探索人事檔案的信息化建設(shè)路徑

王萍

摘 要：信息化的發(fā)展為企業(yè)的管理提供了更多的管理資源，特別是在企業(yè)的人事管理中，信息化的管理方式打破了傳統(tǒng)刻板、僵化的管理模式，信息化的管理方式為現(xiàn)代企業(yè)的人事管理提供了更加優(yōu)化的路徑，有效的完成了資源共享，并使數(shù)據(jù)更加安全化。本文主要通過(guò)對(duì)以往人事檔案管理的分析和研究，提出當(dāng)代企業(yè)中人事檔案信息化管理建設(shè)路徑的優(yōu)化。

關(guān)鍵詞：人事檔案；信息化建設(shè)；路徑

人事檔案管理是企業(yè)檔案管理中的重要組成部分，關(guān)系著企業(yè)人員的配置和資源的優(yōu)化，同時(shí)對(duì)企業(yè)員工個(gè)人的晉升情況也有很大的影響。所以企業(yè)人事檔案管理路徑的優(yōu)化十分必要。信息技術(shù)的發(fā)展，為企業(yè)的人事檔案管理提供了有效的途徑。本文將從檔案管理的軟件、信息的數(shù)據(jù)化處理以及管理的公開(kāi)性等方面進(jìn)行探討。希望可以為企業(yè)的人事檔案信息化管理提供一些參考。

1 注重人事檔案信息化管理中的資源整合方式

1.1 企業(yè)人事資源的整合方式

傳統(tǒng)的人事檔案管理中，主要的工作都是人工來(lái)進(jìn)行，從檔案的收集、整理到保存都是由檔案管理人員手工完成，這種管理方式不僅浪費(fèi)大量的人力、物力，同時(shí)存在不易保存，查閱困難等問(wèn)題。利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理，可以通過(guò)建立人事數(shù)據(jù)庫(kù)的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)資源共享，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需要查看人事檔案時(shí)，只需要通過(guò)登陸人事數(shù)據(jù)庫(kù)就可以完成查閱工作，而不需要到人事部門(mén)進(jìn)行紙質(zhì)檔案的翻閱，有效的提高了工作效率[1]。同時(shí)，人事檔案的信息化管理保存更加方便，不但節(jié)省空間，也避免了紙質(zhì)檔案出現(xiàn)損壞，產(chǎn)生信息丟失的情況。人事檔案信息化管理的基礎(chǔ)是人事檔案的資源建設(shè)。人事檔案是對(duì)企業(yè)人員工作生活的真實(shí)記錄，這就要求檔案的資源中要能夠真實(shí)的反映出員工個(gè)體在社會(huì)發(fā)展中的狀況和表現(xiàn)。所以要想實(shí)現(xiàn)企業(yè)的人事檔案信息化管理必須要加強(qiáng)人事資源的整合力度，采取正確的整合方式。首先，在整合資源的過(guò)程中要實(shí)行集中領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理制度。集中領(lǐng)導(dǎo)管理有利于管理工作的統(tǒng)一，使檔案資源能夠達(dá)到統(tǒng)一配置，防止出現(xiàn)工作混亂。同時(shí)分級(jí)管理方式能夠?qū)⒐ぷ鬟M(jìn)行細(xì)化，使每個(gè)工作環(huán)節(jié)都能夠得到有效的完成，各部門(mén)間各司其職、各負(fù)其責(zé)，防止出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)互相推諉，或者因?yàn)楣ぷ鹘徊娉霈F(xiàn)資源浪費(fèi)等現(xiàn)象。其次，注重人事檔案的整理工作。人事檔案的信息化整理不僅要對(duì)信息資源進(jìn)行的錄入和編寫(xiě)，還要對(duì)人事檔案信息進(jìn)行分析和研究，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行整理，通過(guò)對(duì)人事檔案資源的分析和研究能夠?qū)π畔①Y源進(jìn)行重新整合，提高人事檔案的價(jià)值。

1.2 人事檔案信息的適當(dāng)公開(kāi)性質(zhì)

人事檔案的信息化管理能夠更好的實(shí)現(xiàn)資源共享，提高資源的利用率。但是這些都基于信息的有效錄入和適度公開(kāi)。在人事檔案中包括員工的履歷、個(gè)人基本資料、學(xué)歷、學(xué)位、等級(jí)證書(shū)、政治背景、獎(jiǎng)勵(lì)材料以及處分材料等[2]。這些信息都是員工的真實(shí)情況，反映著員工的真實(shí)經(jīng)歷，同時(shí)也是企業(yè)招聘、任免和選撥人才的依據(jù)，所以對(duì)人事檔案的錄入必須要準(zhǔn)確。人事檔案的公開(kāi)涉及到員工的隱私，所以在公開(kāi)的過(guò)程中必須要符合相關(guān)的審核程序，建立嚴(yán)格的控權(quán)制度和追責(zé)制度，而且在檔案公開(kāi)前，必須要取得當(dāng)事人的同意，同時(shí)要以不會(huì)對(duì)當(dāng)事人以及相關(guān)利益人造成傷害為前提。此外，在檔案公開(kāi)的過(guò)程中，要嚴(yán)格控制公開(kāi)權(quán)限和范圍，嚴(yán)謹(jǐn)不相關(guān)的人員查閱人事檔案信息。

2 人事檔案信息化管理的路徑

2.1 完善信息化人事檔案管理系統(tǒng)

企業(yè)人事檔案信息化管理需要有完善的信息化管理系統(tǒng)做依托，企業(yè)人事檔案的信息化建設(shè)包括企業(yè)檔案信息資源的收集、整理、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)。每個(gè)企業(yè)的實(shí)際情況都不相同，所以企業(yè)在進(jìn)行人事檔案信息化管理過(guò)程中，要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需要選擇合適的系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行管理，如果企業(yè)有充足的經(jīng)濟(jì)條件可以與軟件開(kāi)發(fā)公司聯(lián)合，開(kāi)發(fā)出為企業(yè)量身打造的檔案管理系統(tǒng)。此外，還要對(duì)企業(yè)人事檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)和管理軟件進(jìn)行定期的升級(jí)和病毒查殺，保證數(shù)據(jù)庫(kù)和軟件的快捷性和安全性。

2.2 健全信息化人事檔案管理制度

健全的信息化人事檔案管理制度是保證企業(yè)人事檔案信息化管理有序進(jìn)行的基本保障。目前我國(guó)對(duì)企業(yè)的檔案管理已經(jīng)出臺(tái)了一些法律法規(guī)和管理標(biāo)準(zhǔn)。但是由于企業(yè)間存在差異，所以企業(yè)在實(shí)行人事檔案信息管理中要結(jié)合企業(yè)的自身特點(diǎn)，根據(jù)企業(yè)的自身特點(diǎn)和國(guó)家的相關(guān)法律法規(guī)來(lái)制定企業(yè)的管理制度。

2.3 加強(qiáng)企業(yè)人事檔案信息化管理人才隊(duì)伍的建設(shè)

企業(yè)人事信息檔案管理中的人才不僅要具有管理能力同時(shí)還要具有較強(qiáng)的操作能力。所以，在企業(yè)人事檔案管理過(guò)程中，企業(yè)要注重培養(yǎng)檔案管理人員的自動(dòng)化操作能力，提高檔案管理人員的電子文件應(yīng)用和處理能力，使其能夠熟練的應(yīng)用管理軟件[3]。此外，管理人員自身的素質(zhì)對(duì)企業(yè)人事檔案信息化管理工作也有很大的影響。所以企業(yè)要定期為檔案管理人員開(kāi)展業(yè)務(wù)方面的培訓(xùn)，并將國(guó)家的法律法規(guī)加入到培訓(xùn)內(nèi)容中，提高檔案管理人員的法律意識(shí)，使其能夠在實(shí)際工作中做到按規(guī)操作、依法操作。從而提高人事檔案管理工作的有效性。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，信息化的發(fā)展為企業(yè)的人事檔案管理帶來(lái)了新的發(fā)展契機(jī)，在人事檔案管理中采用信息化管理技術(shù)，能夠提高人事檔案管理的便捷性和安全性。但是在人事檔案信息化的管理過(guò)程中，管理人員必須要重視人事資源的整合方式并注意人事檔案的公開(kāi)性控制。此外，優(yōu)化企業(yè)人事檔案的管理路徑也是提高企業(yè)人事檔案管理的有效手段，完善信息化人事檔案管理系統(tǒng)、健全信息化人事檔案管理制度、加強(qiáng)信息化人事檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，為信息化人事檔案管理建設(shè)提供更有利的條件。

參考文獻(xiàn)

[1]劉小素.人事檔案信息化管理初探[J].赤子，2015（11）：228-228，229.

[2]陳艷艷.國(guó)有企業(yè)人事檔案信息化管理之我見(jiàn)[J].科學(xué)中國(guó)人，2015（11）：20-20.

[3]張金金.淺析人事檔案信息化管理的策略[J].黑龍江史志，2015（14）：56.