淺析加強(qiáng)高校采購管理工作的對策

一、加強(qiáng)高校采購管理工作的重要性

與一般采購工作不同，高等學(xué)校采購工作有其特殊性，除需遵循市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)律、公開公平公正的原則外，還需要根據(jù)每所學(xué)校的實(shí)際情況，有序保質(zhì)的開展工作。為避免錯過采購項(xiàng)目開展的黃金時段、無端耗費(fèi)采購人力資源，有效地提高高校采購管理工作水平，并為使用部門提供滿意的高水平服務(wù)，我們有必要對其進(jìn)行深入的探討。切實(shí)做好各高校的采購管理工作，科學(xué)操作、合理配置、精誠協(xié)作，為助力高水平學(xué)校建設(shè)做準(zhǔn)備。

二、現(xiàn)行高校采購工作中存在的主要問題

（一）采購計(jì)劃的前期準(zhǔn)備階段

1、采購計(jì)劃預(yù)算制定不合理。使用單位教師工作繁忙，疏于對采購標(biāo)的物的實(shí)地調(diào)研，導(dǎo)致采購計(jì)劃報(bào)送的預(yù)算金額與市場上該標(biāo)的物的價格偏差大。以常用的辦公設(shè)備臺式電腦為例，有時使用部門報(bào)送的預(yù)算是教師在京東、天貓等互聯(lián)網(wǎng)電商平臺上搜到的價格，由于互聯(lián)網(wǎng)電商平臺具有無需支付多余運(yùn)輸成本、稅金等費(fèi)用，其標(biāo)的物的價格勢必低于實(shí)體店的銷售價格。這種情況下，采購部門工作人員不得不重新詢價，同時跟使用部門教師協(xié)商修改采購預(yù)算。

2、采購計(jì)劃參數(shù)不詳細(xì)。高校對大型精密科研儀器設(shè)備的采購需求迫切，而此類設(shè)備專業(yè)性較強(qiáng)、價格昂貴、精密度要求高，在實(shí)際操作中，非該學(xué)科的采購人員無法短時間內(nèi)熟識此類專業(yè)性極強(qiáng)的設(shè)備，并了解其實(shí)際使用性能。如若使用部門的教師仍不能提供精準(zhǔn)、詳實(shí)的技術(shù)指標(biāo)，就有標(biāo)的物不能滿足科研目標(biāo)的可能性。

（二）采購工作的具體實(shí)施階段

高校的采購項(xiàng)目總體上可以分為兩類。凡是政府采購目錄內(nèi)的貨物、服務(wù)、工程，除采購限額內(nèi)的部分，其余均由公共資源交易中心代為行使采購職權(quán)。凡是政府采購目錄外的貨物、服務(wù)、工程，政府采購目錄內(nèi)采購限額內(nèi)的部分，均可由各高等院校自主實(shí)施采購職權(quán)。

1、政府集中采購項(xiàng)目

（1）采購方式選取不合理。對于政府集中采購項(xiàng)目，采購單位送交審批材料中的各項(xiàng)條款，直接關(guān)乎整個采購過程能否順利完成。其中采購方式的選取對高校采購工作效率的影響較大，下面我們舉例說明。批量教學(xué)科研儀器設(shè)備，多以公開招標(biāo)方式采購。然而這種方式從采購公告發(fā)出至開標(biāo)，至公示期滿簽訂采購合同，至最終供貨，整個流程需經(jīng)歷1-2個月。若為進(jìn)口設(shè)備，還需辦理報(bào)關(guān)報(bào)檢等手續(xù)，則整個流程要?dú)v時半年左右。一旦采購過程不順利，進(jìn)行第二次采購，勢必會影響正常教學(xué)科研工作。

（2）采購人代表作用發(fā)揮不足。政府集中采購中，僅允許采購單位指派一位采購代表進(jìn)場擔(dān)任評委，其余評委均由采購單位工作人員在采購專家?guī)熘须S機(jī)抽取產(chǎn)生。此時，采購單位只能在使用教師和采購工作人員中二選一，使用教師缺乏采購專業(yè)知識和談判技巧，采購工作人員對采購標(biāo)的物性能不熟，不利于采購單位實(shí)現(xiàn)利益最大化，也不利于解決突發(fā)性狀況。

2、高校分散采購項(xiàng)目

（1）在采購方式選取方面，對于何種項(xiàng)目可采取單一來源方式進(jìn)行采購，很難加以界定。對于業(yè)經(jīng)以單一來源方式采購的項(xiàng)目，找不到理論依據(jù)。

（2）高校分散采購項(xiàng)目，其采購公告發(fā)布于學(xué)校官方網(wǎng)站上。由于信息發(fā)布平臺的關(guān)注度低，參與的供應(yīng)商少，無法形成充分競爭的局面，影響高校采購效率。

（3）對供應(yīng)商中途棄標(biāo)的不負(fù)責(zé)任的行為，未形成行之有效的懲戒措施。對于業(yè)經(jīng)發(fā)布成交公告的供應(yīng)商，如未能以公司名義提供棄標(biāo)申請，將給該標(biāo)的物的再次采購設(shè)置障礙，損害采購單位的利益。

（三）采購檔案的歸集整理階段

1、標(biāo)的物驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)不一致，操作不規(guī)范。驗(yàn)收結(jié)論作為評價整個采購過程的客觀依據(jù)，將留存在采購檔案中。對使用部門經(jīng)費(fèi)進(jìn)行采購的項(xiàng)目，使用人作為驗(yàn)收人，有時為節(jié)省時間、盡快付款，在供應(yīng)商供貨時，即刻為其做出驗(yàn)收結(jié)論，這種行為極為不負(fù)責(zé)任。對使用高校專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)采購的標(biāo)的物，則需由經(jīng)費(fèi)部門牽頭，組織審計(jì)、財(cái)務(wù)、紀(jì)檢、國資等部門進(jìn)行聯(lián)合性驗(yàn)收，這類標(biāo)的物具有數(shù)量多、技術(shù)指標(biāo)復(fù)雜、存放地點(diǎn)分散的特點(diǎn)，給驗(yàn)收工作提高難度。受時間限制，隨機(jī)性抽取標(biāo)的物進(jìn)行驗(yàn)收的方法，很難客觀完整的還原實(shí)際情況。

2、遭受質(zhì)疑時，采購檔案資料留存不完整。在采購公告發(fā)布后開標(biāo)前或者完成競標(biāo)后，供應(yīng)商基于自身的利益訴求，有時會向監(jiān)管部門提出質(zhì)疑申請。一旦質(zhì)疑被受理，就存在延期采購、業(yè)經(jīng)形成的成交結(jié)論被廢除的可能性。如若各環(huán)節(jié)中的變更、澄清、回復(fù)資料留存不當(dāng)，將造成高校采購檔案缺失。

三、加強(qiáng)高校采購管理工作的措施

（一）采購計(jì)劃的前期準(zhǔn)備階段

1、采購預(yù)算制定，科學(xué)、合理、客觀。高校各教學(xué)單位、機(jī)關(guān)及教輔單位在項(xiàng)目申報(bào)前，應(yīng)根據(jù)采購標(biāo)的物的用途、使用對象等，進(jìn)行實(shí)地調(diào)研和可行性論證。合理編制采購預(yù)算，使供應(yīng)商形成充分的競爭機(jī)制，以平衡價格、質(zhì)量和服務(wù)等方面采購預(yù)期。

2、詳實(shí)采購參數(shù)指標(biāo)，滿足使用部門工作需求。為切實(shí)加強(qiáng)采購工作的針對性與指導(dǎo)性，采購單位除考慮現(xiàn)有資金狀況和采購能力外，還要考慮項(xiàng)目的可行性。針對科研用大型精密儀器設(shè)備，切忌在技術(shù)指標(biāo)中出現(xiàn)條件歧義、模糊不清的概念，務(wù)必使采購計(jì)劃具有科學(xué)性、合理性和可實(shí)施性。

（二）采購工作的具體實(shí)施階段

1、靈活選取采購方式，優(yōu)先實(shí)現(xiàn)批量采購和定點(diǎn)采購。針對全年都存在需求的低值易耗品，如硒鼓、粉盒，高校可在每年年初，確定3-5家定點(diǎn)采購供應(yīng)商，當(dāng)學(xué)校發(fā)生采購需求時，各部門可直接到定點(diǎn)供應(yīng)商處采購。針對高校各部門均存在采購需求的標(biāo)的物，如臺式電腦、打印機(jī)等設(shè)備，把全年需求分成幾個批次進(jìn)行采購。壓縮采購過程，還能一次性的滿足多部門的及時性和多樣性需求。

2、提高自主采購信息透明度，形成充分競爭局面?！肮_、公平、公正”與“有效競爭”都是采購工作應(yīng)遵循的原則。而對高校自主采購項(xiàng)目而言，由于采購信息發(fā)布平臺關(guān)注度低，難形成有效競爭機(jī)制。如今電子化采購被認(rèn)可，既能體現(xiàn)公開透明的采購過程，又能阻止尋租現(xiàn)象發(fā)生。倘若能加以利用，可從根本上解決問題。

（三）采購檔案的歸集整理階段

從高效采購計(jì)劃的申報(bào)、可行性報(bào)告的論證、公告的發(fā)布到實(shí)際工作的開展、成交公告的發(fā)布再到采購合同的簽訂、標(biāo)的物的驗(yàn)收、大型儀器設(shè)備的說明書、修繕工程的圖紙等所有能客觀、真實(shí)、完整的記載采購過程的載體，都是采購檔案的一部分。采購檔案既能為統(tǒng)計(jì)分析、采購記錄查閱、采購經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、上級領(lǐng)導(dǎo)部門檢查、采購糾紛處理提供客觀真實(shí)的依據(jù)，又能為加強(qiáng)高校日常采購管理助力。

1、在標(biāo)的物驗(yàn)收環(huán)節(jié)，先使用后驗(yàn)收，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。對日常辦公類標(biāo)的物，在技術(shù)指標(biāo)滿足采購合同要求的基礎(chǔ)上，使用3-5天，方可形成驗(yàn)收結(jié)論。對大型精密儀器設(shè)備，除滿足技術(shù)指標(biāo)要求外，還應(yīng)達(dá)到實(shí)驗(yàn)的精密度，并提供長期培訓(xùn)指導(dǎo)，待獲得學(xué)校聯(lián)合驗(yàn)收小組所有成員認(rèn)可后，才能形成驗(yàn)收結(jié)論。

2、對遭受質(zhì)疑處理的采購項(xiàng)目，更要做到資料齊備。除整理前述材料外，還要將質(zhì)疑人提交的質(zhì)疑材料、政府采購質(zhì)疑受理告知書、采購人回復(fù)意見書、政府采購質(zhì)疑答復(fù)書、政府采購質(zhì)疑處理結(jié)果告知書、政府采購質(zhì)疑補(bǔ)正告知書等一切能說明遭受質(zhì)疑過程的載體均歸集整理到采購檔案中，實(shí)現(xiàn)其完整性、真實(shí)性和有效性。

（作者單位：齊齊哈爾大學(xué)國有資產(chǎn)管理處招投標(biāo)辦公室）