基于現(xiàn)代信息化視閾中的醫(yī)院檔案管理研究

摘 要：隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和醫(yī)改不斷深入，醫(yī)院的各項工作都在朝向科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化方向發(fā)展，為適應(yīng)社會發(fā)展和醫(yī)院建設(shè)的現(xiàn)實需要，加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)勢在必行。本文基于現(xiàn)代信息化視閾下，對醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實必要性、存在的問題以及完善措施進(jìn)行了相關(guān)探討。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；檔案信息化；信息化建設(shè)

醫(yī)院檔案是在行政、醫(yī)療、科研、后勤、資產(chǎn)管理及其他各項工作中直接形成的，是具有保存價值的文字、圖像、音像等不同載體的歷史記錄，是醫(yī)院發(fā)展歷史的縮影，它在醫(yī)療改革、科學(xué)研究、提高管理效能、維護(hù)醫(yī)院權(quán)益等方面發(fā)揮著舉足輕重的作用。所謂檔案信息化就是在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)，對檔案資源進(jìn)行處置、管理、開發(fā)并提供利用，從而提高檔案信息資源對經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的貢獻(xiàn)率，達(dá)到為社會發(fā)展提供服務(wù)的目的[1]。對醫(yī)院來說，它是科學(xué)高效地為醫(yī)療、科研等各項工作服務(wù)的有力保障。

1 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實必要性

自進(jìn)入信息社會以來，信息化逐漸成為各行業(yè)在市場中競爭的重要手段，成為提高自身經(jīng)營績效和管理質(zhì)量、增加經(jīng)濟(jì)效益的重要工具，成為信息共享與傳輸?shù)闹匾Ｕ稀τ卺t(yī)院檔案管理而言也不例外[2]。檔案作為醫(yī)院擁有的一項重要資源，其管理質(zhì)量高低決定著檔案資源的利用程度，而現(xiàn)代化信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的運(yùn)用，能顯著提高檔案管理的效率、質(zhì)量，提高檔案資源的利用率。在當(dāng)前信息社會快速發(fā)展的背景下，醫(yī)院信息化建設(shè)也在不斷發(fā)展，以計算機(jī)及檔案管理軟件等管理應(yīng)用為主，利用計算機(jī)、掃描儀、縮微設(shè)備等對檔案進(jìn)行搜索、存儲、利用和管理，是醫(yī)院檔案管理方式發(fā)展的必然方向。

1.1 計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展促使電子文件大量產(chǎn)生，檔案數(shù)量劇增，同時隨著人為和自然因素的影響，以及保管不當(dāng)和條件欠缺等因素，檔案損壞程度日益加劇。目前醫(yī)院日常行政事務(wù)中來自本單位、上級和有關(guān)部門的文件、報表、通知等大多通過網(wǎng)絡(luò)傳達(dá)，傳統(tǒng)的檔案管理建立在手工管理基礎(chǔ)上，已不能適應(yīng)新形勢下檔案存儲、收集、管理和利用的要求。

1.2 新型信息介質(zhì)和記錄方式的不斷出現(xiàn)及信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，使得多數(shù)醫(yī)院在日常醫(yī)療業(yè)務(wù)流程中廣泛采用網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)管理方式?；颊邚娜朐簰焯栭_始便進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)化管理之中，信息化從根本上改變了醫(yī)院的管理模式，這一轉(zhuǎn)變也要求醫(yī)院檔案信息化建設(shè)必然要改變傳統(tǒng)的管理模式，適應(yīng)全方位信息交流的客觀形勢[3]。

1.3 隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，人們對獲取信息的時效、范圍、深度與廣度的要求也隨之提高，傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)方式已經(jīng)無法滿足人們對檔案信息的主動需求，民眾對檔案信息數(shù)字化利用的需求日益高漲。檔案信息化有利于檔案信息資源的整合和共享，進(jìn)一步擴(kuò)大檔案資源的使用范圍，更有利于醫(yī)院各部門、各醫(yī)療科室按需瀏覽，并保持隨機(jī)存取，進(jìn)一步提高檔案原件的利用率，是順應(yīng)社會信息化潮流的趨勢所在。

1.4 由于經(jīng)驗不足，加之受傳統(tǒng)檔案管理模式、管理理念的影響，使得當(dāng)前醫(yī)院檔案信息化管理存在諸多問題。檔案管理人員缺乏對信息化管理建設(shè)的重要性認(rèn)識，信息化建設(shè)所需設(shè)備配備不齊全，業(yè)務(wù)能力與信息技術(shù)水平較差，部分醫(yī)院檔案管理不集中、不規(guī)范，使得檔案管理分散、凌亂，給其信息化建設(shè)造成了極大的影響，嚴(yán)重降低了信息化建設(shè)的程度[4]。

2 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)中存在的問題

2.1 檔案信息化建設(shè)意識不足、層次較低。檔案部門在醫(yī)院各部門中長期處于隱形的弱勢地位，某些單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化作用的認(rèn)識不到位，還沒有將其作為重要的業(yè)務(wù)工作納入醫(yī)院崗位責(zé)任和目標(biāo)考核辦法之中。檔案信息化建設(shè)還普遍停留在簡單的錄入、查詢和利用層次，難以滿足更多利用者對檔案信息的利用需求。

2.2 缺乏高素質(zhì)的人才對檔案進(jìn)行綜合管理。醫(yī)院檔案信息化管理，需要熟知檔案管理技巧與知識的檔案專業(yè)人才，在此基礎(chǔ)上對檔案管理進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化完善，建立系統(tǒng)的信息化管理模式，并對檔案室的各個基礎(chǔ)設(shè)施和軟件進(jìn)行建設(shè)管理。相應(yīng)的專業(yè)人員還應(yīng)具備計算機(jī)使用與管理知識，同時具有網(wǎng)絡(luò)安全管理技能方面的常識，能夠在網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)問題時，快速處理異常情況。而就目前來看，這樣高素質(zhì)、專業(yè)化的技術(shù)型人才在檔案信息化建設(shè)中相當(dāng)匱乏。

2.3 電子文件普遍出現(xiàn)保密性差的問題。電子文件沒有統(tǒng)一的保密方式，可以不同載體形式出現(xiàn)，可以任意復(fù)制，甚至重復(fù)改變文件的內(nèi)容和相應(yīng)格式，并且可以隨意加入人為因素，使得信息文件的原始性丟失，保密性能變差。對電子文件來講，如若被改動，就無法確定是否為信息文件的原件，失去保密性。

3 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的完善措施

3.1 建立規(guī)范的管理機(jī)制。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，創(chuàng)新檔案管理制度，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟；二是明確責(zé)任分工，制定必要的安全措施，提高安全防范意識，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行，特別是對電子文件和電子檔案，要確保電子檔案的安全性與完整性；三是統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化管理，暢通檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)資源共享。

3.2 建設(shè)復(fù)合型的管理隊伍。信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索和安全利用都是在計算機(jī)上實現(xiàn)的，這就要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理方面的專業(yè)知識，熟知檔案部門的作用、職能及管理范圍，而且要掌握電子檔案全程規(guī)范管理知識、計算機(jī)操作知識和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)技能。醫(yī)院應(yīng)對檔案管理人員進(jìn)行計算機(jī)方面的培訓(xùn)，幫助他們學(xué)會熟練操作計算機(jī)，并能夠利用計算機(jī)快速管理檔案信息[5]。檔案管理人員應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識，及時了解檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的運(yùn)用，提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作技能。

3.3 強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)意識。檔案信息化建設(shè)水平的高低，取決于領(lǐng)導(dǎo)人的重視程度。領(lǐng)導(dǎo)如能將信息化建設(shè)提高到醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略的高度去對待，充分重視檔案管理信息化建設(shè)及信息化具體建設(shè)方案編制工作，定期開展醫(yī)院檔案信息化管理工作報告會議，加大檔案信息建設(shè)力度，改進(jìn)管理手段，將對促進(jìn)檔案信息化建設(shè)起到極大的推進(jìn)作用。

3.4 完善相關(guān)設(shè)施配備。醫(yī)院檔案管理信息化的建設(shè)既離不開現(xiàn)代化信息技術(shù)的支持，也離不開信息設(shè)備的使用，只有同時具備現(xiàn)代化信息技術(shù)與設(shè)備，并在檔案管理信息化實際建設(shè)過程中，將兩者有效結(jié)合起來，信息技術(shù)與設(shè)備所具有的信息化功能才能得到有效發(fā)揮，進(jìn)而提升醫(yī)院檔案管理的信息化水平[6]。這就需要醫(yī)院在引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)的同時，加大資金投入力度，不斷完善相關(guān)設(shè)施配備，如計算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、多媒體及各種先進(jìn)醫(yī)療設(shè)備等。

4 總結(jié)

基于現(xiàn)代信息化視閾下，充分認(rèn)識醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的必要性和獨(dú)特性，正視醫(yī)院檔案信息化建設(shè)中存在的問題，對加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)尤為重要。

參考文獻(xiàn)

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[6]趙爽.如何加強(qiáng)現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)[J].電子世界，2014，02：16.

作者簡介

趙旱霖，煙臺市北海醫(yī)院助理館員，研究方向：醫(yī)院檔案管理。