檔案信息化建設(shè)研究

翟玉芳

摘 要：近年來(lái)，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的不斷進(jìn)步。檔案信息化建設(shè)也在不斷的加強(qiáng)和完善。檔案管理理論也在不斷地創(chuàng)新與發(fā)展，檔案信息化建設(shè)成為檔案發(fā)展的總趨勢(shì)。本文從檔案信息化建設(shè)發(fā)展的必要性著手，來(lái)探討檔案信息化建設(shè)，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案；檔案信息化建設(shè)；研究

1 檔案信息化建設(shè)發(fā)展的必要性

“十二五”期間，我國(guó)各級(jí)檔案部門(mén)根據(jù)《全國(guó)檔案信息化實(shí)施綱要》的要求，開(kāi)展以檔案信息資源建設(shè)為核心，以加強(qiáng)電子文件和電子檔案管理為重點(diǎn)，以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)的檔案信息化建設(shè)。

一是開(kāi)展檔案信息的數(shù)字化，即檔案目錄信息的數(shù)字化和檔案全文信息的數(shù)字化。二是建設(shè)檔案部門(mén)聯(lián)系社會(huì)的重要窗口，在公共信息服務(wù)網(wǎng)站上建立的檔案網(wǎng)站。三是數(shù)字檔案館建設(shè)，全面推行電子文檔一體化和館室電子檔案一體化管理，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，檔案信息利用和服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，為我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展提供有效的服務(wù)。

2 目前檔案信息化現(xiàn)狀

一是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件又多又亂，不能滿(mǎn)足各單位不同門(mén)類(lèi)檔案的管理需求，這些都嚴(yán)重影響了檔案信息化建設(shè)整體水平的提高。

二是檔案部門(mén)對(duì)于電子文件智能化管理功能還未深入研究，制約了電子檔案的分類(lèi)與整理自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用，基層檔案部門(mén)電子檔案還在實(shí)行雙套制管理，不但要整理紙質(zhì)檔案，還要整理電子檔案，成倍地增加了檔案整理人員的工作量。

三是檔案信息化的硬件重復(fù)投資建設(shè)，在各級(jí)檔案館和基層機(jī)關(guān)、企業(yè)團(tuán)體、企事業(yè)單位只要實(shí)施檔案信息化建設(shè)，就形成了家家建設(shè)計(jì)算機(jī)房，家家均有服務(wù)器和計(jì)算機(jī)維護(hù)人員的小而全計(jì)算機(jī)維護(hù)與管理模式。要提高我國(guó)目前檔案檔案信息化管理水平，實(shí)施檔案信息化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展，就是要求各級(jí)檔案管理部門(mén)著眼點(diǎn)于檔案信息化整個(gè)系統(tǒng)管理水平的提高，電子文檔管理縱向和橫向的各個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享化、服務(wù)對(duì)象與需求擴(kuò)大化，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。

通過(guò)制定檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理，促進(jìn)文檔管理向智能化方向發(fā)展；各級(jí)檔案部門(mén)從單純的文檔管理發(fā)展為檔案信息資源的集約化管理；同時(shí)致力于解決制約電子文件整理瓶頸雙套制工作方式；在文檔管理領(lǐng)域充分利用云計(jì)算機(jī)技術(shù)獨(dú)特的服務(wù)理念和超強(qiáng)的計(jì)算能力和低成本、高可靠性和安全機(jī)制等技術(shù)優(yōu)勢(shì)，為我國(guó)檔案信息化全面普及帶來(lái)了新的發(fā)展契機(jī)。

3 促進(jìn)電子文檔管理向智能化方向發(fā)展

我國(guó)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位目前運(yùn)行的文檔管理系統(tǒng)智能化水平還比較低，目前，不少名為“文檔一體化管理信息系統(tǒng)”其功能也只是將文件管理和檔案管理流程并列運(yùn)行，而非真正實(shí)現(xiàn)自動(dòng)分類(lèi)、整理、編目，僅僅是將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)產(chǎn)生的收文與發(fā)文數(shù)據(jù)，由檔案立卷人員手工導(dǎo)入檔案管理信息系統(tǒng)，這絕非真正意義上的文檔一體化管理信息系統(tǒng)。隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，計(jì)算機(jī)在辦公領(lǐng)域的普遍應(yīng)用，政府機(jī)關(guān)和社會(huì)各行業(yè)都在積極的創(chuàng)造條件用電子計(jì)算機(jī)提高工作效率，加快現(xiàn)代化的進(jìn)程，文檔管理電子化向智能化方向發(fā)展是走向數(shù)字檔案館（室）的必經(jīng)之路。

目前，計(jì)算機(jī)軟件開(kāi)發(fā)人員在電子檔案的自動(dòng)鑒定與編目課題研究方面已經(jīng)明顯滯后。促進(jìn)文檔管理向智能化方向發(fā)展，解決文檔一體化管理的電子文件自動(dòng)鑒定與編目、自動(dòng)加蓋檔號(hào)章等技術(shù)問(wèn)題，研究基于文件來(lái)源原則與計(jì)算機(jī)檔案自動(dòng)分類(lèi)、編目技術(shù)相互融合，是文檔信息處理領(lǐng)域中的一項(xiàng)重要研究課題。信息時(shí)代，通過(guò)電子文檔管理智能化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用，能使電子文檔管理向智能化方向發(fā)展成為現(xiàn)實(shí)。各單位應(yīng)以電子文檔形成文件生命周期、文件來(lái)源原則、前端控制思想的理論為指導(dǎo)，充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟硬件功能，最大限度地發(fā)揮電子化加工設(shè)備能力。

電子文檔智能化是“檔案主題分類(lèi)法”和“數(shù)字信息管理”兩個(gè)概念的交集，因此其智能化管理也必須符合電子文件分類(lèi)和數(shù)字信息管理的雙重需求。電子文檔管理的智能化基本思路就是在確定電子文件生命周期管理模式基礎(chǔ)上，對(duì)電子文件管理部門(mén)、檔案部門(mén)、信息技術(shù)部門(mén)在充分認(rèn)識(shí)電子文件價(jià)值形態(tài)變化的基礎(chǔ)上，對(duì)電子文件的運(yùn)動(dòng)規(guī)律達(dá)成共識(shí)，從實(shí)際出發(fā)，提出合理的軟件需求分析。

同時(shí)，根據(jù)文件來(lái)源原則和前端控制思想，將原來(lái)電子文件管理系統(tǒng)中分類(lèi)的后期階段的控制手段提到了最前端。例如建立覆蓋本單位文件歸檔范圍的關(guān)鍵詞分類(lèi)詞表，嵌入計(jì)算機(jī)檔案分類(lèi)、整理模塊，計(jì)算機(jī)電子文檔智能管理系統(tǒng)實(shí)時(shí)對(duì)每份文件內(nèi)容信息進(jìn)行鑒定、著錄、標(biāo)引等，并將采集的文件背景信息，以人員、流程和檔案分類(lèi)技術(shù)貫穿于數(shù)據(jù)庫(kù)管理，建立高效、準(zhǔn)確的檔案信息自動(dòng)分類(lèi)、編目體系，使計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)文檔信息自動(dòng)分類(lèi)功能，使智能化管理在實(shí)際得于應(yīng)用。電子文檔的智能化發(fā)展有利于加快推進(jìn)簡(jiǎn)約高效的電子文檔“單套制”，大踏步地推進(jìn)電子檔案管理步伐。目前，手工輔助電子文檔的分類(lèi)、整理已經(jīng)不能適應(yīng)電子文檔數(shù)量增長(zhǎng)和信息處理的需求。為此，文檔管理部門(mén)要研究如何加快推進(jìn)“單套制”，同時(shí)要進(jìn)一步深入研究與“單套制”相關(guān)的法律、信息保全技術(shù)、管理、培訓(xùn)、軟件設(shè)計(jì)等問(wèn)題。

4 檔案部門(mén)應(yīng)注重檔案信息化建設(shè)發(fā)展標(biāo)準(zhǔn)的制定以及人才的培養(yǎng)

首先，檔案行政管理部門(mén)要把工作重點(diǎn)放在建立標(biāo)準(zhǔn)體系上面。應(yīng)當(dāng)清醒地認(rèn)識(shí)到檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)已經(jīng)滯后于電子檔案管理的實(shí)際需要，特別是當(dāng)今信息爆炸的時(shí)代，電子文件的分類(lèi)整理和云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用，要有完整的指導(dǎo)體系，不能由各單位再走摸著石頭過(guò)河的檔案信息化建設(shè)發(fā)展道路。因?yàn)?，在目前的檔案信息化建設(shè)階段，各級(jí)檔案行政管理部門(mén)已經(jīng)積累了非常豐富的經(jīng)驗(yàn)，可用于指導(dǎo)未來(lái)檔案信息化建設(shè)發(fā)展標(biāo)準(zhǔn)的制定，如智能化檔案分詞、云計(jì)算云服務(wù)提供商數(shù)據(jù)保密等標(biāo)準(zhǔn)的制定，以確保檔案信息化建設(shè)的順利發(fā)展。

其次，要加快培養(yǎng)檔案信息化建設(shè)所需各類(lèi)專(zhuān)門(mén)人才，注重檔案信息化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)的傳承，構(gòu)筑檔案信息技術(shù)人才高地。各級(jí)檔案部門(mén)注意檔案信息技術(shù)人才的培養(yǎng)，注重對(duì)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，只有檔案工作者在檔案信息化過(guò)程中發(fā)揮應(yīng)該發(fā)揮的作用，檔案信息化才能取得應(yīng)有的效果。目前，參與檔案信息化建設(shè)具有豐富工作經(jīng)驗(yàn)的老一輩檔案工作者，有些同志已屆退休年齡，逐漸地退出檔案信息化建設(shè)崗位。檔案信息化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)的傳承要采用以師帶徒的方式，加快培養(yǎng)檔案信息化人才。

同時(shí)要求參與檔案信息化建設(shè)的老一輩檔案工作者，將他們?cè)跈n案信息化建設(shè)中取得的經(jīng)驗(yàn)，用教材或論文的方式，用文字記載下來(lái)，傳承給參與檔案信息化建設(shè)發(fā)展的專(zhuān)業(yè)人員，避免他們?cè)跈n案信息化建設(shè)發(fā)展中走彎路。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、全面而又具體的工作，建設(shè)具有強(qiáng)大功能檔案信息共享平臺(tái)，整合檔案信息資源，才能高效獲取有效信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)，以此推動(dòng)檔案事業(yè)實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略研究課題組.知識(shí)管理-企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略之選[R].廣東省檔案科技項(xiàng)目研究成果，2010年1月第一版.

[2]周珺.“智慧城市”中的檔案信息資源建設(shè)[J].中國(guó)檔案報(bào)，2012年5月28日總第2311期第二版