基于服務(wù)的檔案管理模式研究

熊冬珠

摘 要：檔案的管理工作是提升單位工作質(zhì)量的重要工作，在單位發(fā)展過程中，從服務(wù)的角度提升檔案管理工作的質(zhì)量，能夠使單位獲得更高水平的信息資源，分析檔案管理模式的重要意義，并從服務(wù)的角度進(jìn)行研究，是當(dāng)前很多單位高度關(guān)注的內(nèi)容，

關(guān)鍵詞：服務(wù)；檔案管理；研究

單位在發(fā)展的過程中需要對(duì)許多信息資源進(jìn)行有效的處理，而服務(wù)是提升單位工作人員工作質(zhì)量的重要形式，如果單位在進(jìn)行信息管理的過程中采用碎片化管理的方式，將難以保證單位在進(jìn)行戰(zhàn)略決策的過程中能夠及時(shí)獲得準(zhǔn)確的信息資源，同時(shí)，將這些資源共享于單位長(zhǎng)遠(yuǎn)建設(shè)之中。因此，基于服務(wù)的檔案管理模式受到了很多單位的高度重視。

1 基于服務(wù)的檔案管理模式的重要積極意義

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善，許多單位在發(fā)展過程中面臨較大的競(jìng)爭(zhēng)壓力，提升單位的發(fā)展競(jìng)爭(zhēng)力，必須從提升單位服務(wù)的角度出發(fā)，改良單位的信息管理機(jī)制。單位所掌握的歷史資料是決定單位管理工作和生產(chǎn)工作各個(gè)流程的基礎(chǔ)性因素，因此，單位的各個(gè)部門都需要對(duì)相關(guān)工作過程材料，尤其是技術(shù)性核心內(nèi)容進(jìn)行高水平的掌握，而將其列入檔案的管理，則是一項(xiàng)重要的任務(wù)[1]。檔案是記載單位基礎(chǔ)性信息的重要資料，單位在進(jìn)行發(fā)展戰(zhàn)略決策和發(fā)展?fàn)顟B(tài)評(píng)估的過程中都需要使用檔案進(jìn)行信息數(shù)據(jù)的收集和評(píng)價(jià)，因此，單位必須在檔案管理的過程中使用服務(wù)對(duì)管理流程進(jìn)行規(guī)劃控制，使單位能夠擁有足夠的信息資源為后期的工作提供保障。單位在進(jìn)行檔案管理的過程中，需要同政府等機(jī)構(gòu)的檔案管理進(jìn)行區(qū)分，要將提升經(jīng)濟(jì)效益作為單位檔案管理工作的主要目的，不能完全模仿政府出于公益目的的檔案管理機(jī)制[2]。單位的檔案管理制度必須將提升信息管理效率和管理質(zhì)量作為基礎(chǔ)性任務(wù)，將提升信息服務(wù)水平作為終極目的，做到人人建檔，人人管檔，統(tǒng)一歸檔，服務(wù)共享。因此，服務(wù)型的檔案管理模式是提升單位發(fā)展水平的重要環(huán)節(jié)。

2 基于服務(wù)的檔案管理模式整體設(shè)計(jì)

（一）基于服務(wù)的檔案管理機(jī)制

首先，單位的檔案管理人員需要將管理體制建設(shè)作為提升檔案管理水平的首要任務(wù)，要充分收集檔案管理體制構(gòu)建的相關(guān)材料，對(duì)管理體制的細(xì)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化處理，并且在執(zhí)行管理工作的過程中，嚴(yán)格按照管理體制的模式進(jìn)行檔案的管理工作，以便能夠總結(jié)相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案管理的細(xì)節(jié)進(jìn)行高質(zhì)量的完成[3]。可以按照服務(wù)的要求，對(duì)檔案管理工作的具體執(zhí)行制度進(jìn)行調(diào)整，并且按照既定的組織結(jié)構(gòu)對(duì)管理工作的細(xì)節(jié)進(jìn)行設(shè)計(jì)，使改良后的管理體制能適應(yīng)檔案信息的提取需要，并保證高效率運(yùn)行。要在現(xiàn)有的管理機(jī)制基礎(chǔ)上進(jìn)行監(jiān)督機(jī)制的構(gòu)建，以便管理機(jī)制在執(zhí)行過程中的問題能夠得到充分的反饋，并通過問題的分析總結(jié)檔案管理工作存在的不足之處，以此提升檔案管理工作的質(zhì)量。

（二）基于服務(wù)的檔案管理流程

良好的管理程序是保證檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)，首先，要根據(jù)檔案管理的具體情況，對(duì)檔案的管理流程進(jìn)行設(shè)計(jì)，要按照檔案信息的屬性，對(duì)檔案信息進(jìn)行完整的收集，并根據(jù)信息收集和時(shí)間和數(shù)量，對(duì)信息的校準(zhǔn)流程進(jìn)行安排。要在進(jìn)行基礎(chǔ)性檔案編制之后，對(duì)檔案進(jìn)行索引的構(gòu)建，以便檔案信息的調(diào)取質(zhì)量能夠得到提高[4]。檔案的管理要按照服務(wù)的具體需求，對(duì)管理工作的細(xì)節(jié)進(jìn)行設(shè)計(jì)，使檔案在使用的過程中，能夠按照規(guī)范的程序?qū)⑿畔⑦M(jìn)行收集，并按正確的方式對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行保管，提升檔案的服務(wù)水平。單位要嚴(yán)格按照檔案管理工作的目標(biāo)，對(duì)管理的細(xì)節(jié)進(jìn)行規(guī)劃，結(jié)合單位長(zhǎng)期發(fā)展戰(zhàn)略，對(duì)服務(wù)的具體內(nèi)容進(jìn)行設(shè)計(jì)，并加強(qiáng)對(duì)檔案管理團(tuán)隊(duì)的培訓(xùn)，使工作人員能夠及時(shí)獲取最新的檔案管理知識(shí)，并根據(jù)單位的現(xiàn)實(shí)需要，進(jìn)行檔案管理，使檔案的管理能夠同單位其它管理工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合[5]。單位要在檔案管理團(tuán)隊(duì)內(nèi)部進(jìn)行績(jī)效考核機(jī)制的構(gòu)建，按照服務(wù)工作的具體情況，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行績(jī)效考核，并對(duì)業(yè)績(jī)優(yōu)異者進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，使檔案管理工作的質(zhì)量得到切實(shí)的保障。要在完成檔案管理工作之后，對(duì)管理工作的具體狀態(tài)進(jìn)行分析，結(jié)合服務(wù)的檔案管理工作的具體目標(biāo)，對(duì)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)情況進(jìn)行判斷，使檔案管理工作在明確的目標(biāo)指引下穩(wěn)步推進(jìn)。

3 基于服務(wù)的檔案管理模式構(gòu)建原則

（一）基于服務(wù)的檔案管理模式實(shí)現(xiàn)原則

首先，單位要將提升經(jīng)濟(jì)效益作為檔案管理工作的首要目的，并以此為核心進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的收集和管理。要將對(duì)提升單位經(jīng)濟(jì)效益有利的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行全面的收集，并按照既定的方式實(shí)施總結(jié)歸納，使單位能夠充分調(diào)動(dòng)優(yōu)質(zhì)資源進(jìn)行經(jīng)濟(jì)效益的提升。在實(shí)施檔案管理的過程中，管理人員要從管理工作的細(xì)節(jié)出發(fā)，將有利于單位更好發(fā)展的因素進(jìn)行保留，要從檔案管理的過程中看到單位未來發(fā)展情況和衍生出的經(jīng)濟(jì)效益。檔案管理工作要隨著外部環(huán)境的變化進(jìn)行調(diào)整，使檔案管理的機(jī)制可以得到必要的更新。另外，單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理團(tuán)隊(duì)的思想教育，將目標(biāo)理念進(jìn)行必要的培訓(xùn)，使檔案管理人員能夠擁有準(zhǔn)確的工作目標(biāo)，避免在檔案管理過程中消耗不必要的管理成本。

（二）基于服務(wù)的檔案管理模式系統(tǒng)集成原則

首先，檔案管理的人員要加強(qiáng)對(duì)檔案信息的重視，將信息整合作為提升檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)性任務(wù)。要根據(jù)管理體制的要求，對(duì)具體的管理方式進(jìn)行明確，并且按照既定的流程對(duì)系統(tǒng)當(dāng)中的信息實(shí)施有效的管控，使檔案的管理工作具備足夠的規(guī)范性。要建立檔案信息的支持機(jī)制，使單位在收集信息的過程中，可以及時(shí)準(zhǔn)確的獲得不同部門的信息，并且在單位各部門需要調(diào)取檔案的時(shí)候進(jìn)行信息的輸出，使檔案的信息價(jià)值得到有效的發(fā)揮。

4 結(jié)論

基于服務(wù)的檔案管理工作對(duì)提升單位的發(fā)展質(zhì)量至關(guān)重要，分析單位檔案管理工作的重要意義，并制定單位檔案管理工作的基本原則和實(shí)施方式，對(duì)促進(jìn)單位經(jīng)濟(jì)效益的提高具有十分重要的作用。

參考文獻(xiàn)

[1]周媛.基于知識(shí)管理原理的檔案利用服務(wù)研究[J].南京理工大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2010，02：111-114.

[2]張寧.基于知識(shí)管理的單位檔案信息服務(wù)研究[D].河北大學(xué)，2011.

[3]蘇淑瑜.基于服務(wù)的檔案管理模式的理論探索[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2014，09：253.

[4]張艷鳳.基于服務(wù)的檔案管理模式的理論探索[J].黑龍江史志，2014，11：134.

[5]王鸞.有關(guān)服務(wù)的檔案管理模式下檔案管理的理論探討[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2014，33：286.