關(guān)于實現(xiàn)醫(yī)院財務(wù)業(yè)務(wù)一體化的研究

梁麗珊

摘要：本文研究如何將醫(yī)院經(jīng)營運(yùn)行中的三大主要流程——業(yè)務(wù)流程、財務(wù)會計流程、管理辦公流程有機(jī)融合，把財務(wù)管理始終貫穿于業(yè)務(wù)流程和管理辦公流程中。先結(jié)合財務(wù)會計流程、管理辦公流程，架構(gòu)財務(wù)辦公一體化系統(tǒng)，再將業(yè)務(wù)流程、財務(wù)會計流程融合進(jìn)去而實現(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)一體化，達(dá)到提升醫(yī)院運(yùn)營與管理水平的目的。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 財務(wù) 業(yè)務(wù) 一體化

傳統(tǒng)的財務(wù)核算和經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)分離的運(yùn)營和管理模式已不適合當(dāng)今瞬息萬變的經(jīng)濟(jì)環(huán)境，如何克服“信息孤島”和財務(wù)信息滯后等影響醫(yī)院運(yùn)營決策及內(nèi)部控制的運(yùn)行等問題，已成為醫(yī)院急需解決的難題。

一、醫(yī)院財務(wù)管理的現(xiàn)狀

（1）目前醫(yī)院主要信息系統(tǒng)包括：財務(wù)系統(tǒng)、收費系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)、固定資產(chǎn)系統(tǒng)、藥品管理系統(tǒng)、設(shè)備耗材物資管理系統(tǒng)。各系統(tǒng)間猶如分散的“信息孤島”，沒有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口，各自為政，相互獨立，沒有形成有效的財務(wù)信息資源共享，只是生成簡單的表格供財務(wù)部門使用，對動態(tài)的業(yè)務(wù)流缺乏財務(wù)監(jiān)督監(jiān)管的有效工具。

（2）財務(wù)與業(yè)務(wù)不同步導(dǎo)致財務(wù)信息滯后，影響資金的統(tǒng)籌安排。醫(yī)院的收支信息不能及時同步傳遞，無法實時掌握資金實際存量，科學(xué)統(tǒng)籌安排付款，導(dǎo)致資金使用計劃性不強(qiáng)，資金使用效率不高。

（3）財務(wù)與業(yè)務(wù)不同步導(dǎo)致財務(wù)信息滯后，影響醫(yī)院決策層及時做出正確的運(yùn)營決策。只有掌握動態(tài)的財務(wù)信息，才能有的放矢做出針對性的指導(dǎo)，真正解決問題。

（4）財務(wù)核算完全依靠手工錄入，核算工作量日漸增多，特別是新醫(yī)院會計制度不僅明確成本一級明細(xì)項目內(nèi)容，而且強(qiáng)調(diào)按各具體科室進(jìn)行明細(xì)核算，歸集直接成本。會計人員主要精力花在手工填制憑證上，忽略更為重要的財務(wù)審核監(jiān)督的管理職能，尤其是業(yè)務(wù)量大的綜合性醫(yī)院很容易出現(xiàn)人為差錯，不利于提高醫(yī)院財務(wù)管理水平。

（5）付款流程每一環(huán)節(jié)完全手工傳遞單據(jù)導(dǎo)致審批流程過久，也不便于查詢審批進(jìn)展，往往要從源頭逐級查找。有些單據(jù)因相關(guān)負(fù)責(zé)人公務(wù)外出無法及時簽字，審批完結(jié)時間無法有效控制，不利于資金支出的安排。

為了解決上述問題，必須以財務(wù)系統(tǒng)為核心，以財務(wù)管理的理念貫穿醫(yī)院的所有管理流程，逐步建立財務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)。

二、建立財務(wù)業(yè)務(wù)一體化的研究內(nèi)容

財務(wù)業(yè)務(wù)一體化的基本思想是，在包括網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、管理軟件平臺等要素的IT環(huán)境下，將經(jīng)營運(yùn)行中的三大主要流程，即業(yè)務(wù)流程、財務(wù)會計流程、管理辦公流程有機(jī)融合，將計算機(jī)的“事件驅(qū)動”概念引入流程設(shè)計，建立基于業(yè)務(wù)事件驅(qū)動的財務(wù)一體化信息處理流程，使財務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)融為一體。簡單來說，就是業(yè)務(wù)部門輸入業(yè)務(wù)信息，該信息進(jìn)入相應(yīng)系統(tǒng)后，通過動態(tài)會計平臺自動生成實時記賬憑證，經(jīng)財務(wù)人員確認(rèn)后生成財務(wù)報表，進(jìn)而形成財務(wù)分析報告。

圍繞醫(yī)院運(yùn)行的三大流程，實現(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)一體化可分兩步走。

（一）財務(wù)會計流程結(jié)合管理辦公流程，實現(xiàn)財務(wù)辦公一體化

在醫(yī)院的財務(wù)業(yè)務(wù)一體化建設(shè)中，涉及三大流程，即業(yè)務(wù)流程、財務(wù)會計流程、管理辦公流程，其中管理辦公流程是貫穿醫(yī)院日常管理運(yùn)作的基礎(chǔ)工作，所以要想開展財務(wù)業(yè)務(wù)一體化，必須先架構(gòu)財務(wù)辦公一體化系統(tǒng)。

隨著醫(yī)院業(yè)務(wù)的發(fā)展，行政成本的增長也越來越快，怎樣可以在高效辦公的同時，又能兼顧規(guī)范與效率。只有實現(xiàn)財務(wù)辦公一體化，開通網(wǎng)上請款、網(wǎng)上報銷流程，即使相關(guān)負(fù)責(zé)人出差異地也能實現(xiàn)實時審批、定期核查。整個流程清晰直觀，申請人可自行查詢流程進(jìn)展實時動態(tài)，減少不必要的財務(wù)咨詢，同時其他部門也可運(yùn)用文件傳遞、網(wǎng)上審批、質(zhì)量管理、文檔管理、信息發(fā)布等功能。這樣在管理成本降低同時又能提高管理效率，同時滿足財務(wù)實時查詢及各部門的協(xié)同辦公需要。財務(wù)辦公一體化從上至下執(zhí)行統(tǒng)一的內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)和各項財經(jīng)制度，可更有效地控制成本費用，防止財務(wù)舞弊行為。

財務(wù)辦公一體化流程如下所述。

1.事前審批流程

財務(wù)資金使用必須有計劃性和有序性，體現(xiàn)在資金使用事先審批。根據(jù)醫(yī)院業(yè)務(wù)性質(zhì)分成四類：外出公差進(jìn)修，設(shè)備、耗材、藥品、總務(wù)采購，維修申請，其他費用報銷。

以個人工號登錄全院共享的信息平臺，選取相應(yīng)的申請表：其中關(guān)鍵項有申請人、申請時間、事由，同時上傳相關(guān)附件，例如邀請函，合同，報價單等。涉及財務(wù)預(yù)算的費用，還需標(biāo)注預(yù)算費用及支出方向，填寫完整網(wǎng)上提交本部門領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)審批后提交主管業(yè)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)—財務(wù)科科長—主管財務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)—院長根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)及金額權(quán)限分別逐級進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)審批，相關(guān)人員可自行查詢流程進(jìn)展實時動態(tài)。網(wǎng)上審批流程完成后直接網(wǎng)絡(luò)回復(fù)信息通知申請人，最終是否通過審批，在兼顧效率原則上提高行政辦公的規(guī)范性及公平性。

2.預(yù)約報賬流程

隨著業(yè)務(wù)量的增大，實施網(wǎng)上預(yù)約報賬流程，根據(jù)相關(guān)業(yè)務(wù)財務(wù)人員的配置，開啟多個預(yù)約窗口。如統(tǒng)一由一人辦理就開單一序列預(yù)約號；如分開辦理有些業(yè)務(wù)量少的可以合并辦理，例如總務(wù)采購、維修及其他零星費用報銷可以合并安排一個財務(wù)人員處理單獨序列的預(yù)約號。先由申請人網(wǎng)上提交預(yù)約報賬申請表（差旅費報銷單、付款申請單等），按相應(yīng)的類別自動順序分配預(yù)約號，經(jīng)財務(wù)部門業(yè)務(wù)經(jīng)辦人確定具體辦理業(yè)務(wù)時段網(wǎng)上回復(fù)通過，申請人收到網(wǎng)上反饋信息即可按期來辦理業(yè)務(wù)。

3.網(wǎng)上報賬流程

申請人網(wǎng)上預(yù)約報賬時，已事先提交差旅費報銷單、付款申請單等相關(guān)表格。按預(yù)約報賬時段，攜帶通過審批的事前申請表及原始單據(jù)及發(fā)票，到相關(guān)會計處辦理報銷付款手續(xù)。經(jīng)辦會計審核原始單據(jù)及發(fā)票是否合法合規(guī)，將報賬申請單的相應(yīng)項目填寫完畢，并填具實際報銷付款金額及用途，將整理粘貼好的原始單據(jù)交復(fù)核會計及財務(wù)科長審核。復(fù)核會計及財務(wù)科科長經(jīng)與紙質(zhì)單據(jù)復(fù)核無誤后，分別對該筆網(wǎng)上付款申請單進(jìn)行審批通過，并提交申請人部門領(lǐng)導(dǎo)—主管業(yè)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)—主管財務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)—院長根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)及金額權(quán)限分別逐級進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)審批。

4.會計核算流程

網(wǎng)上報賬審批流程完成后，反饋信息通知經(jīng)辦會計最終是否通過審批。如退回則聯(lián)系申請人補(bǔ)齊材料，如通過經(jīng)辦會計則打印該筆審批通過的付款申請單，并按此單據(jù)在財務(wù)軟件里制作憑證單據(jù)，憑證經(jīng)復(fù)核會計復(fù)核認(rèn)可，財務(wù)主管通過審核后，經(jīng)辦會計打印憑證并付粘貼完整的原始單據(jù)交由出納付款。再由出納經(jīng)信息平臺通知申請人，申請人在系統(tǒng)中可自行查詢整個報賬流程進(jìn)展實時動態(tài)。在系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定的情況下，下一目標(biāo)將管理辦公軟件與財務(wù)軟件數(shù)據(jù)對接，所有相關(guān)憑證自動生成，省掉繁雜的會計核算處理步驟，讓會計人員更好地關(guān)注會計流程和經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)流程的關(guān)系，從而有效實現(xiàn)會計監(jiān)督、管理的職能。

（二）業(yè)務(wù)流程再造與財務(wù)會計流程相融合，納入財務(wù)辦公一體化，實現(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)一體化

在醫(yī)院經(jīng)營業(yè)務(wù)中的三大流程包含：業(yè)務(wù)流程、財務(wù)會計流程、管理辦公流程。首先實現(xiàn)財務(wù)會計流程、管理辦公流程相結(jié)合的財務(wù)辦公一體化，其次醫(yī)院的業(yè)務(wù)流程還包括有收費管理、固定資產(chǎn)、設(shè)備耗材物資采購管理、藥品采購管理等，將上述具體業(yè)務(wù)根據(jù)流程特性按管理辦公流程規(guī)范進(jìn)行流程再造。

改變了傳統(tǒng)財務(wù)核算模式，付款核銷與業(yè)務(wù)活動有機(jī)結(jié)合，先制付款憑證并復(fù)核后付款，通過受控科目限制，有效避免財務(wù)數(shù)據(jù)錯誤現(xiàn)象。然后通過統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口納入財務(wù)辦公一體化系統(tǒng)，各模塊數(shù)據(jù)上傳至財務(wù)系統(tǒng)的憑證發(fā)生器，自動采集相關(guān)數(shù)據(jù)生成記賬憑證，相關(guān)會計審核記賬后生成會計報表，進(jìn)而生成財務(wù)分析報告。這樣把財務(wù)管理始終貫穿于業(yè)務(wù)流程和管理辦公流程中，建立起財務(wù)業(yè)務(wù)一體化體系。決策層通過辦公網(wǎng)絡(luò)隨時都能查詢經(jīng)營成果和財務(wù)狀況，有助于及時做出正確決策。

三、結(jié)束語

實現(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)一體化業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財務(wù)數(shù)據(jù)及時傳遞，會計信息的獲取也與業(yè)務(wù)同步發(fā)生，會計核算由事后的滯后處理變?yōu)閷崟r的同步處理。這有利于醫(yī)院流動資金的有效使用，對資金的集中調(diào)度和運(yùn)用有著積極作用，也有利于制定及時正確的運(yùn)營決策。同時醫(yī)院的財務(wù)管理由靜態(tài)管理過渡到動態(tài)管理，會計監(jiān)控也由斷點監(jiān)控轉(zhuǎn)變?yōu)槌掷m(xù)性監(jiān)控。在建立健全的授權(quán)制度、嚴(yán)格權(quán)限控制和有效安全保障下，實施財務(wù)業(yè)務(wù)一體化是提升醫(yī)院運(yùn)營與管理水平的有效途徑。

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（作者單位：廣西醫(yī)科大學(xué)第四附屬醫(yī)院）