淺談核電廠運行文件管理

朱民

【摘 要】本文從中核運行二廠（以下簡稱秦山二廠）運行文件管理工作實踐的角度，闡述了核電運行文件工作的特性、運行文件管理工作流程、運行文件管理工作的難點及對策等內(nèi)容。

【關(guān)鍵詞】核電；生產(chǎn)；文件；管理

0 緒論

“核電文件是核電建設(shè)、運營和管理活動過程中形成、收集并保管的作為證據(jù)和信息的記錄”（《核電文件檔案管理要求》EJ/T 1224-2008）。文件是檔案的前身。文件管理是檔案管理的前提。核電文檔管理流程涵蓋從文件的形成（收集、捕獲和積累）、傳輸（發(fā)送和接收）、整理組卷、歸檔、保管、利用以及鑒定直至處置的全過程，并通過先進技術(shù)手段或信息系統(tǒng)實施全過程的管理與監(jiān)控。《核電廠質(zhì)量保證安全規(guī)定》（HAF003）文件控制和記錄中分別規(guī)定了文件的編制、審核和批準(zhǔn)、文件的發(fā)布與分發(fā)、文件變更的控制和質(zhì)量保證記錄的編寫、收集、貯存和保管等要求?！逗穗姀S質(zhì)量保證記錄制度》（HAD003/04）規(guī)定：“每個核電廠必須按書面程序和指令建立和執(zhí)行有關(guān)質(zhì)量保證記錄的編寫、標(biāo)識、收集、編索、貯存、保管及處理的制度”。

秦山二廠生產(chǎn)文件是核電廠員工在日常生產(chǎn)工作中必須遵守或使用的文件，與核電站生產(chǎn)活動直接相關(guān)。生產(chǎn)文件管理遵循以下原則：

——公司所有生產(chǎn)活動均須有書面文件；

——生產(chǎn)文件須經(jīng)公司文檔管理部門統(tǒng)一生效發(fā)布。生產(chǎn)文件應(yīng)使用規(guī)范的格式，所有文件都應(yīng)確定密別和唯一的文件編碼；

——生產(chǎn)文件管理實行統(tǒng)一指導(dǎo)、分段管理。由公司文檔管理部門集中保管基準(zhǔn)文件，各部門負(fù)責(zé)管理所接收的衛(wèi)星文件（由基準(zhǔn)文件產(chǎn)生），并由此產(chǎn)生工作文件（特殊情況下可由基準(zhǔn)文件直接產(chǎn)生）。各部門根據(jù)需要設(shè)立并管理工作文件站；

——生產(chǎn)文件實行受控管理，未經(jīng)授權(quán)，不得隨意或擅自復(fù)制（拷貝、下載）使用。

秦山二廠運行文件是生產(chǎn)文件的核心。按照管理方式又分為基準(zhǔn)文件、衛(wèi)星文件、工作文件。基準(zhǔn)文件是指公司在生產(chǎn)、管理活動中產(chǎn)生或使用的文件的原件或主件；衛(wèi)星文件來自基準(zhǔn)文件，即基準(zhǔn)文件的復(fù)制件（或者OA流程生效后打印出的紙質(zhì)文件），用來產(chǎn)生工作文件，衛(wèi)星文件與基準(zhǔn)文件保持一致；工作文件是核電站運行、檢查、試驗、維修等作業(yè)過程需使用的文件，可來自于衛(wèi)星文件，在特殊情況下可直接來自基準(zhǔn)文件。各類文件之間的相互依存關(guān)系為（見圖1）：衛(wèi)星文件由基準(zhǔn)文件產(chǎn)生，工作文件由衛(wèi)星文件或基準(zhǔn)文件產(chǎn)生?；鶞?zhǔn)文件的過時版本以及形成記錄的工作文件均被整理成生產(chǎn)檔案。衛(wèi)星文件和工作文件是各生產(chǎn)部門管理的重點。

圖1 生產(chǎn)文件關(guān)系

1 運行文件管理工作的特點

1.1 復(fù)雜性

秦山二廠運行文件系統(tǒng)主要包括管理程序、運行規(guī)程、技術(shù)程序、以及流程圖、邏輯圖、模擬圖、一二次接線圖等一系列的技術(shù)支持文件。運行相關(guān)的文件也涉及較多專業(yè)，比如模擬圖和邏輯圖涉及到儀控專業(yè)，繼電保護圖涉及到繼保專業(yè)，二次圖和一次接線圖涉及到電氣專業(yè)。如果把范疇擴大到整個核電站，那么文件檔案涉及到的專業(yè)面將更廣，將囊括包括工程、防腐、化學(xué)、物理、在役檢查等眾多專業(yè)。而且分布在多個崗位，如表1所示。

1.2 時效性

相當(dāng)一部分的文件繼承于電站建設(shè)階段的設(shè)計文件以及調(diào)試文件，并經(jīng)過重新整理。按照文檔管理要求，所有的文件需要定期升版。另外，一些技術(shù)改造、現(xiàn)場實際與圖紙不符合等，也需要及時修改相關(guān)文件，并適時更新。

表1 運行各工作文件站分布位置

1.3 長期性

秦山二廠核電站的設(shè)計壽命為40年。因此，電站運行文件記錄的保存期限一般定為長期或永久。

1.4 可靠性

核電廠一切生產(chǎn)活動的基礎(chǔ)就是文件。設(shè)想一下，如果一本試驗的某個步驟在電子版中不小心被文件管理員刪除了，如果流程圖在進行更新修改時，出現(xiàn)了某處錯誤，那不啻于對相關(guān)設(shè)備的隔離檢修，埋下了一顆定時炸彈，因為由此可能造成隔離邊界已經(jīng)不再是完整的。因此，文件的可靠性必須得到保證。必須建立一套有效的管理體系，對運行文件的正確性、有效性進行控制。

2 運行文件管理工作流程

2.1 運行規(guī)程、圖紙管理體系的建立

以運行規(guī)程、圖紙為核心的運行文件管理工作，主要包括文件接收、分發(fā)、歸檔、修改、檢查、打印以及OPO基準(zhǔn)文件庫、工作文件站的維護和整理等內(nèi)容。運行管理部門設(shè)有?？茖Ｈ素?fù)責(zé)規(guī)程、圖紙管理工作，具體負(fù)責(zé)圖紙的修改、生效、更新、補充、回收、歸檔等具體工作，并且形成了一套有效的管理制度，如：定期對各文件區(qū)域（各工作文件站）的巡檢，各個運行值針對文件的良好建議反饋單。

2.2 運行規(guī)程、圖紙的修改、升版與更新

核電站的規(guī)程、圖紙通過運行操縱人員經(jīng)過多次的反復(fù)使用、修改、升版，逐步趨于完善。運行規(guī)程、圖紙是為現(xiàn)場運行活動服務(wù)的，它對現(xiàn)場運行活動提出了嚴(yán)格的限制和要求。反過來，通過現(xiàn)場運行活動，如果發(fā)現(xiàn)規(guī)程、圖紙的缺陷和錯誤，就會對它進行修改、升版，不斷完善。此外，還有為數(shù)不少的技術(shù)改造涉及到文件修改，如不及時更新文件內(nèi)容，極可能影響生產(chǎn)活動的正常進行。

為保證文件的可靠性，任何人不能隨意更改文件。但是所有運行人員都可以對運行規(guī)程、圖紙?zhí)岢鲂薷纳暾?，通過填寫“運行文件修改跟蹤單”并由科/值長校核簽字，提交負(fù)責(zé)文件修改的運行管理部門負(fù)責(zé)人進行審查確認(rèn)后才能對其進行修改、升版。修改后的文件再經(jīng)相關(guān)修改負(fù)責(zé)人員校核，然后簽字確認(rèn)，之后才能認(rèn)為是一份已經(jīng)修改完備的文件，而且須經(jīng)文檔管理部門生效發(fā)布，返回并替換原來的各現(xiàn)場文件。圖2為文件修改管理流程：

圖2 運行文件修改管理流程

2.3 運行規(guī)程、圖紙的使用

運行規(guī)程、圖紙一旦蓋有“工作文件”章后，即成為有效的工作文件，被分別放置于不同的工作文件站（目前運行工作文件站15處，同表一所列。）運行人員在現(xiàn)場操作時使用的規(guī)程、圖紙等必須是蓋有“工作文件”章的文件的復(fù)印件。

規(guī)程、圖紙的有效性、完整性對電站的安全生產(chǎn)有舉足輕重的作用，因而對它進行有效管理和及時修改維護讓我們感覺到尤為重要。

2.4 文件使用的跟蹤

2.4.1 定期自查

依據(jù)運行文件最新清單定期檢查現(xiàn)場運行文件的數(shù)量及版次。

2.4.2 做好對“文件取用跟蹤單”的跟蹤

運行規(guī)程在使用后，封面的“文件取用跟蹤單”撕下放于現(xiàn)場指定位置，便于文件人員的跟蹤補配。

2.4.3 即時通知

運行現(xiàn)場文件的使用頻率很高，尤其是圖紙，經(jīng)常會因頻繁的復(fù)印，造成破損等現(xiàn)場，遇到這種情況當(dāng)班值通常是電話或郵件形式即時通知文件管理人員，進行補配；遇到機組大修或緊急情況時，on-call（應(yīng)急呼叫）負(fù)責(zé)運行現(xiàn)場文件管理人員完成補配。

2.5 運行文件整理歸檔

根據(jù)文檔管理規(guī)定，運行管理部門對所形成的生產(chǎn)記錄報告進行整理歸檔。并且完成目錄整理、數(shù)據(jù)整理等歸檔準(zhǔn)備工作，保證其完整、并且制定歸檔文件移交單及文件清單后，按移交期限規(guī)定及時向文檔管理部門提出移交申請，文檔管理部門按照文件形成部門提供的歸檔文件清單，對經(jīng)過整理的生產(chǎn)記錄報告進行逐項檢查確認(rèn)并接收。移交單一式兩份，雙方各執(zhí)一份，存檔備查。運行管理部門需整理歸檔的主要文件如表2所示。

2.6 取消/作廢運行文件管理

2.6.1 運行文件因技改、其他操作文件覆蓋或者不適用等原因而取消的，須填寫《運行文件取消申請單》，由負(fù)責(zé)文件的處長審查批準(zhǔn)并簽字，一式兩份，一份運行管理部門存檔并取消紙質(zhì)和電子文件、通知各運行值/科，另一份遞交到文檔管理部門，負(fù)責(zé)并取消其基準(zhǔn)文件。

2.6.2 收到新版的運行文件，及時將舊版基準(zhǔn)文件、工作文件等作廢的運行文件建立清單，清單中必須包括代碼、版次、名稱、作廢時間等信息，并加蓋“作廢”章，整理簽字后移交到文檔管理部門統(tǒng)一銷毀。

表2 需整理歸檔的主要運行文件

3 運行文件管理工作的難點及對策

3.1 圖紙修改的核對

一張圖紙包含的信息量是很大的，有的圖紙上面有上百個閥門和管道，此外還有管徑、控制信號、安全分級、貫穿件等等的重要信息，修改圖紙的時候，稍有不慎便會引起其他信息的錯誤變動，并且不容易被立即發(fā)現(xiàn)（因為信息量太大，全面無誤地核對有一定難度），要避免這個問題的出現(xiàn)，一方面也是最重要的一環(huán)，就是依賴有經(jīng)驗有責(zé)任心的文件管理員，另一方面通過文件校核者進行細(xì)心的校核。

3.2 文件定期審查版次問題

根據(jù)文件管理規(guī)定，程序文件必須定期審查，至少每5年升版一次，以確定文件是否使用。然而由于運行管理部門管轄的文件數(shù)量多達4000余份（僅運行自己產(chǎn)生的文件），完全依靠人為跟蹤是有相當(dāng)難度的。需要開發(fā)建立相應(yīng)的管理信息系統(tǒng)，提前自動提醒文件需要升版，那么文件的適時升版便會完全可控。也可考慮借助于條形碼所反饋出來的信息來跟蹤文件的使用情況以及防范版次出錯等問題。

3.3 文件修改記錄的保存、跟蹤和查詢

如何保證所有的文件修改都得到正確實施，以及如何方便地實現(xiàn)修改歷史記錄的查詢，也是運行文件管理的一大難題。通過文檔管理員收集零散的電子版的修改單，整理成Excel表格，存放在電腦服務(wù)器，這樣做有三個弊端：一是不便于查詢，二是文檔管理者稍有疏忽便會漏統(tǒng)計，三是沒有閉環(huán)監(jiān)督（如果一個紙質(zhì)版文件修改單中途丟失，很可能這個修改單便會無人修改，因為缺少閉環(huán)監(jiān)督手段）。需要開發(fā)建立相應(yīng)的管理信息系統(tǒng)，從文件編寫、校核、批準(zhǔn)、實施、再校核，全部通過該系統(tǒng)完成，即可隨時檢查文件修改單的完成情況以及相關(guān)文檔的修改歷史記錄。

3.4 現(xiàn)場文件定期替換問題

兩臺機組的運行文件至少設(shè)有15個工作文件站，且較為分散，在主控、隔離辦、輔控、網(wǎng)控、外圍、常規(guī)島、除鹽水廠房、制氯站、常規(guī)島化水車間、白班值等。一張圖紙的更換需要涉及到上述幾個地點的文件更換。下圖3為近幾年運行文件修改單數(shù)量統(tǒng)計，運行文件修改工作量之巨，可見一斑。

圖3 歷史文件修改情況

這么多的替換量，人防總是會出現(xiàn)漏洞，如果全部用電子化替換紙質(zhì)化會如何？各個衛(wèi)星站直接根據(jù)需要從網(wǎng)絡(luò)打印需要的有效文件是否經(jīng)濟而且高效？當(dāng)然核電廠運行文件的電子化管理不是一個簡單的課題，還需要認(rèn)真全面的分析，避免其它問題的發(fā)生。

4 小結(jié)

秦山二廠已經(jīng)形成了一套行之有效的運行文件管理體系。自正式投入商業(yè)運行以來沒有發(fā)生因文件方面的原因?qū)е碌倪\行事件發(fā)生。

文件管理也應(yīng)與時俱進。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，如何更好地利用信息化技術(shù)提升運行文件管理水平，在文檔領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)管理創(chuàng)新，譬如：利用信息化平臺更好的實現(xiàn)文件的歷史修改記錄、歷史執(zhí)行情況的管理和查詢，利用條形碼來幫助文件使用情況后的跟蹤記錄等，中核核電正在組織實施的核電廠內(nèi)容管理系統(tǒng)（ERP、ECM）值得期待。

【參考文獻】

[1]EJ/T 1224-2008 核電文件檔案管理要求[S].

[2]IP/DOC/010 生產(chǎn)文件管理[S].

[責(zé)任編輯：湯靜]