如何合理利用檔案信息資源

[關(guān) 鍵 詞] 檔案信息；經(jīng)濟建設(shè)；開發(fā)

[中圖分類號] G270 [文獻標(biāo)志碼] A [文章編號] 2096-0603（2016）36-0149-01

檔案是人類活動的真實記錄，社會要發(fā)展，要很好地研究歷史，繼而指導(dǎo)未來，就離不開檔案中所蘊藏的知識和信息。近年來，隨著社會的發(fā)展，檔案信息開發(fā)利用的形勢和特點也發(fā)生了較大變化，檔案部門如何發(fā)揮自身的特殊優(yōu)勢，樹立起自己新的形象，是一個值得探討的問題。

一、開發(fā)檔案信息資源的重要性

檔案管理部門通過科學(xué)手段，對檔案信息進行深層次的加工、整理，把蘊藏在檔案中有價值的、適應(yīng)利用者需求和社會發(fā)展需要的各類信息資源挖掘出來，提供給社會，從而體現(xiàn)檔案的價值。大力開發(fā)檔案信息資源，多層次、多方位、多角度地挖掘檔案中一切有益于文明興盛、社會進步的元素，使沉潛在檔案館室中的能量得以充分釋放，不僅是時代的要求，同時也是廣大檔案管理者無法回避而且完全能夠勝任的職責(zé)。

（一）開發(fā)利用檔案信息資源是服務(wù)經(jīng)濟建設(shè)的需要

隨著市場經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，各行業(yè)競爭日趨激烈，信息資源的需求也呈上升趨勢。在這種形勢下，只有積極開發(fā)利用檔案信息資源，將有用的信息及時反饋給檔案利用者，才能更好地服務(wù)于社會。

（二）開發(fā)檔案信息資源是體制改革的需要

體制改革，其根本目的是要解放生產(chǎn)力。這就要求檔案工作不能只停留在過去的收集、整理、立卷、保管、借閱等一般性的工作上，還要通過對館藏檔案運用現(xiàn)代化管理手段進行深加工，能夠迅速、準(zhǔn)確地提供社會利用的信息資源，推動社會各項事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

（三）開發(fā)利用檔案信息資源是落實科學(xué)發(fā)展觀的需求

提高檔案信息資源開發(fā)利用水平，是增強我國綜合國力和國際競爭力的必然選擇。構(gòu)建檔案信息資源開發(fā)利用對經(jīng)濟發(fā)展、國防建設(shè)有著不可估量的作用，特別是對經(jīng)濟社會發(fā)展的現(xiàn)實影響力，對提高檔案信息化水平，意義深遠(yuǎn)而重大。

二、檔案信息資源開發(fā)需要注意的問題

（一）開發(fā)重心由綜合性檔案館向?qū)I(yè)性檔案館傾斜

隨著社會的進一步發(fā)展，綜合性檔案館的利用高潮漸趨平穩(wěn)，而某些專業(yè)性檔案館的利用工作開始活躍起來。經(jīng)濟建設(shè)、科學(xué)技術(shù)的發(fā)展無疑需要有關(guān)方針、政策作為保證措施，但更多的需要能夠直接促進其發(fā)展的有效因素。

（二）檔案信息資源的開發(fā)趨向于集團化、系統(tǒng)化

我國的現(xiàn)代化建設(shè)是一個龐大的系統(tǒng)工程，對檔案部門來說，集團化、系統(tǒng)化地開發(fā)檔案信息資源便成為一個主導(dǎo)方向。信息檔案處于超前服務(wù)、跟蹤服務(wù)、現(xiàn)場服務(wù)這一模式，可為檔案信息資源的系統(tǒng)開發(fā)探索出一條可行途徑。

隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，現(xiàn)代社會不斷出現(xiàn)了新生事物，與此相聯(lián)系，檔案的內(nèi)容與成分也得到了極大的擴充。開發(fā)這些檔案信息資源，其中有許多問題需要解決，例如檔案的所有權(quán)問題、檔案的保密問題等，必須按照有關(guān)規(guī)定來辦事。

三、檔案信息資源開發(fā)的方式與途徑

檔案信息資源開發(fā)，已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不適應(yīng)社會的要求，急需建立與之相適應(yīng)的機制與渠道。要建立與我國社會主義現(xiàn)代化、信息化建設(shè)相適應(yīng)的檔案工作新機制，檔案部門就必須以改革的勇氣和信心將社會的需要作為自我更新、自我完善的基本前提，確立積極探索開發(fā)檔案信息資源的最佳方式與最佳途徑的任務(wù)。

首先，構(gòu)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)。可以積聚某一地域、某一行業(yè)的所有檔案信息，為社會各界的利用工作提供極大便利；其次，由于檔案信息網(wǎng)絡(luò)具有輻射性，可以隨時了解社會的各種需求，從而制定在不同階段的開發(fā)方略。因此，建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)就成為改進和優(yōu)化檔案信息資源開發(fā)工作的一項有效措施。

檔案館、室是檔案信息網(wǎng)絡(luò)的主體部分，而各級檔案行政管理部門則要發(fā)揮積極的組織協(xié)調(diào)作用。檔案信息網(wǎng)絡(luò)具有層次性和多維性，既有諸如方針、政策這些宏觀的信息，也有與生產(chǎn)、科研第一線緊密貼近的微觀信息。因此，它為系統(tǒng)化開發(fā)檔案信息創(chuàng)造了便利條件，有效地克服了單一檔案部門開發(fā)能力弱、信息交流渠道不暢的弱點，大大提高了開發(fā)和傳輸檔案信息的強度和力度，為檔案信息盡快轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實生產(chǎn)力提供了保障。

檔案信息網(wǎng)絡(luò)是一個開放的系統(tǒng)。主要表現(xiàn)在：（1）隨著檔案數(shù)量的增加，檔案信息也必然越來越豐富；（2）它直接面對社會，既向社會傳遞信息，也要從社會各界收集信息；（3）隨著社會的發(fā)展，各種類型的檔案機構(gòu)也會不斷增加，網(wǎng)絡(luò)對新成員的接納是不附加任何條件的。因此，這個信息網(wǎng)絡(luò)必然會有十分強勁的生命力。

檔案信息資源開發(fā)，可以調(diào)動檔案部門和檔案工作者的積極性和主動性，同時為評判檔案工作提供了一個量的尺度。一方面，由于檔案信息資源迅速、廣泛的開發(fā)，人們對檔案、檔案部門和檔案工作的認(rèn)識和理解必然更加深入，這就為檔案事業(yè)發(fā)展開啟了優(yōu)良的外部環(huán)境。另一方面，隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，不斷更新設(shè)備，改善檔案保管條件，也必然為檔案事業(yè)自身的現(xiàn)代化進程起到積極的促進作用。