辦公室安排工作的流程

金美華

【摘要】本文作者結(jié)合工作實踐，總結(jié)出辦公室安排工作的流程，共分七個步驟，可以極大地提高工作效率。

【關(guān)鍵詞】辦公室；安排工作流程；步驟

在辦公室待久了，慢慢發(fā)現(xiàn)了一個有意思的現(xiàn)象。有的人在安排工作時，喜歡著重強調(diào)工作的重要性、工作的步驟、措施，往往還不忘提幾點要求。但是往往除了個別自覺性高的同志會定期完成任務(wù)，其他人似乎沒把這件工作當(dāng)回事。到時間節(jié)點了，驗收工作的時候，才醒悟過來，只好加班加點，“臨時抱佛腳”，自然工作做得不怎么樣。相反，有些工作很有邏輯的人在安排工作的時候，條理很清晰，一二三四五，逐條逐項逐人，既沒過分強調(diào)重要性，也沒提要求，但是往往工作落實得很好。同樣的一群人，安排工作的方式不一樣，結(jié)果竟然會有如此大的差距。通過觀察和思考，筆者總結(jié)了一個安排工作的流程，能極大地提高工作的效率。

第一步：溝通

在安排工作之前一定要與相關(guān)責(zé)任人或責(zé)任部門面對面地溝通，交待工作內(nèi)容、目的及重要性，回答相關(guān)責(zé)任人或相關(guān)責(zé)任部門的疑惑。除此之外，最重要的是要聽聽相關(guān)責(zé)任人或相關(guān)責(zé)任部門對該工作的初步設(shè)想、計劃，以及在開展工作過程中預(yù)想可能會出現(xiàn)的問題或困難。這些問題或困難需要上級或其他部門幫助解決的，一定要積極協(xié)調(diào)，爭取得到配合。

第二步：落實責(zé)任

在第一步的基礎(chǔ)上，把工作按照相應(yīng)的原則細分，然后再把每個小工作安排到具體個人。通過這一步就把責(zé)任落實到具體個人，方便以后工作的檢查、考核和驗收。這一步需要在安排工作之前就細化，也可以在溝通之后，由相關(guān)責(zé)任人或責(zé)任部門根據(jù)實際情況再進一步細化。具體個人承擔(dān)具體責(zé)任，這樣工作得以順利開展，就不會造成到檢查考核時出現(xiàn)相互推托的現(xiàn)象。

第三步：提標(biāo)準(zhǔn)

即提出工作完成時要達到的質(zhì)量要求。這是為了在驗收工作時有據(jù)可依，也是為了檢查第二步中個人責(zé)任落實情況的依據(jù)。所以這個質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要細，要具有可操作性，最好是能量化。對全面的工作有一個總的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對細分后的各項小工作也要有細分后的標(biāo)準(zhǔn)。這一步需要在安排工作之前就做好充分、全面的預(yù)想。所提的標(biāo)準(zhǔn)要切合工作的實際，不能盲目拔高，好高騖遠，否則會打擊接受工作的人的積極性，影響工作的正常開展。

第四步：明確進度時限

工作交待到個人手上了，那么接下來就是個人完成自己“責(zé)任田”里的事了。什么時候驗收呢？按進度要求和完成時限來。明確進度要求和完成時限，其實就是一種無形的督促。不管你在工作過程中采用什么方法，花費了多少時間，那是你個人的事情。最后結(jié)果按照進度要求和完成時限來衡量。同時，根據(jù)每個人承擔(dān)的工作數(shù)量的差別，要設(shè)置不同的進度和完成時限，不能一概而論。

第五步：提示工作流程與方法

在安排工作時，有必要根據(jù)自己以往的工作經(jīng)驗提示相應(yīng)的工作流程和方法，使他們在工作時少走彎路，提高工作的效率。當(dāng)然如果團隊的辦事能力很強，就沒必要做過多的提示，放手讓他們?nèi)ジ?，讓他們在實踐中摸索，也許更能發(fā)揮團隊的創(chuàng)新能動性，收獲意想不到的效果。

第六步：提示工作的重點、難點，以及容易出差錯的地方

當(dāng)然在工作的過程中，難免會出現(xiàn)困難，特別是對于新手或是經(jīng)驗不足的人來說，更容易出現(xiàn)差錯。那么在安排工作的時候，要提示工作的重點，特別是要重點提示工作中的難點，以及根據(jù)以往經(jīng)驗最容易出差錯的地方。這個時候不要隱瞞“前車之鑒”， 防止別人“重蹈覆轍”。這是為了保證工作的進度，也是為了確保整個工作的質(zhì)量。

第七步：相關(guān)說明

主要說明對工作結(jié)果的檢查考核與獎勵。檢查考核按照前面所說的節(jié)點、時限和標(biāo)準(zhǔn)來衡量。同時要說明獎勵的標(biāo)準(zhǔn)和原則，對工作中的表現(xiàn)做到公平、充分的肯定，使大家在以后的工作中能不斷提高整個團隊的工作積極性和效率。

一般來說，只要按照這七個步驟來安排工作，基本上不會出現(xiàn)工作安排不下去，或者工作安排下去之后得不到落實的情況發(fā)生。堅持按照這個流程去安排工作，將會大大提高辦公室工作的效率和質(zhì)量。