淺談如何做好會計檔案規(guī)范化管理的幾點認識和建議

阿爾孜古麗·買買提

【摘 要】本文闡述了會計檔案的概念，日常管理中存在的問題，提出如何做好檔案規(guī)范化管理的建議，為檔案管理工作提供參考。

【關鍵詞】會計檔案；規(guī)范管理

在當今經(jīng)濟迅速發(fā)展的今天，無論是在國家行政事業(yè)單位，還是企業(yè)都有財務產(chǎn)生，就會出現(xiàn)財務工作，這樣必然就會出現(xiàn)會計檔案，在沒有從事過財務工作的人來說，財務檔案無非是將每次產(chǎn)生的帳目、票據(jù)裝訂在一起罷了，沒有什么其他的嚴格規(guī)定，其實大多數(shù)人的想法過于簡單了。那么什么是會計檔案呢？在《會計檔案管理辦法》中明確規(guī)定會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和會計報表等會計核算專業(yè)材料，它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。這就說明在平時整理會計檔案中，那一項記錄和反映財務方面工作的資料缺一不可，每一份資料根據(jù)內(nèi)容，按照《會計檔案管理辦法》規(guī)定劃分不同的保管期限。既然是重要的史料和證據(jù)，那就需要有專人整理和保管。各行政機關、事業(yè)單位、社會團體、企業(yè)、建設單位等凡是有會計檔案的部門，就必須加強對會計檔案管理工作的領導，在工作中建立、健全規(guī)范會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等管理制度，切實把好會計檔案管理的每一個關口和程序。

搞好會計檔案工作，需要會計檔案人員有較高的業(yè)務知識、專業(yè)水平和很強的責任心，在充分學習財會專業(yè)有關方面知識的同時必不可少的就是責任心。會計檔案的主要內(nèi)容是數(shù)據(jù)，通過數(shù)據(jù)來反映單位的經(jīng)濟財務狀況來說明問題。所以在整理、歸檔時就要求會計檔案管理人員把好關，在會計人員交來的會計材料中嚴格把關，與會計人員一同整理歸檔。在會計核算過程中形成的會計憑證、會計帳簿和會計報表等會計核算專業(yè)材料，它們之間互相有其嚴密的制約關系，缺一不可。它們是通過數(shù)據(jù)來反映情況，說明問題的。這就需要會計人員根據(jù)《會計檔案管理的辦法》及其特點來進行認真細致的管理。現(xiàn)就我本人對如何做好會計檔案規(guī)范化管理談幾點認識和建議。

一、在會計檔案日常管理中存在的問題

（一） 會計檔案資料的整理存在不規(guī)范現(xiàn)象

對與每一位會計及會計檔案管理人員來說，都很清楚，各單位每年形成的會計檔案，都應由財務會計部門按照歸檔的要求，負責整理立卷或裝訂成冊。當年的會計檔案，在會計年度終了后，可由本單位財務會計部門保管一年。期滿之后，原則上應由財務會計部門編造清冊（即會計檔案案卷目錄）移交到本單位的綜合檔案管理部門保管。財務會計部門和經(jīng)辦人必須按期，（即當年的會計檔案在財務部門保管一年，第二年時移交到本單位的綜合檔案管理部門。）將應當歸檔的會計檔案，全部移交檔案管理部門，不得自行封包保存。檔案管理部門必須按期點收，不得推諉拒絕。檔案管理部門接收保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，應當會同原財務會計部門和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責任避免以后發(fā)生不必要的麻煩。檔案管理部門對于違反會計檔案管理制度的，有權(quán)進行檢查糾正，情節(jié)嚴重的，應當報告本單位領導或財政、審計機關嚴肅處理。各單位對會計檔案必須進行科學管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便，便與調(diào)閱。同時，嚴格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴防毀損、散失和泄密。

但在現(xiàn)實的日常管理中卻存在很多客觀原因，有些單位由于經(jīng)費緊張或者綜合檔案管理室的面積小有待調(diào)整等情況的存在，這樣勢必就直接影響到會計檔案及其他檔案及時移交到綜合檔案室。這樣就造成檔案歸檔不全。

不少單位的會計檔案由財務部門管理，存在收集不齊全，整理不標準，編號不科學的現(xiàn)象。在帳簿的處理中有的活頁帳（指往來明細帳、固定資產(chǎn)明細帳等可以拆開的帳簿）的空白頁在歸檔時應當去除而沒有去處，有的連頁編號，在死頁帳簿（指銀行日記帳、現(xiàn)金日記帳、總分類帳等不能拆開的帳簿）的處理上有的將帳簿的總張數(shù)直接登記為一本完整帳簿的頁數(shù)而不是記錄實際帳目的張數(shù)，等等此類想象很多，一些單位都各行其是，很不統(tǒng)一。不利于管理與利用，更談不上會計檔案整理的標準化和規(guī)范化。還有幾少數(shù)單位的會計人員業(yè)務素質(zhì)低，沒有認識到會計檔案的重要性，將會計資料連整理都不整理，這種情況在現(xiàn)在已經(jīng)很少了但還是存在的。

（二） 會計檔案資料的收集不全現(xiàn)象

根據(jù)檔案法的要求，每個單位都建立了綜合檔案室，將各門類載體的檔案進行集中統(tǒng)一的管理，基本上做到了收集齊全、分類造冊、按規(guī)范化管理排列上架。但是也有部分文件材料給忽略了，列如會計檔案與文書檔案之間屆定不清的（這里指的屆定不清是指部分會計檔案管理人員和部分文書檔案管理人員對預算、計劃、制度等文件材料的歸檔范圍不明確），出現(xiàn)文書檔案和會計檔案兩不管現(xiàn)象。有的檔案員認為會計工作專業(yè)性強，責任大，工作特殊，會計檔案應誰經(jīng)手誰保管，而有的則認為會計檔案有歷史憑證和法律的作用，除會計人員外別人不能介入，怕?lián)熑?，沒有較強的責任心，在隔年進行移交時，出現(xiàn)歸檔不全或未移交齊全時也不敢多問，認為會計檔案的專業(yè)很強，多與少由會計人員自己定，與自己并無直接的關系，只要按移交清冊接收就行，以上出現(xiàn)的種種現(xiàn)象，造成會計檔案資料殘缺不全，給各項工作提供參考利用數(shù)據(jù)時帶來許多不便。

（三）會計檔案管理制度不夠健全現(xiàn)象

《會計檔案管理辦法》對會計檔案的鑒定、銷毀、借閱、利用等各項業(yè)務環(huán)節(jié)都做了明確規(guī)定?！稌嫏n案管理辦法》 第七條規(guī)定：各單位保存的會計檔案應為本單位積極提供利用，向外單位提供利用時，檔案原件原則上不得借出，如有特殊需要，須報經(jīng)上級主管單位批準，但不得拆散原卷冊，并應限期歸還。

《會計檔案管理辦法》單從實際情況看，不少單位沒有根據(jù)國家的有關規(guī)定，結(jié)合自己的實際情況，建立和健全會計檔案管理方面的各項規(guī)章制度。有的單位雖然制定了相關的規(guī)章制度，但實際上也沒有嚴格遵照執(zhí)行。

在會計檔案的提供利用上存在漏洞，移交綜合檔案室后無論是借閱會計檔案還是其他檔案都要進行檔案借閱登記、檔案利用效果登記、檔案利用事例匯編的登記，為了借閱方便及時，檔案員往往先將案卷調(diào)出來，再讓利用者查閱，（因為是本部門的財務人員）用完后再進行上述登記工作，有時因為工作忙會忽略了調(diào)閱案卷的登記，致使有些案卷沒有及時歸位，在下次利用時才發(fā)現(xiàn)沒有歸還，但由于時間較長很容易忘記是誰調(diào)閱的案卷，有些調(diào)卷者會主動歸還，而有些調(diào)閱者由于種種原因忘記歸還，這樣勢必造成會計檔案管理上的不規(guī)范，容易造成檔案的丟失。所以，無論是會計人員還是檔案人員都因該有很強的責任心。

以上現(xiàn)象不光在會計檔案管理中也普遍存在，同時在各種載體的檔案管理中也普遍存在，主要是檔案管理人員缺乏一定的責任心，給一些工作帶來許多麻煩。做好會計檔案的收集、歸檔、借閱等工作，是為財政工作的開展打下良好的基礎，同時也是貫徹執(zhí)行《會計法》的具體表現(xiàn)。目前，隨著經(jīng)濟發(fā)展的迅速，科技手段的高明，不少經(jīng)濟犯罪分子鉆會計檔案管理不嚴不規(guī)范的空子，做一些違法的行為，這就要求檔案人員和會計人員把好每一關，杜絕各類違規(guī)違法事件的發(fā)生。

二、如何做好會計檔案的規(guī)范化管理

（一） 嚴格做到集中統(tǒng)一管理

按照《檔案法》的要求，各單位各部門都建立了綜合檔案室，使檔案管理工作趨于更加規(guī)范更加標準的軌道。這就要求各單位各部門的綜合檔案室及會計部門要從工作實際出發(fā)，在便于利用的基礎上，將各類載體的文件材料，都應收集齊全，妥善保管。例如在會計檔案中除會計憑證、會計帳簿和會計報表還因?qū)⑵渌麜嫏n案文件資料進行整理歸檔保管。各單位的會計人員與檔案管理人員應積極配合，按照《檔案法》及《檔案法實施辦法》的要求對會計檔案等各門類的檔案進行集中統(tǒng)一保管。移交綜合檔案室后，檔案人員要按照會計檔案的要求進行分類，分組專柜存放，并要排列有序，方便提供利用，將會計檔案排列上架。收集時，嚴格按照檔案法的標準每類會計檔案都應由3套會計檔案案卷目錄，其中2套案卷目錄在移交會計檔案時交給檔案員進行統(tǒng)一保管，另1套留在會計檔案人員手中便于查卷時使用。

（二）積極做到規(guī)范科學整理

在年終整理會計檔案時，將收集起來的會計檔案，按照科學的方法進行分類立卷、編目、歸檔。各種會計檔案的保管期限，根據(jù)其特點，分為永久、定期二類。定期保管期限分為十五年、二十五年二種。各種會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。根據(jù)檔案管理業(yè)務部門的要求，會計檔案中的報表類、憑證類、帳簿、其它類等檔案，都因按要求抄寫卷內(nèi)目錄及會計檔案案卷目錄，報表類、帳簿類的案卷封皮上按規(guī)定寫好歸檔年月日、案卷號、頁數(shù)、全宗號、目錄號等信息，在備考表上注明死頁帳簿（即現(xiàn)金日記帳、銀行存款帳、總分類帳等）的哪些頁為空白頁，憑證要在案卷封皮及檔案盒上填寫清楚冊號、憑單號、案卷號、目錄號等。然后按照年度逐一形成分類（報表、帳簿、憑證、其它）每類都抄寫會計檔案案卷目錄，每類都各編一個流水號，最后抄寫會計檔案移交清冊。按規(guī)定財務部門只能保存當年一年會計檔案，第二年一律移交綜合檔案室統(tǒng)一保管。在分類排列中，無論采取哪種方法，一個單位一個全宗號，會計檔案中一類給一個目錄號，順序號即案卷號每一個類給一個流水號，一個單位要采用同一種分類方法進行立卷歸檔，便于管理。在每年的歸檔月業(yè)務指導中要積極主動的與相關檔案部門取得聯(lián)系，對會計檔案及其他載體的檔案在管理中存在的問題及時進行咨詢，以便得到及時業(yè)務指導，不走彎路，不做無用功。

（三）認真做到各項規(guī)章、制度齊全

根據(jù)《檔案法》的要求，各單位、部門無論是上級部門還是基層都應根據(jù)自己的實際工作來制定相應會計檔案、文書檔案等的收集、保管、鑒定、借閱、利用、銷毀等制度，使每個會計人員和檔案人員及單位做到有章可循。檔案部門要經(jīng)常監(jiān)督、檢查、指導，定期進行監(jiān)督檢查，及時督促監(jiān)督各單位會計檔案及各類檔案的整理歸檔工作，會計檔案的規(guī)范化管理不光是檔案管理人員的工作還需要領導的支持和會計人員的積極配合。只有這樣才能讓會計檔案管理步入規(guī)范化的管理軌道。

（四） 提高業(yè)務人員素質(zhì)、加強職業(yè)道德教育

無論是在那里工作，干什么工作，工作干的好與壞，都需要每個人具有良好的職業(yè)道德，社會公德，責任心，會計人員、檔案人員也是如此。

財務工作業(yè)務性、法規(guī)性、政策性很強，需要會計人員及檔案管理人員嚴格遵守黨的各項政策、法規(guī)，模范地執(zhí)行會計檔案工作制度，同時也要很好地貫徹執(zhí)行其他法律、法規(guī)及政策為社會主義事業(yè)做好保駕護航的忠實財會人員及保管員。在工作中做到廉潔勤政也是每一個會計人員和檔案工作者都應做到的。每一個會計人員和檔案工作者都要加強自身修養(yǎng)，提高業(yè)務專業(yè)知識，增強每個人的責任心，各級領導也要經(jīng)常不斷地進行人生觀、世界觀、價值觀的思想以及責任、紀律、道德等方面的教育，與干部考核和獎懲制度掛鉤，提高業(yè)務人員的政治素質(zhì)、業(yè)務水平和職業(yè)道德。