關(guān)于電算化條件下的會(huì)計(jì)內(nèi)部控制技術(shù)的探討

于暢　張義

摘 要：眾所周知，由于電算化的出現(xiàn)，會(huì)計(jì)工作質(zhì)量出現(xiàn)了很明顯的提高，但是，從另一個(gè)方面來(lái)說(shuō)，電算化的出現(xiàn)也使得會(huì)計(jì)工作面臨著新的挑戰(zhàn)，同時(shí)會(huì)計(jì)工作也將會(huì)面臨著更大的風(fēng)險(xiǎn)。本文將會(huì)圍繞著電算化的目的為核心展開(kāi)討論，詳細(xì)論述在電算化背景下會(huì)計(jì)內(nèi)部控制系統(tǒng)的構(gòu)建。圍繞職位的設(shè)置、系統(tǒng)維護(hù)控制、系統(tǒng)安全控制、會(huì)計(jì)工作獨(dú)立性四個(gè)方面論述怎樣保障會(huì)計(jì)內(nèi)部控制系統(tǒng)的穩(wěn)定正常運(yùn)行。

關(guān)鍵詞：電算化；內(nèi)部控制；安全；控制

會(huì)計(jì)電算化由于是將電子計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息技術(shù)融入到會(huì)計(jì)實(shí)踐領(lǐng)域中去，因此它比傳統(tǒng)人工會(huì)計(jì)記賬速度更快，信息存儲(chǔ)能力更強(qiáng)，信息共享也將變得更加方便與實(shí)際。它在查賬的時(shí)候更加方便迅速，會(huì)計(jì)報(bào)表形成比傳統(tǒng)人工更加快速，會(huì)計(jì)分析比傳統(tǒng)人工更加迅速準(zhǔn)確；同時(shí)，會(huì)計(jì)電子化能節(jié)省更多的人力、物力以及時(shí)間。而這種會(huì)計(jì)活動(dòng)與內(nèi)部控制是密切相連的。所謂的內(nèi)部控制，就是說(shuō)一個(gè)單位為達(dá)到它的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，保護(hù)它內(nèi)部資產(chǎn)的安全完整，保證能得到準(zhǔn)確完整的會(huì)計(jì)信息資料，確保能及時(shí)在實(shí)際操作中貫徹執(zhí)行它的經(jīng)營(yíng)方針，保證有經(jīng)濟(jì)性、效率性和效果性特征的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)而在單位內(nèi)部采取的一系列能進(jìn)行自我調(diào)整、自我約束、自我規(guī)劃、自我評(píng)價(jià)和自我控制的方法與措施的總稱。內(nèi)部控制是說(shuō)在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中經(jīng)濟(jì)單位和活動(dòng)組織之間建立的一種職責(zé)分工和相互制約的業(yè)務(wù)組織形式的制度，它是由加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)管理的需要導(dǎo)致的，是在經(jīng)濟(jì)的發(fā)展過(guò)程中一步步發(fā)展起來(lái)并一步步完善起來(lái)的。內(nèi)部控制最主要的是使財(cái)產(chǎn)能夠保持完整安全，使會(huì)計(jì)信息資料更加正確可靠，其次是要通過(guò)加強(qiáng)錢物分管、嚴(yán)格手續(xù)、加強(qiáng)復(fù)核方面來(lái)達(dá)到控制的目的。要使會(huì)計(jì)活動(dòng)更加準(zhǔn)確高效必須要把內(nèi)部控制作為其引導(dǎo)。

一、電算化對(duì)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制所造成的影響

在手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)的背景下，會(huì)計(jì)內(nèi)部控制是為了達(dá)到企業(yè)財(cái)務(wù)的安全管理的目的，這種內(nèi)部控制會(huì)完美的保證會(huì)計(jì)資料真實(shí)、可靠，能合理的控制企業(yè)的財(cái)務(wù)收支。在受到電算化的影響之下，我們能更快的采集數(shù)據(jù)資料、更快的存儲(chǔ)數(shù)據(jù)資料，提高會(huì)計(jì)工作的效率，使我們的勞動(dòng)強(qiáng)度降得更低，而且，在電算化背景下，數(shù)據(jù)的傳輸更加簡(jiǎn)單快速，能實(shí)現(xiàn)所謂的實(shí)時(shí)的快速傳輸，不再受時(shí)間的牽絆與束縛。這一時(shí)期的會(huì)計(jì)工作較手工時(shí)期的會(huì)計(jì)工作發(fā)生了較大的變化。電算化時(shí)代充分發(fā)揮了會(huì)計(jì)的監(jiān)督職能，真正實(shí)現(xiàn)了在計(jì)算機(jī)軟硬件以及會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)資料方面的科學(xué)管理。要使電算化條件下的內(nèi)部控制更加完善，必須做到以下幾點(diǎn)：第一，認(rèn)真合理保養(yǎng)設(shè)備，使設(shè)備保持良好的狀態(tài)。第二，必須要有完善的安全保密制度，防止發(fā)生非法修改和刪除會(huì)計(jì)資料和軟件。第三，必須使會(huì)計(jì)資料是完整的、真實(shí)的。另外，在電算化背景下檔案管理也是一項(xiàng)基礎(chǔ)的必須具備的工作，在檔案管理方面，應(yīng)該做到使電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度更加科學(xué)合理、明確規(guī)定管理人員的權(quán)限，不得出現(xiàn)越權(quán)、制定出檔案類型的標(biāo)準(zhǔn)等等?？偟膩?lái)說(shuō)，要想使電算化會(huì)計(jì)工作更加標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，就一定要不斷地改善內(nèi)部控制系統(tǒng)。

二、電算化條件下會(huì)計(jì)內(nèi)部控制系統(tǒng)的構(gòu)建

1.合理設(shè)置電算化職位

在確立了電算化制度以后，會(huì)計(jì)職位主要有兩種稱呼方式：基本會(huì)計(jì)職位和電算化會(huì)計(jì)職位。他們分工不同，其中，基本會(huì)計(jì)職位所能勝任的崗位主要是出納、會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)主管、資料檔案管理、賬目稽核；而電算化會(huì)計(jì)職位所能勝任的崗位更多，除了這些以外還包括管理、操作、維護(hù)計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)軟件程序系統(tǒng)的工作崗位。在職位管理過(guò)程中，不允許會(huì)計(jì)職員出現(xiàn)一人兼任多職的情況，因?yàn)檫@樣一定會(huì)使內(nèi)部控制自我監(jiān)督功能的發(fā)揮受到影響，這樣一來(lái)，會(huì)造成不良的影響，例如不利于會(huì)計(jì)工作的透明、公正、公開(kāi)、權(quán)威等，極容易發(fā)生違規(guī)操作，不利于保障企事業(yè)單位的集體利益，極易產(chǎn)生腐敗問(wèn)題。因此，在職位設(shè)置以及管理的過(guò)程中，應(yīng)該始終堅(jiān)持職權(quán)分離的控制原則，制定相互制約、相互協(xié)作的職位制，防止發(fā)生越權(quán)違規(guī)的事件。除非遇到十分特殊的情況，需要我們的信息，否則我們不要輕易告訴別人我們的資料，例如用戶名和密碼。就算是系統(tǒng)的管理人員登錄，也需要得到我們的允許，從而進(jìn)行系統(tǒng)的相關(guān)操作。當(dāng)我們的賬號(hào)信息發(fā)生了泄露問(wèn)題、存在安全隱患時(shí)，我們需要抓緊時(shí)間對(duì)我們的密碼立即進(jìn)行修改，完善我們的信息，增強(qiáng)安全防護(hù)能力，同時(shí)泄漏時(shí)的處理辦法也必須嚴(yán)格依照規(guī)章制度（崗位責(zé)任制）進(jìn)行，遵守其相關(guān)程序。

2.系統(tǒng)的建設(shè)與控制的維持

隨著時(shí)代的進(jìn)步，將電算化融入會(huì)計(jì)的內(nèi)部控制系統(tǒng)可以成為現(xiàn)實(shí)，但此種系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，其過(guò)程是十分不簡(jiǎn)單的，并且其開(kāi)發(fā)需要強(qiáng)大的資金支持，所需成本多。但它也是具有明顯的優(yōu)勢(shì)的，它可以完善原先的會(huì)計(jì)部門的管理體制，使其發(fā)生巨大發(fā)展。第一，在開(kāi)發(fā)軟件的全部的過(guò)程中，有制定好的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)章制度，必須嚴(yán)格照其執(zhí)行。相關(guān)的和系統(tǒng)開(kāi)發(fā)相關(guān)的評(píng)審程序，可以使系統(tǒng)的運(yùn)行更加可靠和安全，與此同時(shí)，還要做到確保軟件測(cè)試的完整性。第二，對(duì)軟件系統(tǒng)的最開(kāi)始的使用時(shí)，為了確保操作的準(zhǔn)確率與正確率，要專門培訓(xùn)系統(tǒng)人員的操作方面的才能，使他們的業(yè)務(wù)水平得以提高，從而使操作人員能夠?qū)ο到y(tǒng)的操作達(dá)到一定熟練的程度。第三，會(huì)計(jì)內(nèi)部的控制系統(tǒng)能否穩(wěn)定正常的工作，取決于操作人員在操作軟件系統(tǒng)時(shí)是否加強(qiáng)了其維護(hù)控制，這一點(diǎn)的做到與否，同樣也關(guān)系著會(huì)計(jì)的工作能否順當(dāng)進(jìn)行。所以，為了保證這一點(diǎn)的實(shí)現(xiàn)，系統(tǒng)的維護(hù)方面的工作就交由專業(yè)方面的人員來(lái)管理，爭(zhēng)取防患于未然。在軟件系統(tǒng)有維持軟硬件的要求時(shí)，或者系統(tǒng)軟件發(fā)生故障時(shí)，就要求我們做到申請(qǐng)修理的快速，從而保證在其請(qǐng)求通過(guò)后的維護(hù)控制計(jì)劃的實(shí)施達(dá)到令人滿意的效果。

3.對(duì)系統(tǒng)在安全方面的控制

會(huì)計(jì)內(nèi)部控制系統(tǒng)雖然使其具有極大方便性，但同時(shí)也面臨著極大的缺陷與漏洞。這就要求我們加強(qiáng)系統(tǒng)在安全方面的控制，并據(jù)此制定出完整的關(guān)于防范危險(xiǎn)方面的規(guī)章制度，從而，對(duì)會(huì)計(jì)工作人員的工作起到約束作用，同時(shí)，還要促使工作人員間進(jìn)行相互監(jiān)督相互約束，這一系列措施都是為了實(shí)現(xiàn)其內(nèi)部控制的目的。一方面，會(huì)計(jì)工作人員的工作權(quán)限、工作流程以及工作規(guī)范，都從規(guī)章制度上得以約束和得以規(guī)范，另一方面，為了加強(qiáng)對(duì)操作人員的控制，要求操作人員嚴(yán)格按上機(jī)操作制度所規(guī)定的執(zhí)行，將會(huì)計(jì)工作人員的操作情況嚴(yán)格記錄下來(lái)。

所有的會(huì)計(jì)人員必須嚴(yán)格按照數(shù)據(jù)控制制度在數(shù)據(jù)處理、錄入、輸出等等角度所規(guī)定的來(lái)執(zhí)行，在進(jìn)行采集數(shù)據(jù)和整理時(shí)，一定要保證會(huì)計(jì)得到的是真實(shí)的數(shù)據(jù)。舉個(gè)例子來(lái)說(shuō)，數(shù)據(jù)想要通過(guò)處理這個(gè)階段，必須對(duì)其依照程序進(jìn)行檢驗(yàn)與檢查，使其是真實(shí)的數(shù)據(jù)，并且不是片面的，而是全面的；處于數(shù)據(jù)的輸出這一階段時(shí)，最重要的是要確保報(bào)表資料的準(zhǔn)確性與合理性，如會(huì)計(jì)賬表等。

4.加強(qiáng)會(huì)計(jì)工作的獨(dú)立能

從事會(huì)計(jì)方面工作的工作人員的主要工作內(nèi)容就是注意對(duì)在單位的資金的看管，為了保護(hù)所工作地方的財(cái)產(chǎn)和利益盡自己最大的努力，然而，對(duì)于所處非會(huì)計(jì)部門的工作人員來(lái)說(shuō)，自己本人的利益才是最重要的，這種觀點(diǎn)與會(huì)計(jì)人員的作為會(huì)存在很多容易引起矛盾的地方。與此同時(shí)，在單位里存在很多可能會(huì)對(duì)會(huì)計(jì)內(nèi)容的真實(shí)性以及對(duì)會(huì)計(jì)人員的工作的干涉產(chǎn)生一定不良影響的因素，比如，領(lǐng)導(dǎo)級(jí)人員有的時(shí)候會(huì)吩咐會(huì)計(jì)工作人員不一定非要求記錄信息的真實(shí)性，本質(zhì)上也是為了其自身的利益。為了杜絕此種現(xiàn)象的發(fā)生，要求政府及工作單位必須對(duì)可能會(huì)對(duì)會(huì)計(jì)工作產(chǎn)生的不利于真實(shí)性的因素給予堅(jiān)決的制止，并堅(jiān)決維護(hù)其工作，從而保證會(huì)計(jì)人員能好好進(jìn)行自己的工作，發(fā)揮其作用。通過(guò)對(duì)會(huì)計(jì)工作的維護(hù)與支持，一方面可以對(duì)會(huì)計(jì)所記錄信息是否真實(shí)給予了保障，跟相關(guān)部門交流時(shí)，可以保證其消息的準(zhǔn)確性，另一方面，對(duì)會(huì)計(jì)工作的保障，可以使領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)本單位有一個(gè)比較正確的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)其對(duì)單位的了解。

三、關(guān)于加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化條件下的內(nèi)部控制的措施

1.改善計(jì)算機(jī)環(huán)境，優(yōu)化會(huì)計(jì)電算化條件

實(shí)施會(huì)計(jì)電算化，計(jì)算機(jī)硬件和軟件必須要具備，它對(duì)會(huì)計(jì)電算化有支撐作用，要通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)施的檢測(cè)以保證設(shè)備完好。為了使系統(tǒng)能夠正常運(yùn)行，要進(jìn)行一些相關(guān)的操作如安裝、修復(fù)、更新、備份等來(lái)保證系統(tǒng)工作。而且必須要做到監(jiān)管到位、實(shí)時(shí)監(jiān)控、及時(shí)處理、提前防范這些措施，以保證相關(guān)程序不被修改、盜取，保證計(jì)算機(jī)不被感染病毒，確保其安全，使計(jì)算機(jī)能正常運(yùn)作。機(jī)房設(shè)備的安全和保證計(jì)算機(jī)能夠正常運(yùn)行，才能有可能實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)的電算化，為此我們需要做到：第一，為了確保會(huì)計(jì)信息不會(huì)泄露，需要所有的數(shù)據(jù)都備有兩份，并且放置的地點(diǎn)也不能是相同的。第二，平時(shí)注意愛(ài)護(hù)電算化設(shè)備，時(shí)常對(duì)其進(jìn)行維護(hù)與保養(yǎng)。第三，當(dāng)出現(xiàn)新型的電算化的設(shè)備和會(huì)計(jì)相關(guān)軟件時(shí)，為了保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全、連續(xù)和完整，必須按照審批的步驟嚴(yán)格執(zhí)行。

2.控制會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)

在業(yè)務(wù)中遇到要輸入相關(guān)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的情況時(shí)，會(huì)計(jì)電算化軟件需要有相應(yīng)的控制程序來(lái)鑒別所要輸入的數(shù)據(jù)，它必須能對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行判斷，查看經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否有不完善或者是不合理的情況，從而達(dá)到能夠及時(shí)提醒會(huì)計(jì)操作人員或拒絕存入數(shù)據(jù)的效果。就像是輸入銀行存款相關(guān)業(yè)務(wù)的時(shí)候，需要填入所對(duì)應(yīng)的銀行存款支票存根編號(hào)等數(shù)據(jù)，如果操作人員出現(xiàn)失誤，輸入的數(shù)據(jù)不對(duì)或者是不完整，這個(gè)系統(tǒng)可以給出一定的提示。輸入后存放在數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)可以由一些程序控制和技術(shù)手段進(jìn)行相關(guān)驗(yàn)證，例如進(jìn)行總賬平衡檢驗(yàn)、明細(xì)賬平衡檢驗(yàn)等。會(huì)計(jì)電算化下數(shù)據(jù)輸出的表現(xiàn)有很多種，其中主要表現(xiàn)的形式有數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)打印、數(shù)據(jù)備份及網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)?。企業(yè)為了使會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的保持正確、可以讀取以及便于他人查閱等，輸出數(shù)據(jù)控制一般要檢查輸入的是否是正確數(shù)據(jù)，輸出是否為完整數(shù)據(jù)，同時(shí)它在一定情況下還要有格式和內(nèi)容的統(tǒng)一要求。

3.對(duì)會(huì)計(jì)電算化中的會(huì)計(jì)崗位和人員進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)管

管理制度的制定與嚴(yán)格執(zhí)行是為了防止將電算化的會(huì)計(jì)軟件運(yùn)用到非法的方面。各個(gè)工作在電算化職位的會(huì)計(jì)人員都有自己本身所應(yīng)負(fù)的職責(zé)，并且要嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行。分配權(quán)限與管理用戶名是會(huì)計(jì)人員的兩個(gè)職責(zé)，管理用戶名體現(xiàn)了用戶和權(quán)限的兩者之間的聯(lián)系，分配權(quán)限一定程度上肯定了用戶具有何種操作權(quán)并且在其進(jìn)行的過(guò)程中，為了確保公正與廉潔，需要各個(gè)人員與部門之間相互牽制，從而可以盡量地及時(shí)的糾正錯(cuò)誤行為，舉報(bào)非法行為。

四、結(jié)語(yǔ)

當(dāng)今社會(huì)科技發(fā)展的越來(lái)越快，電算化也會(huì)發(fā)展的越來(lái)越好，其發(fā)展的程度也會(huì)越來(lái)越深入，發(fā)展層面更加多樣化，會(huì)計(jì)的崗位也變得與往常不同，其中在其內(nèi)容與形式方面表現(xiàn)的尤為顯著，但其對(duì)內(nèi)部控制的掌握也越來(lái)越艱難。為了做到會(huì)計(jì)的工作信息化的程度的提升和保證單位的管理工作特別是經(jīng)濟(jì)方面的運(yùn)行操作，要求對(duì)當(dāng)前的局勢(shì)有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，也要求做到在各方面的的控制作用，其控制的手段也要做到與時(shí)俱進(jìn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]王輝.內(nèi)部控制對(duì)會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的影響研究[J].中國(guó)商論，2015（22）.

[2]李盈盈.企業(yè)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題及其對(duì)策探討[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2015（30）.

[3]姜秀奇.淺談如何提升企業(yè)內(nèi)部控制水平[J].農(nóng)場(chǎng)經(jīng)濟(jì)管理，2015（11）.

[4]戴一琴.公路局內(nèi)部控制體系研究[J].會(huì)計(jì)師，2015（16）.

[5]姜磊.論民營(yíng)企業(yè)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題及改進(jìn)對(duì)策[J].中外企業(yè)家， 2015（33）.

[6]劉穎.淺談公司內(nèi)部控制存在的問(wèn)題和完善措施[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息， 2015（21）.