淺談信息化發(fā)展下機(jī)關(guān)文書的檔案管理

王歆柏

摘 要：文書檔案是機(jī)關(guān)在社會活動中為了有效的設(shè)置完成的事務(wù)處理標(biāo)準(zhǔn)，使用合理的文字體制標(biāo)準(zhǔn)，對香瓜內(nèi)容進(jìn)行有效的系統(tǒng)整理。通過機(jī)關(guān)行政事務(wù)的發(fā)展分析，逐步增加機(jī)關(guān)文書檔案的使用，其中涉及的內(nèi)容較為齊全。日常生活中需要根據(jù)施工標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行準(zhǔn)備和處理，根據(jù)文書指導(dǎo)工作的重要性，對信息化機(jī)關(guān)文書額檔案管理進(jìn)行分類，確定文書機(jī)關(guān)檔案管理的重要作用。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)；文書；檔案管理

信息化文書檔案管理師順應(yīng)社會發(fā)展需求，逐步提高機(jī)關(guān)文書檔案效能，根據(jù)機(jī)關(guān)文書額管理狀態(tài)，對文書進(jìn)行存在的相關(guān)問題分析，逐步改變文書檔案的管理模式，提高機(jī)關(guān)信息檔案的有效規(guī)劃和管理。本文將針對信息化機(jī)關(guān)文書檔案管理的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行具體分析，研究機(jī)關(guān)文書信息化管理辦法。

1 機(jī)關(guān)信息化文書檔案管理的意義

1 文書檔案管理的重要性

社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展帶動機(jī)關(guān)事務(wù)管理的增多，機(jī)關(guān)文書業(yè)務(wù)量逐步增大。文書檔案管理需要信息化調(diào)整，改變紙質(zhì)文書管理莫斯，對現(xiàn)有的管理效率進(jìn)行提速。利用信息化管理優(yōu)勢，對機(jī)關(guān)文書進(jìn)行信息化建設(shè)，逐步提高文書的檔案發(fā)展，提高機(jī)關(guān)檔案的科學(xué)化能效管理，這對于文書信息化檔案管理是極其重要的。

2 文書檔案管理的必要性

機(jī)關(guān)文書檔案具有嚴(yán)格的管理標(biāo)準(zhǔn)，需要根據(jù)機(jī)關(guān)事務(wù)處理流程，根據(jù)建設(shè)質(zhì)量水平按部就班的完成。在信息化技術(shù)文書檔案管理中，逐步改變檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，充分利用信息化水平提高信息內(nèi)容的傳輸，推進(jìn)機(jī)關(guān)文書產(chǎn)業(yè)發(fā)展的建設(shè)速度，制定合理的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，提高機(jī)關(guān)服務(wù)的科學(xué)化發(fā)展，實現(xiàn)信息能力化的有效發(fā)展。

3 文書信息化檔案管理的要求

文書信息化檔案的管理有利于檔案信息資源的開發(fā)和利用，根據(jù)信息化管理平臺，建立統(tǒng)一的檔案共享資源管理平臺，依照機(jī)關(guān)信息服務(wù)發(fā)展標(biāo)準(zhǔn)，對機(jī)關(guān)文書內(nèi)容盡心信息化管理，打破傳統(tǒng)的管理思想，以新概念的檔案管理模式進(jìn)行，提高文書的綜合公正性和公開性，轉(zhuǎn)變西現(xiàn)有的文書，推進(jìn)文書檔案的綜合服務(wù)管理。

2 機(jī)關(guān)信息化文書檔案管理存在的缺陷問題

各級部門對文書檔案管理都具有一定的認(rèn)識，加強(qiáng)文書檔案的信息化管理，對機(jī)關(guān)文書的管理工作進(jìn)行快速開展，但是現(xiàn)實實施與信息化發(fā)展檔案管理仍然存在一定的差距問題。根據(jù)信息化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行有效的規(guī)范，加強(qiáng)信息化文書的持續(xù)性，推進(jìn)信息檔案管理的進(jìn)度，制定合理的檔案管理政策，確保信息化文書發(fā)展的變更。

1 加強(qiáng)信息化規(guī)范管理

根據(jù)電子信息發(fā)展水平對文書檔案工作進(jìn)行有效地管理，不斷改善信息化綜合業(yè)務(wù)平臺，制定合理的電子文件查詢標(biāo)準(zhǔn)，在查詢過程中可能因為電子文件數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確造成信息的丟失，影響信息的安全。根據(jù)機(jī)關(guān)行政文書的綜合梳理，及時對電子檔案進(jìn)行有效的管理。機(jī)關(guān)各部門的文書在不同的管理者電腦中，沒有同意的管理標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)容易丟失。因此，采用無紙化的電子管理模式中，需要根據(jù)辦公模式的改變，加強(qiáng)文件數(shù)據(jù)的上傳、共享管理，提高檔案文件的管理級別，設(shè)置合理的使用權(quán)限，改善電子文檔的使用效率。

2 信息安全管理級別需要提高

加強(qiáng)信息技術(shù)管理的提升，需要根據(jù)信息技術(shù)專業(yè)知識進(jìn)行培養(yǎng)。機(jī)關(guān)文書的工作人員首先需要了解文書業(yè)務(wù)、另外需要對計算機(jī)操作具有良好的能力，掌握文書數(shù)據(jù)維護(hù)知識，對國家安全等級保密標(biāo)準(zhǔn)具有合理的認(rèn)識。加強(qiáng)機(jī)關(guān)工作人員的技術(shù)培訓(xùn)，逐步提升信息工作的拓展，有效改善機(jī)關(guān)文書綜合管理水平，緊密結(jié)合時代發(fā)展，順應(yīng)現(xiàn)有的社會發(fā)展需求。

3 加強(qiáng)信息文檔的推進(jìn)

傳統(tǒng)文書的管理主要采用歸檔管理模式，通過對歸檔材料的搜集和整理，確定查閱標(biāo)準(zhǔn)即可。而對其中的規(guī)章制度、文件規(guī)劃管理內(nèi)容、登陸、統(tǒng)計沒有合理有效的管理環(huán)節(jié)，主要還是以手工操作為主。文書檔案人員由辦公人員兼任，文書檔案人員沒有較高的準(zhǔn)也技術(shù)學(xué)習(xí)能力，業(yè)務(wù)水平低，人員流動頻繁。因此，一些單位常常將退二線、年齡大的人員指派為檔案管理人員，他們對計算機(jī)技術(shù)了解少，無法應(yīng)對信息化檔案文書的管理。為了有效加強(qiáng)機(jī)關(guān)文書日常工作，就需要對文書檔案管理的軟件、硬件進(jìn)行綜合數(shù)據(jù)分析，確定日常維護(hù)的相關(guān)開發(fā)內(nèi)容，加強(qiáng)大量數(shù)據(jù)資金的投放，改變機(jī)關(guān)文書信息的不足之處，加強(qiáng)信息化單位的發(fā)展，建立良好的業(yè)務(wù)資金支持。資金的缺乏造成信息化文書工作無法正常開展，嚴(yán)重的影響檔案工作建設(shè)。

3 加強(qiáng)機(jī)關(guān)文書信息化檔案綜合管理的辦法

1 打破文書檔案管理的傳統(tǒng)認(rèn)識

機(jī)關(guān)文書檔案管理可能涉及較多的部門，其中的相關(guān)人員較為散，需要根據(jù)相關(guān)的部門對個人文書和檔案進(jìn)行重視分析。文書中存在檔案管理不足的地方，根據(jù)紙質(zhì)檔案的狀態(tài)，對機(jī)關(guān)各個部門的草稿內(nèi)容進(jìn)行分析，研究有效保存實物的方法。通過分析電子檔案的相關(guān)內(nèi)容，確定是否保存，是否可以及西寧電子文稿的處理。對于文書管理而言，需要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的修改痕跡狀態(tài)進(jìn)行分析，研究電子檔案中可以保存修改痕跡的方法，確定電子文書檔案無法處理的內(nèi)容，減少檔案的丟失狀況。

2 建立合理的檔案系統(tǒng)

根據(jù)檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，分析檔案的存儲影響范圍，確定當(dāng)那信息管理標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范變化范圍，確定可能存在的不足之處。分析文書檔案的信息管理標(biāo)準(zhǔn)，對檔案信息中的傳輸困難進(jìn)行分析，建立有效合理的檔案文書收集整理方案，及時對檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行控制調(diào)節(jié)，確保檔案信息的管理工作。積極制定合理的系統(tǒng)信息管理平臺，架起那個檔案信息的投入和分析處理，推進(jìn)機(jī)關(guān)文書的檔案文化信息建設(shè)，確保檔案管理文書技術(shù)的準(zhǔn)確性。

3 加強(qiáng)檔案信息建設(shè)發(fā)展

制定檔案的信息自動化系統(tǒng)發(fā)展技術(shù)，不斷擴(kuò)展檔案功能調(diào)節(jié)，拓展文書的信息處理過程，制定良好的的檔案構(gòu)造，加強(qiáng)檔案的獨立模塊組合控制。將模塊覆蓋整個機(jī)關(guān)文書的系統(tǒng)管理流程，實現(xiàn)對文書內(nèi)容的預(yù)期歸檔處理，改善文書檔案的有效調(diào)節(jié)，加強(qiáng)檔案文書的重新編制，制定合理的歸檔、緩存處理，建立統(tǒng)一的鑒別輔助管理流程，確保機(jī)關(guān)檔案文化信息的管理水平。

4 結(jié)語

綜上所述，機(jī)關(guān)檔案文書的管理需要信息化的綜合發(fā)展建設(shè)，加強(qiáng)信息化的發(fā)展，提升機(jī)關(guān)檔案文書發(fā)展建設(shè)，確保檔案的有效性和合理性，提高檔案信息的安全防護(hù)管理水平，保證機(jī)關(guān)檔案信息的有效管理。

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