試析企業(yè)檔案管理所面臨的問題及解決對策

姜彥芳

[摘 要]企業(yè)的檔案管理，很大程度上就是檔案的電子化管理。檔案信息數(shù)字化，是檔案工作中的一個新課題，它面臨一些不可避免的新問題?，F(xiàn)代的檔案管理工作的轉(zhuǎn)變，辦公自動化的廣泛實現(xiàn)，對傳統(tǒng)的檔案工作是一次巨大的沖擊，必將促使檔案工作從管理方式和管理手段上進行一次徹底革命。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)檔案管理；現(xiàn)狀分析；對策

現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理，很大程度上就是檔案的電子化管理。檔案信息數(shù)字化，是檔案工作中的一個新課題，它面臨一些不可避免的新問題，它是檔案工作初步實踐中的一個新生物，雖然還存在著一些有待解決的問題，但我們不能不承認，電子檔案的管理，在檔案現(xiàn)代化管理中不僅減輕了勞動程度，而且極大地提高了工作效率，隨著現(xiàn)代化進程的不斷深入，檔案管理軟件系統(tǒng)的不斷開發(fā)，電子文件檔案的管理將在現(xiàn)代的檔案管理工作中發(fā)揮出它所應(yīng)有的作用。

一、現(xiàn)代的檔案管理工作的轉(zhuǎn)變

1.檔案載體的轉(zhuǎn)變。在管理活動中，電子文件以其快捷的辦文進度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優(yōu)勢大量出現(xiàn)。通過計算機輔助設(shè)計使產(chǎn)品圖紙的設(shè)計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。例如生產(chǎn)或開發(fā)一項較大項目的產(chǎn)品就需產(chǎn)生上萬份的圖紙，而其中許多又要承襲老產(chǎn)品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了其比紙質(zhì)圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時、省力并且有意義得多。

2.企業(yè)檔案的分類變化。舊有的關(guān)于文書檔案、科技檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以信息集成系統(tǒng)中各個管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統(tǒng)中，計算機依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標隨時設(shè)立和調(diào)整類目。各企業(yè)檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是計算機管理過程中檔案分類更能貼近管理的需要，分類也將更詳細、更科學(xué)、更規(guī)范。

二、電子檔案工作面臨的問題

1.電子檔案原件的真實性問題。電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。在使用計算機形成文件材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負責(zé)人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)，日后難以確定該份材料是否具有真實性和權(quán)威性。即使有人出于自己的目的將軟盤中存的內(nèi)容進行了刪改，也難以發(fā)現(xiàn)和確定。

2.電子檔案內(nèi)容的保密性問題。用網(wǎng)絡(luò)的任何終端設(shè)備都能索取到存儲在網(wǎng)絡(luò)某一個設(shè)備上的電子文件。另一方面，一個終端上的電子文件也可同時發(fā)給若干個網(wǎng)絡(luò)終端。這對于在一段時間需保密的內(nèi)容或限制提供利用的內(nèi)容的安全保密問題，帶來了極大的威脅。

3.電子檔案保留的長久性問題。隨著辦公自動化的不斷深入，好多單位將會實現(xiàn)無紙辦公，所有的情況、決策、信息存儲在網(wǎng)絡(luò)中，人們只需要操作一下鍵盤就可以得到所需的信息。這種方法確實為檔案的歸檔存儲簡化了程序，也方便了利用，但是一旦網(wǎng)絡(luò)突然癱瘓或被毀，如出現(xiàn)“黑客”問題，遇到病毒問題或其他方面的故障，電子文件可能會一瞬間同時消失，造成難以彌補的損失。

三、建議采取的對策

1.盡快培養(yǎng)精通計算機技術(shù)的檔案專業(yè)人才。培養(yǎng)一批既懂檔案業(yè)務(wù)又精通計算機專業(yè)知識的人才已是檔案部門的當務(wù)之急。當前要在加強全員計算機知識培訓(xùn)的同時，通過招考、送出去深造等渠道選拔、培養(yǎng)高、精、尖計算機管理應(yīng)用人才，使他們不僅精通計算機技術(shù)而且熟悉檔案業(yè)務(wù)，熱愛檔案事業(yè)；不僅會操作而且會設(shè)計程序，能夠開發(fā)軟件。

2.建立健全維護電子文件真實和安全的法規(guī)。在電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個環(huán)節(jié)，信息都有被更改、丟失的可能性，即使擁有哇完善的信息安全技術(shù)，也需要有相應(yīng)的管理措施來保證其得以實施。因此，建立健全相關(guān)法規(guī)和管理制度，對于維護電子檔案的原始性、真實性，保證其安全具有重要的意義。要通過法律形式將電子檔案的保管和利用標準規(guī)定下來，使人們能夠自覺的遵守這些規(guī)定。同時要通過立法確認電子文件、電子檔案的法律憑證作用，確保國家檔案行政管理部門依法管理電子文件和電子檔案。

3.制定科學(xué)、合理、嚴密的電子檔案工作標準和規(guī)范。隨著電子文件的大量產(chǎn)生，迫切需要建立一套科學(xué)、合理、嚴密的電子檔案管理工作標準和規(guī)范。將電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔工作和分類、排列、保存方式，用標準和規(guī)范確定下來，使電子檔案從誕生之初就得以科學(xué)、有序、規(guī)范地管理，這是擺在檔案部門面前的一項重大課題，也是迫切需要解決的基礎(chǔ)性工作。

4.研制開發(fā)數(shù)據(jù)格式標準統(tǒng)一、可以互相兼容的檔案管理軟件。建議由國家檔案局牽頭，研制開發(fā)適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的軟件，并在全國檔集系統(tǒng)統(tǒng)一推廣。我們盼望國家檔案局能把該問題列為工作重點，以此帶動全國檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理水平的提高。

辦公自動化的廣泛實現(xiàn)，信息高速公路的建成，對傳統(tǒng)的檔案工作是一次巨大的沖擊，必將促使檔案工作從管理方式和管理手段上進行一次徹底革命。檔案部門要盡快認清形勢，采取有力措施，從工作重點和方式上來一次大轉(zhuǎn)變，從人才和技術(shù)力量上來一次大儲備，以勇敢的應(yīng)對信息時代的挑戰(zhàn)。

（編輯/穆楊）