人力資源檔案管理信息化的影響因素與建設(shè)對(duì)策

俞雅楠

【摘要】隨著二十一世紀(jì)互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，多媒體以及信息技術(shù)也越來(lái)越普及，滲透到每一個(gè)行業(yè)和領(lǐng)域，為我們的工作和生活提供了許多的便利。在多媒體以及信息技術(shù)成為當(dāng)今社會(huì)發(fā)展各行各業(yè)的發(fā)展的必然趨勢(shì)的大背景下，本文對(duì)人力資源檔案管理信息化的影響因素與建設(shè)對(duì)策進(jìn)行了簡(jiǎn)單的分析與討論。

【關(guān)鍵詞】人力資源檔案管理；信息化；影響因素；建設(shè)對(duì)策

一、人力資源檔案管理

1.人力資源

人力資源的指的是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下，一個(gè)國(guó)家或地區(qū)有具有勞動(dòng)能力的人口資源，其中既包括正處于勞動(dòng)年齡的人口，又包括尚未達(dá)到勞動(dòng)年齡以及雖然超出勞動(dòng)年齡卻具備勞動(dòng)能力的所有人員。在我們國(guó)家，人力資源就是指在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下，能夠幫助促進(jìn)我國(guó)經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展的、具有自主的勞動(dòng)力的人口的統(tǒng)合。

2.人力資源檔案管理

一個(gè)地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的高低離不開該地區(qū)多元、優(yōu)質(zhì)的人力資源。由于一個(gè)地方的人力資源的素質(zhì)參差不齊，而各行各業(yè)對(duì)人力資源又有著不同的需要，所以需要對(duì)人力資源進(jìn)行檔案管理，通過(guò)對(duì)該地區(qū)人力資源的有效記錄、分類與管理，記錄該地區(qū)可勞動(dòng)人口的數(shù)量、各自的文化程度、生活背景、工作能力等，為該地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供高效的服務(wù)。

3.人力資源檔案管理的作用

二十一世紀(jì)是發(fā)現(xiàn)人才的世紀(jì)。人力資源的檔案管理的作用就是推動(dòng)一個(gè)地區(qū)的人力資源的流動(dòng)，使得一個(gè)地區(qū)的人力資源得到最大限度的利用——幫助企業(yè)、社會(huì)發(fā)現(xiàn)人才，幫助人才找到適宜其發(fā)展的工作崗位，使其才華得到發(fā)展，進(jìn)而服務(wù)于社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)。

二、信息化與人力資源檔案管理

信息化是指培養(yǎng)、發(fā)展以計(jì)算機(jī)為主的智能化工具為代表的新生產(chǎn)力，并使之造福于社會(huì)的歷史過(guò)程。（智能化工具又稱信息化的生產(chǎn)工具。它一般必須具備信息獲取、信息傳遞、信息處理、信息再生、信息利用的功能。）與智能化工具相適應(yīng)的生產(chǎn)力，稱為信息化生產(chǎn)力。智能化生產(chǎn)工具與過(guò)去生產(chǎn)力中的生產(chǎn)工具不一樣的是，它不是一件孤立分散的東西，而是一個(gè)具有龐大規(guī)模的、自上而下的、有組織的信息網(wǎng)絡(luò)體系。這種網(wǎng)絡(luò)性生產(chǎn)工具將改變?nèi)藗兊纳a(chǎn)方式、工作方式、學(xué)習(xí)方式、交往方式、生活方式、思維方式等，將使人類社會(huì)發(fā)生極其深刻的變化。隨著中國(guó)經(jīng)濟(jì)的高速增長(zhǎng)，中國(guó)信息化有了顯著的發(fā)展和進(jìn)步，縮小了與發(fā)達(dá)國(guó)家的距離。我國(guó)信息化應(yīng)用逐步深入，經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益明顯提高。數(shù)據(jù)顯示，我國(guó)醫(yī)療信息化、政務(wù)信息化和物流信息化市場(chǎng)規(guī)模持續(xù)擴(kuò)大。在各行業(yè)快速發(fā)展的同時(shí)，仍存在著突出的問題。在社會(huì)信息化、政務(wù)信息化與信息安全建設(shè)領(lǐng)域仍有不同程度的不足。相信隨著我國(guó)政策的支持和產(chǎn)業(yè)問題的解決，我國(guó)信息化將進(jìn)一步向著縱深方向發(fā)展?？梢娦畔⒒粌H代表了一種信息技術(shù)被高度應(yīng)用，信息資源被高度共享，從而使得人的智能潛力以及社會(huì)物質(zhì)資源潛力被充分發(fā)揮，個(gè)人行為、組織決策和社會(huì)運(yùn)行趨于合理化的理想狀態(tài)。同時(shí)信息化也代表著一個(gè)國(guó)家的科學(xué)技術(shù)水平和人民的生活水平。

隨著信息化進(jìn)程的進(jìn)一步推進(jìn)，多媒體以及信息技術(shù)也在潛移默化的影響著我們的思維模式和工作方式，為我們的生產(chǎn)生活提供了諸多便利。作為能夠從多種角度全方位展現(xiàn)勞動(dòng)人員勞動(dòng)能力水平關(guān)鍵資料的人力資源檔案，對(duì)其進(jìn)行信息化的建設(shè)就顯得尤為關(guān)鍵。與此同時(shí)，檔案管理的工作也伴隨著信息化的進(jìn)程取得了進(jìn)一步的發(fā)展，這就要求我們?cè)谌肆Y源檔案管理工作中不斷的更新、學(xué)習(xí)、實(shí)踐，盡早完成檔案管理的現(xiàn)代化。

三、人力資源檔案管理信息化的影響因素

1.人力資源檔案管理的基本設(shè)施過(guò)于落后

信息化作為現(xiàn)今人力資源檔案管理建設(shè)的最基礎(chǔ)也是最重要的任務(wù)，但是我國(guó)現(xiàn)在的人力資源檔案管理的狀況卻不容樂觀。據(jù)了解，現(xiàn)在我國(guó)絕大部分地區(qū)的人力資源檔案管理還依舊停滯在通過(guò)人工記錄成紙質(zhì)材料進(jìn)行歸檔、保留、篩選、處理，人力資源檔案管理的工作內(nèi)容絕大部分也還停滯在單純的“收集勞動(dòng)人口的資料、整理人力資源的資料、鑒定人力資源檔案資料是否與勞動(dòng)人口能力相符、代替保管勞動(dòng)人口檔案，等”十分基本的工作內(nèi)容。

2.人力資源檔案管理信息化的意識(shí)相對(duì)落后

由于我國(guó)的地域比較廣闊，整體的科技化進(jìn)程還需要加快，所以導(dǎo)致我國(guó)各個(gè)領(lǐng)域的信息現(xiàn)代化進(jìn)程較為緩慢，導(dǎo)致我國(guó)目前的人力資源檔案管理水平相對(duì)落后，故而對(duì)人力資源檔案管理的信息化建設(shè)的意識(shí)就比較薄弱。雖然我國(guó)東部等經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)已經(jīng)逐步開始了人力資源檔案管理的信息化進(jìn)程，但往往因?yàn)閭鹘y(tǒng)人力資源檔案管理固有的“重視儲(chǔ)藏、輕視使用”的傳統(tǒng)觀念，很多地方對(duì)人力資源檔案管理的信息化沒有足夠的重視，使得人力資源檔案管理的工作內(nèi)容依舊停滯在只是對(duì)勞動(dòng)人口的基礎(chǔ)信息進(jìn)行簡(jiǎn)單的登記、存檔，而非根據(jù)勞動(dòng)人口的發(fā)展進(jìn)行及時(shí)的擴(kuò)展與更新，這就大大降低了人力資源檔案管理的作用，使得人力資源檔案管理對(duì)該地區(qū)勞動(dòng)人口的充分利用大打折扣。甚至部分地區(qū)的人力資源檔案在形成歸檔之后變塵封于高閣之上，使人力資源檔案在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的作用大大削弱。

3.缺乏人力資源檔案管理的專業(yè)人才

人力資源檔案管理作為一項(xiàng)重要的政府性的工作，具有很強(qiáng)的專業(yè)性、政治性、機(jī)密性，這就要求從事人力資源檔案管理的人員必須是具有極強(qiáng)的工作能力、極高的政治素養(yǎng)。由于涉及到檔案管理的信息化，這就還要求從事人力資源檔案管理的工作人員必須是擅長(zhǎng)信息技術(shù)應(yīng)用的高素質(zhì)的復(fù)合型人才。但是傳統(tǒng)人工的人力資源檔案管理模式導(dǎo)致我國(guó)現(xiàn)今從事于人力資源檔案管理的工作者還都停滯在手工操作、紙質(zhì)記錄的水平。這就一定程度上阻礙了我國(guó)人力資源檔案管理的信息化進(jìn)程。

四、人力資源檔案管理信息化的建設(shè)對(duì)策

人力資源檔案信息化，就是在國(guó)家人力資源檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和統(tǒng)一組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面的應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)人力資源檔案信息資源進(jìn)行處置、管理并提供相應(yīng)的利用服務(wù)。一方面，因?yàn)槿肆Y源檔案需要長(zhǎng)久保存，為提高其存儲(chǔ)環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、腐蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，無(wú)論是國(guó)家還是企業(yè)，每年大量投入文檔的保管經(jīng)費(fèi)是在所難免的，而且因其無(wú)備份而又為每年不得不有的文檔損失而擔(dān)憂。另一方面，因?yàn)闄n案需反復(fù)被查閱，所以不可避免的存在原件受損或遺漏、丟失，從而給文檔的保管與利用帶來(lái)管理上的憂慮?？梢?，對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化的建設(shè)工作，是一種既節(jié)省人力，又減少紙張的浪費(fèi)保護(hù)環(huán)境，避免不必要的困憂的現(xiàn)代信息管理的手段。

要做好人力資源檔案管理的信息化工作首先要：加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，比如計(jì)算機(jī)的配備，在人力資源檔案管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)可以進(jìn)行人力資源檔案的整理、收集、編制、檢索內(nèi)容、相關(guān)介紹等工作。也同時(shí)可以用于特殊的檔案工作項(xiàng)目，如編制大型索引、為人力資源檔案的編研工作提供服務(wù)以及人力資源檔案統(tǒng)計(jì)等工作。加強(qiáng)人力資源檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，在管理好人力資源檔案的基礎(chǔ)上，檔案管理工作也要適應(yīng)社會(huì)需求的變化，尋求更為有效的服務(wù)新途徑，以提高檔案利用的質(zhì)量和水平，只有全力做好檔案管理工作，才能為社會(huì)的全面進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)又好又快地發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。做好人力資源檔案管理信息化工作的要求：

首先，要從硬件上配備電子計(jì)算機(jī)，提高檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。

第二，要建設(shè)和完善局域網(wǎng)。使各項(xiàng)工作都形成網(wǎng)絡(luò)化的工作模式，從而加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和利用。

第三，加強(qiáng)人力資源檔案的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的相關(guān)建設(shè)：形成人力資源檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式的統(tǒng)一，逐步適應(yīng)人力資源檔案信息資源共享的要求，加強(qiáng)人力資源檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化的人力資源檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)人力資源檔案目錄的輸入與保存，便于有需要的工作人員隨時(shí)查、取。

最后，加強(qiáng)人力資源檔案信息化人才的培養(yǎng)，信息化建設(shè)人才需要深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，熟悉檔案工作的規(guī)律，從而創(chuàng)新出更科學(xué)、更先進(jìn)的管理方法，所以，要通過(guò)各種途徑加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)工作。從多方面提高人力資源檔案業(yè)務(wù)人員的管理水平。

在我國(guó)新形勢(shì)下，只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，做好人力資源檔案的開發(fā)和利用工作，進(jìn)行檔案管理的信息化理念的更新，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，開創(chuàng)人力資源檔案管理工作的新局面。人力資源檔案管理的信息化不僅有利于為隨時(shí)查詢提供便利，同時(shí)也為人力資源檔案管理工作人員減少了很多不必要的勞動(dòng)力，增強(qiáng)人力資源檔案的永久儲(chǔ)存性。促進(jìn)我國(guó)政府和企業(yè)的人力資源檔案管理工作朝向更科學(xué)化、規(guī)范化的發(fā)展。

隨著全球化經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢(shì)的推動(dòng)，促進(jìn)各方面發(fā)展水平的提高。在這種新發(fā)展形勢(shì)的影響下，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，需要大量的知識(shí)與技術(shù)型人才對(duì)經(jīng)濟(jì)產(chǎn)業(yè)進(jìn)行填充。新經(jīng)濟(jì)背景下企業(yè)要在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占領(lǐng)一定地位就要加大人才的培養(yǎng)，留住人才。所以，這就需要企業(yè)在新經(jīng)濟(jì)背景下加強(qiáng)對(duì)人力資源檔案管理，通過(guò)對(duì)企業(yè)的綜合分析找尋人力資源檔案管理中存在的問題，并具體問題具體分析，促進(jìn)企業(yè)人才共享，提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展目標(biāo)的最大化。

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