技工院校人事管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

黃煒

摘要：該文分析了目前惠州技工院校人事管理信息系統(tǒng)的現(xiàn)狀和普遍存在的問題，從實(shí)現(xiàn)人事信息流程化、自動(dòng)化和規(guī)范化的角度出發(fā)，結(jié)合當(dāng)前技工院校人事管理的業(yè)務(wù)流程和筆者所從事的人事工作實(shí)際，闡述了技工院校人事管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)思路。

關(guān)鍵詞：技工院校；人事；管理；系統(tǒng)；設(shè)計(jì)

中圖分類號(hào)：TP315 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2016）02-0055-03

1 當(dāng)前技工院校人事管理的現(xiàn)狀

技工院校是在國家重視職業(yè)教育，特別是在高技能人才日趨短缺的情況下舉辦的，是職業(yè)教育的重要組成部分，是在國家真正意識(shí)到技能人才不足嚴(yán)重影響我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展下的產(chǎn)物。技工院校的職責(zé)與普通的中高等學(xué)校不同，它是培養(yǎng)能從事實(shí)踐動(dòng)手、具有高技能水平的一線操作人員為主的教育單位。在國家的教育體制改革浪潮下，眾多的職業(yè)學(xué)校都已經(jīng)歸口教育部門進(jìn)行管理，而技工院校因其在政策和職能方面的特殊性，一直都是歸口人力資源和社會(huì)保障部門管理，正因?yàn)檫@樣，技工院校在有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的制定上大多都只是在系統(tǒng)內(nèi)部進(jìn)行，而較少與其余的職業(yè)院校進(jìn)行銜接，使得一些可行性強(qiáng)、經(jīng)過長時(shí)間沉積的好制度、好辦法沒能及時(shí)交流。作為學(xué)校日常管理之一的人事管理，同樣面臨著管理上的一些不足，主要表現(xiàn)在：

1.1自動(dòng)化辦公設(shè)施還待更新

筆者走訪了惠州市西湖技工學(xué)校、惠州仲愷技工學(xué)校、惠州博賽技工學(xué)校、惠城職校等6所技工院校，均沒有較為完善的人事管理信息系統(tǒng)。個(gè)別學(xué)校因購買的系統(tǒng)界面和功能設(shè)計(jì)不友好，使得許多教職員工不太愿意去學(xué)習(xí)，系統(tǒng)經(jīng)常處于無人問津狀態(tài)。大多數(shù)人更愿意取而代之地使用一些基礎(chǔ)的辦公軟件如：office、wps等來進(jìn)行數(shù)據(jù)管理，數(shù)據(jù)間的共享和銜接性差，大大降低了辦公效率。

1.2部分教職工信息能力還待提高

筆者在以上走訪的6所技工院校里，向在職的教職員工共發(fā)放信息能力調(diào)查問卷589份，共回收有效問卷536份。在調(diào)查結(jié)果中，能熟練掌握使用信息系統(tǒng)和辦公軟件使用的有156人，占29.1%；較能熟練掌握系統(tǒng)軟件并能進(jìn)行一般信息處理的有359人，占66.9%；不太會(huì)用甚至不會(huì)使用的有21人，占4%。從調(diào)查結(jié)果來看，要普及信息系統(tǒng)的使用，教師員工的信息能力還待提高。

1.3人事管理工作的方式還待優(yōu)化

學(xué)校對(duì)教職工信息的管理還處于一個(gè)較低的水平，許多辦事流程仍然沿用多年以前的辦法，至今沒有更新過。如：上級(jí)的人事政策文件下發(fā)后，仍然是用筆記本進(jìn)行記錄，然后在往有關(guān)檔案盒歸檔；教職工在辦理編制卡申請(qǐng)和調(diào)動(dòng)手續(xù)的時(shí)候，都要用筆一劃一劃地填寫，而且當(dāng)有一項(xiàng)新表格要求完善時(shí)，都要進(jìn)行重復(fù)的信息填寫，造成了資源的浪費(fèi)。這時(shí)候，建立一個(gè)完善的管理信息系統(tǒng)，使有關(guān)工作人員能夠便利地進(jìn)行相關(guān)信息的建立、存儲(chǔ)、修改和查詢等，就顯得非常必要。

2 當(dāng)前技工院校人事管理信息系統(tǒng)的功能需求及實(shí)現(xiàn)

根據(jù)人事工作具有信息量大， 內(nèi)容多樣、采集涉及面廣、關(guān)聯(lián)程度高以及時(shí)效性、系統(tǒng)性強(qiáng)的特點(diǎn)，筆者在走訪學(xué)習(xí)本市的部分黨政機(jī)關(guān)和省內(nèi)相關(guān)高等院校的基礎(chǔ)上，本著易用、友好、實(shí)用、安全的理念，提出以下基本的功能需求模塊：

2.1人員信息系統(tǒng)

人員信息系統(tǒng)用于實(shí)現(xiàn)對(duì)全校教職員工基本信息的錄入和修改，校內(nèi)各部門并可以根據(jù)相應(yīng)的權(quán)限進(jìn)行信息的查詢。同時(shí)設(shè)計(jì)系統(tǒng)接口與市委干部信息系統(tǒng)相對(duì)接，實(shí)現(xiàn)信息報(bào)送的便利。其實(shí)現(xiàn)的部分代碼及效果（如圖1所示）如下：

2.2工資福利信息系統(tǒng)

工資福利信息系統(tǒng)用于實(shí)現(xiàn)對(duì)教職工的工資核算、全市統(tǒng)一津貼核算、校內(nèi)津貼核算，并根據(jù)核算的收入額按照政策規(guī)定比例核算出個(gè)人用于繳交養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)和住房公積金的數(shù)額，生成相應(yīng)的上報(bào)表和統(tǒng)計(jì)表。其實(shí)現(xiàn)的部分代碼及效果（如圖2所示）如下：

2.3人員檔案信息系統(tǒng)

人員檔案信息系統(tǒng)用于實(shí)現(xiàn)教職工檔案的信息化，該系統(tǒng)對(duì)應(yīng)中組部干部檔案目錄的設(shè)計(jì)，分為履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料，學(xué)歷、學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、懲處材料、工資任免材料和其他材料共10個(gè)子目錄，并提供原材料掃描存儲(chǔ)接口。其實(shí)現(xiàn)的部分代碼及效果（如圖3所示）如下：

3 探討與展望

通過使用管理信息系統(tǒng)對(duì)院校的人事工作實(shí)行自動(dòng)化管理，大大提高了業(yè)務(wù)的辦理效率?？梢哉f，采用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，使工作人員得以從許多瑣碎的事物中解脫出來，可以有更多的時(shí)間來統(tǒng)籌工作。但是，隨著各院校的不斷壯大，人員和業(yè)務(wù)增加，也給信息系統(tǒng)的擴(kuò)建帶來挑戰(zhàn)，如：設(shè)計(jì)和維護(hù)的成本，設(shè)計(jì)的前瞻考慮不足等。

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