淺析辦公室檔案管理的工作改進與人員素養(yǎng)提高

賈佳

1 引言

檔案系統(tǒng)的基礎工作是檔案實體管理，信息的開發(fā)和反饋是在檔案實體管理的提前下進行的，檔案實體管理就使對檔案進行集中，安全，統(tǒng)一，高質量的管理，檔案實體管理分收集、整理、鑒定和保管四個環(huán)節(jié)：

（一）收集

檔案的收集是豐富館藏的重要工作環(huán)節(jié)，是實現(xiàn)檔案集中管理的前提?？茖W技術的發(fā)展，使檔案的載體記錄方式出現(xiàn)了多樣化趨勢，現(xiàn)在很多的社會活動的記錄都不在采用紙質的記錄方式，而是伴隨著計算機網(wǎng)絡技術的產(chǎn)生，以聲像，圖片等多媒體方式進行保存記錄，這樣就一定程度上增加了檔案收集的難度。檔案通過各種方法存入計算機，作為機讀檔案數(shù)據(jù)庫，完成檔案收集工作，確保檔案收集的完整性。

（二）整理

檔案整理是一種系統(tǒng)的整理過程，將多種多樣的零散的文件按照一定的規(guī)律進行整體歸納，從而化零散為系統(tǒng)。檔案整體的對象為收集的有價值資料，一般手動操作，現(xiàn)在主要為計算機操作。當分類、組卷時計算機隨時可以迅速的對電子檔案中的單份文件從任何角度進行分類組合，可以盡可能的表現(xiàn)文件之間的在來源、內(nèi)容、時間、形式等方面的歷史聯(lián)系。

（三）鑒定

檔案的鑒定是鑒別檔案的價值大小，確定檔案的保管期限，決定檔案保存和銷毀的一個工作環(huán)節(jié)。將檔案由龐雜狀態(tài)轉化為優(yōu)質狀態(tài)，使檔案存貯優(yōu)質化。

（四）保管

檔案的保管工作是保護檔案安全，延長檔案壽命的一個工作環(huán)節(jié)。保護檔案的完整與安全，保證檔案存儲井然有序，提高檔案傳遞效率，及時提供利用?？茖W技術的發(fā)展為檔案的管理工作提供了新的手段。

2 對辦公室檔案管理工作的改進建議

上述工作內(nèi)容既是事業(yè)單位中辦公室檔案管理中基礎的工作，也是非常重要的工作。辦公室工作的主要職能是參與政務，管理事務，搞好服務。而檔案管理工作是辦公室“三務”工作的一個重要組成部分，是做好辦公室工作的基礎和前提。加強檔案規(guī)范化管理，開發(fā)和利用檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案在實際工作中的作用，是辦公室工作的一項重要任務。因此，在長期的辦公室檔案管理工作中，筆者根據(jù)自己的工作經(jīng)驗，對事業(yè)單位中辦公室檔案管理工作提出幾點改進建議：

（一）將辦公室檔案管理工作制度化

建立健全檔案管理工作規(guī)章制度，實現(xiàn)檔案管理科學化、規(guī)范化，是檔案管理的保證。建立健全檔案管理的各項規(guī)章制度，是做好檔案工作的關鍵，是開展檔案工作的行為準則。辦公室要認真研究檔案工作中遇到的新情況、新問題，根據(jù)《檔案法》，完善檔案管理“三合一”制度，建立檔案員管理考核制度。同時結合本單位的實際，細化檔案管理的流程，明確檔案管理的職責和要求，使檔案管理工作進一步向規(guī)范化、標準化邁進。

（二）辦公室檔案管理工作要完善硬件資源

做好檔案工作必須有一定的設施保證，辦公室要按標準設置檔案庫房、閱覽室、檔案人員辦公室，做到庫房、閱覽室、辦公室三分開，按照有電腦，有檔案柜，有溫濕計，有防火、防潮、防高溫器材，有防盜、防火、防潮、防高溫、防塵、防光、防有害氣體、防蟲設施等“五有”要求，做好庫房的安全管理工作，這樣既為檔案管理創(chuàng)造良好的工作條件，又確保檔案運行的完整與安全，也為檔案工作的發(fā)展奠定了良好的基礎。

（三）推進辦公室檔案管理方式的電子化

科學技術的進步為檔案管理方式方法的創(chuàng)新提供了條件。電子政務的推行使檔案的歸檔整理產(chǎn)生了根本性的變革，傳統(tǒng)紙質檔案一統(tǒng)天下的局面受到?jīng)_擊。為了適應變革，國家檔案局已頒布了《電子公文歸檔管理暫行辦法》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等一系列法律法規(guī)。檔案部門必須從當前電子文檔形成的特點出發(fā)，采取相應的對策做好電子文檔管理工作。此外，在檔案管理從手工操作走向智能化的趨勢下，無論是檔案載體，還是檔案的收集、整理、保管、利用等工作實踐，無不滲透著人類科技進步的成果。

3 辦公室檔案管理工作人員素養(yǎng)的提高

21世紀是知識經(jīng)濟時代，是信息時代。經(jīng)濟的發(fā)展必然會豐富檔案內(nèi)容，不斷出現(xiàn)的新載體和現(xiàn)代化管理手段如計算機、互聯(lián)網(wǎng)等的應用，讓辦公室檔案管理工作面臨著機會，也面臨著諸多困難。辦公檔案管理工作的順利開展，離不開檔案管理人員的高素養(yǎng)。作為一名路政大隊的辦公室檔案工作人員，筆者認為可以通過以下幾點來提高檔案管理工作人員的素養(yǎng)：

（一）從選人源頭把好關

在選配檔案工作人員時，要認真堅持德才兼?zhèn)涞臉藴?，特別是在道德品質方面，要挑選那些愛崗敬業(yè)、公道正派樂于奉獻、遵紀守法、保密觀念強的同志從事人事檔案工作。要定期進行業(yè)務培訓，上級業(yè)務主管部門應定期舉辦相關知識培訓班，組織檔案管理人員學習上級文件，了解業(yè)務知識，交流工作經(jīng)驗和心得，以適應形勢發(fā)展的要求。要鼓勵檔案管理人員加強進修學習，提高專業(yè)素質，解決“半路出家”、專業(yè)性不強的問題。

（二）培養(yǎng)強烈的責任意識

1、有平常心

檔案管理人員任務重、要求嚴、責任大，工作沒有前臺的輝煌，只有后臺的艱辛；沒有顯赫的名位，只有無私的奉獻。這些要求工作人員發(fā)揚“老黃?！钡木?，勤勤懇懇，任勞任怨，置個人得失于度外，力求達到“淡薄以明志，寧靜以致遠”的崇高境界。

2、有上進心

檔案工作者只有保持旺盛的學習上進心，不斷從學習中汲取營養(yǎng)，才能更好地適應形勢發(fā)展的需要。在“學習—實踐—提高”的循環(huán)往復中使檔案管理工作始終保持蓬勃的生機和活力，不斷開創(chuàng)檔案工作新局面。

（三）人員的知識結構

第一，要有扎實的信息理論知識和相關知識。檔案工作者必須掌握信息管理和文件、圖書、情報等領域的基本理論和專業(yè)管理技能，才能應對面臨的挑戰(zhàn)。

第二，要熟悉當代政策法律知識，并掌握管理科學的基本知識。

第三，要不斷提高自己的計算機水平。事業(yè)單位檔案標準和規(guī)范本身是一個系統(tǒng)工程，必須推進事業(yè)單位檔案數(shù)字化和電子化建設，這就需要檔案管理人員要有熟練的計算機操作技術，充分利用網(wǎng)絡資源，不斷提高自己檔案管理的水平。