大學(xué)生檔案管理工作要點(diǎn)分析

趙怡

（湖南財政經(jīng)濟(jì)學(xué)院，湖南　長沙　410205）

大學(xué)生檔案管理工作要點(diǎn)分析

趙怡

（湖南財政經(jīng)濟(jì)學(xué)院，湖南長沙410205）

本文從法律法規(guī)不健全、管理人員素質(zhì)較低、管理技術(shù)落后、檔案“透明度”有限和檔案內(nèi)容不完善等方面，闡述了大學(xué)生檔案管理中存在的問題，并從加快檔案管理法律法規(guī)建設(shè)、提高管理人員綜合素質(zhì)、采用多樣化檔案管理手段、保證大學(xué)生的檔案“知情權(quán)”和注重檔案內(nèi)容的收集與完善等方面，分析了大學(xué)生檔案管理工作問題的對策，從制度化、信息化和專業(yè)化等方面，探討了大學(xué)生檔案管理工作的發(fā)展趨勢，以期為提高大學(xué)生檔案管理工作水平提供參考.

大學(xué)生；檔案管理；問題；對策

大學(xué)生檔案作為大學(xué)生重要信息的載體，記載著其在校期間學(xué)習(xí)、生活和社會實(shí)踐活動等，既反映著大學(xué)生學(xué)習(xí)成績、專長愛好、獎懲情況和思想品德等重要信息，也是企業(yè)聘用、戶口落戶、社保繳納和職稱申報等工作開展的重要依據(jù)，關(guān)系著大學(xué)生畢業(yè)后的個人發(fā)展，其重要性不言而喻.但是很多高校的大學(xué)生檔案管理工作問題多多，這直接影響了大學(xué)生的切身利益.因此，分析大學(xué)生檔案管理工作中的問題及對策，以及管理工作的發(fā)展趨勢，對幫助大學(xué)生畢業(yè)后順利融入社會有著積極的意義.

1　大學(xué)生檔案管理工作中存在的主要問題

1.1法律法規(guī)不健全.雖然國家出臺了很多文件加強(qiáng)對大學(xué)生的管理，但是對大學(xué)生的檔案管理工作，卻沒有出臺針對性的法律法規(guī)，從而使大學(xué)生檔案管理工作存在多種形式，而且這些形式?jīng)]有統(tǒng)一明確的考核標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理工作雜亂無序.

1.2管理人員素質(zhì)較低.很多高校沒有安排專人負(fù)責(zé)大學(xué)生的檔案管理工作，多由教務(wù)人員和輔導(dǎo)員兼任.這些人員沒有系統(tǒng)的檔案管理知識，并且空余時間較少，無法在大學(xué)生的檔案管理中投入過多的時間和精力，使得檔案管理工作的信息化建設(shè)無法順利開展.

1.3管理技術(shù)落后.很多高校的大學(xué)生檔案仍然為紙質(zhì)檔案，并且采取手工抄寫方式，電子檔案還沒有得到充分的應(yīng)用與普及，使得大學(xué)生檔案容易因保存環(huán)境差、保存時間長和使用頻繁等原因而出現(xiàn)損壞和遺失，從而增加了大學(xué)生檔案管理的難度.

1.4檔案“透明度”有限.雖然大學(xué)生的檔案關(guān)系到其重要信息和切身利益，有一定的機(jī)密性，但是并不是所有的檔案都需要保密，然而大學(xué)生檔案管理多采用“一刀切”的方式，檔案的“透明度”有限，從而使大學(xué)生檔案管理工作陷入封閉、被動的困境中.

1.5檔案內(nèi)容不完善.大學(xué)生的檔案內(nèi)容主要為高校招生時的報名表、入學(xué)登記表、學(xué)籍、成績和身體狀況等，很多信息資料不完整，并且在市場經(jīng)濟(jì)的環(huán)境下已經(jīng)有些過時，無法滿足企事業(yè)單位對大學(xué)生綜合素質(zhì)、心理狀況和道德品質(zhì)等方面信息的實(shí)際需求.

2　大學(xué)生檔案管理工作問題的對策

2.1加快檔案管理法律法規(guī)建設(shè).首先，國家需要注重檔案法的宣傳工作，提高高校師生檔案管理意識，幫助其認(rèn)識到檔案的重要性，在高校形成良好的檔案管理工作氛圍，各院和各系的工作人員需要積極配合，做好大學(xué)生檔案資料的審核、收集和整理工作，并及時送交到檔案管理處，確保檔案資料符合要求后方可入檔，為大學(xué)生檔案利用創(chuàng)造有利條件.其次，高校需要注意對大學(xué)生進(jìn)行檔案重要性的宣傳工作，要求大學(xué)生按照規(guī)定要求，規(guī)范、完整和準(zhǔn)確填寫其個人檔案，保證個人信息資料的完整性，而檔案管理人員需要依據(jù)大學(xué)生檔案資料形成規(guī)律，確保各個檔案管理的各個環(huán)節(jié)銜接緊密，不會出現(xiàn)檔案遺失和損壞等情況.最后，國家需要結(jié)合《檔案法》和大學(xué)生檔案管理的要求及情況，制定切實(shí)可行的《高校學(xué)生檔案管理工作細(xì)則條例》等各項法律法規(guī)，確保大學(xué)生檔案管理工作可以做到有法可依、有據(jù)可循，使大學(xué)生檔案管理工作順利開展.

2.2提高管理人員綜合素質(zhì).大學(xué)生檔案管理人員需要有專業(yè)的檔案管理知識，順應(yīng)時代發(fā)展的要求，將大學(xué)生檔案的動態(tài)管理和靜態(tài)管理相互結(jié)合，將傳統(tǒng)管理的方式和現(xiàn)代化的管理方式相互結(jié)合，真正提高檔案管理工作的水平與效率.同時，檔案管理人員需要樹立良好的服務(wù)意識，在工作中恪盡職守，堅持“以人為本”的服務(wù)理念，及時幫助檔案使用者解決遇到的各種問題，取得檔案使用者的信任，提高管理工作服務(wù)滿意度.此外，在大學(xué)生檔案管理工作中，高校需要實(shí)施聘任制，招聘有專業(yè)管理知識和豐富管理經(jīng)驗的人員負(fù)責(zé)大學(xué)生檔案管理工作，并做好管理人員的崗位培訓(xùn)，要求管理人員持證上崗，督促管理人員不斷學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)，提高檔案管理的綜合能力.

2.3采用多樣化檔案管理手段.大學(xué)生檔案資料比較多，管理工作任務(wù)繁重，所以在檔案管理中需要采用多樣化的管理手段，既要確保檔案資料的完整性和安全性，又要降低檔案管理人員的工作強(qiáng)度，節(jié)省人力物力資源.例如對必須要以紙質(zhì)方式保存的原始檔案，管理人員需要注意保存的環(huán)境和保存的方式，避免紙質(zhì)檔案出現(xiàn)受潮和蟲蛀等情況，影像檔案的正常使用；建立電子文件歸檔的管理制度，將紙質(zhì)檔案資料電子化，這樣既可以節(jié)省檔案資料存放空間，有利于檔案資料的保存與管理；對于歸檔的電子文件，管理人員需要進(jìn)行備份，并且將其納入到信息管理流程中，定期對電子文件歸檔工作進(jìn)行布置、檢查、總結(jié)和考核等，確保檔案管理工作有序進(jìn)行.

2.4保證大學(xué)生的檔案“知情權(quán)”.大學(xué)生檔案真實(shí)記錄了大學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)生活、社會實(shí)踐和獲得榮譽(yù)等信息，這不僅是大學(xué)生人生經(jīng)歷的見證，而且也是用人單位對大學(xué)生進(jìn)行考察、了解和聘用的重要依據(jù)，所以大學(xué)生檔案需要對其保持適當(dāng)“透明度”，保證大學(xué)生對檔案的“知情權(quán)”，這樣有利于大學(xué)生依據(jù)檔案內(nèi)容，在就業(yè)過程中充分展現(xiàn)自己的優(yōu)勢，提高就業(yè)的成功率.同時，大學(xué)生對檔案內(nèi)容有一定的了解，可以幫助大學(xué)生認(rèn)識到自己的不足之處，從社會需求和工作崗位要求的角度出發(fā)，在工作和生活中努力完善自己，形成正確的世界觀、人生觀和價值觀，順利完成從學(xué)生到社會角色的過渡與轉(zhuǎn)變.

2.5注重檔案內(nèi)容的收集與完善.首先，在大學(xué)生檔案資料收集過程中需要確保其資料完整性和齊全性，文字材料的紙張規(guī)格需要保持統(tǒng)一，頁面書寫字跡工整規(guī)范，并且歸檔材料不能用鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙等進(jìn)行書寫，不能出現(xiàn)錯別字和涂改痕跡，除了傳真文件需要進(jìn)行復(fù)印存檔意外，不能用復(fù)印件代替原件進(jìn)行存檔.其次，大學(xué)生檔案管理需要從大學(xué)生被錄取開始，就要為其進(jìn)行建檔，入學(xué)后依據(jù)其專業(yè)和班級群體性特點(diǎn)，按照國家的檔案法規(guī)收集相關(guān)資料，如學(xué)生年齡、性別、專業(yè)、家庭住址、身份證明、家庭成員情況和政治面貌等，形成資料文件后及時入檔保存.最后，高校大學(xué)生檔案管理人員需要秉承負(fù)責(zé)態(tài)度，豐富大學(xué)生檔案內(nèi)容.例如計算機(jī)等級證書、各科科研成果、大學(xué)英語等級證書、職業(yè)資格證書和創(chuàng)造發(fā)明證書等，建立大學(xué)生誠信記錄，為學(xué)生就業(yè)打下良好基礎(chǔ)；為大學(xué)生建立心理檔案，提高學(xué)生個人交際能力，保證大學(xué)生的心理健康，促進(jìn)大學(xué)生全面發(fā)展.

3　大學(xué)生檔案管理工作的發(fā)展趨勢

3.1制度化方向發(fā)展.隨著社會主義建設(shè)逐步完善，各項制度將逐漸法制化和規(guī)范化，而大學(xué)生檔案作為檔案管理的重要內(nèi)容，也需要建立完善的規(guī)章管理制度，向制度化方向發(fā)展.在這種大環(huán)境下，高校需要建立檔案管理的各項制度，要求管理人員按照《檔案法》的要求，提高管理意識，確保檔案管理工作科學(xué)合理，全面提高大學(xué)生檔案管理水平.同時，大學(xué)生生檔案管理的制度化發(fā)展，可以形成標(biāo)準(zhǔn)管理工作流程，指導(dǎo)管理人員按章操作，這樣不但可以簡化檔案管理的環(huán)節(jié)，縮短檔案查閱和應(yīng)用的時間，為檔案使用者提供便利，而且可以在出現(xiàn)管理問題后，依據(jù)管理制度追究相關(guān)人員的責(zé)任，從而強(qiáng)化檔案管理人員的責(zé)任意識.

3.2信息化方向發(fā)展.隨著科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的普及，信息技術(shù)將被廣泛應(yīng)用到各個領(lǐng)域，大學(xué)生檔案管理自然也不例外.在大學(xué)生的數(shù)量持續(xù)增加的情況下，傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)無法滿足檔案管理的要求，只有依靠信息技術(shù)，才能真正減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，提高其工作質(zhì)量與效率.例如以信息化管理方式代替?zhèn)鹘y(tǒng)手工抄寫方式，既有利于大學(xué)生信息資料的保存與管理，避免出現(xiàn)損壞情況，又有利于借助網(wǎng)絡(luò)資源隨時隨地查找檔案資料，無需通過電話或者實(shí)地咨詢來完成，大大提高了檔案管理和使用的效率.

3.3專業(yè)化方向發(fā)展.高校大學(xué)生人數(shù)逐年增加，檔案資料數(shù)量也越來越多，管理工作任務(wù)繁重，所以高校需要建立專業(yè)化的管理隊伍，以便適應(yīng)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展.首先，檔案管理人員需要有良好的思想道德品質(zhì)，明白檔案管理工作的重要性，以良好的服務(wù)理念為大學(xué)生提供幫助，解答大學(xué)生遇到的各種問題與困惑.其次，由于大學(xué)生生檔案涉及到很多大學(xué)生的個人信息，其私密性比較強(qiáng)，所以檔案管理人員需要有很好的保密意識，注重保護(hù)大學(xué)生的個人隱私，避免出現(xiàn)泄漏而對大學(xué)生的生活、學(xué)習(xí)和就業(yè)造成不利影響.最后，檔案管理人員需要有良好的專業(yè)技能，熟練掌握檔案管理的各項技能，并將其應(yīng)用到檔案管理工作中，確保檔案管理工作向?qū)I(yè)化方向發(fā)展.

4　結(jié)束語

總之，大學(xué)生檔案記載著其在大學(xué)期間生活學(xué)習(xí)和社會實(shí)踐活動情況，以及大學(xué)生學(xué)習(xí)成績、專長愛好和思想品德等重要信息，在企業(yè)招聘、戶口落戶和社保繳納中起著重要的作用.高校只有認(rèn)真分析檔案管理工作中存在的問題，完善檔案管理的各項規(guī)章制度，落實(shí)各項檔案管理措施，才能真正提高檔案管理工作水平，發(fā)揮其應(yīng)有的作用與價值.

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G270

A

1673-260X（2016）10-0157-02

2016-06-04

2015年湖南財政經(jīng)濟(jì)學(xué)院教學(xué)改革研究項目，項目名稱：大學(xué)生心理健康實(shí)踐課程創(chuàng)新研究