人力資源檔案管理工作中的問題和對策探討

苗青

摘 要：為了充分開發(fā)可以利用的人力資源，人力資源檔案管理單位需要進(jìn)行科學(xué)的檔案管理。人力資源檔案管理工作是人事人才管理工作的重要組成部分，是全面考察選人用人的重要依據(jù)，涉及到機(jī)關(guān)企事業(yè)單位人員的切身利益，因此，人力資源檔案管理單位應(yīng)該提高對人事檔案管理工作的認(rèn)識。本文主要從幾個方面對人力資源檔案管理工作當(dāng)中存有的問題進(jìn)行分析，提出了一些解決對策。

關(guān)鍵詞：人力資源檔案管理；問題；解決措施

在科技迅速發(fā)展的時代，人才作為對科技有重要影響的要素，其人力資源檔案管理有重要的意義。隨著社會的快速發(fā)展，人才流動性也相應(yīng)大大增加，因此，影響人力資源檔案管理的要素逐漸增多，過去的人力資源檔案管理方式已經(jīng)不適合當(dāng)前的需求，其弊端逐漸凸顯。作為人才資源管理的核心——人力資源檔案管理，很多管檔單位沒有注意到其重要性，并沒有建立相應(yīng)完善的檔案管理，缺乏相關(guān)設(shè)施的配備。從目前的形勢來看，現(xiàn)有的人力資源檔案管理制度存在很多問題，處于混亂的狀態(tài)，長期發(fā)展下去會加深人才資源檔案管理中存在問題。要想使人才檔案在辦理保險、調(diào)整工資、辦理退休等方面發(fā)揮其應(yīng)有的作用，就需要及時發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，并及時解決，以便促進(jìn)機(jī)關(guān)企事業(yè)單位更好發(fā)展。

1 人力資源檔案管理工作中的問題

1.1 工作效率不高

為適應(yīng)社會和機(jī)關(guān)企事業(yè)單位發(fā)展的需要，機(jī)關(guān)企事業(yè)單位的相關(guān)工作人員對人力資源檔案管理工作有了比以前更高的認(rèn)識，傳統(tǒng)的管理觀念也在進(jìn)行轉(zhuǎn)變，但是還存在很多問題，那就是其人事檔案管理過程中相關(guān)工作人員的工作效率不高，不能及時把人事檔案整理清楚，順序混亂，投檔材料不及時入檔，現(xiàn)在也沒有及時的傳送到檔案管理網(wǎng)絡(luò)上，整個工作呈現(xiàn)一種滯后的狀態(tài)，嚴(yán)重影響了檔案的利用和相關(guān)工作的開展。

1.2 日常管理工作中存在漏洞

機(jī)關(guān)企事業(yè)單位在進(jìn)行人力資源檔案管理工作時，不能很好的按照相關(guān)制度開展工作，同時相應(yīng)的管理制度也不能緊跟機(jī)關(guān)企事業(yè)單位發(fā)展的需要進(jìn)行實時更新，工作人員對這項影響機(jī)關(guān)企事業(yè)發(fā)展的重要工作缺乏正確的認(rèn)識，同時沒有設(shè)立相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)構(gòu)，人力資源管理的工作人員沒有相應(yīng)的約束機(jī)制，在進(jìn)行人事檔案管理時出現(xiàn)很大的問題。

1.3 服務(wù)能力有待提高

人才檔案的服務(wù)能力在機(jī)關(guān)企事業(yè)單位的整體工作任務(wù)中沒有得到很好的彰顯，人才檔案在管理應(yīng)用中在某些環(huán)節(jié)出現(xiàn)極端問題，由于人才流動的加快，很多人把檔案提走使用后沒有及時歸還甚至丟失，嚴(yán)重影響了以后的工作開展，不利于人員的合理使用。而人事檔案對于社會的發(fā)展和機(jī)關(guān)企事業(yè)單位的人才管理有重要的影響，因此要大力探索更好的人事資源管理模式，提高人才檔案的服務(wù)能力。另外，負(fù)責(zé)檔案管理工作的工作人員缺乏專業(yè)認(rèn)識，不重視檔案管理工作的重要性，工作能力和服務(wù)水平有待提高，對于人才檔案的管理和信息調(diào)用沒有深刻的認(rèn)識，不利于機(jī)關(guān)企事業(yè)單位的人才資源檔案管理工作的開展和完善。

2 人力資源檔案管理工作中存在問題的原因

2.1 工作管理體制的不規(guī)范

很多檔案管理單位對于人事資源檔案管理工作不夠重視，對于人才的檔案管理工作缺乏深刻的認(rèn)識，沒有為之建立規(guī)范的工作管理制度，這樣的問題在中國的大多數(shù)管檔單位中普遍存在，由于領(lǐng)導(dǎo)層的不重視，再加上人事資源檔案管理工作體制存在著很大的欠缺，人事檔案管理的問題不能得到很好的解決，這會嚴(yán)重影響機(jī)關(guān)企事業(yè)單位的健康發(fā)展。

2.2 檔案管理體制存在漏洞

人力資源檔案管理的硬件和軟件設(shè)施不齊全也導(dǎo)致了檔案管理出現(xiàn)問題。檔案管理的硬件和軟件設(shè)施主要是指相應(yīng)的檔案館和人員配備。但是，從目前的形勢來看，很多機(jī)關(guān)企事業(yè)單位在這方面的投入不夠，沒有建立檔案管理的相應(yīng)體制和安排專門的人員，沿用過去傳統(tǒng)的檔案管理體制不適應(yīng)當(dāng)前機(jī)關(guān)企事業(yè)發(fā)展的需要，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理辦法容易受到時間的影響，出現(xiàn)紙質(zhì)變黃甚至被蟲蛀等問題。在現(xiàn)代化技術(shù)時代，人工記錄人力資源的辦法已經(jīng)過時，機(jī)關(guān)企事業(yè)如果沒有緊跟時代潮流更新檔案管理體制，就無法適應(yīng)社會信息化發(fā)展的需要。當(dāng)今也有很多機(jī)關(guān)企事業(yè)單位采取了計算機(jī)手段，采用了先進(jìn)的技術(shù)對人才資源檔案進(jìn)行管理，但是還沒有得到充分的開發(fā)，并沒有在人事檔案管理上得到廣泛應(yīng)用，相關(guān)人員計算機(jī)使用水平有待提高，這些都是影響檔案管理工作的因素，機(jī)關(guān)企事業(yè)應(yīng)該在檔案管理體制上進(jìn)行探索，緊跟時代發(fā)展適應(yīng)機(jī)關(guān)企事業(yè)發(fā)展需要。

2.3 管理人員的服務(wù)能力有待提高

在傳統(tǒng)管理理念的影響下，機(jī)關(guān)企事業(yè)單位工作人員對于人力資源檔案管理的認(rèn)識缺乏，不重視該項工作的作用，沒有為檔案管理工作配備專門的人員，而且采取了一崗多職的辦法，人事檔案管理工作的工作人員頻繁進(jìn)行更換，沒有延續(xù)性，自身兼有其他職位，對檔案工作兼顧不過來，這樣發(fā)展下去，嚴(yán)重降低了檔案管理人員的服務(wù)能力，不利于機(jī)關(guān)企事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理。隨著機(jī)關(guān)企事業(yè)單位的發(fā)展規(guī)模不斷擴(kuò)大，員工人數(shù)也會增加，因此檔案管理工作的任務(wù)增加難度系數(shù)變大，因此對于管理人員的服務(wù)能力應(yīng)該充分重視，設(shè)立專職，緊跟機(jī)關(guān)企事業(yè)單位發(fā)展的需要。

3 提高人力資源檔案管理工作的措施

3.1 提高工作效率

為了適應(yīng)機(jī)關(guān)企事業(yè)單位和社會人才流動的需要，應(yīng)該進(jìn)行專門的人才資源檔案管理工作培訓(xùn)，提高機(jī)關(guān)企事業(yè)單位管理層和相關(guān)人員對檔案管理工作的認(rèn)識水平，設(shè)置專職人員，進(jìn)行信息化管理，設(shè)計獎懲制度，安排監(jiān)督人員加入到檔案管理工作當(dāng)中，提高人力資源檔案管理工作者的工作意識，在各項制度的合力下促使工作效率的提高。

3.2 不斷改進(jìn)管理方式

機(jī)關(guān)企事業(yè)單位要隨時應(yīng)用新技術(shù)進(jìn)行管理，緊跟時代潮流。信息化技術(shù)已經(jīng)融入生活當(dāng)中的方方面面，社會發(fā)展速度加快，人才流動速度日益頻繁，人才的資料信息更新速度加快，在這種情況下需要對人才資源檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，建立相應(yīng)的信息存儲，對檔案的管理要嚴(yán)格規(guī)定格式以及信息獲取途徑，為機(jī)關(guān)企事業(yè)單位建立電子帳號，便于信息查詢和共享。數(shù)據(jù)化的管理有利于人才的調(diào)動等一系列工作的開展，電子儲存方便信息提取和查閱，科學(xué)的管理方式對于人才資源的管理具有重要的意義。

3.3 提高員工的職業(yè)能力

機(jī)關(guān)企事業(yè)單位人才資源檔案管理的工作人員需要具備專業(yè)的素質(zhì)和技術(shù)水平，有強(qiáng)烈的檔案管理意識，對工作人員的要求有利于機(jī)關(guān)企事業(yè)單位進(jìn)行人才錄用和調(diào)動管理。對于檔案管理人員的自身素質(zhì)和專業(yè)知識要求，體現(xiàn)在很多方面。既要有專業(yè)的業(yè)務(wù)能力和誠懇的服務(wù)態(tài)度，還要注重工作人員的政治素質(zhì)和實際工作能力，機(jī)關(guān)企事業(yè)單位可以通過對員工進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，灌輸正確的工作理念，培養(yǎng)檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力和水平，同時要督促檔案工作者進(jìn)行政治意識學(xué)習(xí)，提高思想道德修養(yǎng)，有責(zé)任感，不泄露員工機(jī)密檔案，服從機(jī)關(guān)企事業(yè)單位的工作安排。加強(qiáng)工作崗位業(yè)務(wù)能力學(xué)習(xí)，珍惜本職工作，為機(jī)關(guān)企事業(yè)單位服務(wù)。另外，檔案管理工作人員要隨時關(guān)注社會變化，進(jìn)行調(diào)查研究，制定合理的管理細(xì)則，提高機(jī)關(guān)企事業(yè)單位檔案管理工作水平。

4 結(jié)束語

人才對于機(jī)關(guān)企事業(yè)單位的發(fā)展起到了重要的作用，而人事檔案的管理對于人才的發(fā)現(xiàn)和使用提供了必要的依據(jù)，是人事管理工作的重要部分。對于人力資源的管理，要做好最基礎(chǔ)的工作——人才檔案管理，在機(jī)關(guān)企事業(yè)單位管理當(dāng)中占有重要的比重，掌握了機(jī)關(guān)企事業(yè)單位人員的檔案信息，可以方便管理人員對人才進(jìn)行調(diào)動、調(diào)整工資、辦理退休等，機(jī)關(guān)企事業(yè)單位可以有效的掌握人才的各項數(shù)據(jù)資料，便利機(jī)關(guān)企事業(yè)單位管理。

參考文獻(xiàn)

[1]周敏華；人力資源檔案管理工作中的問題和對策探討[J]；辦公室業(yè)務(wù)；2015年第5期

[2]耿潔；探討人力資源檔案管理存在的問題及對策[J]；城建檔案；2016年第1期