科技檔案管理的信息化建設(shè)

劉秀英

【摘 要】科技檔案信息化可以從實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)檔案的信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高度共享，引發(fā)檔案管理模式的變革，對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有重大作用和意義。要從各方面入手推進(jìn)科技檔案管理的信息化建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】科技檔案；管理；信息化

由于現(xiàn)代信息化技術(shù)得到突飛猛進(jìn)的發(fā)展，對(duì)于科技檔案管理而言，不再只停留在保存原有資料的功能上，更重要的是依靠現(xiàn)代信息、網(wǎng)絡(luò)等高新技術(shù)和資源，利用信息化網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)構(gòu)成嶄新平臺(tái)，從而提高企業(yè)的綜合運(yùn)作能力，增強(qiáng)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)能力。由此可見(jiàn)，信息化是科技檔案管理的必由之路。

一、科技檔案在企業(yè)信息化建設(shè)中發(fā)揮的作用

科技檔案是指在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動(dòng)中，形成的應(yīng)該歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、照片、影片、錄像帶等科技文件材料。科技檔案管理是檔案管理的重要組成部分，對(duì)于企業(yè)建設(shè)與發(fā)展具有重大的作用，特別是在進(jìn)入現(xiàn)代化企業(yè)建設(shè)中，科技檔案在科研、生產(chǎn)、企業(yè)科學(xué)管理中顯示出越來(lái)越明顯的無(wú)可替代的作用，具有相當(dāng)高的就跟經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

所謂科技檔案信息化，就是根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，在科技檔案管理中，全面運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)企業(yè)科技檔案信息資源進(jìn)行處置、管理并提供利用服務(wù)。科技檔案信息化一般而言，可以從實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)檔案的信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高度共享，引發(fā)檔案管理模式的變革。具體來(lái)說(shuō)，由于原始檔案經(jīng)過(guò)反復(fù)查閱，不可避免地受到一定程度的損害，給文檔的保管與利用帶來(lái)管理上的困擾。而信息化技術(shù)就彰顯出獨(dú)特的魅力，可以說(shuō)，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實(shí)現(xiàn)科學(xué)開(kāi)發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。

二、科技檔案管理是企業(yè)信息化建設(shè)和發(fā)展的重要環(huán)節(jié)

企業(yè)信息化以現(xiàn)代化的信息處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，對(duì)企業(yè)進(jìn)行全方位、多角度、高效能的改造，通過(guò)信息資源的開(kāi)發(fā)和信息技術(shù)的有效利用，來(lái)提高企業(yè)的生產(chǎn)能力和經(jīng)營(yíng)管理水平，增強(qiáng)企業(yè)在國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)力。

很多企業(yè)在改革發(fā)展的歷史進(jìn)程中，特別是經(jīng)歷了IP市場(chǎng)風(fēng)雨變換的考驗(yàn)，以“抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)”為口號(hào)，已實(shí)現(xiàn)了信息化建設(shè)的新局面。更多更快地收集、整理、傳遞有價(jià)值的信息，為很多企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、研發(fā)和領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，已成為很多企業(yè)信息化建設(shè)的核心環(huán)節(jié)。很多企業(yè)的科技檔案信息化建設(shè)，將檔案管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化納入整體企業(yè)信息化的重要內(nèi)容。通過(guò)長(zhǎng)期的全方位地跟蹤國(guó)內(nèi)外本行業(yè)的科技動(dòng)態(tài)、成果和進(jìn)展水平，建設(shè)成具有行業(yè)特色的專題數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣才能為本企業(yè)提供高質(zhì)量的信息服務(wù)。

三、科技信息化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程

科技信息化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。管理的內(nèi)容：一是負(fù)責(zé)制定科技發(fā)展規(guī)劃，負(fù)責(zé)科技計(jì)劃（資金）管理，包括科技項(xiàng)目計(jì)劃，青年科技促進(jìn)費(fèi)項(xiàng)目計(jì)劃等；二是負(fù)責(zé)科技管理成果，包括鑒定、申報(bào)、評(píng)審、獎(jiǎng)勵(lì)、科技成果產(chǎn)業(yè)化及推廣應(yīng)用、技術(shù)市場(chǎng)等；三是負(fù)責(zé)專利管理，包括申報(bào)、統(tǒng)計(jì)、實(shí)施等；四是負(fù)責(zé)計(jì)量管理，包括計(jì)量升級(jí)、貫徹執(zhí)行計(jì)量法、計(jì)量認(rèn)證與認(rèn)可、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)的建立與檢定、計(jì)量站管理等；五是負(fù)責(zé)全質(zhì)管理，包括全質(zhì)管理成果的申報(bào)、評(píng)審、發(fā)表、獎(jiǎng)勵(lì)等；六是負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)化管理，包括標(biāo)準(zhǔn)的制訂、修訂、標(biāo)準(zhǔn)化審查等；七是負(fù)責(zé)科技統(tǒng)計(jì)工作；八是負(fù)責(zé)信息化工作，包括信息規(guī)劃、信息網(wǎng)的建設(shè)與維護(hù)、組織開(kāi)發(fā)應(yīng)用軟件等。當(dāng)然，很多企業(yè)科技管理部門管理的內(nèi)容并非僅僅以上八個(gè)方面，筆者之所以羅列出來(lái)，是說(shuō)明科技信息絕非是檔案管理部門一家的事情，它是很多企業(yè)科技管理的重要組成部分，建立科技管理系統(tǒng)與科技數(shù)據(jù)庫(kù)，同樣是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。

科技管理系統(tǒng)、科技計(jì)劃管理系統(tǒng)、科技成果管理系統(tǒng)、科技統(tǒng)計(jì)管理系統(tǒng)、計(jì)量管理系統(tǒng)、全面質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng)以及科技評(píng)審專家?guī)?、科技成果專家評(píng)審系統(tǒng)等等，就為科技檔案管理提供了強(qiáng)大的支撐能力，提供了科技檔案靈活、方便的查詢、統(tǒng)計(jì)功能。

推進(jìn)科技檔案信息化的關(guān)鍵是人才。舉例來(lái)說(shuō)，如由于科技檔案的信息化，其中包括檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術(shù)化，開(kāi)發(fā)利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著截然不同的方法，這就對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。只有把人才問(wèn)題解決好了，才能使檔案信息化建設(shè)符合正確的方向，才能最大限度地能滿足企業(yè)對(duì)科技檔案的需求。

科技檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、全面而又具體的工作，信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)不可能是檔案部門力所能及的，也不是僅僅單憑幾個(gè)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員，它固然需要所有科技檔案人員的積極參與，更需要企業(yè)統(tǒng)籌兼顧全面安排，特別是依靠企業(yè)科技信息管理部門所發(fā)揮的主導(dǎo)作用。

四、科技管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了科技檔案現(xiàn)代化管理

1.科技計(jì)劃管理系統(tǒng)。

科技計(jì)劃管理信息系統(tǒng)采用面向?qū)ο蟮南到y(tǒng)分析與設(shè)計(jì)，利用先進(jìn)的三層體系結(jié)構(gòu)（BAS），應(yīng)用JAVA技術(shù)開(kāi)發(fā)，符合J2EE標(biāo)準(zhǔn)的強(qiáng)大的企業(yè)級(jí)資源管理平臺(tái)，是建立并實(shí)施ERP的核心?？萍加?jì)劃管理的主要功能包括：對(duì)基層、省公司和發(fā)很多企業(yè)的科技計(jì)劃進(jìn)行分類查詢，按項(xiàng)目類別，負(fù)責(zé)單位對(duì)資金分配的統(tǒng)計(jì)，設(shè)備的購(gòu)置計(jì)劃，科技計(jì)劃草稿，科技計(jì)劃的上報(bào)等。該系統(tǒng)運(yùn)行以來(lái)，通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)完成計(jì)劃上報(bào)與下達(dá)、項(xiàng)目申請(qǐng)若干個(gè)。

2.計(jì)量管理系統(tǒng)。

計(jì)量管理主要包括：基層單位申報(bào)計(jì)量室認(rèn)證資料、基層單位計(jì)量管理資料信息采集與查詢等。

3.全質(zhì)及標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng)。

全質(zhì)及標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng)主要包括：行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)維護(hù)、基層單位上報(bào)QC成果、QC成果評(píng)審結(jié)論及上報(bào)QC成果，企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化編寫模板等。

4.科技成果和專利管理。

科技成果和專利管理主要包括：基層單位上報(bào)科技成果、科技成果匯總維護(hù)、基層單位上報(bào)專利、篩選申報(bào)科技進(jìn)步獎(jiǎng)項(xiàng)目、基層單位返回科技進(jìn)步獎(jiǎng)推薦書、匯總上報(bào)科技進(jìn)步獎(jiǎng)推薦書、科技成果專利統(tǒng)計(jì)及收集科技成果推廣項(xiàng)目申請(qǐng)書等。

5.科技統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)。

統(tǒng)計(jì)是科技檔案工作的一個(gè)組成部分，基本任務(wù)是對(duì)檔案工作情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)調(diào)查、分析、監(jiān)督，以計(jì)量化的管理，科技統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)的所有報(bào)表均采取網(wǎng)上電子報(bào)表形式。對(duì)各類統(tǒng)計(jì)信息實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息共享，使統(tǒng)計(jì)工作標(biāo)準(zhǔn)化、實(shí)用化。基層單位可以錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、修改、打印。

在科技管理系統(tǒng)應(yīng)用過(guò)程中，不僅實(shí)現(xiàn)了科技檔案現(xiàn)代化管理，同時(shí)涌現(xiàn)出大量的新技術(shù)、新成果服務(wù)于企業(yè)建設(shè)。信息化是科技檔案管理的核心，它可以帶動(dòng)其他新技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展，科技檔案信息化的實(shí)現(xiàn)也一定能促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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