淺析提高供電企業(yè)公文寫作質(zhì)量的重要性

陳明禮 王媛媛

摘要：公文是企業(yè)推行各種決策、工作方案及規(guī)章制度所不可缺少的文件材料，公文的規(guī)范性能夠加強(qiáng)企業(yè)和各個部門、兄弟企業(yè)聯(lián)系和溝通，其科學(xué)性是實(shí)現(xiàn)企業(yè)對內(nèi)和對外溝通的必要手段，因此提高企業(yè)公文的寫作質(zhì)量對企業(yè)的發(fā)展起到了重大的作用。

關(guān)鍵詞：供電企業(yè)；公文寫作；寫作質(zhì)量；重要性；規(guī)范性 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

中圖分類號：G623 文章編號：1009-2374（2016）10-0155-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.10.076

在企業(yè)的公文寫作中，首先是文稿的起草工作，這是一項(xiàng)十分重要的環(huán)節(jié)，特別是對于一些重要文件的起草，其寫作質(zhì)量體現(xiàn)了起草人員的工作態(tài)度和辦事效率，也代表了企業(yè)的形象。在供電企業(yè)管理工作中，往往將公文的寫作質(zhì)量和績效相掛鉤。公文是其基礎(chǔ)工具，傳遞了企業(yè)的相關(guān)政策，并且具有一定的法定效力，因此，提高企業(yè)公文寫作水平是企業(yè)管理過程中重要的內(nèi)容。

1 公文的概念

公文即公務(wù)文書，也稱作公務(wù)文件，指的是法定機(jī)關(guān)與組織在公務(wù)活動中，采用規(guī)范的體式，經(jīng)過一定的處理程序形成和使用的書面材料。公務(wù)文書是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位以及其他組織在實(shí)施管理、行使職權(quán)以及開展公務(wù)活動中形成的文件，它具有一定的法定效力，采用的是規(guī)范體式，是一種應(yīng)用性的文體。從它的概念中，總結(jié)公文的特征，主要是特定效力和規(guī)范體式。在企業(yè)的日常工作中，受到專業(yè)的限制，通常形成公文的理論與公文的處理環(huán)節(jié)都各不相同，但公文的規(guī)范體式卻是有一定標(biāo)準(zhǔn)的，因此，公文寫作人員需要對公文的格式有一定的了解，熟練掌握是促進(jìn)公文質(zhì)量提高的關(guān)鍵。

2 企業(yè)公文寫作中常見的問題

2.1 材料不充分

公文的核心是為經(jīng)濟(jì)中心服務(wù)，具有很強(qiáng)的時效性，企業(yè)公文需要保證材料的充足和準(zhǔn)確，附件資料要詳實(shí)，還要注意語言簡潔、突出重點(diǎn)，專業(yè)術(shù)語要用到位等。在供電企業(yè)中，特別是經(jīng)常使用的報告和請示上行文，企業(yè)需要上級提供支持和幫助，或者對重大事件的上報等，都采用上行文的文體。這類公文一般事情比較緊急，且任務(wù)重，要求一事一文，一事一報，語言要盡量精簡，還要有足夠的信息量對整件事情進(jìn)行說明。一般在公文正文部分可以盡量簡短，盡量少用形容詞，要讓人一目了然。附件部分一定要詳細(xì)，以對正文進(jìn)行補(bǔ)充或者作為基礎(chǔ)資料，方便上級承辦部門進(jìn)行處理。另外，需要寫上具體業(yè)務(wù)聯(lián)系人的聯(lián)系電話，便于上級承辦人員進(jìn)行詢問。對于那些正文空洞、主要意思表達(dá)不清楚和基礎(chǔ)材料不充分的公文，往往會被退回，不僅降低了工作效率，而且對企業(yè)的形象也會造成一定的影響。

2.2 照搬照抄

上級機(jī)關(guān)或政府轉(zhuǎn)發(fā)文件落實(shí)中，要靠企業(yè)層層傳達(dá)落實(shí)，企業(yè)內(nèi)部要結(jié)合自身實(shí)際，制定時間能夠有效銜接、切實(shí)可行的文件；而有些企業(yè)在轉(zhuǎn)發(fā)文件時，只是照搬照抄，基層執(zhí)行找不著要點(diǎn)，使得公文處理處于兩難境地。

2.3 文件過多

根據(jù)中央八項(xiàng)規(guī)定，文件簡報要做到精簡，改進(jìn)文風(fēng)，對于缺乏實(shí)質(zhì)內(nèi)容的文件和簡報一律不發(fā)。在八項(xiàng)規(guī)定落實(shí)之后，企業(yè)公文有所改觀，工作作風(fēng)也有所改進(jìn)，但在企業(yè)中，文件過多的情況還是存在，導(dǎo)致難以充分地發(fā)揮其效益。企業(yè)作為經(jīng)營性的經(jīng)濟(jì)組織，其目標(biāo)是追求更大的利潤，企業(yè)公文雖然主要是用于行政管理和經(jīng)營，但是本質(zhì)上還是與企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益有關(guān)，因此企業(yè)的公文要講究辦事效率。比如，地方政府、上級機(jī)關(guān)、行業(yè)部門安排了某一項(xiàng)活動，印發(fā)了紅頭文件，企業(yè)在公文處理上需要結(jié)合實(shí)際，決定是印發(fā)一個或者多個文件，還是逐個落實(shí)，或是貫徹地方政府、上級機(jī)關(guān)、行業(yè)部門有關(guān)要求，制訂出“三合一”、便于基層操作的方案，形成正式公文。不管是采用哪種方式，都需要以服務(wù)基層，對生產(chǎn)經(jīng)營有利作為衡量標(biāo)準(zhǔn)。

2.4 審核不嚴(yán)格

企業(yè)公文的形成需要企業(yè)層層把關(guān)，從公文的草擬、撰寫再到印發(fā)過程，中間要經(jīng)過各個環(huán)節(jié)，這些環(huán)節(jié)都需要主管部門嚴(yán)格審核。主管部門要在各個環(huán)節(jié)的監(jiān)督過程中貫徹文件精神和政策，加強(qiáng)對領(lǐng)導(dǎo)專題會議研究的數(shù)據(jù)、是否抄送上級主管或政府機(jī)關(guān)、是否與法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)存在抵觸以及專業(yè)術(shù)語等內(nèi)容的把關(guān)；簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)主要負(fù)責(zé)對公文的立意以及重點(diǎn)進(jìn)行把關(guān)；綜合部門則負(fù)責(zé)校對公文文種、計(jì)量單位、引文、格式內(nèi)容，并將未成型的公文語言進(jìn)行梳理，確保公文質(zhì)量；而文書、打字文印人員，則負(fù)責(zé)對公文進(jìn)行檢查，查看是否存在瑕疵?？傊?，要提高企業(yè)公文的質(zhì)量，要依靠眾多環(huán)節(jié)的把關(guān)，不單是依靠個人的力量，只有這樣才能提高公文的權(quán)威性，避免出現(xiàn)不良的影響。

2.5 缺乏創(chuàng)新

在供電企業(yè)中，一般文筆好的都是管理層，而撰寫公文的基本上都是文秘人員，而在職人員工作繁雜，在撰寫公文時都是照貓畫虎。因此，企業(yè)公文寫作普遍存在質(zhì)量不高、缺乏創(chuàng)新的問題，一般都是對舊的文件進(jìn)行小幅度修改，換湯不換藥，比如只是改了年月日，內(nèi)容毫無新意，讀者看了第一句，大概就能知道后面寫的是什么。黨的十八大對改進(jìn)文風(fēng)會風(fēng)進(jìn)行了強(qiáng)調(diào)，黨的群眾路線教育實(shí)踐活動也指出了公文的寫作問題，要用群眾都能看懂的語言。企業(yè)需要加強(qiáng)文秘人員的培養(yǎng)，文秘人員和文字工作者需要多學(xué)習(xí)政治理論，積極吸納新的公文寫作知識，加強(qiáng)本行業(yè)的業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，在工作會議中多聽多記；在業(yè)余生活中多關(guān)注廣播電視時政新聞和領(lǐng)導(dǎo)講話，豐富知識。打好基礎(chǔ)，才能在公文寫作的時候從容下手。

3 提高供電企業(yè)公文寫作質(zhì)量的重要性

企業(yè)中公文寫作存在的這些問題，要規(guī)范工作流程、提高辦事效率和服務(wù)水平，提高企業(yè)的形象，就需要從公文寫作質(zhì)量著手。近幾年來，供電企業(yè)對公文寫作質(zhì)量提高了重視，對文秘人員等加強(qiáng)了公文寫作的培訓(xùn)，提高了日常工作的要求，使得公文寫作質(zhì)量得以提升。針對供電企業(yè)公文寫作對企業(yè)的重要性，得出了以下兩點(diǎn)心得：

3.1 企業(yè)公文寫作的思想理念

企業(yè)公文寫作需要具備三個思想：一是時效性；二是實(shí)用性；三是法制性。與黨政機(jī)關(guān)的公文相同之處在于企業(yè)公文寫作也需要始終堅(jiān)持馬克思列寧主義、毛澤東思想、鄧小平理論、“三個代表”重要思想以及科學(xué)發(fā)展觀，與時俱進(jìn)。這樣才能保證公文寫作在思想上不出現(xiàn)錯誤，堅(jiān)持正確的政治立場。另外，企業(yè)還要重視以上三個思想原則。

一是時效性。在激烈的市場競爭下，企業(yè)要想生存發(fā)展，需要掌握外界的各種市場信息和經(jīng)濟(jì)信息，企業(yè)需要有一雙善于捕捉市場信息的眼睛，這是決定企業(yè)成敗的關(guān)鍵。公文在其中發(fā)揮著巨大的作用，能及時地發(fā)現(xiàn)并傳遞市場信息，這就是企業(yè)公文所要具備的時效性。很多文件需要掌握第一手資料和素材，才能使攥寫出的公文具有指導(dǎo)價值。搜集信息和整理素材，要結(jié)合實(shí)際需要，利用現(xiàn)代媒體工具的優(yōu)勢，通過多個渠道搜集最新的信息和有關(guān)的政策法規(guī)等。搜集的信息要有針對性，不能隨意地篩選，而要懂得如何將重要的信息提煉出來，對那些有重要參考價值的信息要及時將其做成簡報上報給領(lǐng)導(dǎo)。在大型的公文寫作中，要善于利用平時掌握的有用信息，以提高信息的轉(zhuǎn)化利用價值。

二是實(shí)用性。企業(yè)公文寫作的目的是促進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)工作能夠高效順利地開展。所以，企業(yè)公文需要達(dá)到這個目的，也就是要保證實(shí)用性。企業(yè)公文的實(shí)用性主要表現(xiàn)在：首先，對工作進(jìn)行有效的部署，有利于解決問題。大多數(shù)企業(yè)公文都是根據(jù)企業(yè)高層會議決定的事項(xiàng)擬定的文件，比如企業(yè)的近幾年發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃等，這些公文都是具有強(qiáng)制性的，是企業(yè)實(shí)施重要工作的規(guī)范。其次，企業(yè)公文能夠?yàn)槠髽I(yè)的決策提供參考，為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。比如一些市場調(diào)查報告、調(diào)研報告、財(cái)務(wù)審計(jì)報告等公文，決策參考價值都比較高，是企業(yè)總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)、吸取教訓(xùn)和對錯誤進(jìn)行糾正，并提出解決措施的重要參考依據(jù)。此外，公文寫作質(zhì)量對改進(jìn)人事管理，促進(jìn)工作效率的提高也有積極的作用。企業(yè)人力資源管理、人才的引進(jìn)和培訓(xùn)以及各種規(guī)章制度，關(guān)于這些方面的公文目的都是促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)管理水平的提高，有利于對企業(yè)的人力物力財(cái)力最大限度的整合。

三是法制性。企業(yè)的公文寫作必須符合法律法規(guī)和政策規(guī)定，不然就有可能出現(xiàn)違法違紀(jì)違規(guī)行為，從而給企業(yè)造成極其不良的影響。所以，公文寫作人員必須加強(qiáng)各種政策法規(guī)的學(xué)習(xí)，特別是要掌握涉及到經(jīng)濟(jì)經(jīng)營管理的法律法規(guī)，并嚴(yán)格貫徹到公文寫作中，確保公文寫作合法合規(guī)。

3.2 企業(yè)公文寫作的格式問題

公文的特性要求公文需要嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的格式。總結(jié)了供電企業(yè)公文寫作中經(jīng)常出現(xiàn)的格式問題，主要體現(xiàn)在標(biāo)題、引文、段落層級、語法標(biāo)點(diǎn)符號和附件問題上。公文的標(biāo)題包括發(fā)文單位、事由、文種三個部分，而一些不合格的公文標(biāo)題中沒有標(biāo)明發(fā)文單位，還有就是對書名號的使用錯誤，缺少連接動詞，比如經(jīng)常使用的“印發(fā)”“申請”等；引文不完整，引文中必須包括文件標(biāo)題和文件字號，文件的標(biāo)題需要加上書名號；引文的標(biāo)題和字號的順序相互顛倒等情況。段落層級問題經(jīng)常出現(xiàn)的錯誤有段落首行左起沒有空格、上行文頂格書寫或者沒有結(jié)束語、層級標(biāo)題行字體不符合要求、層級序號使用混亂等。語法標(biāo)點(diǎn)符號雖然都是小問題，但是如果用好了，就如同畫龍點(diǎn)睛，增加了文章的亮點(diǎn)。而附件雖然只是正文的補(bǔ)充和說明，但是也是公文中不可缺少的一部分，附件的寫作質(zhì)量也是公文寫作水平的體現(xiàn)，因此企業(yè)需要重視附件的格式和內(nèi)容。

公文體現(xiàn)的是企業(yè)的意志，部署工作的嚴(yán)肅性，對于公文寫作的規(guī)范一定要嚴(yán)格把關(guān)，才能有助于推進(jìn)工作。如果一個種類的文件不按照規(guī)范進(jìn)行寫作，就會造成研讀、傳達(dá)文件和落實(shí)文件精神時出現(xiàn)歧義，因此，了解了企業(yè)公文的重要性后，在寫作時需要遵循利于研讀和傳達(dá)的原則。此外，還需要注意公文寫作的文風(fēng)，堅(jiān)持求真務(wù)實(shí)的態(tài)度，確保公文的真實(shí)性，才能切實(shí)為企業(yè)解決實(shí)際問題。在修辭方面上需要做到精練，因?yàn)槠髽I(yè)公文是為了工作，講究的是簡潔得體。

4 結(jié)語

總之，提高供電企業(yè)公文寫作質(zhì)量，是提高企業(yè)管理效率和促進(jìn)工作順利開展的重要手段，公文撰寫人員要重視公文在企業(yè)發(fā)展中的作用，積極學(xué)習(xí)相關(guān)知識，多在日常積累素材，這樣才能夠在撰寫公文時輕松駕馭。

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作者簡介：陳明禮（1979-），男，山東青島人，國網(wǎng)山東省電力公司青島市黃島區(qū)供電公司經(jīng)濟(jì)師，研究方向：電力經(jīng)濟(jì)發(fā)展；王媛媛（1979-），女，山東青島人，國網(wǎng)山東省電力公司青島市黃島區(qū)供電公司經(jīng)濟(jì)師，研究方向：電力經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

（責(zé)任編輯：小 燕）