適應新常態(tài)、站在新起點，做好檔案信息化工作

張進華

摘 要：摘要檔案信息化建設是國家信息化建設的一個重要組成部分，在檔案管理的活動中全面應用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行數(shù)字化管理和提供利用，從以檔案實體保管和利用為重點，轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲和提供服務為重心，加大檔案信息化建設力度，使檔案工作進一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化、社會化。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化；資源建設

檔案信息化資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心，是一項長期的工作。

“十二五”期是我局檔案工作持續(xù)發(fā)展、檔案管理水平不斷提高，檔案為航道發(fā)展服務理念不斷加強，檔案信息化建設不斷提升的關(guān)鍵時期。

為保證我局信息化工作的順利開展，局領(lǐng)導把這項工作納入信息化建設工作規(guī)劃，嚴格要求，措施到位。

1 制定檔案信息化管理的標準流程.

運用OA管理流程，按照檔案信息化管理的標準，加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、規(guī)范、有效。

2 形成了全員參與的工作局面。

檔案信息化的質(zhì)量直接由所有文件流程參與人員決定，而且環(huán)環(huán)相扣。我院從信息材料形成開始，明確個個環(huán)節(jié)責任，促使人人參與意識，使檔案信息化成為全員參與的工作。

3 形成了與技術(shù)部門相互依托的銜接機制

檔案部門具有檔案專業(yè)知識的專業(yè)人員，是信息資源的匯聚地，具備一套完整的信息收集的機制和體制。但檔案部門在開展檔案信息化建設中，設備、人員等技術(shù)力量都較為薄弱，必須依托技術(shù)部門的信息技術(shù)裝備和計算機專業(yè)人員，兩者形成一種緊密合作、優(yōu)勢互補的態(tài)勢是檔案信息化建設成功的要件之一。

局檔案部門和技術(shù)部門通過多年合作，基本實現(xiàn)了所有檔案的案卷級目錄機檢、部分檔案的文件級目錄機檢和部分檔案的全文機檢，積累了大量的電子信息，也積累了電子檔案生成、整理、移交、歸檔、利用等實踐經(jīng)驗，為我局檔案管理的高效優(yōu)質(zhì)運行提供了技術(shù)保障。

4 檔案數(shù)字化工作轉(zhuǎn)入新階段

檔案信息化建設的核心是資源建設，它主要任務之一是現(xiàn)有檔案的目錄數(shù)據(jù)庫和部分全文數(shù)據(jù)庫建設。把原有紙質(zhì)檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，以網(wǎng)絡化的形式連接，利用計算機系統(tǒng)進行統(tǒng)一管理，逐步形成一個有序的檔案信息庫，及時為業(yè)務部門提供利用，實現(xiàn)資源共享。

我局根據(jù)檔案存量和檔案移交進度合理推進數(shù)字化進程，具體做好檔案目錄信息的數(shù)字化和檔案全文信息的數(shù)字化。

1、目錄信息的數(shù)字化

我們加強對存量和增量檔案的目錄級數(shù)據(jù)庫建設，目前已經(jīng)實現(xiàn)各類檔案的案卷級、文件級目錄索引數(shù)字化，形成目錄信息數(shù)據(jù)庫。

2、檔案原文數(shù)字化

新形勢下檔案數(shù)字化工作轉(zhuǎn)入新階段，要求建立完善的檔案信息網(wǎng)絡，實現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化、資源共享化、服務對象與需求擴大化

從數(shù)字化機制、全文識別、真實性要求、數(shù)字化對象方面嚴格把關(guān)，豐富了檔案數(shù)字化內(nèi)涵，提升檔案數(shù)字化品質(zhì)。

按照《瀘州航道局文書檔案分類方案》和《瀘州航道局文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，做好2008-2012的文書檔案整理歸檔工作，并完成了目錄錄入工作。同時補充完善1997-2007文書類檔案的數(shù)據(jù)共1554條，原有數(shù)據(jù)5391條（案卷995條，卷內(nèi)4396（條），97-07的數(shù)據(jù)共計6945條。并完成保管期限為長期、永久部分檔案的掃描及系統(tǒng)原文掛接工作。

此項工作實現(xiàn)了檔案從目錄到原文信息的數(shù)字化，使檔案的查閱、利用告別過去人工查閱紙質(zhì)檔案的繁瑣，進一步創(chuàng)新了服務機制，可以直接在檔案系統(tǒng)中查閱公開文檔，既快捷又準確，大大提高了檔案的利用率。實現(xiàn)了紙質(zhì)文件和電子文件的同步管理，提高了檔案管理、利用、檢索效率和資源共享水平。

3、檔案網(wǎng)上查詢利用

為了節(jié)省查閱人員的寶貴時間，提高檔案利用的效率，我局充分利用現(xiàn)代化的管理手段，利用網(wǎng)絡技術(shù)，使查閱人員在自己的電腦上了解我局各類檔案資料現(xiàn)狀，利用我局局域網(wǎng)，建立檔案查詢系統(tǒng)，實現(xiàn)了科怡檔案系統(tǒng)Web頁查詢功能，目前已經(jīng)實現(xiàn)局內(nèi)網(wǎng)上檔案目錄級查詢，今后將不斷完善網(wǎng)絡查詢管理系統(tǒng)。

雖然我局信息化管理工作漸入佳境，但檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，在信息化條件下，檔案工作是一項與機關(guān)辦公自動化形成完整閉環(huán)、又自成體系的專業(yè)型、智慧型工作。要求全體檔案人員轉(zhuǎn)變觀念，明確檔案工作的新定位，善于運用現(xiàn)代化管理手段，從事務性工作中跳脫出來，變檔案保管員為檔案信息管理師，重點加強檔案監(jiān)督檢查和業(yè)務指導、大力開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、積極開展數(shù)字檔案室建設工作，加強對信息技術(shù)的學習，增加對信息技術(shù)的了解，真正實現(xiàn)檔案管理從傳統(tǒng)時代到信息時代的跨越。

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