淺析事業(yè)單位人事檔案管理存在問題及對(duì)策

紀(jì)寶輝

摘 要：眾所周知，檔案管理是一項(xiàng)機(jī)密性與專業(yè)性于一身的工作，對(duì)于人才信息進(jìn)行有效的管理，這樣才能幫助企業(yè)對(duì)人才的成長(zhǎng)軌跡具有更加深入的了解，在當(dāng)前事業(yè)單位的人事檔案管理過程中，還是有很多需要的完善的問題，本文對(duì)此開展了論述，希望能夠?yàn)榻窈髾n案管理的相關(guān)事宜提供更多的幫助。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案管理；問題；對(duì)策

檔案管理在事業(yè)單位的重要性不不言而喻，在檔案管理中可以體現(xiàn)出人才所具有的突出技能，無論是在人力還是在財(cái)力上都為選賢舉能提供了重要的依據(jù)。在時(shí)代發(fā)展的今天，加強(qiáng)事業(yè)電位的人事檔案管理是社會(huì)發(fā)展的必然要求，需要相關(guān)管理人員積極的解決其中存在的一些問題，這樣才能促進(jìn)我國(guó)當(dāng)前事業(yè)單位的管理工作進(jìn)一步發(fā)展。

1 事業(yè)單位人事檔案管理中的不足之處

首先存在的問題是對(duì)檔案管理沒有得到足夠的認(rèn)識(shí)，由此造成在管理的過程中較為薄弱，這也是造成管理缺乏有效性的重要原因。很多管理人員僅僅將檔案管理看作是一項(xiàng)保管性的事物，所以在管理經(jīng)費(fèi)上存在嚴(yán)重的不足，這樣就不能配備更加專業(yè)的管理人員，許多員工都身兼數(shù)職，根本就不能完全保證管理的效率。所以這也是當(dāng)前事業(yè)單位管理手段不到位的主要原因。在這種情況下，還缺少對(duì)檔案管理人員的必要培訓(xùn)，造成在這方面的工作意識(shí)不強(qiáng)，也就因此制約了檔案管理水平的提升。在基層的工作崗位上，大多數(shù)檔案管理工作人員都不具備專業(yè)的管理手段，僅僅懂得一些表面化的知識(shí)，而缺少專業(yè)化的水平，所以管理效果并不顯著，經(jīng)常將檔案中的目錄號(hào)與案卷號(hào)等相混淆，造成這些問題的原因都是對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)不充分造成的，針對(duì)這一情況的出資按，檔案管理的核心價(jià)值根本得不到有效的發(fā)揮。

其次，在對(duì)檔案材料進(jìn)行制作的過程中，也存在著不規(guī)范的現(xiàn)象。在檔案管理中規(guī)定了檔案材料制作的紙張，但是很多基層的檔案管理崗位并沒有按照這一要求執(zhí)行，采用不符合規(guī)定的紙張進(jìn)行存檔后，不但造成裁剪上的困難，同時(shí)也會(huì)出現(xiàn)重復(fù)性勞動(dòng)的狀況，在一定程度上制約著案卷的外在美觀，也造成了對(duì)人力、財(cái)力等大量的浪費(fèi)。上述情況是在紙質(zhì)檔案管理中經(jīng)常出現(xiàn)的問題，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案逐漸成為事業(yè)單位辦公中的主要形式，但是電子檔案中也存在較多的隱患，例如安全性以及完整性的問題，都是需要我們加以重視的，這些問題如果得不到有效的解決，最終就會(huì)影響到檔案管理的效率。

第三，在軟硬件的配備上，存在不健全的現(xiàn)象?；鶎訖n案管理對(duì)這方面的問題并沒有得到足夠的重視，所以根本沒有專門設(shè)置進(jìn)行檔案管理的資料室，導(dǎo)致檔案資料隨意堆放，對(duì)于其安全性將會(huì)是極大的影響，有些人員還將檔案放置在較差的環(huán)境中，這樣極容易受到潮濕空氣的影響而產(chǎn)生腐蝕的情況。一些部門雖然開展了電子化的檔案管理，并不會(huì)出現(xiàn)上述的問題，但是在實(shí)際情況中，電子檔案的管理系統(tǒng)還需要得到進(jìn)一步的完善，只有運(yùn)用更加先進(jìn)的系統(tǒng)管理軟件，才能解決當(dāng)前檔案管理中出現(xiàn)的問題。

2 解決檔案管理問題的有效途徑

首先，要想解決檔案管理中存在的問題，首先就應(yīng)該不斷提升其意識(shí)，將檔案管理工作的重要性體現(xiàn)出來，這樣才能激發(fā)檔案管理人員隊(duì)伍朝著更加規(guī)范化與專業(yè)化的方向發(fā)展，只有人員的素質(zhì)提升了，才能更加全身心的投入到檔案管理的工作中，為檔案管理事業(yè)水平的提升創(chuàng)造出更多的貢獻(xiàn)。檔案管理人員提升自身認(rèn)識(shí)程度的方式有很多，例如可以參加自學(xué)培訓(xùn)考試，或是定期進(jìn)行培訓(xùn)，使得自己對(duì)檔案管理方面的相關(guān)工作更加熟悉，為工作效率的提升起到積極的促進(jìn)作用，以更加飽滿的熱情參與到基層檔案管理的工作中去，促進(jìn)我國(guó)的檔案管理事業(yè)朝著更加科學(xué)與健康的方向發(fā)展。

其次，還需要我們對(duì)檔案管理制度進(jìn)行不斷完善。在具體的工作中，要將檔案材料按照一定的要求分門別類的收集好，確保檔案處在規(guī)定的保管期限中，在具體的收集工作中，采用廣泛與重點(diǎn)收集相結(jié)合的方式，做到有側(cè)重的保管檔案。要把握時(shí)間要求，遵循各類檔案的形成規(guī)律，適時(shí)收集；要豐富收集范圍，既要收集紙質(zhì)載體，又要收集照片、錄音帶、錄像帶等磁介質(zhì)載體以及各種具有保存價(jià)值的實(shí)物。要嚴(yán)格按照各類檔案管理要求進(jìn)行整理，做到組卷合理、案卷（件）內(nèi)文件排列有序、案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明、保管期限準(zhǔn)確、案卷（件）封面、卷內(nèi)文件目錄、案卷（件）裝訂結(jié)實(shí)美觀。要實(shí)行各種門類、載體檔案集中統(tǒng)一管理，方便檔案的保管和利用；要積極改善檔案保管環(huán)境和物質(zhì)條件，落實(shí)檔案庫(kù)房、辦公用房和閱檔室三分開，全面配置防潮、防濕、防火、防蟲等安全保管和保護(hù)設(shè)備；要嚴(yán)格按照《檔案借閱制度》開展檔案借閱工作，對(duì)逾期不還、丟失、破損或發(fā)生失竊、泄密事件的，必須依法嚴(yán)肅查處。

第三，注重人事檔案材料收集。材料要齊全，注意將能夠記載德、能、勤、績(jī)、廉等反映干部本人基本面貌的材料收集齊全；內(nèi)容要完整，系列材料要系統(tǒng)成套，特別是結(jié)論性的材料、主要證據(jù)或過程性關(guān)鍵材料，必須全部收集，不能掉頁(yè)少份、缺頭少尾；份數(shù)要適當(dāng)，凡是正、副本均要求收集的材料，需收集2份，不建副本的只需收集1份，既不要多也不要少。檔案材料要由法定作者形成；材料文字要清楚，所指對(duì)象明確，沒有涂改造假，沒有模棱兩可的語言，沒有與實(shí)際情況不符合的信息；材料內(nèi)容要符合干部的客觀實(shí)際，姓名、出生時(shí)間、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、民族、籍貫等自然情況應(yīng)當(dāng)與檔案記載一致。

最后，加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)。檔案是人才信息資源庫(kù)，合理利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于檔案管理，以達(dá)到提高工作效率和延長(zhǎng)檔案壽命的目的。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是檔案服務(wù)于人事工作、人事制度改革與發(fā)展的需要，是我國(guó)整個(gè)社會(huì)主義現(xiàn)代化事業(yè)的一個(gè)具體組成部分，也是適應(yīng)社會(huì)對(duì)檔案信息需求日漸增強(qiáng)的客觀需求。這就要求檔案管理部門進(jìn)一步提高工作效率，準(zhǔn)確、及時(shí)地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時(shí)效性。要提高工作效率，就需要對(duì)人事檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理，利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī)，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存。

結(jié)束語

檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜而艱巨的工作，在不斷的發(fā)展變化中需要我們不斷的面對(duì)困難，并不斷得解決問題，需要與時(shí)俱進(jìn)，增強(qiáng)人事檔案信息的時(shí)效性。注重檔案的服務(wù)性，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。

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