事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新探討

楊桂湘

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展需求。傳統(tǒng)的檔案管理模式已改變?yōu)樾畔⒒芾砟Ｊ健Ｐ畔⒒芾砟Ｊ綆?lái)的是信息安全性問(wèn)題，檔案管理工作者應(yīng)充分利用新的技術(shù)及方法進(jìn)行有效改善信息化管理帶來(lái)的問(wèn)題。本文主要對(duì)事業(yè)單位的檔案管理優(yōu)勢(shì)及思路進(jìn)行分析，供同行借鑒參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新管理

在社會(huì)主義市場(chǎng)體制下，事業(yè)單位在不斷完善自身管理模式的過(guò)程中，需要針對(duì)檔案管理實(shí)現(xiàn)完善的信息化建設(shè)，以打破傳統(tǒng)人工管理下管理效率低的弊端，提高事業(yè)單位檔案的利用率。任何一個(gè)行業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中都會(huì)存在大量的檔案資料，這些資料作為是事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中衍生的證據(jù)及內(nèi)容，對(duì)單位的未來(lái)發(fā)展具有重要的借鑒作用。因此，打破傳統(tǒng)人工管理模式，通過(guò)創(chuàng)新優(yōu)化檔案管理信息化，保持一種全面開放的思維，創(chuàng)造性地開展檔案工作，為社會(huì)發(fā)展需求提供更高效的服務(wù)。

1 事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的原則

（一）檔案管理合法性、真實(shí)性原則

對(duì)于事業(yè)單位而言，其所儲(chǔ)存的檔案都具備一定的權(quán)威性。其檔案在一定職能范圍內(nèi)會(huì)對(duì)某個(gè)事件起到?jīng)Q定性影響，對(duì)此，檔案的真實(shí)性是事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的首要原則，如果真實(shí)性受到影響，那么檔案管理的意義便不復(fù)存在。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中，需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或者單位進(jìn)行相應(yīng)的簽字或者蓋章，其較為容易識(shí)別檔案的合法性和真實(shí)性。但是在使用檔案信息化管理模式之后，其因?yàn)殡娮訖n案較為容易修改和復(fù)制的特點(diǎn)，造成電子檔案的真實(shí)性和合法性受到一定的不確定性。

（二）檔案管理安全性原則

對(duì)于新時(shí)代的檔案管理，其管理過(guò)程中的安全性主要體現(xiàn)在檔案的傳輸使用過(guò)程以及儲(chǔ)存過(guò)程中。在傳輸、使用的過(guò)程中，信息化檔案管理更加便于傳輸、共享，但是在共享的過(guò)程中，檔案的信息安全性也會(huì)受到一定的影響，信息化檔案能夠借助網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)隨時(shí)、遠(yuǎn)程傳輸。但是，這也埋下安全隱患伏筆。在傳輸過(guò)程中，極有可能在信息化檔案內(nèi)發(fā)生篡改、竊取和偽造的可能。尤其是事業(yè)單位，其普遍使用的都是高度保密的檔案，如果被篡改、竊取和偽造，都會(huì)造成嚴(yán)重的影響；對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而言，信息化檔案的儲(chǔ)存能夠保障檔案儲(chǔ)存時(shí)間更長(zhǎng)。但是，在長(zhǎng)時(shí)間的儲(chǔ)存信息化檔案的過(guò)程中，會(huì)因?yàn)橐幌盗械囊蛩囟艿接绊懞椭萍s，例如計(jì)算機(jī)軟件或硬件的使用壽命、平臺(tái)和電子檔案信息之間的一致性等。這些都需要管理人員改善管理模式，加強(qiáng)管理質(zhì)量，如果管理模式、管理質(zhì)量出現(xiàn)問(wèn)題，則極有可能造成信息化檔案檔案造成一定的損壞，從而影響檔案使用質(zhì)量。

2 信息化檔案管理對(duì)于事業(yè)單位的優(yōu)勢(shì)

（一）提高信息化檔案的使用效率

傳統(tǒng)的檔案管理模式，在搜索檔案時(shí)需要相關(guān)工作人員在案卷或目錄中進(jìn)行手動(dòng)的查找，其查找效率非常低，也極容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。在信息化檔案管理普及之后，搜索檔案的工作不在是尋找紙質(zhì)的卷宗，而是輸入檔案代碼，便能夠直接的尋找到想要使用的檔案。這樣的檔案管理，不僅能夠極大程度的提升檔案信息的查找效率，還能夠極大程度的降低出現(xiàn)差錯(cuò)的可能性。

（二）提高信息化檔案的便利性

隨著人們生活的改變，人們對(duì)環(huán)境的保護(hù)意識(shí)也越來(lái)越高。無(wú)紙化的辦公受到越來(lái)越多的關(guān)注，并在各個(gè)部門當(dāng)中普及，事業(yè)單位更是如此。辦公自動(dòng)化程度越來(lái)越高，使得紙質(zhì)檔案信息和辦公數(shù)字化辦公之間有較大的矛盾沖突。在使用信息化檔案之后，檔案的信息可以以數(shù)字化、信息化的形式展現(xiàn)，直接應(yīng)用于數(shù)字化辦公，并且在檔案共享與傳遞的過(guò)程中也不會(huì)造成任何影響。信息化檔案管理，不僅能夠有效的解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和辦公數(shù)字化的沖突，還為檔案使用者提供了極大的便利。

（三）提高信息化檔案利用率

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案模式，使用者需要通過(guò)相關(guān)檔案管理部門進(jìn)行查找或者通過(guò)郵寄、傳真，但這些都給使用者帶來(lái)極大的不便利。但是信息化檔案管理能夠借助信息網(wǎng)絡(luò)，及時(shí)的將檔案信息傳輸于檔案使用者手中，如此在很大程度上節(jié)省了人力和財(cái)力。除此之外，信息化檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的收集、整理和管理，并且可以在允許范圍內(nèi)，將檔案信息共享給更多的使用者。

3 信息化檔案管理在事業(yè)單位中的創(chuàng)新思路

（一）轉(zhuǎn)變管理方式，創(chuàng)新管理服務(wù)

傳統(tǒng)的檔案管理知識(shí)單純的管理性工作，隨著信息化檔案管理的普及，檔案?jìng)鬟f與使用只需要在瞬息之間便能完成。在這樣的環(huán)境之下，事業(yè)單位需要針對(duì)新時(shí)代檔案管理的優(yōu)勢(shì)，創(chuàng)新檔案管理的服務(wù)類型。事業(yè)單位的檔案管理工作者，需要轉(zhuǎn)變以往的檔案管理性質(zhì)，將管理理念轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)理念，從而改善檔案管理工作。例如，在信息化檔案管理中，檔案管理者可以給檔案使用者提供更加豐富、完善的檔案資料，將電子檔案按照一定特點(diǎn)進(jìn)行歸類，從而提供更多相似檔案給檔案使用者。

（二）轉(zhuǎn)變檔案管理從被動(dòng)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)

傳統(tǒng)的檔案管理普遍都是枯燥、固定的紙質(zhì)檔案，隨著信息化檔案管理的普及，檔案的形式從紙質(zhì)檔案變?yōu)榱穗娮有问?，想要提升檔案管理的工作效率，滿足檔案使用者對(duì)檔案管理的需求，檔案管理必須要從以往的被動(dòng)管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)形式的管理。例如，某些部門或某些單位需要事業(yè)單位檔案管理工作者定時(shí)提供相應(yīng)的信息資料，在檔案更新之后，檔案管理者便可以將更新的內(nèi)容、信息主動(dòng)的發(fā)送給相關(guān)的部門或單位，并將以往的信息進(jìn)行及時(shí)的修改，從而保障信息的準(zhǔn)確性、有效性。與此同時(shí)，在更改檔案信息或更新檔案信息的過(guò)程中，檔案管理者給予檔案使用者一定的提示。

（三）從實(shí)體檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樘摂M檔案

信息化檔案管理相對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案而言，其形式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮幽Ｊ?。在信息化檔案管理中，不需要大量的紙質(zhì)材料作為檔案的承載媒介，而是使用無(wú)紙需求的信息操作以及檔案管理，這樣的檔案管理在環(huán)保的基礎(chǔ)上，還能夠隨時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行修改。電子檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)更加全面，其功能更加強(qiáng)大、完善，檔案數(shù)據(jù)的更新操作也更加便利、快捷，查詢也更加準(zhǔn)確、快捷。

（四）總結(jié)

綜上所述，隨著信息化社會(huì)的快速發(fā)展，其各個(gè)行業(yè)的電子檔案也會(huì)隨之增多。在事業(yè)單位中，檔案的安全性更為重要，發(fā)展速度更快。對(duì)此，檔案管理的安全性尤為重要。事業(yè)單位的成長(zhǎng)以及國(guó)家建設(shè)當(dāng)中的核心任務(wù)便是全面、有效的實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理。這對(duì)于相關(guān)工作人員而言，需要正確的認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理客觀方面存在的問(wèn)題和優(yōu)勢(shì)，并且積極主動(dòng)的使用行之有效的改善措施，使事業(yè)單位檔案管理更加科學(xué)、合理，助于國(guó)家成長(zhǎng)。

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