城建檔案利用服務(wù)相關(guān)問題分析

吳曉霞

摘 要：城建檔案作為一種信息資源，能為城市的發(fā)展提供信息資料，為城市建設(shè)提供便利。而城建檔案館的主要工作就是開發(fā)各項檔案信息資源，發(fā)揮信息資源的價值，提高其服務(wù)水平。本文主要就城建檔案利用服務(wù)的相關(guān)問題進行分析，并且探究了如何提高城建檔案利用服務(wù)水平，更好地為社會服務(wù)。

關(guān)鍵詞：城建；檔案；利用服務(wù)；對策

城建檔案的服務(wù)對象是整個社會，只有充分地利用城建檔案，發(fā)揮其服務(wù)的作用，才能有效地為整個社會服務(wù)。而城建檔案的利用服務(wù)也能檢測城建檔案的管理工作，形成相輔相成的局面，提高城建檔案的管理水平。但在具體的城建檔案利用服務(wù)上仍存在一定的問題，不能充分地發(fā)揮城建檔案的利用服務(wù)功能，因此有必要對這些問題進行分析，利用有效的措施解決這些問題，提高城建檔案的利用率與服務(wù)水平。

1 城建檔案利用服務(wù)中存在的問題

1.1 信息資源的基礎(chǔ)性不健全

由于城建檔案復(fù)雜多樣，要想充分地發(fā)揮城建檔案的作用，首先應(yīng)有健全的信息資源。城市建設(shè)多種多樣，工程項目種類繁多，專業(yè)性強，因此城建檔案的收集與管理也有一定難度，只有建立完整的信息資源基礎(chǔ)，才能有效地利用各項資源。并且這些資源中不僅包括一些文字、圖片還包括了一些音頻、視頻等資源，這些資源是城市建設(shè)的重要參考依據(jù)，也是城市擴建、改造的憑證。但在城建檔案中的信息資源往往不夠豐富，也難以快速地找到需要的信息資源，因此整個的信息資源基礎(chǔ)建設(shè)還有待加強。

1.2 利用模式單一

城建檔案提供的利用服務(wù)大多為人工查詢，而在線咨詢以及網(wǎng)上自主查閱的建立還不夠完善。因此，在利用服務(wù)上還不能充分地滿足借閱者的需要。并且在信息化時代，計算機的普及要求信息的傳遞與交流要更具有服務(wù)功能，為用戶提供便利。但在城建檔案利用服務(wù)模式單一的情況下，并不能充分發(fā)揮城建檔案的功能，不能實現(xiàn)快速、便捷化的操作，直接影響城建檔案的利用與服務(wù)。

1.3 收費標準較高

城建檔案在建設(shè)的過程中有一定的成本，因而大多實行收費制，收費的項目包括綜合服務(wù)費用、檔案查閱費、檔案證明費、咨詢費、資料復(fù)印費等。因此城建檔案的收費項目較多，收費的標準也相對較高，雖然在收費中一些單卷的收費項目不高，但卷次越多，費用也就越多，不利于資料的利用。

2 促進城建檔案利用服務(wù)的措施分析

2.1 強化城建檔案的基礎(chǔ)型服務(wù)建設(shè)

城建檔案的利用與服務(wù)涉及多個環(huán)節(jié)，只有做好每個環(huán)節(jié)的工作才能有效地提高整體的服務(wù)水平。所以，要根據(jù)城建檔案的各項業(yè)務(wù)，優(yōu)化業(yè)務(wù)的服務(wù)；在資料收集的過程中應(yīng)盡量完整，而在整理的過程中應(yīng)按統(tǒng)一的標準要求進行歸類，方便查找；開放鑒定應(yīng)科學、及時，提供便捷的檢索服務(wù)。除此之外對于館外的資料，應(yīng)主動進行溝通，提早介入資料的形成、收集、管理等，延伸管理服務(wù)的范圍。并且根據(jù)公眾對城建檔案的利用情況，還應(yīng)開通公共服務(wù)渠道，為公眾提供多樣化的服務(wù)。

2.2 主動服務(wù)，提高城建檔案的利用率

城建檔案中多數(shù)為技術(shù)檔案，在利用的過程中針對一些類似的工程項目可以進行套用，尤其是相同地段的工程，可以提高利用率，節(jié)省大量的勘察費用、設(shè)計費用等。因此要提高城建檔案的服務(wù)水平，應(yīng)圍繞城市建設(shè)，做到有城市建設(shè)的地方就有城市檔案的服務(wù)身影，具體根據(jù)工程建設(shè)狀況，主動服務(wù)，提高服務(wù)水平。特別是在地鐵迅速發(fā)展的情況下，可以主動地提供地質(zhì)勘察資料，主動提供地鐵工程的相關(guān)檔案文件資料等。

2.3 提高城建檔案網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)水平

信息網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展推動城建檔案向信息化的方向發(fā)展，因此要改變城建檔案利用服務(wù)單一的模式，利用網(wǎng)絡(luò)信息的優(yōu)勢，建立數(shù)字化的服務(wù)項目。數(shù)字化的服務(wù)首先應(yīng)將館內(nèi)的檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的信息，根據(jù)不同的類別建立檔案數(shù)據(jù)庫，提供多種的查詢功能。這種數(shù)字化的服務(wù)項目不僅能有效保護原有的文件，還有利于各系數(shù)據(jù)信息的傳遞，滿足用戶的需求；其次要逐步開放網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，將城建檔案管理、城建檔案服務(wù)、城建檔案用戶進行統(tǒng)一，形成科學合理的交流機制。此外，還要建立城建檔案網(wǎng)站，利用網(wǎng)站提供各項資源的查詢功能，提供多種信息資源，將城建檔案館編著的成果進行展示，提高城建檔案的利用率，優(yōu)化信息化的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。

2.4 優(yōu)化收費制度

城建檔案應(yīng)本著服務(wù)性的原則，堅持公益性的服務(wù)方式，不斷減少各項信息資源的服務(wù)費用，甚至免費提供服務(wù)。但就目前的城建檔案發(fā)展水平而言，完全免費還難以實現(xiàn)，但應(yīng)在檔案館服務(wù)的職能范圍內(nèi)降低信息服務(wù)費用，逐步開放一些信息服務(wù)功能。因為信息服務(wù)分為不同的層次，有一定的人力成本、維護成本等，所以，在利用檔案的過程中可以根據(jù)檔案的數(shù)量、珍貴程度以及服務(wù)費用等收取一定的費用，但從長遠的發(fā)展開看，應(yīng)根據(jù)檔案館的發(fā)展，逐步降低收費，本著公益性服務(wù)而不是經(jīng)營性的服務(wù)。

3 結(jié)束語

總之，為了提高城建檔案的利用率與服務(wù)水平，相關(guān)人員應(yīng)不斷改進服務(wù)手段，推進信息化的服務(wù)方式；建立健全各系基礎(chǔ)性的服務(wù)，提高服務(wù)意識，同時要降低信息資源的收費標準，實行公益性的服務(wù)原則，繼而優(yōu)化各項服務(wù)，從而提高城建檔案信息資源的利用率。

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