淺議人力資源HR系統(tǒng)信息化管理

摘 要：信息化作為現(xiàn)代社會(huì)的重要戰(zhàn)略資源，在當(dāng)前開展內(nèi)部管理時(shí)，只重視生產(chǎn)過程中的資源管理，制度的執(zhí)行力，忽略了對信息資源的有效使用，特別是在人力資源管理上的應(yīng)用。文章重點(diǎn)從人力資源HR系統(tǒng)信息化管理信息化，就目前存在的問題與原因和如何充分發(fā)揮其作用及對策進(jìn)行了闡述。

關(guān)鍵詞：人力資源HR系統(tǒng)信息化管理 信息化資源 HR系統(tǒng)特點(diǎn)

中圖分類號：F240 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914（2016）05-253-02

隨著我國市場競爭的加劇，人力資源管理工作在企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展中的作用日益凸顯。一個(gè)企業(yè)能否健康發(fā)展，在很大程度上取決于員工素質(zhì)的高低于否，取決于人力資源管理在企業(yè)管理中受重視程度。人力資源管理通過人力資源規(guī)劃、招聘錄用、培訓(xùn)開發(fā)、績效管理、薪酬福利管理、勞動(dòng)關(guān)系管理幾方面來對企業(yè)日常運(yùn)行進(jìn)行管理。企業(yè)要想在市場競爭中取得優(yōu)勢，就得做好這幾個(gè)環(huán)節(jié)。其中科學(xué)有效地搞活企業(yè)內(nèi)部分配，合理有序地進(jìn)行人員的利用和配置，從而逐步推進(jìn)勞動(dòng)工資管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化已日趨重要。人事、檔案、工資管理是企業(yè)現(xiàn)代化管理中不可分割的一部分，它與每個(gè)職工的切身利益息息相關(guān)，勞動(dòng)者素質(zhì)的高低和其勞動(dòng)生產(chǎn)積極性的大小直接影響到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。安陽鋼鐵股份公司目前有三萬多在職職工，兩萬兩千多離、退休職工。二級單位人勞科管理的數(shù)據(jù)主要是有關(guān)在職職工和退休職工的各方面信息、工資信息、勞動(dòng)保險(xiǎn)信息、人員調(diào)配信息及專業(yè)人員的學(xué)歷職稱信息等。數(shù)據(jù)量非常大，覆蓋面積非常廣，人員流動(dòng)特別頻繁，工資和調(diào)資的各種統(tǒng)計(jì)手工處理極其繁瑣和復(fù)雜，學(xué)歷職稱的更新速度也比較快，各種信息的反饋要求及時(shí)準(zhǔn)確，愈來愈迫切地要求實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)程序更新系統(tǒng)統(tǒng)一管理。公司及二級單位人事、檔案、工資管理信息系統(tǒng)原采用FOXPRO6.0數(shù)據(jù)庫技術(shù)，人力資源處經(jīng)過一系列的系統(tǒng)調(diào)查、需求分析和總體設(shè)計(jì)，開發(fā)出一個(gè)集人事、檔案、工資于一體的管理信息系統(tǒng)HR人力資源數(shù)據(jù)庫技術(shù)，取代了以往的落后程序計(jì)算、造表和相關(guān)查找統(tǒng)計(jì)的落后管理模式，在很大程度上改變了僅僅用計(jì)算進(jìn)行打表的單一性操作，大大提高了微機(jī)使用效率，減輕了業(yè)務(wù)管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，初步實(shí)現(xiàn)了人力資源管理業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化管理，具有較強(qiáng)的實(shí)用性。

一、系統(tǒng)設(shè)計(jì)

1.HR系統(tǒng)概況。

該系統(tǒng)是為了滿足各二級單位人勞業(yè)務(wù)的需求而設(shè)計(jì)的，二級廠勞資料主要負(fù)責(zé)完成本單位職工的工資計(jì)算，發(fā)放并匯總通過網(wǎng)絡(luò)上報(bào)人力資源處，以及職工在單位內(nèi)部的調(diào)配、職工檔案的錄入、修改、維護(hù)和掃描。此外，還要查詢統(tǒng)計(jì)本單位內(nèi)所有的專業(yè)技術(shù)人員的學(xué)歷、職稱情況等等。由于職工檔案、工資信息大，人員變動(dòng)特別頻繁，工資統(tǒng)計(jì)、匯總十分繁瑣和復(fù)雜，僅靠人工管理，不僅常常會(huì)發(fā)生數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，而且即使業(yè)務(wù)人員加班加點(diǎn)統(tǒng)計(jì)出來的數(shù)據(jù)仍然有較大的出入，甚至前后吻合不上，從而影響了領(lǐng)導(dǎo)的經(jīng)營決策。而在當(dāng)今的信息社會(huì)，企業(yè)要生存要發(fā)展，必須要向管理要效益，有效地提高現(xiàn)代化的勞資管理水平。該系統(tǒng)在各單位的檔案信息建立起來的前提下，以檔案為基礎(chǔ)，工資為主干，結(jié)合人勞的實(shí)際，進(jìn)行檔案、工資、員工信息的各種查詢、統(tǒng)計(jì)、打印，充分考慮到了用戶因素，功能擴(kuò)展因素和環(huán)境因素等，較好地滿足了各單位需求，具有較強(qiáng)的實(shí)用性。

2.HR系統(tǒng)功能。

該系統(tǒng)完成了以下功能：

（1）員工信息管理：主要負(fù)責(zé)本單位各類人員的工作證號、姓名、曾用名、車間、班組、性別、檔案身份、職務(wù)、學(xué)歷、職稱、鑒定工種、技術(shù)等級、取證時(shí)間、合同類別、合同起止時(shí)間、公積金賬號、身份證號碼、社會(huì)保障號碼、籍貫、檔案編碼、聯(lián)系電話等信息的錄入、修改、查詢、更新以及人員花名冊的打印，進(jìn)行人員檔案中多種信息的統(tǒng)計(jì)。

（2）員工薪資管理：主要完成本單位職工的工資計(jì)算，員工車間班組變動(dòng)、工種變動(dòng)、調(diào)資及考勤錄入管理并將匯總信息上報(bào)。

（3）獎(jiǎng)金管理：主要完成本單位職工的資金計(jì)算、錄入、匯總統(tǒng)計(jì)以及單表和匯總表的打印。

（4）話費(fèi)管理：主要完成本單位職工的電話費(fèi)用的錄入、查詢、核實(shí)、打印。

（5）系統(tǒng)維護(hù)：主要完成本系統(tǒng)內(nèi)各種類編碼的數(shù)據(jù)維護(hù)以及基礎(chǔ)庫的備份和恢復(fù)等。

3.HR系統(tǒng)性能。

（1）安全性。由于人力資源系統(tǒng)主要管理全公司職工的工資及個(gè)人信息，有一定的保密性，其中職工工資屬公司機(jī)密，所以為了確保本系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性和保密性，采取了以下措施：

a.防止非法用戶使用。對每個(gè)合法用戶都能給出自己使用的用戶名和密碼。在進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)用戶必須輸入正確的口令后，方能進(jìn)入。b.防止非法數(shù)據(jù)錄入。對每級菜單中的每個(gè)條目，數(shù)據(jù)庫及其字段的操作權(quán)限都做了嚴(yán)格限定，以防數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)受到非法更新。c.嚴(yán)格定義字段的類型、值域和外部約束，來保護(hù)數(shù)據(jù)的合法性。

（2）可靠性。人力資源HR系統(tǒng)主要負(fù)責(zé)整個(gè)公司職工工資信息管理和工資的調(diào)配管理，所以系統(tǒng)要求有很高的可靠性，以防止非法操作和意外事故對系統(tǒng)的破壞，在對可靠性設(shè)計(jì)上，本系統(tǒng)從以下幾個(gè)方面做了考慮：

a.在程序設(shè)計(jì)中，對于數(shù)據(jù)更新、刪除、退出等操作，給出確認(rèn)提示，防止誤操作對數(shù)據(jù)庫的破壞。b.提醒用戶對錄入、更新的數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗(yàn)，確認(rèn)無誤后提交。c.對二級單位微機(jī)的操作，對每次數(shù)據(jù)更新、修改都提醒硬盤備份，在大型機(jī)上數(shù)據(jù)備份定期由公司系統(tǒng)管理員執(zhí)行。d.數(shù)據(jù)的恢復(fù)可由兩條途徑：一是U盤恢復(fù)，二是利用程序內(nèi)的數(shù)據(jù)恢復(fù)功能。

（3）完整性。a.為了保證數(shù)據(jù)的完整性和一致性，對所有數(shù)據(jù)的錄入和修改均出自一處，各單位（除公司人力資源處）只能對本單位職工的有關(guān)信息進(jìn)行錄入、修改和查詢，在修改的同時(shí)，對上級系統(tǒng)相應(yīng)信息修改，所有數(shù)據(jù)庫字段（除姓名、時(shí)間）均采用統(tǒng)一編碼。b.所有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)均滿足第二范式。c.對于數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，計(jì)算前要求進(jìn)行數(shù)據(jù)完整性校檢，在保證無遺漏數(shù)據(jù)情況下再統(tǒng)計(jì)。d.上級系統(tǒng)對職工基礎(chǔ)檔案信息的調(diào)整，通過變動(dòng)通知庫在下級系統(tǒng)啟動(dòng)時(shí)自動(dòng)更新。

4.HR系統(tǒng)模塊結(jié)構(gòu)（結(jié)構(gòu)圖見附表）。本系統(tǒng)的模塊設(shè)計(jì)主要從系統(tǒng)功能出發(fā)為滿足系統(tǒng)要求而設(shè)計(jì)，系統(tǒng)功能均轉(zhuǎn)換為一級模塊，并由此逐步向下劃分。

5.數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)。隨著信息化的發(fā)展人力資源管理實(shí)現(xiàn)了開放式管理，實(shí)現(xiàn)部分功能的外包以及虛擬組織的設(shè)立，最終目的是達(dá)到革新企業(yè)的管理理念，優(yōu)化人力資源管理。當(dāng)人力資源管理從單一的、自上而下的管理，向互動(dòng)、多方位、全面、專業(yè)化的方向發(fā)展的過程中，人力資源的管理理念逐步提升，人力資源部門逐漸成為組織的核心部門。人力資源管理的實(shí)施不但使人力資源向人力資本轉(zhuǎn)變成為可能，使人力資源部門創(chuàng)造的價(jià)格得到認(rèn)可，更促進(jìn)了全員參與管理，使每一位員工都可以參與到人力資源部門的工作中來，改變了傳統(tǒng)的員工在管理過程中處于被動(dòng)地位的狀況，形成了新的互動(dòng)管理的局面。使人力資源管理部門從提供簡單的人力資源信息轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁┤肆Y源管理知識和解決方案，隨時(shí)隨地向管理層提供決策支持，向人力資源管理專家提供分析工具和建議，建立支持人力資源管理部門積累知識和管理經(jīng)驗(yàn)的體系。人力資源管理的實(shí)施轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的人力資源部門為成本部門的印象，通過成本分析，人力資源部門創(chuàng)造的價(jià)值可以以定量的形式表示出來。通過授權(quán)員工進(jìn)行自助服務(wù)、外協(xié)及服務(wù)共享，使人力資源部門日益從瑣碎的行政事務(wù)中解脫出來，扮演起組織的戰(zhàn)略性合作伙伴的角色。

對于數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的選擇，首先要根據(jù)應(yīng)用處理的業(yè)務(wù)、特點(diǎn)去分析數(shù)據(jù)量和處理要求，然后去選擇功能和性能上滿足要求的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。

數(shù)據(jù)是企業(yè)管理的信息資源，盡管企業(yè)的管理模式和管理方法經(jīng)常改變但企業(yè)的基本數(shù)據(jù)是相對穩(wěn)定的，因此在對數(shù)據(jù)源數(shù)據(jù)收集的基礎(chǔ)上，形成盡可能穩(wěn)定的、能在較長時(shí)間內(nèi)為企業(yè)提供信息服務(wù)的數(shù)據(jù)庫，是數(shù)據(jù)庫的基本考慮，也是企業(yè)管理信息系統(tǒng)能否建成的關(guān)鍵所在，也是使數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)科學(xué)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的必由之路。

二、HR系統(tǒng)特點(diǎn)

HR管理信息系統(tǒng)是公司人力資源處結(jié)合二級單位勞人科管理的實(shí)際開發(fā)出的一個(gè)適合安鋼人力資源現(xiàn)狀的系統(tǒng)，目前已正式投入使用。在近三年的系統(tǒng)調(diào)查、分析設(shè)計(jì)和軟件開發(fā)中逐漸形成了自己的特點(diǎn)。

1.采用了先進(jìn)的HR人力資源數(shù)據(jù)庫技術(shù)，為用戶設(shè)計(jì)了具有自己特色的使用畫面。

2.操作簡單，功能比較齊全。

3.在軟件設(shè)計(jì)中把工資和檔案相連，在管理上實(shí)現(xiàn)了兩者互相制約和監(jiān)督。

4.采用了大量的編碼，方便了用戶使用，節(jié)省了數(shù)據(jù)庫使用空間。

三、結(jié)束語

HR管理信息系統(tǒng)自運(yùn)行以來，受到了各級用戶的一致好評，取得了明顯的管理效益和經(jīng)濟(jì)效益。有了計(jì)算機(jī)的分析、統(tǒng)計(jì)、匯總、查詢，不僅大大提高了工作效率，降低了業(yè)務(wù)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，而且減少了決策的盲目性，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供了準(zhǔn)確可靠的依據(jù)。為人力資源管理部門之外的其他管理人員提供各種形式服務(wù)，例如，組織的高層管理人員可以在網(wǎng)上查看人力資源的配置、重要員工的狀況、人力資源成本的分析、員工績效等等；對部門負(fù)責(zé)人而言，可以在網(wǎng)上管理自己部門的員工，例如，可查詢屬下員工的考勤記錄、審批休假申請、進(jìn)行績效管理等等；看本月薪資明細(xì)、福利、獎(jiǎng)金、內(nèi)部招聘信息、各種人事政策、個(gè)人考勤休假情況、注冊內(nèi)部培訓(xùn)課程等等。此類服務(wù)的提供，使得人力資源管理從以前的相對封閉變得開放，滯后管理變成超前管理，這些好處無疑可以改善人力資源管理部門對最高決策者以及全體員工的服務(wù)質(zhì)量，并使得全體人員都能參與到人力資源的管理活動(dòng)中來，從而優(yōu)化了管理結(jié)構(gòu)，整合了管理資源，暢通了信息溝通渠道。以工資計(jì)算和進(jìn)行勞動(dòng)保險(xiǎn)，各年齡段人數(shù)統(tǒng)計(jì)為例，以前計(jì)算工資勞動(dòng)強(qiáng)度大，工資的發(fā)放需要好幾天，新程序啟用后計(jì)算機(jī)進(jìn)行工資計(jì)算、匯總和打印，最多只需一天左右。以往進(jìn)行職工勞動(dòng)保險(xiǎn)和年齡段人員統(tǒng)計(jì)，耗費(fèi)大量的人力和時(shí)間，用新程序輔助業(yè)務(wù)人員工作，不僅節(jié)省了時(shí)間，而且保證了數(shù)據(jù)的精確性。新程序的使用，使人力資源管理工作日趨科學(xué)化、規(guī)范化、合理化。大大提高了人力資源管理的現(xiàn)代化水平，有效地推動(dòng)了安陽鋼鐵公司人力資源管理的辦公自動(dòng)化。

參考文獻(xiàn)：

[1] 安鋼人力資源HR系統(tǒng)管理信息交流材料

（作者單位：安陽鋼鐵股份有限公司第一煉軋廠 河南安陽455004）

（作者簡介：尚俊風(fēng)，女，經(jīng)濟(jì)師，現(xiàn)任職于安陽鋼鐵集團(tuán)股份有限責(zé)任公司第一煉軋廠）

（責(zé)編：玉山）