淺談會計檔案管理的重要性

閻冠坤

【摘要】本文論述了會計檔案管理的重要作用，會計檔案管理中存在的問題及解決對策。

【關(guān)鍵詞】會計檔案；管理；問題與對策

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告等會計核算專業(yè)資料。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)的重要史料和證據(jù)。會計檔案是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案，它是對一個單位經(jīng)濟(jì)活動的記錄和反映。通過會計檔案，可以了解每項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來龍去脈；可以檢查一個單位是否遵守財經(jīng)紀(jì)律，在會計資料中有無弄虛作假、違法亂紀(jì)等行為；會計檔案還可以為國家、單位提供詳盡的經(jīng)濟(jì)資料，為國家制定宏觀經(jīng)濟(jì)政策及單位制定經(jīng)營決策提供參考。因此，加強(qiáng)會計檔案管理可以促進(jìn)財務(wù)管理水平的提高，可以使會計檔案管理工作更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和經(jīng)濟(jì)體制改革服務(wù)。

一、會計檔案管理的重要作用

一是會計檔案是總結(jié)經(jīng)驗、揭露責(zé)任事故、打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域犯罪、分析和判斷事故原因的重要依據(jù)。二是利用會計檔案提供的過去經(jīng)濟(jì)活動的史料。有助于各單位進(jìn)行經(jīng)濟(jì)前景的預(yù)測進(jìn)行經(jīng)營決策，編制財務(wù)，成本計劃。三是利用會計檔案資料，可以解決經(jīng)糾紛，為處理遺留的經(jīng)濟(jì)事務(wù)提供依據(jù)。

此外，會計檔案在經(jīng)濟(jì)學(xué)的研究活動中，發(fā)揮著重要史料價值的作用。會計檔案如此重要，理應(yīng)指派專人按規(guī)定管理。然而，在現(xiàn)實中，各單位管理會計檔案不盡人意。比如：案例一：某鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政所的檔案，分為兩部分管理。近幾年的檔案在財政所辦公室管理，記賬憑證裝訂好后，散落在檔案柜里，分不清年度多少，也沒有裝進(jìn)檔案盒里，屋門白天隨意開著沒人看守。檔案卷旁有一復(fù)印，鄉(xiāng)機(jī)關(guān)人員甚至趕集的群眾隨意出入復(fù)印。案例二：某鄉(xiāng)鎮(zhèn)農(nóng)村集經(jīng)濟(jì)財務(wù)會計中心的會計檔案在鄉(xiāng)檔案室里存放。打開檔案室，屋里非常黑暗，一股發(fā)霉氣味撲鼻而來。檔案室窗子沒有安裝防盜裝置。檔案雖然裝進(jìn)了檔案柜，鑰匙就插在檔案柜上。有的鎖上了，但是找不到鑰匙，無法打開。柜子里的，有些已被蟲蛀。

二、會計檔案管理中存在的問題

（一）會計檔案保管不規(guī)范。有些單位的會計檔案未按要求歸入單位綜合檔案室保管，而是由會計人員自行保管；有些單位沒有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管；有些單位雖設(shè)有專職檔案管理人員，但未接收會計檔案；有些單位由于領(lǐng)導(dǎo)不了解《會計檔案管理辦法》，要求會計人員自行保管會計檔案；還有個別單位由于檔案箱不足，將會計檔案裝入紙箱中，放在會計室的柜頂上或任意堆放。

（二）會計檔案立卷不規(guī)范。有些單位會計憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計人員簽章，會計憑證裝訂封皮項目填寫不全；有些單位的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及會計文件資料混亂放置，活頁賬簿沒按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)填寫封面，會計報表各月份分散存放。會計檔案移交時雙方?jīng)]有按冊清點，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且銷毀檔案也不及時，造成會計檔案積累過多，無處存放。

三、解決會計檔案管理中存在的問題

（一）規(guī)范會計檔案立卷。 裝訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，必須認(rèn)真逐項填寫檔案盒面上的內(nèi)容。年度終了必須封賬，活頁賬簿必須將空白賬頁取出，已設(shè)置會計科目但無業(yè)務(wù)發(fā)生的賬頁則應(yīng)保留。

（二）規(guī)范會計檔案保管。已建立綜合檔案室的單位，財會部門應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，但要由專人負(fù)責(zé)。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。對已離任的會計人員，其會計檔案應(yīng)交本單位綜合檔案室或財會部門保管，不得自行存放。

（三）規(guī)范會計檔案法。建議立法機(jī)關(guān)及早修訂《檔案法》和《會計檔案管理辦法》，把違反“不得”和“應(yīng)當(dāng)”行為的處罰規(guī)定得更全面、更細(xì)致，以利于實際操作。在《會計檔案管理辦法》中，引進(jìn)和細(xì)化《檔案法》“法律責(zé)任”之規(guī)定。

（四）規(guī)范會計檔案檢查力度。建議各個執(zhí)法部門要加強(qiáng)對各單位檔案管理情況的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，形成制度化。為了減輕各單位的負(fù)擔(dān)，可以每隔3年來一次聯(lián)合檢查，對查出的問題，要嚴(yán)格依法處理。

（五）加強(qiáng)會計檔案宣傳的力度。在報紙、廣播、電視、網(wǎng)絡(luò)等有關(guān)媒體，廣泛宣傳會計檔案管理工作的重要性，提高單位負(fù)責(zé)人和會計人員遵紀(jì)守法意識。

（六）加強(qiáng)對會計人員的培訓(xùn)。提高他們的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，提高他們的會計檔案管理水平，對于不具備會計從業(yè)資格的“會計人員”，一律調(diào)離會計崗位。

總之，各單位的領(lǐng)導(dǎo)和會計人員是做好會計檔案工作的基礎(chǔ)，各個執(zhí)法單位是做好會計檔案工作的關(guān)鍵。如果每個部門、單位、個人，都盡職盡責(zé)，建立健全會計檔案管理制度，科學(xué)地管理會計管理，以確保會計檔案工作為國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

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