試論加強檔案管理的方法和注意事項

葉文鋒

【摘要】文章首先分析了檔案管理工作任務(wù)開展的現(xiàn)狀，總結(jié)管理制度中不完善的內(nèi)容，以及管理方法中存在的落后現(xiàn)象。在此基礎(chǔ)上重點介紹檔案管理的有效方法，并對信息化技術(shù)落實期間需要注意的相關(guān)事項進行總結(jié)，為工作任務(wù)開展提供保障。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；管理方法；注意事項

一、檔案管理的現(xiàn)狀

單位運營期間會產(chǎn)生大量的資料信息，其中一些有用的原始信息會被保存在檔案中。因此檔案管理得到了足夠的重視。但在管理方式上卻存在一些落后現(xiàn)象，并不能滿足使用需求，并且存在制度落實程度不足的問題，基層檔案工作人員仍然按照傳統(tǒng)的方法來進行歸檔管理，雖然經(jīng)驗十分豐富，但先進技術(shù)方法并沒有體現(xiàn)在其中，因此管理效率較低，檔案的安全性得不到保障，更不能在單位運營發(fā)展中發(fā)揮作用?，F(xiàn)階段的檔案工作注重管理，輕視工作服務(wù)性質(zhì)的發(fā)揮，在任務(wù)開展過程中，更是缺乏管理方式的創(chuàng)新研究，工作質(zhì)量達不到預(yù)期的目標(biāo)。明確了現(xiàn)階段檔案管理存在問題后，需要探討解決方案，保障檔案管理期間安全性的同時，也要使檔案真正發(fā)揮使用作用。

二、檔案管理的方法

1、更新管理人員的素質(zhì)

針對檔案管理人員水平較低的問題，可以組織集體培訓(xùn)，定期對在崗人員專業(yè)技能進行考核，沒能通過考試需要繼續(xù)學(xué)習(xí)。在檔案管理工作崗位中，還要形成流動性，使工作人員明白檔案管理的重要意義，并在崗位中不斷學(xué)習(xí)先進的管理知識，人員基本素質(zhì)得到保障后，科學(xué)管理體系也能得到全面落實，傳統(tǒng)管理模式中存在的問題，都能夠得到解決。部分單位的檔案管理工作是由臨退休員工來完成的，可以通過公開招聘來選擇人才，使真正有能力完成任務(wù)的人員得到錄用，在工作崗位中會不斷探討高效方法，提升任務(wù)完成質(zhì)量。檔案管理人員的觀念需要隨時代更新，意識到檔案管理的重要地位，企業(yè)可以對管理人員進行思想教育，提高他們的工作積極性。另外，管理人員的專業(yè)素質(zhì)非常重要。單位在選擇檔案的管理人員時一定要嚴(yán)格要求，提高管理人員的整體素質(zhì)。單位在正式聘用管理人員之前，要對管理人員進行專業(yè)化培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容主要包括檔案管理工作內(nèi)容、管理方法、管理工作出現(xiàn)漏洞應(yīng)采取的應(yīng)急措施等，只有提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，檔案管理工作才有可能做得更好。

2、利用法律手段

單位的檔案中，很多是員工的個人檔案，一旦丟失或者泄漏將會造成嚴(yán)重后果。因此檔案管理需要得到基層工作人員的重視，必要時可以采取法律措施對違規(guī)操作人員進行處罰，確保工作流程的嚴(yán)謹(jǐn)性，避免類似問題再次發(fā)生。機密文件的保護措施中，要將相關(guān)法律法規(guī)落實，并帶領(lǐng)基層工作人員學(xué)習(xí)，這樣才能夠提升工作任務(wù)的完成質(zhì)量，避免違法違規(guī)問題發(fā)生。檔案管理工作涉及到企業(yè)的商業(yè)機密，也涉及到員工的私人信息，對于公司與員工來說都非常重要，因此，當(dāng)事人一定要懂得利用法律手段來維權(quán)。只有將法律手段運用到檔案管理中來才能提高檔案管理的嚴(yán)密性，檔案一旦泄露，企業(yè)就要根據(jù)法律的規(guī)定對相關(guān)人員追究法律責(zé)任，維護檔案的所有權(quán)，這樣一來，相關(guān)人員對檔案管理的責(zé)任意識也就建立起來了。

3、將檔案管理與信息化接軌

傳統(tǒng)檔案管理方法中，雖然工作人員已經(jīng)擁有足夠的經(jīng)驗，但所用技術(shù)落后，先進管理方法并不能體現(xiàn)在其中。想要提升檔案管理效率與安全性，需要在工作階段引入信息化技術(shù)，借助計算機設(shè)備高效完成任務(wù)，將紙質(zhì)檔案通過掃描錄入保存在計算機系統(tǒng)中，使用期間可以直接搜索，這樣能夠節(jié)省大量檔案查找的時間，同時也更安全可靠。通過對檔案的備份處理，如果計算機系統(tǒng)受到病毒攻擊，檔案也不會完全丟失，以此來提升檔案的安全性。信息化技術(shù)需要工作人員掌握基礎(chǔ)的計算機操作技能，在日常辦公中也會接觸到計算機設(shè)備，為信息化管理理念落實提供了可行性?，F(xiàn)在是信息化時代，檔案的管理工作必須與信息化接軌，檔案管理工作與信息化接軌的方式一般是對檔案進行信息化管理，檔案管理的信息化可以極大提高檔案管理的效率，也可以提高檔案使用的靈活性。檔案管理的信息化進程需要大量的計算機設(shè)備以及專業(yè)的技術(shù)人才，單位檔案管理的信息化建設(shè)需要投入很多資金，要注意的問題也非常多，相關(guān)人員應(yīng)該引起高度重視。

4、建立完善的檔案管理制度

針對現(xiàn)有制度中存在的漏洞與弊端進行修改完善，并保障制度的落實程度，領(lǐng)導(dǎo)干部更要加強與基層工作人員之間的交流溝通，明確管理制度落實中遇到的阻礙問題。這樣在對制度進行優(yōu)化時，落實層度才能夠得到保障，為單位運營提供穩(wěn)定的制度保障，檔案也能在其中發(fā)揮積極有效的作用。

5、獎勵科學(xué)合理的獎懲制度

對于檔案管理人員的內(nèi)部控制，也要形成獎罰體系。對違規(guī)操作現(xiàn)象能夠起到制約作用，在崗位中表現(xiàn)突出的員工也能夠得到獎勵，為其他員工樹立工作榜樣，在工作任務(wù)開展期間，制度落實也能因此得到保障，促進檔案管理效率不斷提升，基層員工工作積極性也得到了保障。在獎懲制度中，要保障落實期間的公平性，這樣才能促進工作人員辦公積極性不斷提升，工作任務(wù)完成質(zhì)量也會有明顯的進步。

三、檔案管理的注意事項

檔案管理在引入信息化管理技術(shù)時，要考慮工作人員的適應(yīng)能力，可以對在崗員工進行培訓(xùn)，熟練操作計算機設(shè)備，這樣才能使信息化技術(shù)真正發(fā)揮功能。網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的中心機房選址非常重要，工作人員要對多方面的環(huán)境進行仔細(xì)勘察，不能選擇潮濕的地方，也不能夠選擇電磁干擾性很強的地方。防范網(wǎng)絡(luò)病毒。網(wǎng)絡(luò)病毒給檔案管理帶來了嚴(yán)重的威脅，因此，單位的計算機須安裝殺毒軟件，使用防火墻技術(shù)。殺毒軟件可以進行病毒查殺，及時阻止危險病毒的入侵，確保整個網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。對計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)定期進行維護，以防出現(xiàn)安全隱患。對計算機網(wǎng)絡(luò)進行定期維護可以及時地發(fā)現(xiàn)計算機網(wǎng)絡(luò)中存在的一些不易發(fā)現(xiàn)的問題，并立即采取有效的保護措施，延長計算機的使用壽命。

在保存紙質(zhì)檔案時要注意的問題也有三個，首先相關(guān)工作人員一定要對檔案進行精確分類，在分類時應(yīng)該先對檔案進行基本分類，再進行細(xì)化分類。不管檔案使用電腦存檔還是收藏在單位專用的檔案室。其次，在檔案管理的收藏方面，單位一定要注意檔案室的環(huán)境，謹(jǐn)防潮濕。單位一定要注重檔案的使用，充分發(fā)揮檔案的作用。

四、小結(jié)

隨著我國經(jīng)濟體制的不斷改革與社會的不斷發(fā)展，我們必須對檔案管理手段進行全面改革，及時轉(zhuǎn)變檔案管理理念與技術(shù)，將先進的信息技術(shù)融入其中，提高管理工作的效率，建立相對完善的檔案管理體制，做好相關(guān)的統(tǒng)籌安排，提升風(fēng)險防范意識，開展相關(guān)培訓(xùn)活動加強對檔案管理人員素質(zhì)水平的培養(yǎng)，為我國檔案管理工作的改革奠定基礎(chǔ)。

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