數(shù)字化管理在國(guó)土資源檔案管理中的適用性研討

孫影

【摘要】本文在初步探索數(shù)字化管理在國(guó)土資源檔案管理中適應(yīng)性的基礎(chǔ)上，對(duì)數(shù)字化建設(shè)措施進(jìn)行了分析，希望能為國(guó)土資源檔案的數(shù)字化管理提供相應(yīng)的支持和借鑒。

【關(guān)鍵詞】國(guó)土資源；檔案管理；數(shù)字化；適用性

數(shù)字化檔案管理主要指將檔案信息借助模擬技術(shù)向著數(shù)字化信息方向轉(zhuǎn)化，并對(duì)已經(jīng)轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式的檔案信息進(jìn)行合理管理的活動(dòng)。一般情況下，數(shù)字化檔案具有存儲(chǔ)簡(jiǎn)單、所占空間小的優(yōu)勢(shì)，在實(shí)際管理過程中檔案信息的安全性也會(huì)有所提升。同時(shí)，借助現(xiàn)代多媒體手段還能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)數(shù)字化檔案信息的資源整合，并將不同類型的檔案制定成規(guī)范格式，分類在數(shù)據(jù)庫(kù)中存儲(chǔ)，便于檔案信息的檢索和共享，也能夠顯著提升國(guó)土資源檔案的有效利用率，為國(guó)土資源管理提供相應(yīng)的輔助。

一、國(guó)土資源檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)涵和主要意義

對(duì)國(guó)土資源檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，具體而言就是使用較為先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，使國(guó)土資源檔案逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化資源的過程，在這一轉(zhuǎn)化過程中，所使用的軟硬件設(shè)備主要有掃描儀、計(jì)算機(jī)、圖像處理技術(shù)以及計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)系統(tǒng)等等，只有合理利用這些軟硬件設(shè)施才能夠完成對(duì)檔案資源的快速轉(zhuǎn)換，切實(shí)推進(jìn)國(guó)土資源檔案的數(shù)字化管理進(jìn)程。

當(dāng)前我國(guó)現(xiàn)存的國(guó)土資源檔案主要以紙質(zhì)檔案為主，這種檔案以紙張為載體，相較于數(shù)字化其存儲(chǔ)空間大、檔案資源使用和共享存在一定的難度。而隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息化進(jìn)程逐漸加快，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用也逐漸增強(qiáng)，國(guó)土資源部門已經(jīng)認(rèn)識(shí)到信息化的優(yōu)勢(shì)，開始嘗試建設(shè)數(shù)字化檔案，在國(guó)土資源檔案管理工作中出現(xiàn)了紙質(zhì)檔案和電子檔案共存的多元局面。同時(shí)，在時(shí)代發(fā)展進(jìn)程中，這種多元化的檔案資源局面必然會(huì)隨著信息技術(shù)應(yīng)用趨勢(shì)的加強(qiáng)向著數(shù)字化管理方向傾斜，檔案管理工作也將轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)數(shù)字化檔案資源的管理。唯有如此，才能夠真正實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的規(guī)范存儲(chǔ)和高效開發(fā)，國(guó)土資源檔案的有效利用率也才得以顯著增強(qiáng)，最終實(shí)現(xiàn)造福社會(huì)，同時(shí)提升檔案管理經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益的目的，為國(guó)土資源檔案管理工作在未來獲得更好的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、數(shù)字化管理在國(guó)土資源檔案管理中的適用性

（一）數(shù)字化檔案的建設(shè)和管理能夠滿足國(guó)土資源檔案多元化管理需求?，F(xiàn)階段，隨著社會(huì)的進(jìn)步和城市化進(jìn)程的加快，我國(guó)國(guó)土資源建設(shè)逐漸增多，國(guó)土資源檔案也更為復(fù)雜，檔案類型呈現(xiàn)出多元化發(fā)展趨勢(shì)，基本包含綜合類檔案、測(cè)繪類檔案、地籍信息檔案等等，并且檔案存儲(chǔ)載體也不盡相同，如影音檔案、電子檔案、紙質(zhì)檔案等，同時(shí)在這些大的類別下還可以劃分出不同的子類型，如國(guó)土資源地籍檔案就可以更為具體地劃分為國(guó)有土地和私有土地兩種形式。因此基于當(dāng)前我國(guó)國(guó)土資源檔案的多元化發(fā)展特征，在實(shí)施檔案管理的過程中也應(yīng)該重視對(duì)多元化管理手段的探索，在實(shí)際管理過程中對(duì)不同類型的檔案進(jìn)行合理劃分并實(shí)施統(tǒng)一管理，進(jìn)而存儲(chǔ)到大型數(shù)據(jù)庫(kù)中，能夠充分表現(xiàn)出數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)，以及數(shù)字化檔案在多元化國(guó)土資源檔案管理中的適用性。

（二）數(shù)字化管理能夠與國(guó)土資源檔案管理的繁雜性相適應(yīng)。在對(duì)我國(guó)國(guó)土檔案進(jìn)行科學(xué)管理的過程中，由于國(guó)土資源檔案管理具有較強(qiáng)的特殊性，不僅種類繁多，而且不同的檔案類型所適用的管理方式也不盡相同，檔案管理的流程相對(duì)復(fù)雜，因此為了進(jìn)一步提升管理質(zhì)量應(yīng)該借助較為專業(yè)的檔案管理知識(shí)，使用智能化的管理手段，真正實(shí)現(xiàn)管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和有序化。而數(shù)字化檔案管理的應(yīng)用能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案資源進(jìn)行數(shù)字庫(kù)和知識(shí)庫(kù)之間的轉(zhuǎn)變，進(jìn)而借助智能信息處理系統(tǒng)完成對(duì)數(shù)字化檔案的分析和整理，對(duì)于檔案管理效率和效果的提升產(chǎn)生著相應(yīng)的積極影響。

（三）數(shù)字化檔案在國(guó)土資源檔案管理更替性方面的適應(yīng)性較強(qiáng)。我國(guó)國(guó)土資源檔案不僅種類繁瑣并且受到地方國(guó)土資源的影響不斷發(fā)生著一定的變化，因此只有借助數(shù)字化系統(tǒng)才能夠解決對(duì)不斷變化著的檔案的更新和管理。簡(jiǎn)單地說，就是隨著城市化進(jìn)程的加快和地籍信息更新頻率的不斷提升，原有的人工管理模式已經(jīng)無法與當(dāng)前國(guó)土資源檔案管理需求相適應(yīng)，因此必須借助智能化和數(shù)字化的手段對(duì)國(guó)土資源檔案加以管理，最大限度地避免信息更新錯(cuò)誤的產(chǎn)生，促使國(guó)土資源檔案管理的實(shí)效得到一定的提升。

（四）數(shù)字化檔案管理還能夠適應(yīng)國(guó)土資源檔案管理整體性的要求。在我國(guó)，國(guó)土資源檔案是國(guó)土資源檔案信息和資源的綜合體，因此必然具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性和完整性，不同檔案資源之間存在一定的聯(lián)系，所以必須實(shí)施統(tǒng)籌管理。而這種統(tǒng)籌管理工作量較大，對(duì)工作的準(zhǔn)確性要求極高，一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)問題必然會(huì)對(duì)整體管理產(chǎn)生不良影響，進(jìn)而造成巨大的損失?？梢?，傳統(tǒng)的人工管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)國(guó)土資源檔案管理的整體性需求，因此必須借助較為先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理，即使發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤也可以借助數(shù)據(jù)的調(diào)整加以彌補(bǔ)，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行，為國(guó)土資源檔案管理工作的良好發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

三、新時(shí)期進(jìn)一步加強(qiáng)國(guó)土資源檔案數(shù)字化建設(shè)和管理的措施

（一）積極更新管理理念，加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化國(guó)土資源檔案管理工作的重視。在國(guó)土資源的實(shí)際管理過程中，只有充分認(rèn)識(shí)到數(shù)字化管理應(yīng)用于國(guó)土資源檔案管理中的重要性，檔案管理工作者才能夠逐步結(jié)合數(shù)字化管理理念對(duì)自身檔案管理工作理念進(jìn)行更新，進(jìn)而為積極推進(jìn)國(guó)土資源檔案的數(shù)字化管理而努力。在我國(guó)，國(guó)土資源檔案管理工作涉及的部門相對(duì)較多，并且這些部門的信息無法完全在數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行記載，嚴(yán)重影響了檔案管理工作中從數(shù)據(jù)庫(kù)到知識(shí)庫(kù)的轉(zhuǎn)化，因此在實(shí)際管理過程中，必須對(duì)管理方式進(jìn)行有效調(diào)整，借助計(jì)算機(jī)設(shè)備和互聯(lián)網(wǎng)積極推行自動(dòng)化管理，并通過數(shù)字化管理中的強(qiáng)大數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的有機(jī)整合，在管理人員的配合下積極推進(jìn)數(shù)字化管理轉(zhuǎn)化進(jìn)程，切實(shí)提升國(guó)土資源檔案管理的規(guī)范性。同時(shí)，各部門在工作中也應(yīng)該結(jié)合數(shù)字化管理思想對(duì)自身管理理念加以更新，自覺在日常工作中將本部門所涉及到的國(guó)土資源檔案上傳到數(shù)據(jù)庫(kù)中，以自身的努力逐步提升檔案數(shù)據(jù)的完整性和連續(xù)性，為國(guó)土資源檔案數(shù)字化管理的有效開展提供相應(yīng)的支持。

（二）制定分步驟的數(shù)字化管理實(shí)施計(jì)劃。基于我國(guó)國(guó)土資源檔案管理工作的復(fù)雜性，檔案管理的數(shù)字化建設(shè)也存在巨大的難度，基于此，管理人員首先應(yīng)該明確國(guó)土資源檔案管理數(shù)字化建設(shè)的難度，認(rèn)識(shí)到這一建設(shè)工作的開展需要得到諸多部門的配合和支持，還需要具備一定的人才資源保障。因此應(yīng)該循序漸進(jìn)地進(jìn)行，在具體的實(shí)施過程中必須制定合理的實(shí)施計(jì)劃，再基于實(shí)施計(jì)劃逐步落實(shí)建設(shè)資金、實(shí)施單位、人才培訓(xùn)、工作人員意識(shí)培養(yǎng)以及基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等工作，為數(shù)字化管理工作的開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。其次，在完成數(shù)字化管理體系的搭建后，還應(yīng)該組織工作人員對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，并對(duì)所轉(zhuǎn)化的數(shù)字化檔案進(jìn)行嚴(yán)格的審查，保證轉(zhuǎn)化工作的可靠性，確保數(shù)字化國(guó)土資源檔案的使用效果。唯有如此，才能夠逐步實(shí)現(xiàn)對(duì)國(guó)土資源檔案的數(shù)字化管理，提升管理實(shí)效。

（三）做好數(shù)字化檔案管理的安全性建設(shè)工作。相較于紙質(zhì)檔案管理，數(shù)字化檔案管理最大的缺陷就是數(shù)據(jù)庫(kù)信息資源的安全性問題，這也是當(dāng)今社會(huì)在國(guó)土資源檔案管理方面推行數(shù)字化建設(shè)所必須面對(duì)的最大障礙。但是隨著信息安全技術(shù)的不斷提升以及對(duì)工作人員進(jìn)行的專業(yè)培訓(xùn)，現(xiàn)階段數(shù)字化檔案信息資源的安全性已經(jīng)能夠得到一定的保障。因此在加強(qiáng)國(guó)土資源檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，一定要提升對(duì)管理系統(tǒng)安全建設(shè)工作的重視，使用高質(zhì)量的防火墻和安全軟件，并組織專業(yè)的安全管理人員定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行管理和維護(hù)，為系統(tǒng)的安全性提供相應(yīng)的保障，為國(guó)土資源檔案信息的安全管理創(chuàng)造條件。

（四）逐步提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。工作人員是各項(xiàng)工作得以順利推進(jìn)的基本保證，在國(guó)土資源檔案的數(shù)字化管理建設(shè)工作中，工作人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)也是一項(xiàng)重要的措施，只有逐步提升工作人員在數(shù)字化檔案管理方面的能力和工作經(jīng)驗(yàn)，才能夠切實(shí)推進(jìn)數(shù)字化檔案管理工作的優(yōu)化開展。在具體操作方面，相關(guān)部門在人才培養(yǎng)工作中應(yīng)該以全心全意為人民服務(wù)作為培養(yǎng)宗旨，在此基礎(chǔ)上對(duì)工作人員進(jìn)行專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，不斷提升其檔案管理素質(zhì)和計(jì)算機(jī)專業(yè)素養(yǎng)，并適當(dāng)?shù)叵蚬ぷ魅藛T講解3S技術(shù)，使其能夠更為適應(yīng)新時(shí)期數(shù)字化國(guó)土資源檔案管理工作的需求，為數(shù)字化檔案管理工作的優(yōu)化開展提供人力資源保障。

四、結(jié)語

綜上所述，國(guó)土資源檔案管理工作具有復(fù)雜性、多元化和整體性的特征，隨著時(shí)代的進(jìn)步，傳統(tǒng)的手工管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)檔案管理的發(fā)展需求，因此十分有必要基于數(shù)字化管理在國(guó)土資源檔案管理中的適用性加強(qiáng)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，逐步提升國(guó)土資源檔案管理的效率和質(zhì)量，為國(guó)土資源管理的發(fā)展提供更好的服務(wù)，促使我國(guó)國(guó)土資源開發(fā)和管理工作在未來得到持續(xù)健康發(fā)展。

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