也有管理不到位的問(wèn)題等。要解決這些問(wèn)題，關(guān)鍵是要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案意識(shí)，健全、完善檔案管理制度，培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍。

二、學(xué)校調(diào)整合并后，檔案管理的建設(shè)與發(fā)展對(duì)策

1.強(qiáng)化檔案管理意識(shí)

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)十分重視檔案管理工作，研究檔案管理工作的問(wèn)題后，及時(shí)召開(kāi)有相關(guān)處室負(fù)責(zé)人及原檔案管理人員參加的專(zhuān)題會(huì)議，強(qiáng)調(diào)檔案管理工作的重要性，明確分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，配齊各處室兼職檔案員，布置清理檔案工作。隨后檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行收集，統(tǒng)一登記，造具清冊(cè)，有力地保證了檔案管理工作的順利開(kāi)展。隨著學(xué)校行政辦公樓的竣工，有了新的綜合檔案室，學(xué)校組織有關(guān)職能部門(mén)，精心實(shí)施了原三個(gè)學(xué)校檔案的合并和交接工作，使檔案合并、搬運(yùn)、交接入庫(kù)工作井然有序、順利完成。

2.健全、完善檔案管理制度

學(xué)校健全、完善了檔案收集、整理、歸檔、保管、利用、保密和檔案人員崗位職責(zé)制度，制定了文件資料收集流程，明確規(guī)定屬于歸檔范圍的文件，各處室和教職工應(yīng)及時(shí)移交檔案室。檔案管理人員在收集材料時(shí)，從手續(xù)是否齊全入手，認(rèn)真細(xì)致地鑒別，對(duì)不符合要求的檔案及時(shí)退回，糾正后再歸檔，并做好簽字確認(rèn)手續(xù)。強(qiáng)化檔案保管安全，檔案庫(kù)房配齊了設(shè)施設(shè)備，加強(qiáng)保密管理，杜絕泄密、失密。隨著制度的完善，檔案管理工作也更加規(guī)范。

3.培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍

要培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍，一是要加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，通過(guò)繼續(xù)教育、網(wǎng)絡(luò)教學(xué)、專(zhuān)題講座等多種方式，提高新檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平，強(qiáng)化他們的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，不斷豐富檔案管理知識(shí)。二是檔案管理人員應(yīng)更新觀(guān)念，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理方式，提高自身綜合素質(zhì)，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，改變以往重保管、輕利用，坐等服務(wù)的方式，提高服務(wù)水平。三是要有創(chuàng)新意識(shí)，與時(shí)俱進(jìn)。學(xué)校目前利用計(jì)算機(jī)管理檔案，仍然停留在索引目錄和檢索案卷目錄的水平，已經(jīng)跟不上時(shí)代的發(fā)展。電子檔案，電子儲(chǔ)存與檢索，檔案管理數(shù)字化、信息化已迫在眉睫，必須更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理檔案的知識(shí)培訓(xùn)，培養(yǎng)一支適應(yīng)檔案管理信息化要求的人才隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化和現(xiàn)代化，使學(xué)校檔案管理工作邁上新臺(tái)階。

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（作者單位：福州第一技師學(xué)院）