基于電子憑證系統(tǒng)談會(huì)計(jì)檔案管理

張德育 王銀麗

摘要：隨著財(cái)務(wù)集中管理在中國(guó)移動(dòng)的實(shí)施以及通信市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日益加劇，如何提高核算效率，節(jié)約成本，有效支撐公司各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，是內(nèi)蒙古移動(dòng)目前亟需解決的問(wèn)題。考慮到內(nèi)蒙古移動(dòng)財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)建設(shè)現(xiàn)狀及內(nèi)蒙古地域遼闊的特點(diǎn)，急需啟動(dòng)電子憑證系統(tǒng)項(xiàng)目，使得單據(jù)的實(shí)物流與報(bào)賬審批流分離，減少實(shí)物單據(jù)傳遞，提高報(bào)賬效率，實(shí)現(xiàn)對(duì)所有憑證的電子化管理。

關(guān)鍵詞：電子憑證 財(cái)務(wù)集中 財(cái)務(wù)信息 系統(tǒng)會(huì)計(jì) 檔案管理

一、項(xiàng)目建設(shè)背景

目前，內(nèi)蒙古移動(dòng)已實(shí)現(xiàn)全區(qū)集中核算報(bào)賬業(yè)務(wù)的管理模式，并建設(shè)了報(bào)賬平臺(tái)、財(cái)務(wù)ERP系統(tǒng)、銀企互聯(lián)、合同管理等財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，在會(huì)計(jì)核算的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、信息準(zhǔn)確、管理提升等方面獲得了顯著改進(jìn)。但是仍然采用傳統(tǒng)的電子報(bào)賬系統(tǒng)，其存在如下不足：一是各地市分公司往財(cái)務(wù)核算中心寄送原始單據(jù)的時(shí)間較長(zhǎng)，導(dǎo)致報(bào)賬效率低；二是各地市分公司寄送的報(bào)賬原始單據(jù)的數(shù)量較多，寄送成本較大，而且易發(fā)生丟失和遺漏；三是財(cái)務(wù)核算中心會(huì)計(jì)無(wú)法提前發(fā)現(xiàn)原始單據(jù)問(wèn)題，收到原始單據(jù)后如有問(wèn)題，還需退回重新寄交；四是報(bào)賬平臺(tái)系統(tǒng)雖然有普通的附件上傳功能，但無(wú)法直觀快捷的查閱；五是未對(duì)會(huì)計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)電子化管理。

二、項(xiàng)目建設(shè)的目標(biāo)及原則

建設(shè)電子憑證系統(tǒng)的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)全公司財(cái)務(wù)憑證的電子化管理，實(shí)現(xiàn)單據(jù)的實(shí)物流與電子審批流分離，減少實(shí)物單據(jù)傳遞環(huán)節(jié)，進(jìn)而提升報(bào)賬效率、降低管理成本、提高財(cái)務(wù)管理水平。

在建設(shè)電子憑證系統(tǒng)過(guò)程中應(yīng)遵循以下原則：第一，系統(tǒng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和資料的安全性。第二，會(huì)計(jì)信息傳遞的高效性。第三，系統(tǒng)間實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互訪和共享，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。第四，系統(tǒng)功能和接口的可擴(kuò)展性。

三、項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容

（一）電子影像采集

主要包括電子影像掃描設(shè)置、銀行回單掃描、憑證條形碼識(shí)別、發(fā)票信息識(shí)別、影像處理、影像審核評(píng)價(jià)、影像管理等功能；其中憑證條形碼識(shí)別功能應(yīng)在批量掃描報(bào)賬單及其發(fā)票和附件的過(guò)程中，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)識(shí)別報(bào)賬單的條形碼，將報(bào)賬單后面的發(fā)票和附件自動(dòng)進(jìn)行關(guān)聯(lián)保存。發(fā)票信息識(shí)別功能應(yīng)能夠識(shí)別增值稅發(fā)票等多種類型發(fā)票的信息，如：發(fā)票代碼、發(fā)票號(hào)碼、金額、稅率關(guān)鍵信息、開(kāi)票日期 、納稅人識(shí)別號(hào)等。影像處理功能包括對(duì)影像進(jìn)行放縮、旋轉(zhuǎn)、裁剪、合并、自動(dòng)去黑邊、自動(dòng)校正傾斜、自動(dòng)判定條碼旋轉(zhuǎn)等圖像處理操作。

（二）電子影像展示及審核

電子影像展示在直接調(diào)閱報(bào)賬單對(duì)應(yīng)的影像文件，通過(guò)縮略圖中直觀的查看整個(gè)文檔的多個(gè)圖像后，會(huì)選取某頁(yè)圖像進(jìn)行查看。系統(tǒng)也支持放大、縮小、拖動(dòng)、旋轉(zhuǎn)、添加批注等操作。支持雙屏顯示，報(bào)賬單及相關(guān)的影像縮略圖在一個(gè)顯示器上顯示，同時(shí)自動(dòng)在另外一個(gè)顯示器中顯示被選中相關(guān)影像的放大圖。會(huì)計(jì)對(duì)電子影像掃描質(zhì)量審核后，可以要求掃描員重掃、補(bǔ)掃、刪除等操作。

（三）會(huì)計(jì)憑證管理

會(huì)計(jì)憑證管理旨在實(shí)現(xiàn)原始單據(jù)影像、電子報(bào)賬單和會(huì)計(jì)記賬憑證三者之間的自動(dòng)匹配，形成完整電子化的會(huì)計(jì)檔案信息。同時(shí)，也支持從銀企互聯(lián)系統(tǒng)中獲取銀行回單的影像文件與會(huì)計(jì)憑證自動(dòng)匹配。系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)報(bào)賬審批流程自動(dòng)在憑證影像上生成會(huì)計(jì)、出納、復(fù)核人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人的電子印章，滿足批量打印、異地打印等需求。

（四）會(huì)計(jì)檔案管理

上述功能的實(shí)現(xiàn)為會(huì)計(jì)檔案的電子化管理奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。為了提高資源利用率、提高系統(tǒng)效率、降低成本，將會(huì)計(jì)檔案管理功能當(dāng)做電子憑證系統(tǒng)的一個(gè)獨(dú)立模塊來(lái)建設(shè)。支持檔案管理員按批次交接紙質(zhì)憑證、裝訂成冊(cè)、裝入盒、存入柜子、完成歸檔等操作；支持多種方式、多維度的檔案檢索和檔案借閱電子申請(qǐng)單及流程。

會(huì)計(jì)檔案借閱分為電子檔案借閱和實(shí)物單據(jù)借閱。針對(duì)電子檔案借閱，賦予借閱人相應(yīng)的電子檔案查閱權(quán)限，歸還時(shí)撤銷查閱權(quán)限。為了確保檔案安全，所有查閱的電子檔案應(yīng)自動(dòng)添加動(dòng)態(tài)水印，含用戶名、時(shí)間及IP地址。針對(duì)實(shí)物單據(jù)借閱，可根據(jù)系統(tǒng)中憑證位置快速完成實(shí)物單據(jù)借閱和歸還。

（五）與其他財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)集成

電子憑證系統(tǒng)與報(bào)賬平臺(tái)、財(cái)務(wù)ERP系統(tǒng)、銀企互聯(lián)、合同管理、OA辦公等系統(tǒng)集成，完成業(yè)務(wù)流與資金流集成，形成閉環(huán)管理，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)計(jì)信息全流程全生命周期的電子化管理。

通過(guò)報(bào)賬平臺(tái)可以直接上傳和查閱電子憑證系統(tǒng)的影像文件，同時(shí)電子憑證系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成報(bào)賬單和審批流程的影像文件。報(bào)賬單導(dǎo)入ERP系統(tǒng)生成憑證，并自動(dòng)推送憑證信息到電子憑證系統(tǒng)生成影像文件。同時(shí)為提高報(bào)賬效率，節(jié)約附件紙張，財(cái)務(wù)ERP系統(tǒng)將采購(gòu)訂單、訂單接收單、資產(chǎn)信息等以圖片形式傳送給電子憑證系統(tǒng)，供領(lǐng)導(dǎo)和會(huì)計(jì)審核調(diào)用。與銀企互聯(lián)系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)付款待辦推送、憑證影像查看、銀行電子回單影像提取等操作。與合同管理系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)根據(jù)合同編號(hào)從合同管理系統(tǒng)同步相應(yīng)的合同文檔并保存到電子憑證系統(tǒng)，供后續(xù)環(huán)節(jié)查看。

四、項(xiàng)目實(shí)施成效

實(shí)施電子憑證系統(tǒng)后，實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)信息的異地完整采集和高效傳遞，實(shí)物流轉(zhuǎn)次數(shù)大幅降至4次，其余各環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)高效便捷的電子化審核、審批，使全公司平均報(bào)賬時(shí)長(zhǎng)大概縮短2個(gè)工作日，大幅提升報(bào)賬效率和對(duì)業(yè)務(wù)部門的支撐效率。

通過(guò)電子憑證系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了對(duì)全公司會(huì)計(jì)檔案的電子化集中管理，簡(jiǎn)化了檔案管理人員的基本工，提高了會(huì)計(jì)檔案的精細(xì)化管理水平、會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的使用效率和價(jià)值，為公司內(nèi)外的檢查和審計(jì)提供了便捷的查詢和調(diào)閱手段。

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