圖書(shū)檔案的一體化管理方法分析

付嬈

摘 要 隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到了廣泛應(yīng)用，在辦公自動(dòng)化程度深化的大環(huán)境下，圖書(shū)檔案的管理工作也面臨著改革，促進(jìn)了信息化時(shí)代的到來(lái)，使管理工作的形式發(fā)生了重大的改變，加大了圖書(shū)管理工作的難度，無(wú)法滿(mǎn)足當(dāng)前圖書(shū)檔案管理的需求，不能實(shí)現(xiàn)對(duì)人們的服務(wù)。所以，為了更好的實(shí)現(xiàn)對(duì)圖書(shū)檔案的管理，應(yīng)該建立健全的圖書(shū)檔案管理制度，提升圖書(shū)檔案的管理水平。

關(guān)鍵詞 圖書(shū)檔案；一體化；管理方法

中圖分類(lèi)號(hào) G2

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A

文章編號(hào) 1674-6708（2016） 154-0027-02

圖書(shū)檔案的一體化管理，是促進(jìn)資源的有效整合，提高管理效率的重要方式。當(dāng)前圖書(shū)檔案的管理形式過(guò)于落后，無(wú)法滿(mǎn)足時(shí)代的需求，所以實(shí)行數(shù)字化的管理形式，對(duì)管理形式進(jìn)行改革是時(shí)代發(fā)展的需求，應(yīng)該對(duì)管理形式進(jìn)行創(chuàng)新，根據(jù)管理的現(xiàn)狀，制定科學(xué)的管理辦法，建立圖書(shū)檔案管理體系，不僅方便了人們的使用，也促進(jìn)了管理效率和管理質(zhì)量的提升。

1 實(shí)行圖書(shū)檔案一體化管理的必要性

1.1 順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展

知識(shí)總量的增加和知識(shí)更新速度的加快體現(xiàn)出了當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的特征，圖書(shū)館和檔案館不能實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的統(tǒng)一搜集和整理工作。所以，實(shí)行圖書(shū)檔案一體化的管理形式是圖書(shū)館和檔案館發(fā)展的必然趨勢(shì)。因?yàn)閳D書(shū)檔案一體化的形式能夠促進(jìn)資源的運(yùn)用和共享，實(shí)現(xiàn)兩者快速的發(fā)展，以便滿(mǎn)足讀者的需求。

1.2 實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館與檔案的互補(bǔ)

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，圖書(shū)檔案管理向著一體化的發(fā)展方向邁進(jìn)，是當(dāng)前圖書(shū)信息發(fā)展的趨勢(shì)，主要是通過(guò)對(duì)信息量的增加和更新頻率的加快來(lái)實(shí)現(xiàn)信息的傳播。由于圖書(shū)館和檔案館的資源信息存在著一定的片面性，無(wú)法滿(mǎn)足人們對(duì)于信息的獲取。所以應(yīng)該通過(guò)一體化管理的形式，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，滿(mǎn)足社會(huì)的發(fā)展和圖書(shū)檔案管理的需求。在當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，圖書(shū)檔案一體化的管理形式給信息的整合提供了發(fā)展的平臺(tái)。

2 圖書(shū)檔案一體化存在的問(wèn)題

2.1 體制與政策落后

當(dāng)前我國(guó)的圖書(shū)檔案系統(tǒng)權(quán)利分割，對(duì)于工作中的職責(zé)權(quán)限，沒(méi)有進(jìn)行合理的劃分，缺乏合作的意識(shí)，阻礙了信息之間的互相流通，不能實(shí)現(xiàn)資源的共享。這樣的管理形式，造成了圖書(shū)檔案系統(tǒng)各自為政現(xiàn)象的產(chǎn)生，導(dǎo)致信息資源的配置不合理，建設(shè)工作重復(fù)現(xiàn)象較為嚴(yán)重，造成了人力和財(cái)力方面的浪費(fèi)。另外，當(dāng)前缺乏統(tǒng)一的管理制度，行業(yè)內(nèi)沒(méi)有制定圖書(shū)檔案一體化的管理政策和相關(guān)法律作為支持，政策的落后也導(dǎo)致檔案一體化的管理形式出現(xiàn)問(wèn)題，使圖書(shū)檔案一體化的管理進(jìn)程緩慢。另外，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)實(shí)行檔案一體化管理政策的認(rèn)識(shí)程度不足，影響了檔案一體化建設(shè)的發(fā)展。

2.2 網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)不統(tǒng)一

信息化的應(yīng)用是圖書(shū)檔案一體化建設(shè)的重要渠道。當(dāng)前我國(guó)的信息建設(shè)已經(jīng)初具規(guī)模，但是圖書(shū)館和檔案部門(mén)對(duì)于信息建設(shè)方面力度不夠，特別是檔案管理結(jié)構(gòu)，大多數(shù)的工作還在采用手工操作，降低了工作效率。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)寬帶運(yùn)用不廣泛，呈現(xiàn)出運(yùn)用面窄和容量有限的問(wèn)題，制約著圖書(shū)檔案一體化的發(fā)展。另外，檔案資料的內(nèi)容和來(lái)源相較于圖書(shū)上的信息還有著很大的區(qū)別，信息資源上的內(nèi)容和資料指向性強(qiáng)，導(dǎo)致信息資源獲取方式存在著不同。

2.3 利益平衡機(jī)制尚不完善

要想促進(jìn)圖書(shū)檔案一體化的進(jìn)程，應(yīng)該建立完善的目標(biāo)，給用戶(hù)提供方便和快捷的的服務(wù)，以便實(shí)現(xiàn)資源的有效共享。而要想實(shí)現(xiàn)資源共享，提供服務(wù)的成本和收益成為圖書(shū)檔案企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。在高校的機(jī)構(gòu)建設(shè)中，圖書(shū)館和檔案館的工作內(nèi)容雖然屬于同一范疇，但是在使用經(jīng)費(fèi)上和硬件條件的管理上卻不一致，無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)兩者的統(tǒng)一。另外，由于參與共享能力的不相同，也會(huì)導(dǎo)致圖書(shū)館和檔案館管理部門(mén)再投入和收益上呈現(xiàn)不一致的現(xiàn)象，導(dǎo)致各機(jī)構(gòu)之間無(wú)法實(shí)現(xiàn)合作，權(quán)力和義務(wù)的分配也無(wú)法實(shí)現(xiàn)有效的統(tǒng)一。由于利益平衡機(jī)制的不完善和管理形式的不統(tǒng)一，所以導(dǎo)致無(wú)法實(shí)現(xiàn)圖書(shū)檔案管理資源的有效共享。

2.4 綜合性人才的匱乏

要想促進(jìn)圖書(shū)檔案實(shí)現(xiàn)一體化的管理，必須要建立一支高素質(zhì)的團(tuán)隊(duì)。當(dāng)前圖書(shū)館和檔案館在管理過(guò)程中，由于受傳統(tǒng)管理觀念的限制，導(dǎo)致管理觀念落后。大多數(shù)管理人員也都是由其他崗位的人員兼任，自身缺乏一定的專(zhuān)業(yè)性，對(duì)圖書(shū)檔案的管理工作無(wú)法實(shí)現(xiàn)有效的開(kāi)展，由于人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)差，對(duì)各項(xiàng)制度的理解程度不高，無(wú)法充分展現(xiàn)對(duì)相關(guān)制度的理解，造成各項(xiàng)制度實(shí)施的效果不好。另外，現(xiàn)有的圖書(shū)館和檔案管理在進(jìn)行信息資源管理中，導(dǎo)致檔案事業(yè)各自為政，對(duì)相關(guān)理論和實(shí)踐技能真正能夠掌握的人不多，這樣的管理形式阻礙了圖書(shū)檔案一體化建設(shè)進(jìn)程的發(fā)展，信息資源共享的水平下降。

3 解決圖書(shū)檔案一體化問(wèn)題的措施

3.1 建立健全的管理體制

當(dāng)前的圖書(shū)檔案體制在發(fā)展過(guò)程中存在著較多的問(wèn)題，針對(duì)這一問(wèn)題，國(guó)家需要制定相關(guān)的政策和法規(guī)作為指導(dǎo)，對(duì)圖書(shū)檔案信息資源實(shí)行合理化的配置，需要建立統(tǒng)一的圖書(shū)檔案管理協(xié)調(diào)中心，對(duì)圖書(shū)館和檔案館的各項(xiàng)管理活動(dòng)進(jìn)行有效的監(jiān)督，并針對(duì)存在的問(wèn)題，提出合理化的建議，以便保障圖書(shū)檔案資源能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，更好的為人們提供服務(wù)。從而推動(dòng)圖書(shū)檔案系統(tǒng)政策的改革，加快圖書(shū)檔案系統(tǒng)管理的統(tǒng)一。

3.2 增強(qiáng)圖書(shū)檔案一體化管理的實(shí)踐

為了有效的解決圖書(shū)檔案一體化的實(shí)踐能力，應(yīng)該學(xué)習(xí)西方發(fā)達(dá)國(guó)家的相關(guān)管理制度，來(lái)滿(mǎn)足我國(guó)圖書(shū)檔案管理的需求。因此，在實(shí)行過(guò)程中，應(yīng)該對(duì)圖書(shū)檔案的內(nèi)部信息進(jìn)行整合，利用計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)，建立網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，促進(jìn)信息的流通和發(fā)展，方便用戶(hù)進(jìn)行信息咨詢(xún)和快速的查詢(xún)工作，為用戶(hù)提供良好的服務(wù)。根據(jù)圖書(shū)館和檔案管理本身的特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)組織機(jī)構(gòu)的合理設(shè)置和優(yōu)化，促進(jìn)圖書(shū)檔案一體化的有效管理。

3.3 制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)

為了確保圖書(shū)檔案一體化的發(fā)展，應(yīng)該對(duì)相關(guān)的圖書(shū)檔案信息進(jìn)行分類(lèi)，建立嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一的進(jìn)程，所以應(yīng)該對(duì)圖書(shū)和檔案的特點(diǎn)進(jìn)行充分的理解，對(duì)一體化管理的共同性和實(shí)用性進(jìn)行充分的考慮，以便實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)代技術(shù)手段的有效應(yīng)用。例如，需要在圖書(shū)館內(nèi)部建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的一體化。相關(guān)的工作人員需要按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展工作，以防止在工作中出現(xiàn)的各類(lèi)問(wèn)題，給用戶(hù)提供豐富多彩的多媒體信息資源。

3.4 提升工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

當(dāng)前我國(guó)的圖書(shū)檔案管理中，呈現(xiàn)出工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)現(xiàn)象的產(chǎn)生，制約著圖書(shū)館一體化發(fā)展的進(jìn)程。為了有效解決這一問(wèn)題，應(yīng)該提升工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，建立一支復(fù)合型信息管理人才。應(yīng)該對(duì)工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，促使工作人員掌握大量的圖書(shū)館管理理論和檔案管理理論，通過(guò)理論和實(shí)踐相結(jié)合的方式，來(lái)增強(qiáng)工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，以便為圖書(shū)檔案一體化的發(fā)展提供的服務(wù)。

4 結(jié)論

圖書(shū)和檔案是人們進(jìn)行信息獲取的主要渠道，為人們提供了優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，促進(jìn)了信息的有效融合。我國(guó)對(duì)圖書(shū)檔案管理方面的工作非常重視，所以應(yīng)該充分的認(rèn)識(shí)到在圖書(shū)檔案發(fā)展過(guò)程中存在的問(wèn)題，針對(duì)問(wèn)題做好合理的應(yīng)對(duì)措施，順應(yīng)當(dāng)前圖書(shū)檔案發(fā)展的要求，促進(jìn)管理工作的順利開(kāi)展。