淺析ERP在高校后勤財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的應(yīng)用

張淇銓

摘 要 ERP俗稱企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)，是現(xiàn)代企業(yè)管理系統(tǒng)中較為先進(jìn)的管理方式。本文將對(duì)ERP與高校后勤財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)分析，從基本流程、設(shè)計(jì)思路、風(fēng)險(xiǎn)及防范和應(yīng)用等方面對(duì)高校后勤財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)進(jìn)行評(píng)估，為我國高校今后的財(cái)務(wù)管理實(shí)施ERP思想提供參考。

關(guān)鍵詞 ERP思想 高校后勤服務(wù) 應(yīng)用方法

一、引言

高校的后勤財(cái)務(wù)工作錯(cuò)綜復(fù)雜，沒有一套完整的定量分析系統(tǒng)，并且這項(xiàng)工作的體制是一種缺乏管理的評(píng)價(jià)體制，對(duì)于業(yè)績的評(píng)價(jià)也僅僅只是停留于表面，并沒有深刻的考核制度，像一些工作紀(jì)律以及業(yè)務(wù)數(shù)量和財(cái)務(wù)工作的考核等等并沒有建立科學(xué)有效完整的評(píng)價(jià)體系。因此，本文將探究ERP思想如何提高高校后勤財(cái)務(wù)一體化，以此提高高校后勤財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的服務(wù)效率。

二、ERP思想對(duì)高校后勤財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的思路探析

（1）高校實(shí)施ERP對(duì)后勤財(cái)務(wù)的管理有深刻的影響。ERP的開展，使得后勤財(cái)務(wù)管理部門的思想有一個(gè)質(zhì)的提升。他們深刻地認(rèn)識(shí)到ERP工程的重要性，ERP不僅是一項(xiàng)變革的項(xiàng)目工程，更是一項(xiàng)信息技術(shù)的項(xiàng)目。規(guī)范集成是ERP最大的特點(diǎn)，各個(gè)部門首先要做的就是要做好自身的工作，然后才有資格去配合其他的部門工作，與其他部門之間和諧共處，互幫互助，把相互配合的工作做到極致。只有使這些后勤財(cái)務(wù)部門的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)順利進(jìn)展，并且各自做好各自部門的相關(guān)工作，用最為規(guī)范的方式處理好相互之間的關(guān)系，才能夠使得ERP得到真正的應(yīng)用。因此，各個(gè)部門的財(cái)務(wù)人員應(yīng)該積極主動(dòng)地去了解整個(gè)流程的各個(gè)環(huán)節(jié)。高校后勤經(jīng)營范圍主要有餐飲、住宿、物業(yè)管理、園林綠化等，其經(jīng)營方式是模擬企業(yè)化運(yùn)作，進(jìn)行全成本核算，實(shí)行自主經(jīng)營、獨(dú)立核算、自負(fù)盈虧經(jīng)濟(jì)實(shí)體。高校后勤財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算經(jīng)費(fèi)收支項(xiàng)目明確，業(yè)務(wù)和數(shù)量相對(duì)穩(wěn)定，有利于會(huì)計(jì)考評(píng)時(shí)更加精確清晰地進(jìn)行測評(píng)，并且還可以提升員工對(duì)于這些體制的信任度，讓他們對(duì)這些體制更加贊同。

（2）ERP財(cái)務(wù)評(píng)估正在走向一條體系持續(xù)更新的可持續(xù)發(fā)展道路。ERP幫助高校隨時(shí)獲取相關(guān)的更新信息，把所有的財(cái)務(wù)信息和數(shù)據(jù)集合到一起，將它們一同更新，一同記錄，統(tǒng)一到同一個(gè)平臺(tái)一起操控，這樣有利于做出實(shí)時(shí)的判斷和控制。我們ERP系統(tǒng)等高校財(cái)務(wù)后勤一體化的實(shí)施辦法中，應(yīng)對(duì)高校實(shí)行嚴(yán)格的管理制度，制定一些財(cái)務(wù)依據(jù)和中介評(píng)估以及自行評(píng)估的體系，把這些理論的東西制定成相關(guān)的圖表和書面的文字，使其最大程度地適應(yīng)高校經(jīng)營管理的變化。根據(jù)設(shè)計(jì)指標(biāo)對(duì)評(píng)估指標(biāo)體系進(jìn)行改進(jìn)，幫助高校后勤財(cái)務(wù)進(jìn)行預(yù)測和一些前瞻性的分析。

（3）ERP評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)更健康全面。執(zhí)行層面和設(shè)計(jì)層面的同時(shí)有效是一套有效的財(cái)務(wù)管理機(jī)制必不可少的內(nèi)容。制度的健全性體現(xiàn)了設(shè)計(jì)層面的有效性，制度的因循性和管理制度的現(xiàn)實(shí)狀況相適性是執(zhí)行層面的有效性的體現(xiàn)。ERP制度的評(píng)估是否有效，需要對(duì)ERP在高校后勤財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)工作中的管理流程和自我完善制度是否有效執(zhí)行進(jìn)行測試。與此同時(shí)，需要通過動(dòng)態(tài)變化的評(píng)估來反映管理效果。動(dòng)態(tài)的財(cái)務(wù)績效測評(píng)和靜態(tài)的測試，有助于高校后勤財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化管理。

三、ERP在高校后勤財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化中的應(yīng)用

在高校財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化中，與企業(yè)的損益表和財(cái)產(chǎn)負(fù)債表有著類似的制作，但一般不從ERP的角度或不制作現(xiàn)金流量表。傳統(tǒng)的高校后勤財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)與ERP思想下的后勤財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)相比，不需要任何人工分析是一個(gè)絕對(duì)的優(yōu)勢——它可以自動(dòng)生成整個(gè)項(xiàng)目或是單個(gè)項(xiàng)目的現(xiàn)金流量表。

數(shù)據(jù)接收系統(tǒng)是ERP高校后勤財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)管理的主要模版。通過對(duì)高校后勤財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)中的科目分層，幫助高校后勤財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)中的財(cái)務(wù)處理自動(dòng)變成資金管理的語言，在此過程中轉(zhuǎn)換不需要額外的數(shù)據(jù)輸入。這保證了資金管理和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)兩個(gè)領(lǐng)域的信息一致，同時(shí)也減少了日常財(cái)務(wù)工作。ERP的實(shí)施過程中，會(huì)計(jì)科目表會(huì)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊自動(dòng)定義，可以將客戶進(jìn)行一個(gè)全面準(zhǔn)確的分層，并且通過一系列的流程對(duì)現(xiàn)金流量表進(jìn)行編制。ERP規(guī)范整合了資金的信息流轉(zhuǎn)以及院校內(nèi)部的相關(guān)流程工作，使得各個(gè)部門能夠持續(xù)高效地運(yùn)作。學(xué)校的新生錄取、多校區(qū)間學(xué)生搬遷、大型師生活動(dòng)等都可以在ERP里運(yùn)行，根據(jù)ERP分析生成新生增加人數(shù)計(jì)劃、校區(qū)學(xué)生搬遷計(jì)劃、公寓住宿安排計(jì)劃、餐飲保障計(jì)劃等，再由后勤和校內(nèi)部門根據(jù)計(jì)劃實(shí)施。根據(jù)ERP分析學(xué)生人數(shù)變化而產(chǎn)生的對(duì)后勤公寓、餐飲等硬件方面的需求，相關(guān)的部門借鑒ERP的總體安排，可以不斷修正自己的缺點(diǎn)，不斷調(diào)整自身的工作計(jì)劃，在相同的成本情況下，使我們的效益達(dá)到最大化和最優(yōu)化，以實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定長期的發(fā)展。

相關(guān)的人事、學(xué)生、教學(xué)后勤等部門，借鑒ERP總體安排，修正自己和適時(shí)地調(diào)整工作計(jì)劃，以實(shí)現(xiàn)教育成本相同下的效益長期化、穩(wěn)定化、最大化。只有高校后勤財(cái)務(wù)部門流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)連接順暢，各類業(yè)務(wù)處理規(guī)范，明確各部門的職責(zé)，才能最大化發(fā)揮ERP的效用。

ERP的運(yùn)行過程中相關(guān)的住宿信息、餐飲信息等將會(huì)以會(huì)計(jì)語言的方式記錄下來，如餐飲花式、品種的在學(xué)生中的歡迎程度，各類硬件的改擴(kuò)建支出，住宿公寓的受歡迎程度等信息。ERP的系統(tǒng)更新正需要這種信息的記錄和收集來作為相關(guān)的保障工作。

通過對(duì)高校后勤的資金管理、會(huì)計(jì)核算、教學(xué)保障項(xiàng)目等信息的流傳，各個(gè)高校的各方面信息將被ERP的資金管理吸收，保障了高校資金管理功能的正確運(yùn)用與實(shí)施。ERP的一些功能性的特點(diǎn)，如集成性和即時(shí)性等，被廣泛地運(yùn)用于高校財(cái)務(wù)后勤管理中，有助于高效的成本和資金的控制，并且可以有效評(píng)價(jià)教師的教學(xué)效率。把證券的成本意識(shí)的思想慢慢地灌輸給教職員，并且給予高校的投資決策一些行之有效的建議和意見，減輕了會(huì)計(jì)人員的工作負(fù)擔(dān)。

本文所提到的只是ERP對(duì)高校應(yīng)用的暢想，或許短時(shí)間內(nèi)還不能形成成熟的高校ERP系統(tǒng)，但這并不影響熱衷于高校科學(xué)的管理者對(duì)此的學(xué)術(shù)暢想。

四、總結(jié)

本文對(duì)ERP系統(tǒng)在高校后勤財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化中應(yīng)用的探索和財(cái)務(wù)流程再造的分析和研究中得出結(jié)論：ERP在高校財(cái)務(wù)后勤業(yè)務(wù)一體化的建設(shè)中，幫助高校后勤財(cái)務(wù)進(jìn)行預(yù)測和一些前瞻性的分析，并對(duì)后勤服務(wù)的良性運(yùn)作起著至關(guān)重要的作用。由于篇幅所限和知識(shí)所及，存在諸多問題：安全性有待提高，沒有考慮成本。希望在未來的學(xué)術(shù)研究中，通過進(jìn)一步的探索及研究解決以下問題：組織開發(fā)商與高校后勤財(cái)務(wù)積極合作，研究出適應(yīng)我國高校后勤財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的管理流程，幫助高校后勤財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)更加高效、方便。

（作者單位為浙江工業(yè)大學(xué)容大后勤集團(tuán)）

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